11 Competenze di Gestione delle Attività che ogni Project Manager deve Padroneggiare
Diventa un Maestro della Gestione: Competenze migliori nella gestione delle attività possono migliorare significativamente la produttività tua e del tuo team, aiutarti a rimanere organizzato e raggiungere gli obiettivi di progetto in modo efficiente.
Organizzati per Avere Energia: Sviluppare un approccio strutturato alla gestione delle attività può portare a una migliore organizzazione, stress ridotto e maggiore efficacia nel lavoro complessivo.
Potenzia la Produttività: Individuare e affrontare le cause principali dell'inefficienza, come una cattiva gestione delle attività, può aiutarti a migliorare la produzione lavorativa e la produttività.
Se hai difficoltà a mantenere la produttività, a restare organizzato e a raggiungere gli obiettivi dei tuoi progetti, la causa potrebbe essere una mancanza di competenze nella gestione delle attività.
In questo articolo parlerò delle competenze essenziali nella gestione delle attività, delle strategie e degli strumenti che ti aiuteranno a controllare e trasformare il tuo modo di lavorare, così da fare di più e completare i tuoi progetti nei tempi previsti.
Cosa sono le competenze di gestione delle attività?
Le competenze di gestione delle attività sono i talenti e le strategie utilizzate per pianificare, dare priorità e svolgere le attività in modo efficiente al fine di raggiungere obiettivi specifici.
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Le competenze di gestione delle attività vanno oltre la semplice capacità di spuntare voci da una lista di cose da fare. Si tratta di gestire i membri del team, di stabilire le priorità delle attività e di creare tempistiche realizzabili e misurabili per l’intero progetto.
Ciò include la capacità di prendere decisioni, la gestione delle attività del team e delle proprie in qualità di project manager e la motivazione dei membri del team a completare le attività entro le scadenze (o anche prima). Queste competenze ti aiutano a monitorare meglio i progressi e a gestire le attività di un progetto, a creare piani di progetto più solidi e a mantenere il lavoro in movimento lungo il flusso di lavoro.
11 competenze chiave per la gestione delle attività
Le seguenti competenze di gestione delle attività sono tra le più importanti da padroneggiare. Ho anche spiegato come parlarne nel tuo curriculum o durante un colloquio per una posizione di project manager.
1. Pianificazione
La pianificazione è molto più che fissare e rispettare le scadenze. Significa anche impostare tempistiche realistiche e individuare il giusto ordine delle attività importanti per ottimizzare il flusso di lavoro del progetto.
Un ottimo modo per mettere in evidenza questa competenza in ambito professionale è citare esempi di progetti specifici nei quali hai definito liste di attività prioritarie e le corrispondenti tempistiche di progetto.
2. Definizione delle priorità
Sapere quali attività devono essere svolte e in quale ordine è una competenza cruciale nota come definizione delle priorità. Non solo è una parte fondamentale delle competenze di un project manager, ma è anche una delle più sottovalutate. Essere in grado di riconoscere un’attività urgente rispetto a una importante richiede molta esperienza nella definizione di obiettivi a lungo termine e nella pianificazione a breve termine.
Durante un colloquio, metti in risalto le tue capacità di definizione delle priorità raccontando un episodio in cui il progresso delle attività a breve termine era positivo ma hai previsto un problema successivo se non avessi apportato aggiustamenti specifici per pensare più a lungo termine.
3. Gestione del carico di lavoro
La gestione del carico di lavoro è un’attività fondamentale, soprattutto in un ambiente in cui la collaborazione del team è valorizzata. Significa assicurarsi che i membri del team non siano sovraccarichi o sottoutilizzati. Prestando molta attenzione alle risorse, puoi gestire efficacemente le attività, riassegnare il lavoro dai membri più impegnati a quelli meno occupati e delegare compiti ove necessario.
Se vuoi evidenziare la tua competenza nella gestione del carico di lavoro sul curriculum, cita un progetto in cui hai gestito efficacemente le risorse per prevenire il burnout e la procrastinazione, riuscendo comunque a rispettare le tappe del progetto in tempo o in anticipo.
4. Delegazione
Competenze di delegazione efficaci favoriscono lo sviluppo delle capacità all’interno del team, aumentano la motivazione e aiutano a evitare i colli di bottiglia dovuti a un carico di lavoro eccessivo. La capacità di delegare le attività affinché il team resti sulla buona strada per rispettare la roadmap del progetto è una delle competenze più importanti nella gestione del tempo e delle attività. Aiuta a mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata per te e il tuo team.
Per valorizzare al meglio le tue capacità di delegazione, racconta o elenca brevemente un progetto in cui sei stato in grado di valutare compiti impegnativi, discuterne con gli stakeholder e distribuire il carico di lavoro per promuovere una collaborazione di squadra più efficiente.
5. Comunicazione
Che tu parli con membri del team, stakeholder, clienti o anche collaboratori esterni, devi sapere come comunicare in modo efficace. Questo ridurrà il tempo perso per recuperare informazioni o rifare attività.
Per parlare delle tue competenze comunicative in un curriculum o durante un colloquio, descrivi un momento in cui hai utilizzato tecniche di comunicazione efficace per gestire un progetto in tempo reale. Potresti spiegare il tuo metodo di comunicazione o parlare delle tue strategie comunicative.
6. Gestione del tempo
Tecniche di gestione del tempo come la tecnica del Pomodoro, il raggruppamento dei compiti, o le bacheche Kanban (anche se spesso utili) sono estremamente diffuse. Potrebbe essere necessario qualche tentativo per trovare gli strumenti o le competenze che funzionano meglio per te, ma una buona gestione del tempo si riduce a impiegare meno tempo sulle attività senza ridurne la qualità.
Un modo efficace per dimostrare le tue capacità di gestione del tempo è fornire una prova di come sei riuscito a portare a termine più lavoro in meno tempo. Questo può essere una breve storia su una volta in cui sei riuscito a ridurre i giorni necessari per completare un progetto, ad esempio.
7. Organizzazione
Avere un approccio strutturato nella gestione di compiti, scadenze, risorse e informazioni è una competenza fondamentale per te come project manager: essere in grado di organizzare ogni dettaglio è uno degli aspetti più importanti che puoi offrire a un progetto.
Puoi mostrare le tue capacità organizzative parlando dei sistemi e dei processi che hai implementato per tenere traccia delle attività, dei progressi, dei file e delle versioni, dei feedback e delle conversazioni con gli stakeholder, e di altri elementi critici del progetto.
8. Adattabilità
Restare agili e flessibili con il proprio piano di progetto è una competenza fondamentale per i project manager. I requisiti possono cambiare, possono intervenire nuovi stakeholder e l’ambito del progetto può espandersi. La capacità di pensare rapidamente e cambiare direzione quando necessario è indispensabile nella gestione dei progetti.
Nel curriculum o durante un colloquio, metti in evidenza come ti sei adattato quando gli obiettivi o le tempistiche di un progetto sono cambiati con i clienti o in un progetto specifico. Condividi un esempio concreto in cui hai dovuto cambiare rotta inaspettatamente.
9. Problem-solving
Individuare un problema e poi agire sembra semplice, ma ci sono sorprendentemente molti project manager che si bloccano su problemi poco importanti o non urgenti.
Durante un colloquio, evidenzia come hai risolto rapidamente ed efficacemente un problema imprevisto. Nel tuo curriculum, descrivi problemi specifici che hai risolto e i risultati derivanti dalla tua prontezza.
10. Pensiero critico
È una cosa riconoscere un problema, ma è un’abilità completamente differente ragionare su come risolverlo. Un pensiero critico creativo e rapido può fare la differenza per mantenerti in linea con la consegna del progetto nei tempi previsti.
Non limitarti a elencare il pensiero critico tra le tue competenze nel curriculum. Mostra queste abilità con una breve spiegazione di come il tuo pensiero creativo e critico abbia migliorato i risultati di un progetto.
11. Conoscenza dei software per la gestione delle attività
Esistono una moltitudine di strumenti di gestione delle attività, app e modelli tra cui scegliere che possono aiutarti a gestire meglio il tuo tempo e le attività di progetto. Trovare il giusto software di project management significa assicurarsi che lo strumento si adatti a te e al tuo team, non il contrario. Questo va oltre la semplice presenza di funzionalità come notifiche, integrazioni con i social media o monitoraggio del tempo.
Nel curriculum o in un colloquio, spiega la tua esperienza con i vari strumenti. Conta meno quali strumenti specifici hai usato in passato, conta di più il modo in cui li hai utilizzati per completare attività e progetti nei tempi, nel budget previsto e rispettando l’ambito.
Come migliorare le tue abilità nella gestione dei compiti
Ecco i miei migliori consigli per migliorare le tue capacità nella gestione delle attività.
Individua i tuoi momenti di massima produttività
Scopri quando il tuo cervello è al massimo delle sue capacità. Trovare quei momenti di picco produttivo può essere una sfida—se vuoi affinare le tue abilità nella gestione delle attività, inizia a prestare molta attenzione a quando dai il meglio di te.
Una buona prassi è sperimentare in quali momenti della giornata sei più produttivo, secondo Insightful. Definisci un compito semplice ma che richieda un buon livello di concentrazione mentale. Ripeti quel compito più volte durante la giornata e annota quanto tempo ci hai impiegato, quanto ti sia sembrato difficile e quanto ti sentissi stanco prima e dopo.
Raccogliere questi dati ti aiuterà a vedere i pattern e a capire quando lavori al massimo delle tue potenzialità. A quel punto, programma tutte le attività che richiedono maggiore impegno mentale in quei blocchi di tempo specifici.
Stabilisci obiettivi chiari
Stabilire degli obiettivi è una competenza importante nella gestione dei compiti, ma questo va oltre i grandi obiettivi a lungo termine. Fissa piccoli obiettivi concreti che possano essere facilmente pianificati e raggiunti. Questo ti manterrà motivato e ti permetterà di progredire, così potrai sfruttare al meglio la tua gestione del tempo.
Quello che funziona per me è stabilire un compito principale al giorno che mi avvicini ai miei obiettivi più grandi, seguito da 3-5 compiti più piccoli che lavorano a favore di quest'unico compito principale. In questo modo hai un obiettivo chiaro da raggiungere e una strada definita per arrivarci.
Blocca il tempo nel tuo calendario
Se hai identificato il tuo momento di massima produttività e hai stabilito obiettivi chiari, il prossimo passo è riservare del tempo nel tuo calendario per completare questi compiti fondamentali. Questa è una tattica popolare descritta in molti libri sulla gestione del tempo, e c'è un detto tra gli imprenditori che recita: “quello che viene pianificato viene eseguito”. Pertanto, dedicare del tempo specifico per raggiungere i tuoi obiettivi è fondamentale.
Il time blocking può consistere nel programmare i tuoi compiti più importanti per nome o per tipologia sul tuo calendario. Ad esempio, puoi calendarizzare una o due ore per "lavori amministrativi" durante il periodo di minore produttività e "raggiungimento degli obiettivi quotidiani" in un altro blocco di una o due ore. Se questi compiti sono presenti nel tuo calendario, ti assicurerai che vengano svolti.
Monitora il tuo tempo e i tuoi progressi
Un altro detto recita: “ciò che viene misurato viene gestito”. Se dedichi del tempo a monitorare i tuoi progressi e quanto hai impiegato per raggiungerli, potrai correggere con maggiore facilità eventuali inefficienze che potrebbero emergere.
Una tecnica molto diffusa per la gestione del tempo è il Metodo Pomodoro, che prevede di lavorare a intervalli alternati da brevi pause per una durata totale di una o due ore. Questo ti aiuta a capire quante cose puoi portare a termine in blocchi di tempo definiti. Dopo aver esaminato i tuoi progressi, identificherai dei modelli che ti permetteranno di ottimizzare la gestione del tempo.
Un ottimo modo per farlo è usare il metodo Timeboxing—una tecnica comunemente utilizzata dai migliori professionisti e CEO.
Fissa scadenze realistiche e controllale
Tutte le abilità di gestione del tempo e delle attività non ti serviranno a nulla se non stai fissando obiettivi e scadenze realistiche. L'ottimismo eccessivo è un concetto psicologico che spiega come spesso pensiamo di essere più bravi a completare i compiti di quanto non lo siamo davvero. Tuttavia, se monitori il tuo tempo e i tuoi progressi, puoi superare questo bias.
Dai priorità e delega ciò che può essere svolto in modo più efficiente da un altro membro del team. Utilizza software di project management per ottimizzare le tue tempistiche e i processi di gestione delle risorse.
Evita il multitasking
Quando ho molti progetti su cui lavorare o una serie di attività da completare in poco tempo, sono tentato a provare a lavorare su più di una contemporaneamente. Tuttavia, è stato dimostrato che il multitasking è inefficiente per la stragrande maggioranza delle persone.
Quando dividi la tua attenzione, dividi anche la qualità del tuo lavoro. Non cadere nella tentazione di fare più cose insieme pensando di ottenere di più. Concentrati su una sola attività alla volta dedicandole tutta la tua attenzione e ti accorgerai che riuscirai a completare più cose in meno tempo.
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