Come Evitare Una Riunione: 5 Modi Per Proteggere Il Tuo Tempo
Ecco una statistica sconvolgente: si stima che ci siano 55 milioni di riunioni a settimana nelle aziende americane! Questo si traduce in oltre 1 miliardo all’anno e si stima che ciò rappresenti più del 30% della settimana lavorativa delle persone!
Qual è l’unica cosa che davvero vogliamo fare quest’estate (o almeno l’unica cosa che vogliamo fare se dobbiamo lavorare)? Ridurre il tempo trascorso in riunione, soprattutto nelle riunioni inutili, improduttive, che non portano risultati, o che sembrano non finire mai.
Esploreremo le riunioni di project management, insieme ad alcune strategie per evitarle o, in alternativa, per renderle efficaci ed efficienti. Così potrai concentrarti sul lavoro da svolgere e goderti un po’ di divertimento estivo all’aperto!
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Sono Annie MacLeod, una project manager con anni di esperienza che lavora nel mondo digitale da decenni. Da convinta introversa, non sono un’amante delle riunioni, a meno che non siano pertinenti, portino risultati e rispettino il mio tempo (cioè inizino e finiscano puntualmente)!
A tal fine, ho pensato a una serie di strategie efficaci per ridurre il numero di riunioni a cui è necessario partecipare!
Perché il project management prevede così tante riunioni?
Quando ho chiesto a Miro AI quali fossero le riunioni di progetto più frequenti, ha restituito questa mappa mentale:
Quando ho cercato su Google informazioni sulle riunioni di progetto, ho trovato questo articolo del PMI in cui si afferma che i project manager trascorrono il 90% del loro tempo a comunicare.
Anche se questa percentuale può sembrare eccessiva, riflettiamoci. Come project manager siamo il punto di riferimento tra il team di progetto, il cliente, lo sponsor e gli stakeholder coinvolti nei nostri progetti. Siamo costantemente in interazione con ciascuno di questi gruppi e gestiamo continuamente le aspettative.
Come possiamo vedere dalla mappa mentale, ci sono continue opportunità per incontrarsi!
Sia nelle fasi iniziali del progetto durante la pianificazione, sia nelle fasi più avanzate di monitoraggio dei progressi, è un costante scambio di informazioni tra il team, la loro rielaborazione per i vari stakeholder, raccolta di feedback dagli stakeholder e poi restituzione al team di progetto.
Esploriamo ciascuno di questi principali gruppi di riunioni per capire perché sono importanti. Poi suggeriremo alcune tecniche per eliminarle o almeno per renderle più efficaci!
Riunioni di pianificazione
Abbiamo quattro attività diverse nella fase di pianificazione: kickoff, ambito, budget e cronoprogramma. Direi che tutte queste riunioni sono fondamentali, soprattutto per i project manager digitali, per i seguenti motivi:
Avvio del progetto
Questa fase riguarda la costruzione di relazioni che renderanno i nostri team di progetto resilienti e produttivi; una riunione, o ancora meglio un workshop (ne parleremo più avanti), utile a creare relazioni, norme di team o una carta del team, può fare molta strada per far partire il progetto con il piede giusto!
Queste attività, quando ben eseguite, costruiscono un team resiliente che può affrontare le difficoltà della delivery di progetto e i cambiamenti.
Ambito, budget e cronoprogramma
Queste riunioni servono a collaborare per comprendere non solo quale sia l’ambito, il budget e il cronoprogramma, ma anche per assicurarsi che tutti siano consapevoli delle dipendenze tra le attività degli altri e dei rischi sui tempi.
Focalizzare le riunioni su queste dipendenze fondamentali le rende davvero efficaci. Il budget di un progetto spesso può essere sviluppato proprio grazie a questo lavoro, il che significa che si può evitare la necessità di una riunione separata dedicata solo al budget.
Riunioni di avanzamento
Nella nostra mappa mentale abbiamo individuato tre attività diverse legate all’avanzamento: stato di avanzamento, revisione e retrospettiva. Queste attività sono particolarmente importanti per gestire le aspettative dei vari stakeholder.
Ciò su cui dobbiamo concentrarci è quali aspetti dell’avanzamento del progetto richiedono effettivamente una riunione (ad esempio cambiamenti nei risultati di progetto, cambi richiesti dai clienti e decisioni chiave), rispetto alla semplice reportistica.
Suggerirei che due di questi possano essere ridotti o eliminati: stato e revisione.
Se disponi di un sistema di gestione delle attività solido, focalizzato sui risultati allineati alle aspettative dei clienti e degli sponsor, puoi organizzare riunioni che si concentrano sulla collaborazione per risolvere problemi relativi a tempistiche, ambito e budget, o prendere decisioni riguardo alle richieste di modifica, gestione dei rischi e risoluzione delle problematiche.
Le retrospettive sono fondamentali per migliorare continuamente la consegna dei nostri progetti e per l'apprendimento! Detto ciò, si può fare brainstorming asincrono per raccogliere idee e poi riservare il tempo della riunione per arrivare alla causa principale dei problemi e sviluppare piani d'azione a partire dagli insegnamenti appresi.
Riunioni Decisionali
Le riunioni decisionali presuppongono che si stia adottando un processo collaborativo per prendere decisioni, richiedendo quindi una riunione.
Nella mia esperienza, la realtà è che molti progetti operano secondo una struttura di autorità più gerarchica, quindi pur essendo necessaria una riunione, potrebbe essere richiesta solo la partecipazione del project manager e dello sponsor e/o del cliente.
È fondamentale non permettere che le decisioni richiedano troppo tempo e ritardino il progetto, ma potrebbe non essere necessario coinvolgere l'intero team di progetto in una riunione.
Dovrai analizzare i componenti chiave della decisione per rendere queste riunioni focalizzate ed efficaci. Avrai bisogno di persone diverse in queste riunioni, con differenti conoscenze e autorità, per poter giungere realmente a una decisione.
Considera:
- Inquadrare la decisione: Chi ha l'autorità di decidere? Questa decisione influisce sulle attività di progetto, sui risultati del progetto, sulla direzione strategica dell'organizzazione o sul servizio offerto ai clienti? Ognuno di questi casi richiede il coinvolgimento di persone molto diverse e, in ultima istanza, anche diverse persone responsabili della decisione finale.
- Valutare le alternative: Potresti avere bisogno di risorse con conoscenze specifiche per individuare le alternative valide. Questo può essere oggetto di una riunione separata per definire le opzioni e poi sviluppare una raccomandazione da sottoporre allo sponsor o al cliente.
- Prendere la decisione: quali sono i metodi più appropriati e i livelli di autorità all'interno dell'organizzazione. Non invitare l'intero team di progetto per deliberare, se la decisione deve essere presa dallo sponsor di progetto o dal cliente.
Riunioni di Comunicazione
Come già citato, i project manager trascorrono il 90% del loro tempo a comunicare, quindi è un aspetto fondamentale per il successo del progetto. La mappa mentale copre quattro tipologie distinte di comunicazione: aggiornamenti agli stakeholder, standup del team o check-in, incontri con i clienti e incontri con i fornitori.
Anche se tutti questi sono destinatari appropriati con cui comunicare, per ridurre le riunioni dobbiamo concentrarci sulla comunicazione finalizzata alla consultazione piuttosto che all'informazione. Se stiamo solo informando, non è necessario avere una riunione: evita riunioni di aggiornamento sullo stato solo per il gusto di riunirsi!
Quando informiamo gli stakeholder, possiamo utilizzare video di aggiornamento, report di stato, strumenti visivi come dashboard di progetto o persino viste in sola lettura nel nostro tool di gestione delle attività preferito. Utilizzando questi metodi, non dimenticare di prevedere una modalità per ricevere feedback da ciascun destinatario.
Permetti loro di commentare il tuo video, inviare risposte al report di stato e lasciare commenti sulla dashboard di progetto o sulle attività. Fai follow-up e mantieni alto il loro coinvolgimento; ogni feedback rappresenta un'opportunità per capire se le aspettative di questi stakeholder vengono soddisfatte.
5 Modi per Evitare Riunioni (e Rendere Quelle Esistenti Più Efficaci)
La strategia numero uno è eliminare le riunioni non necessarie ogni volta che è possibile. Se non puoi eliminarla, cerca alternative come la comunicazione asincrona.
Se devi necessariamente avere una riunione, almeno assicurati che sia efficace. Se la riunione è davvero indispensabile, assicuriamoci che porti risultati e che rispetti il tempo delle persone.
1. Blocca il tuo calendario per rituali e tempo di lavoro
Il modo migliore per evitare riunioni è essere indisponibili! Al minimo, eviterai che qualcuno inserisca nella tua settimana riunioni indesiderate e indurrà le persone a riflettere due volte prima di fissare un incontro: si chiederanno se è davvero necessario quando le persone "giuste" non possono partecipare.
Inoltre, non dimenticare di controllare quelle app insidiose come Calendly che possono infilare riunioni nel tuo calendario. È ottimo essere reattivi verso clienti esterni, ma non a scapito del lavoro concreto.
Quando blocchi il tuo calendario, ecco alcuni altri consigli e trucchi:
- Assicurati di prevedere un “tempo di avvio” oltre al tempo di lavoro profondo. Spesso, quando costruiamo o creiamo qualcosa, abbiamo bisogno di tempo per entrare nel giusto stato mentale o per rinfrescare la mente prima di iniziare. Questo ti consente anche di rivedere dove eri rimasto l'ultima volta che ci hai lavorato.
- Concediti anche del tempo per la conclusione. Quando termini il tuo blocco di lavoro, assicurati di riflettere sui prossimi passi da compiere quando riprenderai l'attività. Fai un breve riassunto su un post-it o aggiungilo all'evento del tuo calendario con i dettagli. Questo ti aiuterà a ripartire più rapidamente la prossima volta.
- Valuta di introdurre una regola "no riunioni" per uno o due mezze giornate a settimana in tutta l’organizzazione. Facendolo regolarmente, le persone entreranno in un ritmo e ci penseranno due volte prima di programmare un incontro. Inoltre, una mezza giornata è una quantità di tempo abbastanza piccola da non interferire con le esigenze quotidiane dei clienti o le emergenze del team.
- Pianifica pause rigeneranti. Che si tratti di un po’ di tempo per prendere una boccata d'aria, fare qualche esercizio di stretching yoga o una breve passeggiata, inserisci tutto nel tuo calendario! Non possiamo essere produttivi o in salute se non gestiamo e non siamo proattivi con la cura di noi stessi.
2. Usa il video per condividere informazioni e comunicare in modo asincrono
Una ricerca di 3M ha rilevato che possiamo elaborare le informazioni in modo visivo 60.000 volte più velocemente rispetto al testo. Le immagini vengono elaborate simultaneamente mentre le informazioni uditive sono processate in modo lineare, risultando così ancora più lente del testo.
Inoltre, il 65% della popolazione è composta da apprendenti visivi. Questo spiega perché le presentazioni aziendali che si protraggono all'infinito con montagne di informazioni non solo siano noiose al massimo, ma anche perché PowerPoint abbia conquistato il mondo! Se sei scettico prova questo:
Detto ciò, è comunque necessario trasmettere le informazioni ai principali destinatari del progetto. Pensa ai report di stato o agli aggiornamenti del progetto. Raccomando vivamente di trovare soluzioni per renderli più visivi e di registrarli, così che i portatori di interesse possano consultarli a loro ritmo e secondo le loro disponibilità. Considera queste due immagini:
Rispetto a
Quale delle due trovi più informativa? Se realizzassi un breve video di 3-5 minuti sul primo report spiegandone verbalmente lo stato del progetto, non solo trasmetteresti molte più informazioni ma otterresti anche una migliore comprensione e memorizzazione della situazione.
Non dimenticare di prevedere dei canali di feedback nel caso qualcuno abbia domande, commenti o dubbi sulle informazioni condivise. Potrebbe trattarsi di commenti a un video o annotazioni su una bacheca Miro.
Sii creativo, ma non saltare questo passaggio! E non dimenticare di rispondere a quei commenti. Sono momenti chiave per gestire le aspettative dei tuoi stakeholder.
3. Prepara sempre un ordine del giorno per la riunione
Come fai a sapere se serve davvero una riunione? Troppo spesso si convocano incontri solo perché possibile o soltanto per "buttare là" un’idea.
Se ti prendi il tempo di preparare un'agenda chiara, puoi confermare se una riunione è davvero necessaria, chi deve partecipare, e quale risultato desideri ottenere.
Non riesco a contare le volte in cui, riflettendo su questi aspetti, si è eliminata la necessità di fare una riunione, spesso perché non avevamo le informazioni giuste per organizzarla.
Utilizzo questo formato:
- Scopo: Qual è lo scopo della riunione?
- Processo: Qual è il processo o il flusso di lavoro che useremo per raggiungere il risultato dell’incontro?
- Risultato atteso: Qual è l'esito della riunione? Cosa vogliamo ottenere?
Funziona al meglio se parti proprio dal risultato atteso e poi ragioni a ritroso. Come porterai i partecipanti all’obiettivo desiderato?
Inoltre, assicurati di pianificare la tua agenda suddividendo il tempo. Calcola quanto tempo richiederà ciascun punto all’ordine del giorno e imposta di conseguenza l’orario di inizio e fine della riunione.
Nulla è più efficace che ottenere la reputazione di organizzare riunioni produttive che rispettano il tempo delle persone!
4. Assicurati che ci siano le persone giuste nella riunione
Questo è un modo per ridurre o eliminare le riunioni. Non ha senso fare una riunione senza che ci siano i partecipanti giusti, ed è ancora più frustrante essere invitati a incontri a cui non si apporta alcun valore!
Per aiutarti a capire chi deve partecipare, sviluppa la tua agenda come abbiamo discusso e poi determina il motivo per cui fare la riunione. Questo ti aiuterà davvero a concentrarti sulle persone che devono esserci.
Quattro tipologie di riunioni utili nei progetti che utilizzo e che possono aiutarti sono:
- Co-creazione: Tipicamente per determinare dipendenze, piani delle risorse e strategie di mitigazione dei rischi; spesso prevedono attività di brainstorming
- Prendere una decisione: Per sviluppare un documento di ambito progetto o decidere se procedere con una modifica del progetto; è necessario assicurarsi di avere in queste riunioni le persone con l'autorità adeguata
- Costruire relazioni: Ne abbiamo già parlato in precedenza con i kick-off di progetto, ma vale anche per altri incontri e richiede attività come l’empathy mapping per avere successo
- Risolvere un problema: Di solito consiste nell'affrontare una richiesta di modifica o determinare il piano per risolvere un problema di progetto legato a tempi, ambito o budget. Potrebbe essere necessario invitare persone creative e persone capaci di prendere decisioni—che non sempre coincidono!
Essere chiari sullo scopo permette di avere le persone giuste presenti e aiuta anche a chiarire l’agenda. Ricorda inoltre di non inserire troppi obiettivi diversi in una singola riunione: non riuscirai mai a trattare tutto il materiale in modo efficace.
5. Trasforma le riunioni in workshop per ottenere risultati
Abbiamo già parlato dell'importanza di avere un’agenda, parte della quale riguarda il processo. Pensare al processo necessario per raggiungere l’obiettivo prefissato ci permette di trasformare la riunione in un laboratorio pratico.
Se utilizziamo i workshop, i nostri incontri saranno più collaborativi ed efficaci. Le persone non si lamentano di partecipare agli incontri quando hanno la possibilità di contribuire concretamente a qualcosa che porta risultati!
Vogliamo che i nostri workshop siano pratici e interattivi e, per ottenere ciò, è necessario prepararli adeguatamente. Alcune attività principali che puoi prevedere in un workshop includono:
Workshop di avvio progetto
- Revisionare le lezioni apprese da un progetto precedente e fare brainstorming su come il team potrebbe replicare i successi o mitigare i problemi per ogni lezione.
- Collaborare per sviluppare una carta del team o delle regole di progetto che definiscano le aspettative tra i membri e stabiliscano standard per la risoluzione dei problemi all’interno del gruppo e le risorse per il supporto reciproco. Ecco un ottimo template che ho utilizzato in passato.
Pianificazione di Ambito e Tempistiche
È fondamentale che i team di progetto comprendano non solo l’ambito del progetto ma anche le interdipendenze all’interno del team. Ho riscontrato che due attività di workshop possono essere molto utili a questo scopo:
- Fare brainstorming e poi raggruppare i deliverable di progetto
- Costruire un piano a ritroso per comprendere le interdipendenze.
Ecco un template che, al Passo 2 & Passo 3, mostra come svolgere entrambe queste attività in un formato workshop.
Inoltre, ricorda che i workshop non dovrebbero mai durare più di due ore—questa è una regola empirica molto collaudata. È quasi impossibile mantenere l’energia alta per un tempo più lungo: si percepisce chiaramente il calo di attenzione nel gruppo.
Infine, non dimenticare di riassumere i tuoi incontri in azioni concrete e di comunicare l’esito della riunione.
3 vantaggi di avere meno riunioni
Ricordiamo perché vogliamo meno riunioni! Ecco i tre motivi principali:
- Più produttività: dovremo produrre il lavoro che ci spetta ed essere in grado di concentrarci su risultati di qualità
- Meno spese per l’organizzazione in generale: le riunioni costano denaro; il tempo di preparazione e il costo di ogni singola persona che partecipa alla riunione
- Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata: quando le persone sono più produttive e meno frustrate si sentono meglio riguardo al loro lavoro e alla loro organizzazione
Esci e goditi l’estate con meno riunioni!
Un ultimo consiglio: non tentare di fare troppo! Nessuna organizzazione può implementare tutte queste idee in una sola volta. Fai una valutazione di dove si trova il principale punto dolente nella tua organizzazione e scegli una o due strategie da mettere in atto, poi raccogli i feedback!
Una cosa in cui i digital project manager sono davvero bravi è fare le retrospettive! Fanne una alla tua prossima riunione e poi scegli tra alcune di queste strategie oppure lascia che il team proponga altre idee.
Ricorda anche che alcune di queste strategie (in particolare le mezze giornate senza riunioni) richiederanno il sostegno della dirigenza—questo potrebbe essere un progetto a sé! 🙂
Io tengo un workshop gratuito che ti darà l’opportunità di esercitarti a costruire alcune agende di riunioni efficaci che riprenderanno nell’autunno 2023. Detto ciò, prova semplicemente ad iniziare con il modello di agenda qui sopra e mettilo in pratica.
Mi piacerebbe sapere quali sono le tue principali sfide con le riunioni di progetto! Scrivilo prima nei commenti e potremmo lavorare insieme su template, contenuti o workshop DPM che possano aiutare!
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