Software di PM: Mode Passeggere o Veri Cambiamenti?

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Galen Low: Strumenti per la gestione dei progetti. Tutti vogliono parlarne. Nessuno è completamente soddisfatto di quello che sta usando. E la ricerca dello strumento perfetto è diventata una vera e propria pellegrinaggio globale.

Ma per quanto avere lo strumento giusto possa aumentare l’efficienza e condurre un team più rapidamente verso i suoi obiettivi, spesso il tempo e le energie che spendiamo a parlare di strumenti sarebbero meglio investiti nel capire se abbiamo prima le giuste basi di persone, processi e aspettative chiare.

Se sei uno di quelli che soffre della sindrome dell’acquisizione compulsiva di strumenti PM, continua ad ascoltare. Analizzeremo gli elementi fondanti e quelli umani da affrontare prima per ottenere davvero benefici da un software di project management.

Ciao a tutti, grazie per essere qui. Mi chiamo Galen Low di The Digital Project Manager. Siamo una comunità di professionisti digitali con la missione di aiutarci a vicenda a diventare più competenti, sicuri e connessi così da amplificare il valore della gestione progetti nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più vai su thedigitalprojectmanager.com.

Bene. Oggi parliamo di software di gestione dei progetti: serve davvero? E vediamo anche cosa evitare quando si cerca lo strumento giusto per il proprio team.

E oggi con me c’è Gray Mackenzie, co-fondatore di ZenPilot. Gray, grazie di essere qui con noi oggi.

Gray Mackenzie: Sì, grazie Galen, sono felice di essere qui. Abbiamo molte cose in comune tra le nostre aziende, quindi dovrebbe essere una conversazione interessante.

Galen Low: Assolutamente. Ci siamo appassionati parlando di software di project management, gestione di progetti in generale e di come guidare un’agenzia che sia profittevole e in crescita.

Mi chiedevo se potessi raccontarci un po’ di ZenPilot: cosa fate, chi aiutate e quale impatto avete?

Gray Mackenzie: Sì. ZenPilot, in poche parole, è una società di formazione e consulenza. Aiutiamo le agenzie a costruire un’operazione di standard d’oro per farle funzionare in modo più sano, produttivo e profittevole.

Oggi li aiutiamo a semplificare le operazioni costruendo sopra una piattaforma di gestione progetti chiamata ClickUp. Il nostro background deriva prima dalla gestione di un’agenzia, poi abbiamo creato un nostro software di project management, e infine abbiamo risolto lo stesso problema delle operazioni su piattaforme altrui, e oggi quello strumento è ClickUp.

Galen Low: Siete solo un’agenzia “ClickUp”? Oppure scegliete lo strumento migliore che si adatta all’organizzazione?

Gray Mackenzie: Bella domanda. Non credo che ClickUp sia la soluzione giusta per tutti, ma è il nostro filtro clienti. Lavoriamo solo con chi è aperto a usare ClickUp come mezzo per ottenere il risultato desiderato.

La decisione, quando siamo passati dal nostro software di project management – DoInbound – è stata di mantenere la capacità di fornire strategie operative ad alto livello e competenza, ma in modo super rapido e tattico.

Specializzarsi su una piattaforma è stato il modo più semplice per dire: abbiamo risorse, infrastrutture preconfigurate che possiamo personalizzare, ma ti portiamo subito il 50-60% del risultato, dal giorno uno. Per semplificare, ora lavoriamo solo su ClickUp, e quello è il nostro filtro per la clientela: con chi lavoriamo e con chi no.

Galen Low: Lo rispetto. ClickUp è un ottimo strumento e apprezzo anche questo passaggio di testimone. Avevate un vostro software proprietario e avete deciso che ClickUp vi porta dove volete e stanno sviluppando un ottimo prodotto: perché non usarlo?

Si allinea al vostro framework e alle vostre filosofie su come aiutare le agenzie a crescere e a essere sostenibili, oltre che divertenti da gestire.

Gray Mackenzie: Già. Ho lavorato qualche anno fa con un coach di vendita molto bravo che non era specializzato su uno strumento specifico, aveva un ottimo framework e molte risorse pronte su Google Drive.

Un sacco di asset validi. Ma gestendo il nostro CRM interno su HubSpot, spesso pensavo: sarebbe bello se tutto ciò non fosse su Google Drive e non dovessimo tradurlo o capire cosa fare. Tutto sarebbe molto più veloce se sapessimo già cosa dobbiamo fare, con template già pronti e se sapessi già come dovrebbe essere su HubSpot. Questo mi ha rafforzato, perché conosco molte agenzie anche da otto cifre che lavorano su Monday, Asana, Teamwork – tutte piattaforme ottime.

A volte vorrei poterle servire tutte, ma sono legate a quelle piattaforme e non vogliono cambiarle. Questo è ciò che dico sempre: se ora funziona e siete soddisfatti, perché cambiare?

L'esperienza con quel coach di vendita mi ha confermato che è molto potente quando qualcuno ha una competenza profonda, sia a livello operativo che strategico.

Galen Low: Verissimo. E in certi casi, fissarsi sulle funzioni e i dettagli dello strumento può distrarre.

Invece deve essere solo la strada per arrivare alla meta: se credi nelle tue best practice, devi solo prendere lo strumento e risolvere il problema, senza passare ore a studiarlo nei minimi dettagli.

Se poi in agenzia ogni progetto ha uno strumento diverso o i tool cambiano ogni volta, perdi efficienza e non si costruiscono abitudini. È come usare il seghetto circolare ogni giorno: non perdi tempo ogni volta a capire come si usa. Bisogna semplicemente fare.

Gray Mackenzie: Esatto. E ancora, la scelta di essere solo “ClickUp” è stata presa in base alla migliore soluzione per la nostra tipologia di clienti, dopo tanti test. Volevamo massimizzare il pubblico nella nicchia delle agenzie, quindi ClickUp era la scelta naturale. Ma se cambierà, cambieremo anche noi. Già venivamo dal mondo HubSpot dieci anni fa, ma poi delegavamo troppo la strategia a HubSpot, che continuava a espandersi di funzionalità, dal marketing alle vendite ai siti web. Questo ci ha insegnato che specializzarsi su una piattaforma ben precisa, potendo però cambiare quando serve, è fondamentale.

Oggi siamo il più grande partner di implementazione ClickUp ma l’obiettivo non è conoscere ClickUp meglio di chiunque altro, se non per risolvere meglio di tutti i problemi fondamentali delle agenzie. ClickUp è il mezzo, non il fine.

Galen Low: Mi piace tantissimo. Nel mondo digitale tutto cambia velocemente, ed è impossibile sapere tutto in profondità. Invece focalizzarsi e specializzarsi su una piattaforma che permette di fare ciò che serve è la scelta migliore.

Gray Mackenzie: Certo, è una grande opportunità.

Galen Low: Fantastico.

Entriamo nel vivo. Parliamo di crescita delle agenzie: quali sono i segnali che fanno capire che è il momento di sostituire lo strumento di project management?

Gray Mackenzie: Lo vedo in modo olistico: ci sono tre elementi. Il primo è lo strumento, il tool, che tutti vogliono subito perché affascinati dal marketing e dalle promesse. Ma non è la sola cosa che conta. Il tool è importante.

Secondo: il processo. Se non abbiamo processi sistematizzati e integrati nello strumento scelto, e template pronti che rendano efficiente la pianificazione, l’esecuzione e il controllo del lavoro, si avranno sempre delle sfide.

Terzo, il fattore umano: hai dato al team aspettative e regole chiare? Hai formato le persone e le hai messe nelle condizioni di operare? Oltre a stabilire le regole, serve formazione: come comportarsi se una scadenza slitta? Si lascia un commento? Si riprogramma il task? Il team non deve solo conoscere le regole, ma sapere anche come applicarle davvero nel quotidiano.

Galen Low: Amo questo approccio perché tutte le organizzazioni, soprattutto le agenzie, hanno una vasta ecosistema di strumenti. Come hai detto, bisogna evitare la sindrome dell’oggetto scintillante: non serve comprare nuovi strumenti senza prima avere una cultura del processo (che non vuol dire rigidità, ma prevedibilità).

Nelle agenzie capita spesso di inserire rapidamente nuovi membri nei progetti che non conoscono l’inizio, possono essere freelance o fornitori. Come setti le aspettative sul fatto che c’è un processo da seguire per arrivare a quella prevedibilità?

Poi la formazione: molti fanno solo mezza giornata con un esperto ClickUp, si pensa che basti, ma in realtà serve governance e aspettativa condivisa. Ad esempio, cosa succede se un task scade? Non è una colpa, ma va comunicato. Serve sapere cosa è previsto e come comportarsi: è questione di modo di lavorare.

Risorse, pianificazione, traffico: le cose slittano, bisogna saperlo per poter reagire, non ignorare sperando che il tool risolva.

Gray Mackenzie: Esatto. Una agenzia è un modello di servizio: compriamo ore di persone per poi rivenderle sui progetti realizzando un profitto.

Se non hai sistemi per misurare come stai andando, è sfidante. Alla tua domanda: “come capisce un’agenzia che è tempo di cambiare tool?” – spesso sentiamo: non ci piace lo strumento. Ma bisogna chiedersi: avete dato al team le cornici giuste? La gente vuole chiarezza. Bisogna costruire le basi.

Poi, per le agenzie più evolute, il problema può essere la mancanza di funzioni come la pianificazione delle risorse: in questo caso il tool sbagliato è reale. Ma nel 90% dei casi manca una struttura alto-livello per il percorso cliente, per ogni fase, e per la formazione del team su come eseguire. Serve anche un sistema di accountability quotidiano e periodico.

Quando chiedi “cos’è l’accountability?”, spesso non hanno un processo preciso. Magari c’è il controllo della redditività generale, ma non dei singoli input. Si deve capire cosa si misura ogni giorno, settimana, mese. Troppo spesso i controlli sono reattivi e poco sistematici.

Ma c’è un modo migliore, è per questo che il nostro lavoro esiste e ci sono altre aziende simili alla nostra e alla vostra.

Galen Low: Questo è il vostro metodo per smontare l’idea che “il tool è sbagliato”? Quando vi chiamano per dire che vogliono ClickUp, la vostra prima azione è analizzare i loro ritmi?

Gray Mackenzie: Sì, esatto. serviamo solo su ClickUp, ma sono il primo a dire “forse ti va bene anche Monday”. Dire semplicemente “ClickUp risolve tutto” sarebbe deleterio. Quindi prima capiamo la situazione attuale, dove sono le lacune fra il presente e l’obiettivo Gold Standard per la loro agenzia. Il percorso per arrivarci mescola tool, processi e persone.

Galen Low: Hai aneddoti di clienti che raggiungono chiarezza e capiscono che va bene pure Google Sheets?

Gray Mackenzie: Non spesso con Google Sheets, ma capita che con altri tool diciamo: “Non è il momento per migrare”. Per esempio, una web agency di 40 persone a Baltimora: il nostro primo step, chiamato blueprint, è stato la mappatura. La migrazione avrebbe portato benefici, ma era più urgente intervenire sul team.

Quindi spesso la vera priorità non è subito il tool ma il lavoro sulle persone.

Galen Low: Trovo molto sensato. Un'altra volta mi hanno chiesto: “serve davvero un software di PM? Perché non basta una to-do list o un word?” In effetti, se funziona, specie nei piccoli team, perché cambiare?

Ma poi la sindrome dell’oggetto scintillante colpisce. Spesso si vogliono strumenti nuovi solo per la novità.

Non è che ClickUp punti solo a “uno strumento per governarli tutti”: integra, ma non sostituisce necessariamente tutti i tool. Un PM tocca in media 12 tool al giorno, di solito anche di più. Come aiutate le agenzie a capire quali strumenti sono davvero necessari e cosa invece è ridondante?

Gray Mackenzie: È un punto cruciale dei nostri progetti: quali tool servono davvero?

Come ogni software, ClickUp promette tanto, ma non significa che debba sostituire tutto. ClickUp per esempio offre la chat, ma Slack è meglio per le integrazioni e automazioni: usare Slack per la chat ha senso se si vogliono quelle features. Quindi: pochi strumenti “best in class”, ciascuno per la propria funzione, e connecterli dove serve.

Anche se lavoriamo solo su ClickUp, ci sono automazioni e integrazioni dietro le quinte. Per esempio, HubSpot rimane il miglior CRM, ClickUp per il PM. Meglio mantenere la forza di ciascuno e collegarli, piuttosto che forzare un uso tutto-in-uno che non è efficace.

Le integrazioni più utili sono CRM, comunicazione (Slack, Teams), finanza (QuickBooks), gestione file, email: integrare dove ha senso, con attenzione al valore che porta (ROI). Se una integrazione fa risparmiare due ore a settimana a 50$/ora, va benissimo, ma se costa $15000 il rientro è troppo lento. Dove non si può automatizzare, serve un processo chiaro e rigoroso a prova di errore.

Galen Low: Questo è importante. A volte si sogna un blob utopico dove tutti i tool si fondono e tutto funziona insieme. Ma non è necessario arrivare all’integrazione perfetta: basta sapere cosa fa ogni tool e come collegarli. Spesso un’integrazione è solo un processo manuale, basta definire come spostare dati tra strumenti che, a seconda dei casi, può avvenire via script, CSV, manualmente. Non è tutto magico: l’efficienza si ottiene anche così.

Gray Mackenzie: Un errore che abbiamo fatto agli inizi è stato esagerare con le automazioni: appena visto che ClickUp lo permetteva, abbiamo automatizzato processi non ancora consolidati, riscuotendo successo immediato tra i clienti che vogliono fare tutto “automatico”. Ma automatizzare un cattivo processo significa solo accelerare un errore: meglio rodare manualmente le fasi, vedere cosa si può davvero migliorare, poi eventualmente automatizzare.

Molto del nostro lavoro è coaching sui processi, e qui la nostra nicchia ci aiuta a portare esempi di centinaia o migliaia di agenzie. “Siete sicuri di voler fare i report così? O di strutturare le campagne in questo modo?” Spesso bisogna lavorare molto prima sulle fondamenta prima di pensare all’automazione.

Galen Low: Mi hai fatto riflettere su ClickUp come filtro: chiunque vi chiama è disposto a passare a ClickUp, ma capita che poi serva solo rivedere i processi, perché l’avete già visto con altre agenzie.

Gray Mackenzie: Esatto.

Galen Low: Ma l’ingegneria dei processi è proprio la parte più “difficile”, più grande del salto.

Gray Mackenzie: Sì, assolutamente.

Se non sai descrivere quello che fai come un processo, non sai davvero cosa stai facendo. Spesso diciamo “abbiamo un processo” solo perché noi titolari lo abbiamo in testa, ma non è formalizzato, ogni collaboratore lo applica a modo suo. Mettendolo semplicemente su carta, spesso la risposta diventa ovvia: “Perché lo facciamo?” Oppure “funziona proprio perché ci serve così per questa ragione”. Mettere per iscritto è l’inizio della discussione e delle migliorie, non la fine.

Galen Low: Verissimo. Troppo spesso pensiamo che scrivere il processo sia solo un atto formale, definitivo: invece serve a stimolare la discussione e migliorarci. Scrivere aiuta la riflessione critica e la condivisione, anche se non tutto è perfetto. Se resta nel cervello di uno, rimarrà sempre imperfetto.

Gray Mackenzie: Esattamente, formalizzare dà il via al ciclo iterativo di miglioramento. E anche se sembra impegnativo, non è eterno: da noi un progetto medio dura 10 settimane, compresa implementazione delle nuove tecnologie, formazione, creazione processi. Con il giusto framework e la giusta idea di Gold Standard, è meno insormontabile di quanto sembri. E la squadra può davvero migliorare l’efficienza: triplicarla non è raro a parità di persone.

Galen Low: Fantastico. È un impegno più rapido di quello che pensavo. La chiave è il ritorno di investimento, anche se comporta lavoro extra temporaneo per la squadra. Se dopo 10 settimane ottieni 3x efficienza, è ovviamente conveniente.

Parliamo del change management: spesso la formazione, i nuovi processi e tecnologie non portano ad un uptake immediato, a volte c’è resistenza. Come affrontate la scarsa adozione? Tornate dopo mesi e trovate che il team sia tornato alle vecchie abitudini?

Gray Mackenzie: Ottima domanda. E sono curioso anche della tua esperienza. È una delle aree dove facciamo la differenza rispetto ad altri consulenti che si limitano solo all’implementazione tecnica.

Per noi ci sono tre leve: la chiarezza nelle aspettative e la formazione, la “carota” e il “bastone”.

Prima, le aspettative: ad esempio, “se non è su ClickUp, non esiste”: bisogna avere una fonte unica di verità. Poi, le altre regole: tracciamo il tempo o no? Come? Come gestiamo le scadenze?

Secondo, la carota: aiuti le persone a vedere la visione. Se sai sempre quali sono i tuoi task di oggi, con i processi e le stime integrate, sarà più facile: puoi vedere chi nel team ha tempo, chi meno; la chiarezza permette di gestire e distribuire meglio carichi e responsabilità.

Terzo, il bastone: l’accountability. Ogni giorno, un champion interno (non il titolare, che tende a distrarsi) controlla che le regole siano rispettate: task in scadenza, log sul tempo, assegnatari e deadline. Ci vuole poco: in un team di 20, bastano 10-15 minuti al giorno.

Lancio, fase di formazione, e poi la “valle della disperazione” per una-due settimane dove sembra più complicato che prima. Ma chi segue l’accountability, aiuta e gestisce, dopo poche settimane il team si abitua e apprezza lo strumento nuovo.

L’accountability settimanale prevede report di tendenza per la leadership; chi non segue viene ripreso. C’è buy-in a tutti i livelli e chi non si allinea può anche scegliere di andare altrove: non siamo noi cattivi, ma questa è la nostra cultura.

A livello mensile o trimestrale si vedono output: profittabilità dei progetti, dei clienti, delle linee di servizio.

Si ragiona su: serve aumentare prezzi? Tagliare servizi improduttivi? Migliorare processi o persone? Con dati oggettivi.

Tutti e tre, quindi: chiarezza nelle regole, visione condivisa, accountability, e miglioramento continuo. E ogni volta che c’è cambiamento, serve ristabilire aspettative, formazione, e controllo.

Galen Low: Spesso vedo organizzazioni che applicano solo il “bastone”: puniscono chi non segue, fanno solo un po’ di formazione, non puntano sulla motivazione e comprensione. Ma la tua idea di “bastone” è anche coaching: chi non capisce viene aiutato – coachati, non puniti, per costruire nuovi comportamenti. I champion a diversi livelli aiutano a rinforzare, ma anche a sostenere chi fatica.

E serve buy-in anche dai vertici: non solo “compratevi un nuovo tool”, ma capire che questo cambia il business e la strategia. Le metriche che contano sono profitti e competitività, non solo task chiusi.

Spesso la gente non è ascoltata: “abbiamo chiamato il consulente, da domani cambia tutto”, ma senza inclusione e ascolto i cambiamenti falliscono. Dall’altro lato, però, alcune procedure sono obbligatorie, ma spesso va bene personalizzarle quando c’è una buona ragione.

Gray Mackenzie: Sono d’accordo. L’aspetto comportamentale è cruciale. Un team coinvolto, con regole chiare, alcuni processi documentati e buy-in, fa meglio anche usando solo Excel o Google Sheets invece che il più moderno degli strumenti.

L’ideale è ovviamente avere processi eccellenti, strumenti avanzati e un team coeso. Ma se dovessi scegliere: meglio la squadra motivata. Se non ascolti davvero chi lavora, disegni soluzioni che non funzionano davvero. Il feedback del team è essenziale, anche se sono da guidare.

E il “bastone” deve essere per l’80% coaching e per il 20% fermezza: la maggior parte vuole solo capire e fare bene, ma ha bisogno di sentirsi aiutata più volte prima di assorbire il cambiamento. La pazienza e l’aiuto sono la chiave.

Galen Low: Mi piace. È coaching vero, come nello sport: non si caccia la gente per ogni errore, si aiuta e si celebra il miglioramento, solo a volte serve essere severi. Ma sono i casi rari.

Bene, chiudo con una domanda diversa: tra tutte le agenzie che vedi, qual è la “funzione unicorno” che manca nei tool di PM? Qualcosa che nessun software ha e che secondo te servirebbe davvero?

Gray Mackenzie: Abbiamo una lista interna di 10 problemi chiave per le agenzie: alcune cose le risolviamo benissimo, altre meno. Una funzione che manca è la previsione del carico di lavoro e dei futuri bisogni di assunzione: oggi ClickUp e simili consentono di farlo, ma serve tanto lavoro manuale. Se vuoi la previsione più accurata, perdi molto tempo a stimare e copiare le informazioni tra i tool.

Ci sono app come Parallax che integrano forecasting tra HubSpot e PM tool. Fanno bene la previsione, ma manca l’integrazione vera: ancora troppa manualità per spostare fattivamente le informazioni sul progetto dopo la vendita.

Per la maggior parte delle agenzie è un problema “di secondo livello”: dopo aver standardizzato le vendite e i template progetti. Ma sarebbe splendido avere una visione rapida: se chiudo l'80% di queste trattative, dovrò assumere tra 2-3 mesi. Se solo il 20%, no.

L’altra funzione che manca è la raccomandazione intelligente sulle assegnazioni: capire chi è più efficiente su certe attività e suggerirne l’assegnazione, analizzando analiticamente le performance sui task reali. Sarebbe utile, ma complesso da implementare in tool generici come ClickUp, dove la variabilità delle assegnazioni è alta. Tuttavia, è una funzione molto richiesta e sarebbe una vera innovazione.

Galen Low: Capisco: è una questione di granularità, di dettaglio. Ma sarebbe prezioso per sapere chi performa meglio dove e valorizzarlo. Per il PM la previsione della pipeline è fondamentale: io lo facevo con fogli Excel manuali, sarebbe magico avere l’AI che ti simula i possibili scenari di staffing e ti aiuta a prendere decisioni concrete, soprattutto per bilanciare vendite e capacità produttiva. Per molte agenzie questa è la vera sfida.

Gray Mackenzie: Bilanciare rischio e ricompensa è complesso: un team utilizzato al 100% massimizza il profitto, ma diventa fragile e il rischio burnout o imprevisti è altissimo.

Galen Low: Esattamente.

Gray Mackenzie: E quindi bisogna trovare il giusto equilibrio per avere alta produttività ma margini di sicurezza.

Galen Low: È una grande opportunità per gli sviluppatori software che stanno ascoltando: ora hanno una nuova idea milionaria! Ricordatevi di noi quando la realizzerete.

Gray, questa conversazione è stata molto interessante e sono certo che anche chi ascolta l’abbia apprezzata. Se qualcuno vuole saperne di più su ZenPilot, dove può trovarvi?

Gray Mackenzie: Consiglio due cose: uno è il sito zenpilot.com. Se cercate “ClickUp per agenzie” troverete molti nostri contenuti, il podcast Agency Journey, e tante risorse per titolari di agenzie. L’altra cosa è il benchmark che offriamo: abbiamo oltre 2.700 clienti agenzia e il primo passo è una valutazione delle operations (prima era un word, ora un questionario strutturato). Basta andare su zenpilot.com/pm-benchmark: sono 19 domande a risposta su scala. Puoi lasciare o meno la mail: lo strumento è aperto. Alla fine vedi il tuo punteggio, il percentile e ti confronti con altre agenzie.

Galen Low: L'ho fatto, ci ho messo meno di cinque minuti. Metto il link nelle note dell’episodio. È un ottimo punto di partenza per qualsiasi PM o organizzazione che lavori (o voglia lavorare) con i progetti. Consiglio di provarlo.

Gray Mackenzie: Fantastico. Grazie mille Galen, è stato un piacere essere qui e qualsiasi cosa, resto disponibile ad aiutare chiunque abbia bisogno.

Galen Low: Perfetto, grazie per essere stato qui e aver condiviso ciò che sai.

Gray Mackenzie: Certamente.

Galen Low: Allora, cosa ne pensi?

Il software di project management è un male necessario quando si vuole scalare? O è la vera arma segreta per sbloccare il potenziale dell’agenzia?

Raccontaci la tua storia: hai mai fatto parte di un’organizzazione che ha scelto un tool di PM che non funzionava? Che impatto ha avuto?

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