I 10 migliori software per prenotare le postazioni flessibili nel 2026

Il software per la prenotazione delle postazioni flessibili consente al tuo team di prenotare scrivanie e spazi di lavoro su richiesta, semplificando la gestione degli uffici flessibili. Se stai cercando il migliore software per la prenotazione delle postazioni flessibili, probabilmente devi gestire orari ibridi, esigenze variabili del team e la necessità di mantenere il tuo spazio di lavoro efficiente ed equo. 

Lo strumento giusto può aiutarti a evitare doppie prenotazioni, offrire a tutti visibilità sulla disponibilità delle postazioni e supportare un rientro in ufficio senza intoppi. 

In questa guida troverai un confronto chiaro tra le principali piattaforme per la prenotazione delle postazioni flessibili, così potrai scegliere quella più adatta al flusso di lavoro del tuo team e ai tuoi obiettivi di gestione dello spazio.

Riepilogo dei migliori software per la prenotazione delle postazioni flessibili

Questa tabella comparativa riassume i dettagli dei prezzi delle mie migliori soluzioni software per la prenotazione delle postazioni flessibili, per aiutarti a trovare quella più adatta al tuo budget e alle esigenze della tua azienda.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	OfficeSpace	Ideale per delegare la gestione delle scrivanie agli ospiti	Demo gratuita disponibile Book Demo	Prezzo su richiesta Get Custom Pricing	Website
2	elia	Ideale per raccomandazioni di scrivanie basate su AI	Piano gratuito + demo gratuita disponibili Book Demo	Da $500/mese Get Custom Pricing	Website
3	Dibsido	Ideale per prenotazione istantanea delle scrivanie con un solo tocco	Prova gratuita di 14 giorni + piano gratuito + demo gratuita disponibile	Da $1,90/utente/mese (fatturazione annuale)	Website
4	Hybrid Hero	Ideale per il monitoraggio dell'occupazione per zona	Demo gratuita disponibile	Prezzo su richiesta	Website
5	Envoy	Ideale per regole di assegnazione automatica delle scrivanie	Piano gratuito + demo gratuita disponibile	Da $5/risorsa prenotabile/anno (fatturazione annuale)	Website
6	Othership	Ideale per l'accesso a location di coworking in tutto il mondo	Versione gratuita disponibile	Da $32.47/utente/mese (fatturato annualmente)	Website
7	Clearooms	Ideale per la visualizzazione interattiva delle planimetrie	Prova gratuita di 30 giorni + demo gratuita disponibile	A partire da £10/mese (fatturato annualmente)	Website
8	Cloudbooking	Ideale per analisi avanzate e reportistica	Demo gratuita disponibile	Da £99/mese	Website
9	Eptura Engage	Ideale per prenotazioni di scrivanie orientate al mobile	Demo gratuita disponibile	Prezzo su richiesta	Website
10	Robin	Ideale per la gestione degli orari di lavoro ibridi	Demo gratuita disponibile	Prezzo su richiesta	Website

Featured Tools

1. 

   Celoxis

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

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2. 

   Smartsheet

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   4.5

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3. 

   Accelo

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   4.4

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Recensioni dei software per la prenotazione delle postazioni flessibili

Di seguito trovi i miei riepiloghi dettagliati dei software per la prenotazione delle postazioni flessibili inclusi nella mia selezione. Le mie recensioni offrono un’analisi approfondita delle funzionalità, dei casi d’uso più adatti e delle integrazioni di ciascuna piattaforma, per aiutarti a trovare quella migliore per te.

1

OfficeSpace

Ideale per delegare la gestione delle scrivanie agli ospiti

• Demo gratuita disponibile
• Prezzo su richiesta

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Customer Rating: 4.8/5

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OfficeSpace è una piattaforma aziendale per la prenotazione di postazioni flessibili che combina la navigazione interattiva sulla pianta degli uffici, l'assegnazione delle scrivanie per quartieri, controlli delegati per la prenotazione e analisi di utilizzo sia in uffici singoli che multi-sede.

Per chi è OfficeSpace?

È particolarmente adatta ai team aziendali di gestione degli spazi e delle strutture che devono organizzare la prenotazione ibrida delle postazioni in uffici di grandi dimensioni, dislocati su più sedi, con necessità complesse di permessi e capacità.

Perché ho scelto OfficeSpace

OfficeSpace merita il suo posto nella mia selezione grazie all'approccio dettagliato nella gestione dei permessi per le scrivanie degli ospiti. Apprezzo la possibilità di nominare i Capi Quartiere, membri specifici del team che possono prenotare e gestire le scrivanie per i visitatori senza bisogno di pieno accesso amministrativo. È anche possibile configurare finestre di prenotazione anticipate per gruppi specifici, così ospiti VIP o gruppi di progetto hanno accesso prioritario rispetto all'apertura generale delle postazioni.

Caratteristiche principali di OfficeSpace

• Piante interattive degli uffici: Naviga mappe dinamiche di uffici multi-sede con disponibilità delle scrivanie in tempo reale e servizi di orientamento negli spazi.
• Analisi di utilizzo: Accedi a dashboard che monitorano l'occupazione, i modelli di prenotazione e le tendenze di utilizzo degli spazi con dati provenienti da IoT e sensori.
• Integrazioni con i calendari: Sincronizza le prenotazioni con Google Calendar, Office 365, Outlook, Slack, Teams e altro ancora.
• Check-in automatici: Avvia il check-in alla scrivania tramite scansione badge o presenza WiFi per automatizzare la rilevazione delle presenze e liberare gli spazi non utilizzati.

Integrazioni di OfficeSpace

OfficeSpace offre integrazioni native con Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Microsoft Teams, Zoom, Okta, Workday, ADP e PeopleSoft. È disponibile anche un'API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Controlli granulari sui permessi per le scrivanie per gruppo utente
• L'orientamento facilita la navigazione in uffici di grandi dimensioni
• Reportistica avanzata sull'utilizzo con supporto per dati da sensori

Cons:

• L'implementazione richiede un significativo intervento IT
• L'aggiornamento della configurazione della pianta può essere lento

New Product Updates from OfficeSpace

August 9 2026

OfficeSpace Adds Work Order Status and Cost Reports

OfficeSpace adds Work Order Status and Work Order Cost reports for built-in maintenance reporting. These reports help facilities teams track work order activity and costs without relying on manual spreadsheets. For more information, visit OfficeSpace’s official site.

LEARN MORE ABOUT OFFICESPACE:

• Check out OfficeSpace on their website

2

elia

Ideale per raccomandazioni di scrivanie basate su AI

• Piano gratuito + demo gratuita disponibili
• Da $500/mese

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Customer Rating: 4.7/5

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elia è una piattaforma per la gestione delle operazioni in ufficio che copre prenotazione di scrivanie e sale, gestione delle presenze, richieste di servizio, gestione dei visitatori e coordinamento dell’ufficio ibrido tramite un’interfaccia con planimetria interattiva.

Per chi è ideale elia?

elia è particolarmente adatta a medie e grandi aziende che gestiscono il lavoro ibrido su più sedi e necessitano di un controllo centralizzato sulle risorse degli spazi di lavoro.

Perché ho scelto elia

Ho scelto elia come una delle migliori opzioni perché la funzione di Analisi e Raccomandazioni AI va oltre la semplice reportistica, segnalando attivamente le scrivanie più adatte sulla base dei modelli di utilizzo e dei dati di occupazione. Questo è particolarmente utile nei grandi uffici, dove i dipendenti faticano a trovare la scrivania giusta per la giornata senza dover consultare manualmente la piantina. In più, i dati provenienti dai sensori di presenza vengono trasmessi direttamente al motore di analisi, rendendo le raccomandazioni realmente basate su segnali di utilizzo reali e anonimi, anziché su supposizioni.

Funzionalità principali di elia

• Planimetria interattiva: Consulta la disponibilità delle scrivanie in tempo reale direttamente su una mappa visiva dell’ufficio e prenota una postazione specifica in pochi clic.
• Prenotazione per aree: Assegna i team a zone designate dell’ufficio così i colleghi possono prenotare scrivanie nella stessa area nei giorni di presenza condivisi.
• Check-in/check-out automatico: Attiva il check-in alla scrivania tramite QR code o app mobile, con rilascio automatico per chi non si presenta, così da liberare le postazioni inutilizzate.
• Prenotazione per colleghi: Prenota scrivanie per conto di altri membri del team o invita i colleghi a prenotare insieme a te per giornate coordinate in sede.

Integrazioni di elia

elia offre integrazioni native con Microsoft 365, Google Workspace e Slack, con la prenotazione delle sale riunioni sincronizzata con Outlook e Google Calendar. L’accesso API e un builder per integrazioni personalizzate con dispositivi IoT e software sono disponibili nel piano Enterprise.

Pros and Cons

Pros:

• Strumento integrato di progettazione planimetria
• Raccolta dati di presenza anonimizzata tramite sensori
• Il piano gratuito include utenti illimitati

Cons:

• Opzioni di stato di pianificazione limitate
• L’app mobile è meno rifinita rispetto alla versione desktop

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3

Dibsido

Ideale per prenotazione istantanea delle scrivanie con un solo tocco

• Prova gratuita di 14 giorni + piano gratuito + demo gratuita disponibile
• Da $1,90/utente/mese (fatturazione annuale)

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Customer Rating: 4.7/5

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Dibsido è una piattaforma di prenotazione di scrivanie condivise progettata per riservare rapidamente desk, sale riunioni e posti auto con un solo tocco, supportata da planimetrie visuali e app mobile.

Per chi è ideale Dibsido?

Coordinatori di hot desk e office manager di piccole e medie imprese che desiderano prenotare rapidamente spazi di lavoro tramite app.

Perché ho scelto Dibsido

Ho scelto Dibsido tra i migliori perché posso prenotare qualsiasi scrivania disponibile istantaneamente con un solo tocco, anche dal mio telefono. La mappa interattiva dell'ufficio e la funzione di prenotazione con un solo tocco rendono velocissimo ottenere uno spazio non appena ne ho bisogno.

Funzionalità principali di Dibsido

• Interfaccia multilingua: Gli utenti possono cambiare lingua fra le 11 supportate direttamente dall’app.
• Dashboard di analisi per admin: Monitoraggio dei modelli di prenotazione e uso degli spazi tramite report visivi.
• Integrazione con Microsoft Teams: Prenota spazi di lavoro direttamente dall’interfaccia di Teams.
• Gestione dei posti auto: Automatizza le prenotazioni con liste d’attesa che assegnano subito i posti liberati, regole di priorità per le auto aziendali e rapide assegnazioni di posto ai colleghi.

Integrazioni Dibsido

Dibsido offre integrazioni native con Microsoft Teams e Slack, oltre a sincronizzazione bidirezionale del calendario con Microsoft Outlook e Google Calendar. Il Single Sign-On aziendale è supportato tramite Microsoft Entra ID, Google Workspace e SAML 2.0, con API disponibile per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Annullamento automatico delle prenotazioni inutilizzate di hot desk
• Vista planimetria per selezione dello spazio di lavoro
• Codici QR integrati per il check-in

Cons:

• Controlli amministrativi avanzati limitati
• Funzionalità di analisi e reportistica di base

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4

Hybrid Hero

Ideale per il monitoraggio dell'occupazione per zona

• Demo gratuita disponibile
• Prezzo su richiesta

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Customer Rating: 4.3/5

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Hybrid Hero è una piattaforma per la prenotazione di scrivanie flessibili che combina planimetrie interattive, configurazione degli spazi di lavoro per quartiere, check-in tramite QR code e analisi dell'occupazione a livello di zona su uffici singoli e multi-sede.

Per Chi è Meglio Hybrid Hero?

Hybrid Hero è adatto ad aziende di medie e grandi dimensioni che gestiscono orari di lavoro ibridi su più sedi o piani d'ufficio.

Perché Ho Scelto Hybrid Hero

Ho incluso Hybrid Hero tra le mie migliori scelte perché i suoi dati sull'occupazione a livello di zona sono veramente dettagliati. Invece di mostrare un unico dato di utilizzo per un intero piano, Hybrid Hero suddivide le mappe di calore dell'occupazione per quartiere o zona, così posso vedere quali aree dell'ufficio sono sovraccariche il martedì e quali rimangono vuote tutta la settimana. Questo livello di visibilità rende una conversazione con COO o CFO sul real estate realmente difendibile. Se a ciò si aggiunge il monitoraggio delle assenze e i report sulle tendenze nei giorni di punta, si ottiene una visione chiara delle performance di ogni zona nel tempo.

Caratteristiche Principali di Hybrid Hero

• Planimetria interattiva: Visualizza la disponibilità in tempo reale delle scrivanie sulla planimetria dell'ufficio e prenota direttamente dalla mappa.
• Check-in tramite QR code: I dipendenti effettuano il check-in alla scrivania tramite QR code e le scrivanie non rivendicate vengono automaticamente rimesse a disposizione.
• Ricerca scrivania per servizi: Filtra le scrivanie disponibili in base a servizi specifici come monitor, scrivanie regolabili in altezza o cabine telefoniche.
• Prenotazione ricorrente della scrivania: Configura prenotazioni ripetute su più giorni o settimane senza doverle effettuare manualmente ogni volta.

Integrazioni di Hybrid Hero

Hybrid Hero offre integrazioni native con l'ecosistema Microsoft, tra cui Microsoft Outlook, Microsoft Teams e Azure AD, oltre a Google Workspace, Okta e Slack. Fornisce anche una REST API e webhook per collegarsi a HRIS, sistemi di controllo accessi e altri sistemi interni. Il supporto a Zapier non è chiaramente documentato.

Pros and Cons

Pros:

• Piattaforma unificata per scrivanie, sale e parcheggi
• Prenotazione AI tramite richieste in linguaggio naturale
• Prezzo a scrivania ideale per rapporti elevati tra scrivanie e dipendenti

Cons:

• Nessuna prova gratuita o piano gratuito disponibile
• L'app mobile può risultare lenta nel caricamento

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5

Envoy

Ideale per regole di assegnazione automatica delle scrivanie

• Piano gratuito + demo gratuita disponibile
• Da $5/risorsa prenotabile/anno (fatturazione annuale)

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Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Envoy è una piattaforma di gestione degli ambienti di lavoro per la prenotazione di postazioni flessibili che consente di automatizzare l'assegnazione delle scrivanie, gestire le prenotazioni, impostare politiche di prenotazione e monitorare l'occupazione dell'ufficio da un pannello di controllo centralizzato.

Per chi è ideale Envoy?

I responsabili degli uffici di aziende di medie e grandi dimensioni che necessitano di assegnazione automatica delle scrivanie e gestione centralizzata degli spazi di lavoro.

Perché ho scelto Envoy

Ho scelto Envoy come uno dei migliori perché posso configurare regole di assegnazione automatica delle scrivanie che rispettano le politiche e le preferenze del mio team. Mi piace poter organizzare per quartieri, limitare le prenotazioni in base al team o all'orario e assegnare automaticamente le scrivanie in base alle esigenze dei dipendenti. Il mio team utilizza il pannello di analisi per monitorare l'occupazione e adattare in tempo reale la pianificazione degli spazi.

Funzionalità principali di Envoy

• Visualizzazione della piantina interattiva: Visualizza le scrivanie disponibili e le prenotazioni su una mappa dell'ufficio in tempo reale.
• Prenotazione tramite app mobile: Prenota scrivanie e gestisci le prenotazioni direttamente dal tuo telefono.
• Integrazione gestione visitatori: Traccia e gestisci l'accesso degli ospiti insieme alle prenotazioni delle scrivanie.
• Screening sanitario e di sicurezza: Richiedi ai dipendenti di completare i controlli sanitari prima di prenotare una scrivania.

Integrazioni Envoy

Envoy offre integrazioni native con Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, Okta, Cisco Meraki, Aruba, Salesforce e dispone di un'API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Assegnazione automatica delle scrivanie basata su politiche
• Gestione centralizzata del luogo di lavoro e dell'occupazione
• Ottima visibilità sulle tendenze di utilizzo degli uffici

Cons:

• L'usabilità del pannello di controllo può essere incostante
• Flessibilità limitata nella logica di prenotazione personalizzata

LEARN MORE ABOUT ENVOY:

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6

Othership

Ideale per l'accesso a location di coworking in tutto il mondo

• Versione gratuita disponibile
• Da $32.47/utente/mese (fatturato annualmente)

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Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Othership è una piattaforma per la prenotazione di spazi di lavoro che ti permette di riservare scrivanie, sale riunioni e uffici privati in una rete selezionata di location di coworking in diversi paesi.

Per chi è ideale Othership?

Professionisti da remoto e team distribuiti che necessitano di soluzioni flessibili per spazi di lavoro in più città o paesi.

Perché ho scelto Othership

Ho scelto Othership come uno dei migliori perché posso accedere a una rete selezionata di spazi di coworking in dozzine di città in tutto il mondo. Mi piace poter cercare per posizione, servizi disponibili o tipologia di spazio e prenotare subito scrivanie o sale riunioni. Il mio team utilizza la piattaforma per coordinare le giornate di lavoro in presenza quando viaggia o lavora da remoto in diversi paesi.

Funzionalità principali di Othership

• Dashboard di gestione del team: Gestisci membri del team, permessi e utilizzo degli spazi da una dashboard centralizzata.
• Controlli di accesso agli spazi di lavoro: Decidi chi può prenotare, effettuare il check-in o accedere a determinate location.
• Esportazione della cronologia delle prenotazioni: Scarica dati dettagliati sulle prenotazioni per report o monitoraggio delle spese.
• Supporto per app mobile: Prenota, effettua il check-in e gestisci le prenotazioni direttamente dal tuo smartphone.

Integrazioni di Othership

Le integrazioni native non sono chiaramente documentate. La piattaforma supporta integrazioni tramite API per soluzioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Accesso a location di coworking selezionate a livello globale
• Prenotazione semplice in più città
• Gestione delle prenotazioni ottimizzata per dispositivi mobili

Cons:

• Reportistica e analisi d'uso limitate
• Funzionalità di gestione visitatori non integrate

LEARN MORE ABOUT OTHERSHIP:

• Check out Othership on their website

7

Clearooms

Ideale per la visualizzazione interattiva delle planimetrie

• Prova gratuita di 30 giorni + demo gratuita disponibile
• A partire da £10/mese (fatturato annualmente)

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Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Clearooms è una piattaforma di prenotazione delle postazioni flessibili che permette di gestire le prenotazioni delle scrivanie, la programmazione delle sale riunioni e le planimetrie interattive per ambienti di lavoro flessibili.

Per chi è più adatto Clearooms?

I responsabili delle strutture in uffici di medie e grandi dimensioni che hanno bisogno di una gestione dettagliata e interattiva delle planimetrie per la prenotazione di scrivanie e sale riunioni.

Perché ho scelto Clearooms

Ho scelto Clearooms tra i migliori perché posso caricare dettagliate planimetrie degli uffici e creare mappe interattive per la prenotazione di scrivanie e sale. Mi piace poter assegnare servizi e risorse a ogni spazio, rendendo facile per il mio team trovare la posizione più adatta. Il mio team utilizza l’editor drag-and-drop per aggiornare la disposizione degli spazi quando cambiano le nostre esigenze.

Funzionalità principali di Clearooms

• Prenotazione delle postazioni tramite app mobile: Prenota scrivanie e sale direttamente dallo smartphone.
• Gestione dei visitatori: Registra e monitora gli ospiti che entrano in ufficio.
• Integrazione con Outlook e Google Calendar: Sincronizza le prenotazioni con i tuoi strumenti di calendario esistenti.
• Check-in contactless: Usa i codici QR per il check-in senza contatto alle scrivanie e alle sale.

Integrazioni di Clearooms

Clearooms offre integrazioni native con Google Calendar, Office 365, Microsoft Teams, Slack, Paxton Access, e supporta l’accesso Single Sign-On tramite Azure, Google Workspace, JumpCloud, Microsoft AD FS, Okta e OneLogin. È disponibile anche un'API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Editor di planimetrie altamente visivo e interattivo
• Prenotazione semplice di scrivanie e sale tramite mobile
• Monitoraggio e gestione dei visitatori integrati

Cons:

• L’interfaccia può sembrare inizialmente complessa
• Personalizzazione limitata delle regole di prenotazione

LEARN MORE ABOUT CLEAROOMS:

• Check out Clearooms on their website

8

Cloudbooking

Ideale per analisi avanzate e reportistica

• Demo gratuita disponibile
• Da £99/mese

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Cloudbooking è una piattaforma di gestione degli ambienti di lavoro per la prenotazione di postazioni flessibili che offre prenotazione delle scrivanie, programmazione delle sale riunioni, gestione dei visitatori e strumenti avanzati di analisi per monitorare l'utilizzo degli spazi.

Per chi è ideale Cloudbooking?

Responsabili delle strutture in grandi aziende che necessitano di analisi dettagliate sugli spazi e di una gestione centralizzata delle prenotazioni delle scrivanie.

Perché ho scelto Cloudbooking

Ho scelto Cloudbooking come una delle migliori soluzioni perché posso accedere a dati dettagliati sull'utilizzo degli spazi e generare report personalizzati per diversi reparti. Mi piace come la piattaforma permette di visualizzare le tendenze di occupazione e di esportare le analisi per il management. Il mio team utilizza la dashboard per monitorare l’uso delle scrivanie e ottimizzare la disposizione dell’ufficio grazie agli insight in tempo reale.

Caratteristiche principali di Cloudbooking

• Portale per la prenotazione delle scrivanie: Gli utenti possono prenotare le scrivanie tramite un'interfaccia web.
• Planimetrie interattive: Mappe visuali mostrano in tempo reale le scrivanie disponibili e prenotate.
• Integrazione per la gestione dei visitatori: Gestisce il check-in degli ospiti assieme alle prenotazioni degli spazi.
• Accesso tramite app mobile: Prenota le scrivanie e gestisci le prenotazioni da qualsiasi dispositivo mobile.

Integrazioni di Cloudbooking

Cloudbooking offre integrazioni native con Microsoft 365, Outlook, Google Workspace e Active Directory, e mette a disposizione un'API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Reportistica avanzata con dettagli sull'utilizzo
• Visualizzazione chiara dell'occupazione degli spazi
• Controllo centralizzato per scrivanie e sale

Cons:

• L'interfaccia può richiedere formazione per l'utilizzo completo
• Opzioni di personalizzazione per le regole di prenotazione limitate

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9

Eptura Engage

Ideale per prenotazioni di scrivanie orientate al mobile

• Demo gratuita disponibile
• Prezzo su richiesta

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Eptura Engage è una piattaforma di gestione degli spazi di lavoro per la prenotazione di scrivanie flessibili che offre prenotazione delle postazioni, planimetrie interattive, gestione dei visitatori e accesso tramite app mobile per team in sede e ibridi.

A chi è consigliato Eptura Engage?

Responsabili degli spazi di lavoro in organizzazioni di medie e grandi dimensioni che necessitano di una prenotazione delle scrivanie tramite dispositivi mobili per team ibridi.

Perché ho scelto Eptura Engage

Ho scelto Eptura Engage tra i migliori perché posso gestire le prenotazioni delle scrivanie direttamente dal mio telefono, il che è perfetto per i team ibridi in movimento. Mi piacciono le planimetrie interattive e il check-in tramite QR code, che rendono veloce prenotare e trovare le postazioni. Il mio team usa l'app mobile per coordinare i giorni in ufficio e riservare spazi senza dover accedere da desktop.

Caratteristiche chiave di Eptura Engage

• Integrazione con la gestione dei visitatori: Gestisci il check-in degli ospiti insieme alle prenotazioni degli spazi di lavoro.
• Sincronizzazione con Outlook e Google Calendar: Sincronizza le prenotazioni delle postazioni con i tuoi strumenti di calendario esistenti.
• Analisi dell'utilizzo degli spazi: Monitora l'uso degli spazi di lavoro tramite dashboard di reportistica integrata.
• Integrazione con i sistemi di controllo accessi: Collegamento con i sistemi di accesso agli edifici per un ingresso sicuro.

Integrazioni di Eptura Engage

Eptura Engage offre integrazioni native con tutto l’ecosistema Microsoft, inclusi Microsoft 365 e Outlook, oltre a controllo accessi, gestione dei visitatori, sale riunioni con video e sistemi HR. È disponibile un'API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Esperienza mobile-first per la prenotazione delle scrivanie
• Ottimo supporto per il coordinamento degli spazi di lavoro ibridi
• Planimetrie interattive per prenotazioni rapide

Cons:

• Flessibilità limitata nella configurazione delle regole di prenotazione
• La dashboard può risultare complessa per i nuovi utenti

LEARN MORE ABOUT EPTURA ENGAGE:

• Check out Eptura Engage on their website

10

Robin

Ideale per la gestione degli orari di lavoro ibridi

• Demo gratuita disponibile
• Prezzo su richiesta

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Robin è una piattaforma di gestione degli spazi di lavoro per la prenotazione delle postazioni flessibili che consente di gestire le prenotazioni delle scrivanie, le planimetrie interattive e l'utilizzo degli spazi negli ambienti di ufficio ibridi.

Per chi è ideale Robin?

Per i responsabili degli ambienti di lavoro in aziende di medie e grandi dimensioni che devono coordinare orari di lavoro ibridi su più sedi.

Perché ho scelto Robin

Ho scelto Robin come uno dei migliori perché offre un controllo dettagliato degli orari di lavoro ibridi, permettendomi di impostare prenotazioni ricorrenti per le scrivanie e di gestire le aree dedicate ai team. Apprezzo come le analisi della piattaforma mi aiutino a monitorare le tendenze di utilizzo degli spazi e a modificare le politiche man mano che cambiano le esigenze. Il mio team utilizza le planimetrie interattive di Robin per trovare e prenotare rapidamente scrivanie disponibili su più sedi.

Funzionalità chiave di Robin

• Check-in alla scrivania tramite app mobile: Gli utenti possono effettuare il check-in alle scrivanie prenotate utilizzando l'app mobile di Robin.
• Gestione dei visitatori: Gestisci l'accesso degli ospiti e monitora le attività dei visitatori all'interno dell'ufficio.
• Integrazione con i calendari: Sincronizza le prenotazioni delle scrivanie con Google Calendar e Microsoft Outlook.
• Questionari su salute e sicurezza: Raccogli informazioni sulla salute dei dipendenti prima di consentire la prenotazione delle scrivanie.

Integrazioni di Robin

Robin offre integrazioni native con Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, Okta ed Envoy. È disponibile un'API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Planimetrie interattive su più sedi
• Visibilità in tempo reale delle scrivanie disponibili
• Analisi dettagliate sull'utilizzo degli spazi

Cons:

• Flessibilità limitata nelle regole di prenotazione personalizzate
• La dashboard amministrativa può risultare confusionaria

LEARN MORE ABOUT ROBIN:

• Check out Robin on their website

Altri software per la prenotazione delle postazioni flessibili

Ecco alcune ulteriori opzioni di software per la prenotazione delle postazioni flessibili che non sono state incluse nella mia selezione, ma che vale comunque la pena valutare:

1. Zynq

   Ideale per integrare la prenotazione di scrivanie e sale riunioni

2. Ronspot

   Ideale per politiche di prenotazione personalizzabili

3. HotDesk+

   Ideale per accesso on-demand agli spazi di lavoro

4. Deskfound

   Ideale per integrazione con Slack

5. Officely

   Ideale per prenotare le scrivanie tramite Slack

6. DeskFlex

   Ideale con integrazione per la gestione dei visitatori

7. FloorPlanMapper

   Ideale per la mappatura interattiva degli uffici

Come scegliere il software per la prenotazione delle postazioni flessibili

È facile perdersi in lunghi elenchi di funzionalità e strutture tariffarie complesse. Per aiutarti a rimanere concentrato mentre affronti il tuo processo di selezione del software, unico per la tua azienda, ecco una lista di controllo dei fattori da tenere a mente:

Che cos'è il software per la prenotazione delle postazioni flessibili?

Il software per la prenotazione delle postazioni flessibili è una soluzione per prenotare le scrivanie che consente la prenotazione dinamica e la condivisione delle postazioni negli ambienti di lavoro flessibili. Permette ai team di utilizzare strumenti per prenotare spazi di lavoro condivisi e gestire l'uso flessibile delle postazioni, con visibilità in tempo reale sulla disponibilità e sull'occupazione.

Questi strumenti supportano la gestione delle postazioni aiutando le organizzazioni a creare un ambiente di lavoro Wi-Fi e un'esperienza lavorativa più intuitivi, soprattutto per i team ibridi che alternano il lavoro in ufficio e da remoto.

Funzionalità

Quando scegli un software per la prenotazione delle postazioni flessibili, presta attenzione alle seguenti funzionalità principali:

• Sistema di prenotazione delle postazioni: consente agli utenti di prenotare, modificare o annullare le prenotazioni delle postazioni per date e orari specifici, garantendo la disponibilità dello spazio di lavoro e riducendo i conflitti di pianificazione.
• Planimetrie interattive: forniscono una mappa visiva della disposizione dell'ufficio, consentendo agli utenti di selezionare postazioni o aree specifiche in base alla posizione e ai servizi disponibili.
• Disponibilità in tempo reale: mostra informazioni aggiornate sulle postazioni libere o occupate, aiutando i dipendenti a prendere decisioni informate sulle prenotazioni.
• Prenotazioni ricorrenti: supporta la programmazione di prenotazioni regolari per gli utenti che necessitano di uno spazio di lavoro fisso in determinati giorni o settimane.
• Prenotazione di aree o zone: consente ai team o ai reparti di riservare gruppi di postazioni all'interno di zone designate dell'ufficio per favorire una migliore collaborazione.
• Accesso tramite app mobile: consente agli utenti di gestire le prenotazioni, verificare la disponibilità e ricevere notifiche tramite smartphone o tablet.
• Registrazione dell'ingresso e dell'uscita: richiede agli utenti di confermare il proprio arrivo e la propria partenza, aiutando le organizzazioni a monitorare l'utilizzo effettivo delle postazioni e a prevenire le assenze senza preavviso.
• Dashboard di analisi per amministratori: offre strumenti di reportistica per monitorare l'utilizzo dello spazio di lavoro, le tendenze delle prenotazioni e i tassi di occupazione, supportando decisioni basate sui dati.
• Integrazione con gli strumenti di collaborazione: si collega a piattaforme come Microsoft Teams o Slack per semplificare i processi di prenotazione e le notifiche.
• Integrazione con la gestione dei visitatori: coordina l'accesso degli ospiti e l'assegnazione delle postazioni ai visitatori esterni, migliorando la sicurezza e le operazioni della reception.

Le soluzioni software per la prenotazione delle postazioni flessibili generalmente non includono l'IA tra le funzionalità offerte.

Vantaggi

L'implementazione di un software per la prenotazione delle postazioni flessibili offre diversi vantaggi al team e all'azienda. Ecco alcuni dei risultati che puoi aspettarti:

• Utilizzo ottimizzato dello spazio: la disponibilità delle postazioni in tempo reale e le dashboard di analisi aiutano a sfruttare al meglio gli spazi dell'ufficio.
• Migliore coordinamento del lavoro ibrido: i sistemi di prenotazione delle postazioni e le planimetrie interattive semplificano la pianificazione delle giornate in ufficio insieme al team.
• Riduzione dei conflitti di pianificazione: le funzionalità di prenotazione e annullamento impediscono le doppie prenotazioni e garantiscono a tutti l'accesso a uno spazio di lavoro quando necessario.
• Esperienza dei dipendenti migliorata: l'accesso tramite app mobile e le integrazioni con gli strumenti di collaborazione semplificano il processo di prenotazione per gli utenti.
• Processo decisionale basato sui dati: i report sull'utilizzo e le analisi dell'occupazione forniscono informazioni utili per la pianificazione futura dell'ufficio e l'allocazione delle risorse.
• Gestione dei visitatori semplificata: l'integrazione con gli strumenti di gestione dei visitatori garantisce agli ospiti spazi di lavoro assegnati e una procedura di registrazione all'arrivo fluida.
• Maggiore flessibilità sul luogo di lavoro: le opzioni di prenotazione ricorrente e delle aree supportano diversi stili di lavoro e le esigenze dei team.

Costi e prezzi

La scelta di un software per la prenotazione delle postazioni flessibili richiede la conoscenza dei diversi modelli e piani tariffari disponibili. I costi variano in base alle funzionalità, alle dimensioni del team, ai componenti aggiuntivi e ad altri fattori. La tabella seguente riassume i piani più comuni, i relativi prezzi medi e le funzionalità generalmente incluse nelle soluzioni software per la prenotazione delle postazioni flessibili:

Tabella comparativa dei piani per il software di prenotazione delle postazioni flessibili