11 competenze di gestione delle attività che i project manager devono padroneggiare
Maestro delle attività: Migliori competenze di gestione delle attività possono migliorare significativamente la produttività tua e del tuo team, aiutarti a rimanere organizzato e consentirti di raggiungere gli obiettivi del progetto in modo efficiente.
Organizzarsi per trovare energia: Sviluppare un approccio strutturato alla gestione delle attività può portare a una migliore organizzazione, a una riduzione dello stress e a una maggiore efficacia complessiva del lavoro.
Stimolatori della produttività: Individuare e affrontare le cause alla radice dell'inefficienza, come una scarsa gestione delle attività, può aiutarti a migliorare i risultati e la produttività sul lavoro.
Se fai fatica a mantenere la produttività, a rimanere organizzato e a raggiungere gli obiettivi del tuo progetto, la causa potrebbe essere la mancanza di competenze nella gestione delle attività.
In questo articolo analizzerò le competenze, le strategie e gli strumenti essenziali per la gestione delle attività, che ti aiuteranno ad avere il controllo del tuo modo di lavorare e a trasformarlo, così da portare a termine più attività e completare i tuoi progetti nei tempi previsti.
Cosa sono le competenze nella gestione delle attività?
Le competenze nella gestione delle attività sono le capacità e le strategie utilizzate per pianificare, stabilire le priorità e svolgere le attività in modo efficiente, al fine di raggiungere determinati obiettivi.
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Le competenze nella gestione delle attività non consistono semplicemente nella capacità di spuntare qualcosa da una lista di cose da fare. Si tratta di gestire i membri del team, stabilire le priorità delle attività e creare tempistiche realizzabili e misurabili per l'intero progetto.
Questo include la capacità di prendere decisioni, gestire le attività del team e le proprie in qualità di project manager e motivare i membri del team a completare le attività entro le scadenze previste (o prima). Queste competenze possono aiutarti a monitorare meglio i progressi e a gestire le attività di un progetto, creare piani di progetto più solidi e mantenere il lavoro in movimento lungo il flusso di lavoro.
11 competenze chiave nella gestione delle attività
Le seguenti competenze nella gestione delle attività sono tra le più importanti da padroneggiare. Ho spiegato anche come parlarne nel tuo curriculum o durante un colloquio per un ruolo nella gestione dei progetti.
1. Pianificazione
La pianificazione non consiste soltanto nello stabilire e rispettare le scadenze. Significa anche definire tempistiche realistiche e individuare l'ordine corretto delle attività importanti, così da ottimizzare il flusso di lavoro del progetto.
Un ottimo modo per mettere in evidenza questa competenza nella gestione delle attività in un contesto professionale consiste nel citare esempi tratti da progetti specifici in cui hai stabilito elenchi di attività prioritarie e le relative tempistiche del progetto.
2. Definizione delle priorità
Sapere quali attività devono essere svolte e in quale ordine è una competenza fondamentale nota come definizione delle priorità delle attività. Non solo è una parte essenziale delle competenze di un project manager, ma è anche una delle competenze più sottovalutate. Essere in grado di distinguere un'attività urgente da una importante richiede molta pratica nella definizione degli obiettivi a lungo termine e nella pianificazione a breve termine.
Durante un colloquio, metti in evidenza le tue competenze nella definizione delle priorità condividendo un episodio in cui i progressi a breve termine delle attività sembravano procedere bene, ma avevi previsto un problema più avanti se non avessi apportato specifiche modifiche alle attività con una prospettiva di più lungo periodo.
3. Gestione del carico di lavoro
La gestione del carico di lavoro è un'attività fondamentale, soprattutto in un ambiente di lavoro in cui la collaborazione del team è importante. Significa assicurarsi che i membri del team non siano sovraccarichi o impiegati meno del necessario. Prestando molta attenzione alle tue risorse, puoi gestire efficacemente le attività, riallocare il lavoro dai membri del team più impegnati a quelli meno occupati e delegare il lavoro ai membri del team secondo necessità.
Se vuoi mettere in risalto la tua competenza nella gestione del carico di lavoro nel curriculum, cita un progetto in cui hai gestito efficacemente le risorse per prevenire il burnout e la procrastinazione, rispettando comunque le tappe fondamentali del progetto nei tempi previsti o in anticipo.
4. Delega
Le efficaci competenze di delega favoriscono lo sviluppo delle capacità nel team, aumentano la motivazione e aiutano a evitare i colli di bottiglia causati da un carico di lavoro eccessivo. La capacità di delegare le attività affinché il team possa rimanere sulla giusta rotta per raggiungere la tabella di marcia del progetto è una delle competenze più importanti nella gestione delle attività e del tempo. Aiuta a mantenere un sano equilibrio tra vita professionale e vita privata per te e per il tuo team.
Per dimostrare al meglio le tue competenze di delega, descrivi o elenca brevemente un progetto in cui sei riuscito a valutare attività impegnative, confrontarti con gli stakeholder e distribuire il carico di lavoro per incoraggiare una collaborazione più efficiente.
5. Comunicazione
Che tu stia parlando con membri del team, stakeholder, clienti o persino collaboratori esterni, devi sapere come comunicare in modo efficace. Questo ridurrà il tempo dedicato a recuperare il lavoro arretrato o a rifarlo.
Per parlare delle tue competenze comunicative nel curriculum o durante un colloquio, descrivi un momento in cui hai utilizzato tecniche di comunicazione efficaci per gestire un progetto in tempo reale. Potresti illustrare il tuo metodo di comunicazione o condividere le tue strategie comunicative.
6. Gestione del tempo
Le tecniche di gestione del tempo come la tecnica del Pomodoro, il raggruppamento delle attività o le bacheche Kanban (sebbene spesso utili) sono molto comuni. Potrebbe essere necessario fare qualche tentativo per trovare gli strumenti o le competenze più adatti a te, ma una buona gestione del tempo si riduce a dedicare meno tempo alle attività senza ridurne la qualità.
Un modo efficace per dimostrare le tue competenze nella gestione del tempo consiste nel condividere una prova di come sei riuscito a fare di più in meno tempo. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di un breve racconto di una situazione in cui hai ridotto di alcuni giorni la durata di un progetto.
7. Organizzazione
Avere un approccio strutturato alla gestione di attività, scadenze, risorse e informazioni è una competenza fondamentale per un project manager: essere in grado di organizzare ogni dettaglio è una delle attività più importanti che puoi svolgere per un progetto.
Puoi mettere in evidenza le tue capacità organizzative illustrando i sistemi e i processi che hai implementato per tenere traccia delle attività, dei progressi, dei file e delle versioni, dei feedback e delle conversazioni con gli stakeholder, oltre che di altri elementi essenziali delle informazioni sul progetto.
8. Adattabilità
Rimanere agili e flessibili con il tuo piano di progetto è una competenza fondamentale per i project manager. I requisiti potrebbero cambiare, potrebbero essere coinvolti nuovi stakeholder e l'ambito del progetto potrebbe ampliarsi. La capacità di reagire prontamente e cambiare direzione quando necessario è indispensabile nella gestione dei progetti.
Nel curriculum o durante un colloquio, metti in evidenza come ti sei adattato al cambiamento degli obiettivi o delle tempistiche di un progetto specifico o concordate con i clienti. Condividi un caso concreto in cui hai dovuto cambiare direzione inaspettatamente.
9. Risoluzione dei problemi
Individuare un problema e poi intervenire per risolverlo sembra semplice, ma c'è un numero sorprendentemente elevato di project manager che si bloccano su problemi poco importanti o non urgenti.
Durante un colloquio, spiega come hai risolto in modo rapido ed efficace un problema imprevisto. Nel curriculum, descrivi i problemi specifici che hai risolto e i risultati del tuo intervento tempestivo.
10. Pensiero critico
Riconoscere un problema è una cosa, ma ragionare su come risolverlo richiede un insieme di competenze completamente diverso. Un pensiero critico creativo e rapido può aiutarti molto a mantenere la rotta e completare il progetto in tempo.
Non limitarti a elencare il pensiero critico tra le tue competenze nel curriculum. Metti in mostra queste capacità con una breve spiegazione di come il tuo pensiero creativo e critico abbia migliorato i risultati del progetto.
11. Conoscenza dei software per la gestione delle attività
Esiste una vasta scelta di strumenti per la gestione delle attività, app e modelli che possono aiutarti a gestire meglio il tuo tempo e le attività del progetto. Trovare il software per la gestione dei progetti giusto significa assicurarsi che lo strumento funzioni per te e per il tuo team, e non il contrario. Questo va oltre la semplice verifica di avere accesso a funzionalità per le notifiche, le integrazioni con i social media o il monitoraggio del tempo.
Nel curriculum o durante un colloquio, spiega la tua esperienza con gli strumenti esistenti. Non conta tanto quali strumenti hai utilizzato in passato, quanto il modo in cui li hai usati per completare attività e progetti nei tempi previsti, rispettando il budget e l'ambito del progetto.
Come migliorare le tue competenze nella gestione delle attività
Ecco i miei principali suggerimenti per migliorare le tue competenze nella gestione delle attività.
Individua i tuoi momenti di massima produttività
Scopri quando il tuo cervello funziona al meglio. Individuare i momenti di massima produttività può essere difficile: se vuoi affinare le tue competenze nella gestione delle attività, inizia a prestare molta attenzione a quando svolgi il tuo lavoro migliore.
Secondo Insightful, una buona pratica consiste nello sperimentare per capire quando sei più produttivo durante la giornata. Definisci un'attività semplice che richieda una buona dose di concentrazione per essere completata. Ripeti quell'attività durante la giornata e annota quanto tempo hai impiegato (per questo è utile un semplice strumento di monitoraggio del tempo), quanto ti è sembrata difficile e quanto ti sentivi stanco prima e dopo.
Raccogliere questi dati ti aiuterà a individuare gli schemi ricorrenti e i momenti in cui lavori al massimo delle tue prestazioni. Poi, pianifica tutte le attività che richiedono un intenso impegno mentale in quelle fasce orarie.
Stabilisci obiettivi chiari
Stabilire degli obiettivi è un'importante competenza nella gestione delle attività, ma non si limita ai grandi obiettivi a lungo termine. Fissa obiettivi più piccoli per le attività, che possano essere facilmente pianificati e completati. Questo ti manterrà motivato e ti permetterà di mantenere lo slancio, così da ottimizzare la gestione del tuo tempo.
Quello che funziona per me è fissare un'attività principale al giorno che mi avvicini ai miei obiettivi più ampi, seguita da 3-5 attività più piccole che contribuiscano al completamento di quell'attività principale. In questo modo, hai un obiettivo chiaro da raggiungere e un percorso altrettanto chiaro per arrivarci.
Blocca del tempo sul tuo calendario
Se hai individuato il momento di massima produttività e fissato obiettivi chiari, il tuo prossimo compito è bloccare del tempo sul calendario per completare le attività più importanti. È una tattica popolare descritta in molti libri sulla gestione del tempo e negli ambienti imprenditoriali si dice che “ciò che viene pianificato viene fatto”. Pertanto, bloccare del tempo per raggiungere i propri obiettivi è fondamentale.
Bloccare il tempo può significare inserire nel calendario le attività più importanti, indicando il nome o il tipo. Ad esempio, pianifica da una a due ore per il “lavoro amministrativo” durante il momento di minore produttività e un altro blocco da una a due ore per “raggiungere gli obiettivi quotidiani”. Se sono bloccate sul calendario, ti assicurerai che vengano portate a termine.
Monitora il tempo e i progressi
C'è un altro detto: “ciò che viene misurato viene gestito”. Se dedichi del tempo a monitorare i tuoi progressi e quanto tempo hai impiegato, puoi individuare meglio eventuali inefficienze che potrebbero emergere.
Una tecnica popolare per la gestione del tempo è il Metodo Pomodoro, secondo il quale si lavora a intervalli intervallati da brevi pause nell'arco di una o due ore. Questo ti aiuta a capire quanto riesci a realizzare in specifici blocchi di tempo. Dopo aver analizzato i tuoi progressi, noterai alcuni schemi che ti permetteranno di gestire il tempo in modo più efficiente.
Un ottimo modo per farlo è utilizzare il metodo della suddivisione in intervalli di tempo—un metodo comune utilizzato dai professionisti più performanti e dai CEO.
Stabilisci scadenze realistiche e monitorale
Tutte le competenze di gestione del tempo e delle attività del mondo non possono aiutarti se non stabilisci obiettivi e scadenze realistici. Il bias dell'ottimismo è un concetto psicologico che spiega come spesso pensiamo di essere più bravi a portare a termine il lavoro di quanto non siamo in realtà. Tuttavia, se monitori il tempo e i progressi, puoi superare questo bias.
Dai priorità e delega ciò che può essere svolto in modo più efficiente da un altro membro del team. Utilizza un software di gestione dei progetti per riordinare le tempistiche e i processi di gestione delle risorse.
Evita il multitasking
Quando ho molti progetti su cui lavorare o una serie di attività da completare in poco tempo, sono tentato di lavorare contemporaneamente a un paio di esse. Tuttavia, è stato dimostrato che il multitasking è inefficiente per la stragrande maggioranza delle persone.
Quando dividi la tua concentrazione, dividi anche la qualità del tuo lavoro. Non lasciarti tentare dall'idea di fare di più svolgendo più attività contemporaneamente. Concentrati su un'attività alla volta con tutta la tua attenzione e scoprirai di riuscire a portare a termine più lavoro in meno tempo.
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