Come Essere Più Produttivi al Lavoro Senza Sforzo
Tutti vogliamo essere più produttivi al lavoro—ma quali sono i segreti per esserlo con meno sforzo? La sfida che affrontiamo come project manager deriva dalla sensazione di avere troppe cose da fare e troppo poco tempo per farle.
La legge di Parkinson afferma che il lavoro si espande fino a riempire tutto il tempo disponibile per il suo completamento. Ciò significa che, se ci diamo una settimana per completare un compito di due ore, allora (dal punto di vista psicologico) il compito aumenta di complessità e diventa più scoraggiante, fino a riempire l'intera settimana.
Ci sono molte cose che possiamo fare al lavoro che sembrano produttive, ma in realtà servono solo a riempire il tempo. Questo include attività come controllare le email, chiacchierare su Slack e partecipare a riunioni—tutto occupa tempo. Potrebbero anche essere attività importanti, ma non si tratta di vero lavoro produttivo. È proprio qui che la regola dei 2 minuti diventa preziosa, perché ti aiuta a ritagliare del tempo per risolvere rapidamente le cose veloci e aumentare la tua produttività.
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Ricordo quando ho iniziato la mia carriera come project manager, mi affidavo molto all'istinto. Sono sempre stato abbastanza ottimista e, per natura, sono uno di quelli che "improvvisa sul momento". Tuttavia, basarsi solo sull'istinto non funzionava. Forse non sorprende, i progetti finivano spesso fuori budget e oltre le scadenze previste. I clienti si arrabbiavano quando non ricevevano ciò che pensavano di aver acquistato.
Mi fu presto fatto notare che il modo in cui gestivo i progetti non era affatto una gestione. In realtà, lasciavo semplicemente che i progetti accadessero attorno a me, sperando che alla fine tutto si sarebbe risolto per il meglio.
Lezione imparata? Dobbiamo concentrarci sul fare attività importanti e rilevanti che portino davvero ai risultati che vogliamo ottenere.
Dobbiamo imparare come essere più produttivi al lavoro. Un modo in cui ci sono riuscito è stato sfruttare strumenti software per la gestione delle risorse che aiutano a prioritizzare e allocare le risorse in modo efficiente.
Come essere più produttivi al lavoro senza sforzo
Capire come essere più produttivi al lavoro è più difficile di quanto sembri... o forse no? Avremo sempre la sensazione di avere troppo da fare e troppo poco tempo per farlo—ma questo non significa davvero che stiamo facendo le cose giuste. Se dovessimo creare una lista delle attività che svolgi al lavoro e che ti fanno "sentire" produttivo ma non lo sono davvero, sarebbe una lista lunga comprendente attività come controllare Slack, rovistare tra file e dare un'occhiata al telefono.
Sentiamo spesso parlare di come diventare più produttivi, e abbiamo scritto molto su trucchetti di produttività per project manager. Detto ciò, i seguenti consigli di produttività non ti spiegheranno come aumentare la produttività concludendo più compiti in meno tempo. Invece, parleremo di come essere produttivi imparando a prioritizzare le attività che sono veramente produttive.
Continua a leggere per scoprire alcuni dei migliori consigli sulla produttività che ho imparato per ottenere risultati più positivi da te stesso, spendendo meno sforzo.
1. Domina il sovraccarico di notifiche
Torniamo a quella casella email che stai controllando 18 volte al giorno (sono pronto a scommettere che l'hai appena controllata—ho indovinato?). C’era qualcosa di davvero importante nella tua casella che non c’era già 10 minuti fa? Scommetto che nessuno dei nuovi elementi arrivati nella tua amata casella fosse davvero importante.
E se, invece di controllare le email ogni 10 o 15 minuti e non combinare nulla, le controllassi solo alcune volte prestabilite durante la giornata? Se vuoi un miglioramento rapido della produttività, controllare meno spesso le email è un cambiamento facile da adottare.
Appena arrivi alla scrivania al mattino, concediti dieci o quindici minuti per controllare e rispondere velocemente ai messaggi principali. Poi dai un altro controllo verso metà mattina (nel caso arrivino email importanti in tarda mattinata). Ripeti subito dopo pranzo e, per l’ultima volta, circa un’ora prima di terminare la giornata lavorativa.
Sono sicuro che a questo punto ti starai chiedendo come diavolo sia possibile NON controllare le email tantissime volte al giorno. I trilli, i bip e gli altri suoni che ti segnalano l’arrivo di nuovi messaggi possono essere una fonte costante di interruzioni. E le interruzioni, come ben saprai, riducono concentrazione e produttività. Il modo più semplice ed efficace per evitarle è chiudere completamente il programma di posta. Non avere la posta aperta renderà più difficile sbirciare continuamente le email e ti aiuterà a concentrarti su una cosa alla volta.
2. Concentrati e porta a termine
Metti giù lo smartphone. Anche se è molto allettante controllare il telefono per messaggi, FB, Twitter, SnapChat e simili, il lavoro non è davvero il momento giusto per farlo. Concediti una piccola pausa dal mondo dei social per alcune ore. Incanala la tua energia per qualche ora e concentralo sul compito che hai davanti.
Esistono molti ottimi software e app per gestire efficacemente le attività. Sfrutta questi strumenti per visualizzare e dare priorità ai compiti in modo semplice. Forse preferisci una lista su carta, ma qualunque sia la tua scelta, non perdere tempo a cercare dove hai messo la tua lista—è lì per aiutarti a risparmiare tempo e a mantenere la concentrazione!
Il mio consiglio è di inserire assolutamente ogni attività nella lista. Questo ti aiuterà a raggruppare le attività e ad evitare il multitasking, avendo sempre ben chiaro su cosa stai lavorando in ogni momento. Sebbene fare più cose insieme a casa spesso sia una necessità—aiutare i figli con i compiti, fare il bucato, cucinare la cena e rispondere al telefono—non è la soluzione ideale per il lavoro che richiede alto livello cognitivo. Soprattutto per chi lavora nell’ambito della conoscenza, il multitasking al lavoro di solito non è la scelta migliore e può addirittura renderti meno produttivo rispetto a quando affronti un compito alla volta. Significa che non dovresti rispondere al telefono? No—ma significa che dovresti cercare di essere breve, prendendo solo le informazioni necessarie. Potrai richiamare con calma una volta terminato il tuo compito.
3. Inizia Dalle Cose Più Difficili
Metti i compiti più difficili o più intensi in cima alla tua lista e cerca di completarli nelle ore del mattino (dopo almeno una tazza di caffè, ovviamente). Può sembrare controintuitivo per chi vuole "prendere la giornata con calma". Ma è più facile concentrarsi e portare a termine le attività più impegnative prima della pausa pranzo, quando la mente è ancora fresca. Se sei come me, una volta arrivate le ore centrali del pomeriggio, gli occhi hanno vita propria e vogliono solo chiudersi e riposare! Lascia i compiti quotidiani che richiedono meno autocontrollo alle ore pomeridiane.
4. Fai Delle Pause Mentali
Ricorda però: solo perché stai facendo le cose più impegnative non significa che devi andare avanti fino a esaurirti. Anche se può sembrare poco produttivo, fare delle pause può aumentare la qualità del tuo lavoro e migliorare umore, resistenza e salute. Non dimenticare di alzarti dalla scrivania alcune volte sia al mattino sia al pomeriggio e concederti una "pausa per la mente". Bastano solo 5 minuti per rinfrescare la mente e recuperare energie. Quei 5 minuti si ripagheranno da soli con una qualità del pensiero decisamente superiore!
5. Usa La Regola "Fallo Subito"
Se noti un'attività che richiede 2 minuti o meno per essere completata, falla immediatamente. Perché 2 minuti? Perché un compito così breve richiederebbe più tempo per essere aggiunto e prioritizzato sulla tua lista che semplicemente svolgerlo subito. Se riesci a risolvere le piccole cose non appena le vedi, la tua lista incombenze sarà meno affollata—e anche la tua mente.
Come project manager, è fondamentale non diventare noi stessi un collo di bottiglia per il progetto. Per questo spesso abbiamo un ciclo continuo di pensieri come “Oh, devo ricordarmi di spostare quel file Excel nell'altra cartella”. Purtroppo, questi pensieri fastidiosi occupano spazio nella tua mente che potrebbe essere dedicato a cose più importanti. Per le attività veloci, semplicemente "fallo subito" e complimentati con te stesso per averle completate prima ancora che arrivassero sulla tua lista delle cose da fare!
6. Organizza Meno Meeting, Ma Più Focalizzati
L'odiata riunione d’ufficio! L’email (alla quale adesso stai controllando solo 3 o 4 volte al giorno) è arrivata nella tua casella lunedì pomeriggio: “Riunione di ufficio mercoledì alle 13:30”. Immediatamente pensi, “Addio al mio pomeriggio”. Se il moderatore non sa come gestire bene la riunione, hai ragione.
Se sei tu a organizzare la riunione, prendi in considerazione l’uso di uno strumento di produttività come Slack se il risultato della conversazione non richiede azioni immediate. Ma se la riunione è davvero necessaria, ecco qualche semplice idea per renderla efficace e veloce:
- Riunioni brevi e con pochi partecipanti—invita solo chi è davvero indispensabile.
- Scegli un solo argomento per la riunione e non andare fuori tema.
- Valuta di tenere la riunione in uno spazio dove tutti possono stare in piedi—aiuterà a mantenerla il più breve possibile.
- Inizia e termina le riunioni puntualmente.
- Alla fine della riunione assicurati che ci sia un piano d’azione per la giornata, la settimana o anche il mese.
Per rendere gli incontri il più rapidi e produttivi possibile, gli argomenti devono essere documentati e utili per il team. Consiglio di gestire scadenze e attività definite durante la riunione con strumenti software per la gestione dei progetti, che permettono di modificarli e condividerli facilmente.
7. Stabilisci dei Limiti
Se senti di avere troppe cose da fare e non riesci a concentrarti, è il momento di stabilire dei limiti con i colleghi che rappresentano una fonte di distrazione. Questo è particolarmente vero quando cerchi di essere produttivo lavorando da casa. Difendi la tua produttività e rifiuta cortesemente ma con fermezza di lavorare con colleghi che ti distraggono.
Allo stesso modo, non accettare lavoro se, guardandolo, sai già che non sarai in grado di dare un contributo positivo al progetto. Essendo a mia volta un manager, sono più contento quando i membri del team dicono: “Sai cosa? Semplicemente non credo di poter essere un valore aggiunto su questo progetto e ti spiego perché…” invece di sprecare il loro tempo (e di influenzare la produttività di persone e risorse dell’azienda) solo perché avevano timore di stabilire dei limiti.
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