Perché i PM Hanno Bisogno di un Sistema di Organizzazione Personale nel 2026
Perché parliamo di un sistema di organizzazione personale?
Bene, ho avuto la fortuna di avere una mentore all'inizio della mia carriera che era incredibilmente organizzata. Continuavo a chiedermi come facesse a ricordare anche i più piccoli dettagli di riunioni avvenute mesi prima. Tutti volevano lavorare con lei perché sapevano di poter contare su di lei.
Man mano che crescevo professionalmente, sapevo che volevo essere proprio questo tipo di project manager. Affidabile, attenta ai dettagli e in grado di sorprendere costantemente le persone per la quantità di informazioni che riuscivo a ricordare.
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Si scopre che il segreto è proprio non contare affatto sulla propria memoria.
Perché i PM hanno bisogno di un sistema organizzativo personale—e come costruire il proprio
Quando gestisci più progetti, clienti e team, puoi trovarti costantemente bombardato da nuovi stimoli di ogni tipo. Questo include email, notifiche su Slack, promemoria del calendario o anche solo una “rapida domanda” di un collega mentre esci dall’ufficio.
Essere organizzati significa soprattutto gestire tutte quelle attività, richieste, conversazioni, alert (ecc.) che arrivano ogni giorno, in modo da poter guardare il proprio lavoro e sapere di lavorare in modo strategico nelle attività che ti avvicinano ai tuoi obiettivi.
Come si rimane organizzati a lavoro? Bisogna sviluppare il proprio sistema di organizzazione personale.
Strumenti vs. Sistemi
Chiariamo subito una cosa. Esistono ottimi strumenti come le applicazioni di produttività e i software di gestione del tempo che possono aiutarti a organizzare compiti e orari, ma gli strumenti non sono sistemi. Google Calendar è un ottimo strumento per gestire la propria agenda, ma è il modo in cui lo usi a determinarne l’efficacia. Come lo usi è il tuo sistema.
Pensala così: anche se hai tutti gli strumenti in cucina per organizzare la cena perfetta, se non pianifichi strategicamente come userai ogni utensile, i tuoi ospiti resteranno affamati.
Punto chiave: Un sistema di organizzazione personale è un insieme di regole che crei per gestire i molteplici input che devi affrontare durante la giornata.
Alcuni strumenti utili per l’organizzazione personale
Todoist
Questa è un’app potente ma semplice per creare liste di cose da fare. Puoi categorizzare le attività in progetti, assegnare livelli di priorità e programmare attività ricorrenti.
Boomerang for Gmail
Mi piace descriverlo come uno “strumento di responsabilizzazione” perché ti aiuta a responsabilizzare anche gli altri nelle risposte alle email. Puoi creare impostazioni personalizzate per ogni email inviata, così che se (ad esempio) nessuno risponde entro 2 giorni, l’email tornerà in cima alla tua casella di posta.
Google Calendar
Questo strumento non ha bisogno di presentazioni, ma vale la pena menzionarlo perché, seppur semplice, se utilizzato bene è uno degli strumenti organizzativi più potenti che tu abbia. Una parte importante del mio sistema organizzativo è capire come e quando preferisco ricevere gli avvisi di Google Calendar.
Focus booster
Questo strumento personale per l’organizzazione è stato pensato per aiutare gli utenti a creare abitudini di lavoro produttive, minimizzando le distrazioni e mantenendo la concentrazione grazie al time-blocking. Si basa sulla tecnica Pomodoro (una tecnica di suddivisione del tempo). Puoi utilizzarlo per strutturare i tuoi cicli di lavoro, tracciare e analizzare il tempo lavorativo.
Taskful
Taskful è uno strumento di produttività simile a Todoist. La comodità di questa app per le cose da fare è che consente di creare sotto-attività per raggiungere obiettivi più grandi, e mostra una semplice barra di avanzamento che indica il livello di completamento del compito. L’app ha anche un design intuitivo e funzionalità semplici che persino i nuovi utenti trovano immediatamente comprensibili.
Toggl
Toggl è uno strumento per il monitoraggio del tempo con un design davvero gradevole e lineare. Puoi usarlo per tracciare il tempo dedicato a ciascuna attività e categorizzarlo tramite etichette e progetti. Se non sai dove vada a finire il tuo tempo durante la giornata, usare un’app gratuita di time tracking come Toggl può aiutarti a capire davvero come passi le tue giornate.
IFTTT
IFTTT (“if this, then that”) è un’app che puoi usare per sincronizzare attività tra le varie applicazioni e i tuoi dispositivi.
L’includo in questo elenco di strumenti per l’organizzazione personale perché ti aiuta ad automatizzare molte delle piccole attività organizzative che svolgi quotidianamente, come il backup dei file, l’inserimento di dati in fogli di calcolo e centinaia di altre mansioni.
Ci vuole un po' di tempo per capire il modo migliore di usarlo, ma una volta individuati i flussi automatizzati che funzionano per te, può davvero far risparmiare molto tempo e liberare la mente per pensieri più importanti.
Crea il Tuo Sistema di Organizzazione Personale
Mi piace affrontare il mio sistema personale partendo dal presupposto che dimenticherò qualcosa non appena non la vedrò più. Se qualcuno mi dice qualcosa di importante che dovrò fare più tardi, devo inserirlo in Todoist, anche se non ho tempo di dettagliarla bene. Ad esempio:
A volte, quando hai riunioni una dopo l'altra, non hai tempo per trasformare le note delle riunioni in azioni concrete. Può sembrare come la classica scena di Lucy ed Ethel che cercano disperatamente di stare al passo con una catena infinita di caramelle.
Solo che invece del cioccolato delizioso, ti ritrovi alle prese con una catena di richieste urgenti. Quando succede, prenditi 5 secondi per ricordarti di rivedere le note più tardi. Utilizzare strategie efficaci di presa di appunti può inoltre aiutare a ridurre il lavoro di sistemazione e organizzazione dopo il fatto.
Questa è solo una delle regole che funziona bene per me, ma dovrai creare il tuo set di regole per stabilire come e quando usare ogni strumento del tuo kit di project management personale.
Crea il Tuo Set di Regole per l’Organizzazione Personale
1. Fai una lista delle tue fonti di input.
Inizia pensando ai tipi di input che ricevi nella tua vita. Alcuni esempi includono:
- Notifiche Slack
- Email dai clienti
- Azioni da prendere dopo le riunioni
- Bollettini cartacei nella posta (argh)
- Conversazioni attorno alla macchina del caffè
- Avvisi del calendario
2. Chiediti: di quanto preavviso hai bisogno per gestire questi input in tempo?
Supponiamo che tu voglia ricordarti di inviare un aggiornamento del budget a un cliente. Devi mandarlo mercoledì mattina, ma hai anche bisogno di almeno 30 minuti per preparare il report e devi assicurarti che il responsabile del conto lo abbia approvato prima di inviarlo al cliente.
Impostare il promemoria per mercoledì mattina è semplicemente troppo tardi, quindi dovrai impostare un promemoria per martedì pomeriggio per finire il report e inviarlo al responsabile. Poi ti servirà un secondo promemoria per mercoledì mattina per controllare che sia stato approvato e poi inviarlo.
Non affidarti a Google Calendar perché imposti promemoria automaticamente. Quando sto per imbarcarmi su un volo, spesso ricevo una notifica (generata automaticamente) dal calendario per il volo. La trovo esilarante. Se ti affidassi solo a Google Calendar per ricordarti il prossimo volo, lo perderesti ogni volta.
3. Decidi il livello di alert o promemoria di cui hai bisogno.
Hai bisogno di un clacson rumoroso o di un leggero promemoria? Alcuni elementi della tua lista delle cose da fare sono più urgenti di altri. Il promemoria per partire in tempo per un incontro con un cliente dovrebbe essere molto più invadente di un promemoria per richiedere un giorno di ferie il prossimo mese.
Per promemoria leggeri, mi piace impostare promemoria ricorrenti su Todoist. Vedo l’attività nella mia inbox e so che devo occuparmene durante la giornata. Un’altra buona opzione è utilizzare Boomerang o la funzione “ricordamelo” di Slack. Puoi continuare a rimandare il promemoria finché non avrai davvero tempo per occupartene.
Per gli elementi davvero urgenti, devi assicurarti di vedere l’alert a prescindere da ciò che stai facendo. Accertati di riceverli sia su computer che su smartphone. Quando ho qualcosa che non posso assolutamente dimenticare, imposto anche una sveglia sul telefono come backup al promemoria di Google Calendar.
4. Dedica del tempo regolarmente per organizzarti.
Il modo migliore per assicurarsi di usare davvero il proprio sistema di organizzazione personale è riservarci del tempo. Mi piace essere uno dei primi ad arrivare in ufficio. È tranquillo e non ci sono riunioni, quindi è il momento ideale per orientarmi e pianificare la giornata.
Se questo non è possibile per te, inserisci una fascia oraria dedicata all’organizzazione nel calendario. Blocca quel tempo, altrimenti probabilmente non lo farai. A seconda del sistema di calendario della tua azienda, puoi semplicemente impostare quell’orario come “occupato” per evitare che qualcuno prenoti riunioni in quello spazio.
Ancora meglio, etichetta questo tempo in modo più evidente. È un ottimo esempio per il tuo team vedere che ti prendi del tempo per mettere ordine nella tua vita. I PM sono umani, dopotutto.
Il vantaggio di un sistema personale di organizzazione = Fiducia
Ovviamente, molti di noi vogliono essere più organizzati perché sanno che può aiutarli a essere più produttivi al lavoro. Ma ci sono altri, più sottili vantaggi nell’avere un solido sistema personale di organizzazione: ogni volta che il tuo sistema di organizzazione funziona, stai facendo una buona impressione.
I tuoi colleghi, dipendenti, clienti e il capo stanno tutti imparando a fidarsi di te. Allo stesso modo, sapere che le persone con cui lavori sono organizzate ti aiuta a fidarti di loro. Nessuno ama lavorare in un ambiente disorganizzato o con qualcuno di cui non ci si può fidare.
Ogni volta che ho supervisionato un dipendente alle prime armi, ho adottato questa politica: non mi interessa quale sia il tuo sistema, purché funzioni.
Anche se non hai collaboratori diretti, puoi avere un impatto su tutta la tua organizzazione dando il buon esempio. La prossima volta che qualcuno ti assegna un'attività, prova a rispondere con qualcosa tipo: “Ricevuto. Mi imposterò un promemoria per farlo giovedì mattina e ti aggiornerò allora.”
Dando una risposta dettagliata, dimostri loro che hai un piano per gestirla e li informi su quando possono aspettarsi tue notizie. Non solo aumenti la loro fiducia in te, ma rafforzi anche la fiducia in te stesso quando rispetti costantemente i tuoi impegni.
E ora?
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