Dove l’Intelligenza Artificiale si Inserisce Davvero in un Team di Progetto

Tim Fisher: Ciao e benvenuti a "Il Futuro dell’Intelligenza Artificiale nella Gestione dei Progetti", una serie in cui andiamo oltre i pitch deck e approfondiamo come l’IA stia realmente cambiando il modo in cui i team pianificano, consegnano e gestiscono il lavoro. Oggi parliamo di Productive. Se sei un’agenzia, una società di consulenza o un’impresa di servizi professionali e stai cercando di capire dove l’IA può effettivamente migliorare la delivery, l’utilizzo, la previsione e le operazioni (e non solo generare contenuti), questa è la conversazione giusta.

Scopriremo come Productive usa l’IA per automatizzare le attività ripetitive che rallentano i team, evidenziare i rischi prima che diventino problemi e aiutare le imprese di servizi professionali a prendere decisioni migliori più rapidamente. Mi chiamo Tim Fisher e sono VP di AI per The Digital Project Manager. Il mio lavoro è capire dove l’IA funziona davvero e dove invece è ancora solo marketing.

Quindi farò le domande che si porrebbe il vostro team. Con noi oggi c’è Bernie Vrbat di Productive. Negli ultimi tre anni, Bernie ha collaborato strettamente con agenzie, società di consulenza e aziende di servizi professionali di ogni dimensione, aiutandole a risolvere sfide operative e a ottenere più valore dai loro strumenti.

Oggi si dedica alla trasformazione tramite IA, proprio come me, unendo competenze tecniche e esperienza reale in agenzia per supportare i team a comprendere non solo cosa sia possibile fare con l’IA, ma anche cosa valga davvero la pena fare.

Bernie, è davvero un piacere averti qui.

Bernarda Vrbat: Grazie, Tim. È un piacere essere qui.

Tim Fisher: Puoi raccontarci in 30 secondi cos’è Productive per chi ancora non lo conosce?

Cosa fa e a chi si rivolge?

Bernarda Vrbat: Certo. Productive è una piattaforma completa creata appositamente per le imprese di servizi professionali. Se stai tracciando le ore per un progetto cliente, questa sarebbe la piattaforma perfetta per te. Copre l’intero flusso operativo: dalla gestione delle trattative, ai progetti, budget, allocazione delle risorse, fino alla fatturazione.

E adesso, con l’IA integrata, la maggior parte del lavoro operativo di tutti questi passaggi avviene in background, e stiamo facendo un passo oltre con le nostre funzionalità agentiche, dove tutto si svolge in automatico, così puoi dedicare meno tempo all’amministrazione e più tempo al lavoro che conta davvero.

Tim Fisher: Una domanda che può sembrare strana nel 2026, ma perché l’IA è così centrale per voi in questo momento?

Bernarda Vrbat: Non la trovo affatto una domanda sciocca. In realtà, abbiamo già nostre funzionalità IA da un po’. Ad esempio, l’autocompilazione delle spese e l’uso dell’IA per scrivere e strutturare testi nei documenti. Ci siamo accorti che queste feature erano davvero utili ai nostri clienti e volevamo individuare dove l’IA potesse fare una vera differenza.

Poiché la tecnologia avanza rapidissimamente, l’IA ora può aiutare anche su lavori complessi, così non automatizziamo solo singole attività, ma aiutiamo a gestire e analizzare i flussi di lavoro aziendali. Volevamo portare questa evoluzione nella dimensione già forte di Productive, ovvero essere una soluzione completa per le imprese di servizi professionali.

Tim Fisher: Interessante. Quale pensi sia stata la sfida più grande per i vostri clienti che l’IA può realmente aiutarli a superare?

Bernarda Vrbat: Più che risolvere un’unica sfida, diciamo che l’IA in Productive affronta molti dei problemi quotidiani: attività bloccate e dimenticate, scadenze da rivedere, dati sparsi che non hai tempo di analizzare.

Volevamo alleggerire tutto questo carico mentale dalle persone, lasciando che l’IA lo gestisse dietro le quinte e, così facendo, si apre un nuovo modo di lavorare. Non devi più tenere mille dettagli a mente e puoi dedicarti al lavoro che davvero conta.

Tim Fisher: Ha senso.

Tutti stanno inserendo IA dappertutto: un chatbot qua e là... Cosa rende unica la vostra strategia rispetto ad altre presenti sul mercato?

Bernarda Vrbat: Direi che la nostra unicità sta nella piattaforma stessa. Le soluzioni IA hanno bisogno di dati: spesso devi collegare 4 o 5 strumenti diversi e ancora non è ciò che ti serve.

Con Productive hai tutto integrato. La piattaforma copre l’intero ciclo, come dicevo, dalla vendita alla fatturazione, così conosce l’allocazione delle risorse, l’andamento dei progetti e perfino le relazioni con i clienti. Questa combinazione di dati operativi, finanziari e relazionali è potentissima per l’IA, ed è una peculiarità di Productive.

Tim Fisher: Vedremo l’IA in diverse forme: come conversazione, skill, agenti... Puoi spiegare la differenza tra skill e agenti? Non sono sicuro che tutti abbiano chiaro il concetto.

Bernarda Vrbat: Sì, è importante precisarlo. I chatbot li conosciamo tutti: chiedi qualcosa, ottieni una risposta. Con skill e agenti, il tema è più nuovo, quindi vale la pena approfondire. Le skill sono semplice da capire: sono conoscenze strutturate che dai all’IA, dicendole come eseguire compiti in modo conforme alle tue esigenze. Le avete viste in strumenti come Claude o ChatGPT, giusto?

Con le skill, insegni all’IA cosa fare. Gli agenti, invece, sono in grado di eseguire autonomamente. Se la skill riguarda insegnare, l’agente riguarda lasciare realmente che l’IA agisca da sola.

Un agente non si limita a rispondere o seguire istruzioni: è autonomo, agisce su più step, prende decisioni, usa strumenti diversi e tu non devi intervenire a ogni passaggio. Qui la complessità cresce davvero. Con la chat parli con l’IA per farle fare cose,

coi skill modelli il comportamento. Con gli agenti, non solo lo modelli, ma deleghi all’IA flussi di lavoro complessi; tu definisci il risultato e l’agente trova la strada.

Tim Fisher: Ottima descrizione! Mi ritrovo molto in quello che hai detto. Pensando a tutto questo, come vedi cambiare il ruolo del project manager man mano che l’IA entra nella quotidianità del lavoro?

Bernarda Vrbat: I migliori project manager hanno sempre avuto la visione d’insieme, e l’IA rende ancora più facile questo compito. Togliendo tante attività ripetitive, il tempo si libera per concentrarsi su ciò che genera impatto concreto sullo sviluppo e il successo dei progetti.

Succederà qualcosa di interessante: liberando tempo ed energia mentale, le persone crescono. I project manager potranno occuparsi magari di processi di design o avvicinarsi di più al codice. Vedremo profili più trasversali: non solo chi gestisce, ma chi comprende davvero il lavoro da ogni angolazione.

Tim Fisher: Sono d’accordo. Spesso il ruolo del project manager è diventato molto più ampio del previsto, sommando attività extra che rallentano; questa tecnologia, come dici tu, permetterà alle persone di dedicarsi davvero a ciò che desiderano e a far crescere il business. Ho visto che avete pubblicato anche una ricerca su come i team usano l’IA e i tipi di lavoro che sono disposti a delegare. Cosa ti ha colpito di più e come ha influito sullo sviluppo di Productive?

Bernarda Vrbat: Hai indagato a fondo in Productive! Sì, prima di introdurre le nostre funzionalità avanzate e agenti IA, abbiamo distribuito un sondaggio per capire cosa pensassero e provassero gli utenti sull’IA. Abbiamo scoperto che la maggior parte vuole delegare all’IA compiti molto specifici: pianificazione attività, tracciamento tempi – tutti compiti ripetitivi e che richiedono tempo. Ad esempio, la comunicazione con il cliente era tra le attività meno desiderate da risolvere tramite IA, e questo ci ha guidati.

Invece di inseguire la soluzione IA più vasta, abbiamo optato per funzioni che aiutano davvero a gestire le attività operative.

Tim Fisher: È evidente che l’IA dà il meglio di sé quando snellisce l’operatività senza sostituire il giudizio umano.

Pensi sia su questo che le aziende dovrebbero concentrarsi?

Bernarda Vrbat: Sì, credo sia il punto di partenza più sincero. I lavori ripetitivi sono dove l’IA porta valore senza rischi reali. Non stai chiedendo all’IA di fare valutazioni complesse, ma di svolgere i lavori previsti, con esiti attesi.

Tim Fisher: La ricerca descrive anche un settore ancora sperimentale: le agenzie vedono i benefici, ma molti cercano ancora il giusto prezzo, il ROI, il funzionamento. Qual è la domanda che i leader dovrebbero porsi riguardo l’IA e che troppo spesso ignorano?

Bernarda Vrbat: Secondo me la vera domanda è: "Cosa voglio che il mio team faccia con il tempo che l’IA libera?" L’IA già svolge tante mansioni e lo farà sempre di più; trovare il modo più produttivo (il gioco di parole è voluto) di impiegare questo tempo extra e puntare sulle iniziative che creano più valore, questo fa la differenza.

E c’è anche un aspetto umano: molte job description evolveranno, ed è fondamentale accompagnare i talenti nel percorso per ottenere davvero il massimo dall’IA.

Tim Fisher: Hai detto una cosa intelligente.

Non viene discusso spesso il tema di come le persone impiegheranno il tempo risparmiato. Sono contento che lo stiate considerando. Un’altra domanda: mi sembra che vediate gli agenti quasi come dei dipendenti, con persone responsabili delle loro azioni.

In un mondo dove questa situazione diventa norma, come cambia il ruolo del project manager? Da chi fa, a chi gestisce agenti che fanno?

Bernarda Vrbat: Credo che i project manager inizieranno semplicemente a delegare il lavoro ripetitivo ad agenti, skill, IA stessa, e saranno più coinvolti nel rapporto con i clienti.

Come dicevo, la relazione non verrà delegata all’IA: i manager costruiranno relazioni, consegneranno progetti migliori. I clienti saranno più soddisfatti. Questo sarà l’impatto più forte dell’IA sul project manager.

Tim Fisher: Proviamo con la sfera di cristallo: tra 3 e 5 anni, quale sarà la svolta più importante che ti aspetti l’IA porti nel modo di lavorare dei team?

Bernarda Vrbat: Tre-cinque anni sono un arco temporale molto lungo per poterlo dire con certezza-

Tim Fisher: È vero.

Bernarda Vrbat: Visti i ritmi attuali, comunque, a breve termine vediamo l’IA che assume sempre più ruoli esecutivi – in aree come coding e scrittura – e credo che il prossimo passo sarà il lavoro operativo.

La gestione di progetti è il primo ambito a sentirne l’impatto: gestione attività, tempistiche, timesheet e tutte quelle incombenze che assorbono energia. Più avanti, il cambiamento radicale sarà nella struttura dei team attorno all’IA: non più solo uno strumento da usare all’occorrenza, ma una suite di agenti da configurare e gestire, focalizzandosi sugli output. Come detto, il ruolo umano sarà sempre più prendere decisioni di valore.

Capire cosa conta, dove dare priorità, cosa significa qualità.

Tim Fisher: Le cose da lasciare all’IA all’IA, e quelle umane agli umani. Giusto. Ultima domanda, senza spoiler: puoi darci un piccolo anticipo di cosa prevede la roadmap IA di Productive?

Bernarda Vrbat: Senza svelare troppo, posso dire che abbiamo rilasciato la funzione "artifacts", che permette di trasformare i prompt in risultati visivi. Per esempio, puoi chiedere un’intera dashboard di dati o scaricare tutto in PDF o HTML. Sarà davvero interessante. Sull’ambito agenti, stiamo lavorando su agenti attivati da eventi: partono in automatico quando cambia qualcosa.

Ad esempio, gestisci un budget e una modifica diventa il trigger che un agente cerca e che fa partire una nuova azione. E stiamo progettando agenti sempre più proattivi, che ti avvisano se incontrano un ostacolo così tu puoi intervenire tempestivamente.

Tim Fisher: Fantastico. Tutto molto sensato. E’ stata una chiacchierata molto interessante e un bel viaggio verso il futuro. Grazie mille. Per concludere, Bernie, se qualcuno volesse saperne di più su Productive, che deve fare?

Bernarda Vrbat: Grazie a te per l’ottima conversazione. Chiunque voglia approfondire, il luogo migliore da cui iniziare è la pagina Productive 5.0.

Lì trovi tutte le info su cosa abbiamo creato riguardo l’IA e il senso di questa release. Da lì puoi accedere alla roadmap e alla pagina degli aggiornamenti prodotto, dove condividiamo le prossime novità. Ci muoviamo in fretta: c’è sempre qualcosa di nuovo da scoprire.

Tim Fisher: Ottimo. Molto interessante. Il tempo è scaduto per oggi, Bernie, grazie per essere stata con noi.

Bernarda Vrbat: Grazie a te, Tim.