3 alternative alla sostituzione dei tuoi project manager umani con agenti IA
La pressione a sostituire: Ai leader aziendali viene chiesto di ridurre le risorse umane e ripensare i ruoli nella gestione dei progetti.
I punti di forza dell’IA: Gli agenti IA eccellono nei compiti di project management di routine, offrendo potenziale risparmio sui costi ed efficienza operativa.
Il valore della leadership: I leader di progetto umani offrono supervisione strategica, responsabilità e innovazione che l’IA fatica a replicare.
Collaborazioni con l’IA: I team dovrebbero abbracciare partenariati con l’IA piuttosto che sostituzioni, puntando a una collaborazione rafforzata e pensiero strategico.
Rischi per l’innovazione: Sostituire i project manager con l’IA comporta il rischio di stagnazione; l’apporto creativo umano può favorire il miglioramento dei processi.
Noi team lead e responsabili di dipartimento siamo sotto molta pressione in questo momento per esplorare modi in cui l’IA possa essere utilizzata invece di aumentare il numero di dipendenti o addirittura coprire le posizioni vacanti già esistenti. E questo mette i ruoli di project management sotto i riflettori.
Nel bene e nel male, il concetto di un agente IA che si occupa del project management è diventato ormai comune quanto un Roomba che passa l’aspirapolvere. In altre parole, siamo già al punto in cui l’idea di affidare la gestione dei progetti a un essere umano sembra un lusso.
E opporsi è difficile: quando le persone rappresentano il costo operativo più alto per un’azienda, qualsiasi efficienza che possa portare a una riduzione sostenibile del personale potrebbe essere il vantaggio competitivo di cui un’azienda ha bisogno per sopravvivere.
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Per non parlare del fatto che i project manager lottano da ben prima dell’arrivo di ChatGPT per giustificare il loro valore sul mercato.
Ma prima di fare il grande passo e provare a sostituire l’intero team di project management con agenti IA, ci sono alcune cose da considerare.
Perché i Project Manager IA Hanno Senso sulla Carta
Innanzitutto, siamo onesti: l’IA agentica si presta bene a molte delle attività di gestione dei progetti. Alimentati da avanzati LLM che possono facilmente interpretare linguaggio e azioni umane — e dotati dell’autorità di agire in modo autonomo — gli agenti IA possono inserirsi senza problemi nel ritmo quotidiano del lavoro di progetto.
Già oggi, questo è visibile esplorando alcuni dei più popolari software di gestione progetti basati su IA, dove esistono già template di agenti per attività come il follow-up con i membri del team sui progressi e la modellazione dell’impatto sulla timeline e sul piano risorse di conseguenza.
Attività ancora più complesse, come identificare, far emergere e suggerire risposte ai rischi basandosi sui dati disponibili, sono praticamente pronte all’uso. Lo stesso vale per la personalizzazione delle comunicazioni sul progetto, come i report di stato, per destinatari specifici, evitando così di perdere tempo a scrivere lo stesso messaggio in quattordici modi diversi.
E sebbene gli agenti IA non abbiano la sfera di cristallo, possono comunque guardare avanti e fungere da sistema di allerta precoce per conflitti di risorse, slittamenti nei tempi, espansioni incontrollate del perimetro e superamenti del budget — il tutto partendo da informazioni storiche sulle attività fino alle trascrizioni di conversazioni improvvisate sul personale.
In realtà, la maggior parte dei leader di progetto con cui mi interfaccio accolgono con favore l’automazione di compiti di questo tipo, in modo che le macchine possano concentrarsi su ciò che sanno fare meglio mentre gli umani si dedicano alle attività che solo loro possono svolgere.
Il Ruolo del Project Leader
Ma invece di estrapolarne un motivo per sostituire i professionisti del project management in carne e ossa, dobbiamo fermarci e assicurarci di comprendere veramente il ruolo del project leader.
Contrariamente a quanto si pensa, la leadership di progetto non consiste solo nel seguire un piano e riportare lo stato delle cose. Si tratta di convertire la strategia in esecuzione, difendere il successo e promuovere il valore. È la consegna strategica di valore in un contesto che altrimenti sarebbe solo un caotico compito di gruppo da scuola media.
I vantaggi della leadership di progetto sono logici, ma poco pubblicizzati. I progetti con una leadership forte hanno maggiori probabilità di raggiungere gli obiettivi, generare un ritorno misurabile sull’investimento per l’azienda e, cosa più importante, non monopolizzare e usare male risorse preziose come il tuo responsabile data science o il team marketing, bloccandoli mentre il progetto si trascina verso la mediocrità.
È la differenza tra un capitano di nave esperto e un giovane ufficiale che si affida al pilota automatico.
Contrariamente a quanto si pensa, la leadership di progetto non consiste solo nel seguire un piano e riportare lo stato delle cose.
Cosa Rischi di Perdere
Sia come project manager di professione che come membro oggi di un team di leadership, sono il primo ad ammettere che noi project manager non siamo stati bravi a spiegare il nostro valore nel mondo aziendale — tanto che quando Microsoft ha annunciato il suo Project Manager Agent, il mondo ha reagito con uno “e quindi?”.
Ma più parlo con titolari e operatori di aziende in cui i progetti sono vitali, più penso che molti di noi, leader senior, stiano cadendo in una trappola a occhi chiusi. E ciò che rischi di perdere è ancora più insidioso di ciò che risulta sulla carta.
Questa è la mia opinione.
Leadership & Promozione
Se i progetti sono veicoli di cambiamento, hanno bisogno di promotori del cambiamento. Non mi riferisco alla comunicazione aziendale via email né all’annuncio durante la riunione plenaria. Parlo del sostegno concreto, quotidiano, alla missione, alla strategia di consegna e all’impatto generale dell’iniziativa sull’azienda. Ciò significa ascoltare più che parlare, incoraggiare più che ammonire e spingere oltre i limiti anziché galleggiare passivamente segnalando solo gli ostacoli.
Agentic AI potrebbe essere eccellente nel linguaggio di supporto, ma la sua natura servile ha compromesso la sua capacità di ispirare. Di conseguenza, attualmente non c'è molto di coinvolgente, rassicurante o creativo nel suo stile di gestione dei progetti. E ciò sta già dando vita a progetti piatti e procedurali che forse raggiungono gli obiettivi prefissati, ma niente di più. Nessun aumento del morale, nessuna facilitazione del cross-training o dello sviluppo professionale, nessuna innovazione nei processi — nulla di tutto ciò.
Agentic AI potrebbe essere eccellente nel linguaggio di supporto, ma la sua natura servile ha compromesso la sua capacità di ispirare.
Responsabilità e Facilitazione Decisionale
Inoltre, non ho ancora visto decisioni strategiche chiave prese sulla base di una conversazione con un agente AI. Non vuol dire che l’AI non possa farlo, ma che la nostra cultura lavorativa non è ancora arrivata al punto in cui si dà abbastanza fiducia alle raccomandazioni dell’AI da prenderle per buone.
Alla fine della giornata, tutto si riduce alla responsabilità. Al momento, l’AI non è responsabile delle raccomandazioni che fa e delle decisioni che influenza. Nessun essere umano può punire, ammonire o in altro modo "mettere alle strette" un’AI per le sue azioni. La responsabilità ricade ancora sugli esseri umani. E attualmente il lavoro basato su progetti è ancora fondato sul principio della responsabilità. Quindi rimuovendo gli umani si può al massimo creare uno spostamento della responsabilità (probabilmente su di te) o, nella peggiore delle ipotesi, un vuoto di responsabilità.
Nessun essere umano può punire, ammonire o in altro modo mettere alle strette un’AI per le sue azioni. La responsabilità ricade ancora sugli esseri umani.
Innovazione
Un altro aspetto sottovalutato di una forte leadership di progetto è l'innovazione per scoprire nuovi e migliori modi di lavorare. Gli agenti AI possono comprendere come gli esseri umani collaborano, rispettare le regole e anche suggerire modifiche ai flussi di lavoro. Ma la capacità di ripensare creativamente la produttività aziendale non è nelle corde dell’AI – almeno non negli strumenti che un’azienda media utilizza.
Allo stato attuale, gli agenti AI che stiamo creando apprendono ciò che è stato loro insegnato e non hanno le capacità per attuare cambiamenti radicali nei processi. Perché è importante? Perché, in mezzo a tutta questa rivoluzione guidata dall’AI, i vincitori non saranno quelli che fanno la stessa cosa più velocemente, ma coloro che comprendono che questa tecnologia permette di fare ciò che prima non era possibile.
I vincitori non saranno quelli che fanno la stessa cosa più velocemente, ma coloro che comprendono che questa tecnologia permette di fare ciò che prima non era possibile.
Fiducia, Persuasione e Adozione
E infine c’è il "lato umano" della collaborazione guidata dalle persone: la fiducia. Il punto è che la fiducia si guadagna, non solo attraverso prestazioni costanti e successi ripetuti, ma anche grazie a quegli aspetti meno quantificabili come empatia, carisma e capacità di persuasione.
Non mi riferisco qui a cose mielose o vaghe. Parlo della abilità di livello Paul Atreides di costruire lealtà, generare consenso e convincere gli altri ad agire in linea con le tue convinzioni (magari senza il fine estremista di conquista galattica).
Gli esseri umani vogliono dibattere, sentirsi ascoltati e avere la possibilità di dare il proprio contributo. Vogliono far parte di qualcosa, avere influenza sul proprio futuro personale. Paradossalmente, si tratta di bisogno di agenzia, e il nome stesso "agent" minaccia di sottrarre proprio quell’agenzia.
Quindi, togliendo questo alla tua azienda, in realtà ottieni l’effetto contrario rispetto alle potenzialità della tecnologia: trasformi le persone in robot. E ciò genererà inerzia nell’organizzazione, con nuove ondate di quiet quitting, competizione tossica da sopravvivenza e la consueta apatia che accompagna la perdita di potere decisionale.
In altre parole, senza un meccanismo di fiducia e responsabilizzazione, la motivazione che alimenta la tua azienda crollerà più rapidamente di quanto la tecnologia possa sostituirla.
Le persone vogliono discutere, sentirsi ascoltate e avere l’opportunità di dare il proprio contributo. Vogliono far parte di qualcosa — avere influenza sul proprio futuro personale.
3 alternative alla sostituzione dei tuoi PM con l’IA
La pressione è reale. Come leader di persone, ti viene chiesto di reinventare il tuo team cercando allo stesso tempo di mantenere l’equilibrio. E se sei un leader compassionevole, probabilmente ti senti bloccato tra l’incudine e una Buick degli anni ‘80.
Ecco quindi 3 alternative che ho esplorato con persone della mia community e anche per il mio stesso team.
Distribuisci il carico rendendo la leadership di progetto una competenza di tutto il team
È noto che la maggior parte dei progetti in realtà non è guidata da project manager. Il problema è che ciò viene trattato in modo informale. Si dà per scontato che quei progetti non abbiano bisogno di gestione. Ed è anche il motivo per cui molti di essi si bloccano.
Perciò, al contrario, vi esorto a fare l’opposto: invece di affidare semplici progetti a persone senza formazione da project manager, date loro una formazione in gestione dei progetti perché possano guidare progetti più complessi.
Poi crea una community di pratica guidata dai tuoi project manager esperti, facendoli agire come ambasciatori e mentori per la disciplina di portare valore attraverso i progetti. Rendi questa la loro motivazione per impostare sistemi di IA nel loro processo di delivery — usando le efficienze offerte dall’IA per creare spazio alla mentorship e realizzando strumenti di IA che supportano i project manager improvvisati o incaricati.
Misura il ROI usando metriche come la percentuale di progetti guidati informalmente che raggiungono i loro obiettivi. Oppure monitora il contrario: conta il numero di progetti guidati informalmente che si bloccano per cause interne, e fai in modo che il team provi a ridurre quel numero al minimo.
Crea partnership uomo-IA e alza le aspettative
C’è anche un buon motivo per potenziare invece che sostituire. Come abbiamo detto all’inizio, gli agenti IA sono abbastanza bravi a svolgere alcune parti del ruolo di project manager, e molti project manager sono felici di delegare proprio quelle attività.
Dai quindi loro il permesso di costruire agenti IA che fungano da coordinatori di progetto. Sì, si tratta di automatizzare i flussi di lavoro e delegare il lavoro amministrativo, ma anche di creare una partnership con l’IA per ridurre il sovraccarico e amplificare l’impatto nella consegna dei progetti.
Ma solo questo non cambierà davvero la tua azienda. Occorre anche alzare le aspettative. Se fino ad ora il ruolo del project manager era quello di consegnare i progetti nel vincolo triplo di tempo, costo e qualità, ora è il momento di chiedere loro di portarsi a un livello superiore e di prendersi più responsabilità nella realizzazione della strategia aziendale.
Aspettati che capiscano il motore che crea valore per la tua azienda. Che parlino il linguaggio dei dirigenti. Che prendano decisioni difficili con priorità al business, non solo ai propri progetti.
Ma dagli supporto. Dagli una visione sul processo di pianificazione strategica. Offri loro informazioni sulle altre iniziative in corso. Fornisci risorse per aiutarli a spostare la loro mentalità verso la strategia creativa di delivery, non solo verso la gestione e il coordinamento. Devono fare di più. Possono fare di più.
Quindi incentiva questa mentalità e misura il ROI con metriche come il numero di progetti che sono stati ripensati per aggiungere più valore o i casi in cui è stato evitato un escalation.
Fai innovare ai tuoi PM nuovi modi di lavorare
I project manager sono persone di processo. Sfrutta questa cosa. Invece di considerare i tuoi project manager solo all’interno dei singoli progetti, ampliane la prospettiva così che possano usare la loro esperienza in processi e metodologie per sviluppare nuovi modi di lavorare con IA e persone.
Coinvolgili con il tuo team operations per fissare obiettivi di miglioramento dei processi. Costruisci dal basso — invitali a progettare processi da zero. Un project brief deve per forza essere un documento? Un piano progetto deve davvero essere lineare? Chiedi loro di mettere in discussione il modo in cui si fanno le cose per trovare soluzioni migliori.
E non farlo diventare semplice lavoro accessorio: misura i risultati in termini di aumento medio di efficienza o crescita della redditività dei progetti dopo un certo numero di esperimenti usando nuovi modi di lavorare.
Trasforma il tuo team in leader strategici di progetto
La nostra formazione in project management condotta da esperti trasforma i team dal semplice delivery di output all’ottenimento di risultati concreti.
3 cose da valutare e possibilmente evitare
Ma anche se decidi di non seguire nessuna di queste strade e vuoi percorrere un approccio diverso, ci sono alcune cose che ti consiglio di NON fare — o almeno di valutare attentamente prima di implementarle.
Ruoli ibridi "biathlon"
Vedo molte aziende che fondono e accorpano ruoli, cosa che sembra abbastanza logica quando il risparmio è l'obiettivo e si vuole mantenere il proprio miglior talento. Ad esempio, quel project manager che era anche business analyst può trasformarsi in PM/BA. Il membro del team interessato all’UX può diventare PM/UX. I PM che lavorano in perdita possono contribuire alle entrate diventando AM/PM.
Ma bisogna fare attenzione a unire ruoli troppo distanti tra loro o addirittura in contrasto. Gli account manager e i project manager hanno obiettivi molto diversi. E non ogni PM può diventare da un giorno all’altro uno stratega digitale.
Jerry Seinfeld probabilmente lo ha spiegato al meglio parlando di biathlon: “È come combinare il nuoto con il tentare di strangolare qualcuno.”
E questo non è certo un fondamento solido su cui costruire un’azienda.
Aumentare semplicemente la capacità in modo lineare
C’è poi la tentazione di continuare a fare lo stesso con qualsiasi aumento di capacità grazie all’IA. I project manager con un team di coordinatori di progetto IA dovrebbero poter gestire più progetti, giusto?
Ma spesso questa è la strada verso rendimenti decrescenti. I leader di progetto hanno comunque bisogno di concentrazione, e nessuna IA renderà facile gestire 15 progetti contemporaneamente. E non parlo nemmeno di cambio di contesto o fatica emotiva: parlo di più personalità da gestire, più domande dei clienti a cui rispondere e meno capacità di guardare le cose con prospettiva strategica.
Senza dimenticare che ogni progetto comporta un overhead in termini di onboarding dei clienti, allocazione delle risorse, reportistica e amministrazione: tutte cose che riducono i margini quando si ha a che fare con una molteplicità di piccoli progetti.
Il valore che dovresti ricercare dev’essere esponenziale. Ad esempio, punta a una clientela di livello superiore, oppure rendi la tua offerta più ampia e preziosa per i tuoi clienti su contratti di dimensioni maggiori. Poi fai crescere i tuoi PM come veri consulenti, più preparati sul settore e sul business del cliente, e apprezzati come partner di fiducia.
Replicare le inefficienze
E ovviamente assicurati di non implementare l’IA per replicare e amplificare cose che in realtà non funzionano molto bene. Costruire agenti per svolgere lavori-zombie con metodi anacronistici che non sfruttano il potenziale dell’IA potrebbe farti sentire a posto con la coscienza, ma ti si ritorcerà quasi sicuramente contro.
Quindi, invece di costruire la proverbiale “pendola agentica del nonno”, coinvolgi i tuoi project manager per verificare le modalità di lavoro attuali, documentare i colli di bottiglia e le aree di inefficienza, identificare processi ridondanti e proporre soluzioni alternative sulla base della loro conoscenza dell’intelligenza artificiale.
I tuoi primi passi
Ma come tutte le cose fatte bene, devi analizzare i numeri e capire se il business case sta in piedi.
Puoi iniziare valutando il costo reale di assumere una nuova persona, incluso pubblicare l’annuncio di lavoro, screening, colloqui, negoziazione contrattuale, onboarding, attrezzatura, benefit, costi di gestione e di formazione professionale, ecc. È questo con cui devi confrontarti quando decidi se costruire internamente o assumere.
Potresti anche voler fare una piccola revisione delle responsabilità dei PM usando una XDS o un framework “jobs to be done”. Puoi poi classificare questi compiti in base al valore e decidere se sia meglio affidarli a una persona o all’IA, per capire dove saranno i vuoti se non assumi o non formi persone nel team.
Potresti anche usare una matrice di maturità IA per valutare la conoscenza e l’atteggiamento del tuo team nei confronti dell’intelligenza artificiale. Questo potrebbe evidenziare lacune di conoscenza o culturali che limitano la capacità del team stesso di individuare e implementare anche solo le prime efficienze con l’IA e raggiungere le aspettative. E se così fosse, potrebbe bastare un po’ di formazione, condivisione e cross-training per portare tutti allo stesso livello.
La cosa più importante è non mettere la testa sotto la sabbia né prendere decisioni affrettate sotto l'immensa pressione che senti. Alla fine sarai tu quello valutato sull’impatto che il tuo team avrà sull’azienda, che si tratti di agenti AI, esseri umani o una combinazione di entrambi.
Cosa ne pensi?
Ma tu cosa ne pensi? Stiamo solo rimandando l’inevitabile? Oppure spetta a noi guidare le nostre persone verso la prossima fase di creazione di valore, così come hanno fatto le generazioni precedenti quando la tecnologia ha sconvolto l’industria?
