Dove L’IA Trova Davvero Spazio in un Team di Progetto

Tim Fisher: Ciao e benvenuti a Il Futuro dell’IA nella Gestione dei Progetti, una serie in cui andiamo oltre le slide di presentazione e approfondiamo come l’intelligenza artificiale stia realmente cambiando il modo in cui i team pianificano, consegnano e gestiscono il lavoro. Oggi presentiamo Productive. Se sei un’agenzia, una consulenza o una società di servizi professionali e stai cercando di capire dove l’IA può davvero migliorare la delivery, la saturazione, la previsione e le operazioni, e non solo generare contenuti, allora questa è la conversazione giusta.

Sentiremo come Productive sta usando l’IA per automatizzare le attività ripetitive che rallentano i team, individuare rischi prima che diventino problemi e aiutare le aziende di servizi professionali a prendere decisioni migliori e più rapide. Mi chiamo Tim Fisher e sono VP dell’IA presso The Digital Project Manager. Il mio compito è capire dove l’IA funziona davvero e dove invece è ancora solo slide di marketing.

Quindi farò le domande che il vostro team vorrebbe fare. Con noi oggi c’è Bernie Vrbat di Productive. Negli ultimi tre anni, Bernie ha lavorato a stretto contatto con agenzie, consulenze e aziende di servizi professionali di ogni dimensione, aiutandole a risolvere sfide operative e a ottenere più valore dai loro strumenti.

Oggi si occupa di trasformazione IA, proprio come me, unendo competenze tecniche ed esperienza concreta sul campo per aiutare i team a capire non solo cosa è possibile con l’IA, ma cosa vale davvero la pena realizzare.

Bernie, è davvero un piacere averti qui.

Bernarda Vrbat: Grazie, Tim. Sono felice di essere qui.

Tim Fisher: Puoi darci una descrizione di Productive in 30 secondi, per chi non lo conosce?

Di cosa si occupa e per chi è pensato?

Bernarda Vrbat: Certamente. Productive è una piattaforma tutto-in-uno pensata specificamente per le aziende di servizi professionali. Se devi tracciare il tempo su un progetto per un cliente, questa è la piattaforma perfetta. Copre l’intero flusso operativo, dalla gestione di una trattativa ai progetti, budget, risorse, fino alla fatturazione.

E ora, con l’IA integrata, la maggior parte del lavoro operativo necessario in tutti questi passaggi avviene in background, e stiamo andando oltre grazie alle nostre funzionalità agentiche, dove tutto accade in autonomia, così puoi dedicare meno tempo all’amministrazione e più a ciò che conta davvero.

Tim Fisher: Una domanda forse un po’ banale nel 2026, ma: perché l’IA è un focus così importante per voi ora?

Bernarda Vrbat: Non la trovo affatto banale. Pensiamo che le nostre funzionalità di IA ci siano da un po’. Avevamo già cose come l’autocompletamento sulle spese e l’uso dell’IA per scrivere e strutturare i testi nei documenti. Abbiamo rilevato che queste funzioni erano realmente utili ai nostri clienti. Così abbiamo voluto capire dove l’IA potesse fare una reale differenza.

Con l’evoluzione rapidissima della tecnologia, oggi l’IA può supportare lavori di vera complessità: non ci limitiamo ad automatizzare task isolati, ma aiutiamo a governare e analizzare interi flussi di lavoro aziendali. Abbiamo voluto portare questo concetto su ciò che Productive già faceva bene: essere una soluzione all-in-one per le aziende di servizi professionali.

Tim Fisher: Interessante. Qual è secondo te la sfida più grande che i vostri clienti affrontano e che l’IA li aiuta a risolvere?

Bernarda Vrbat: Invece di risolvere una singola sfida, tendiamo a dire che IA e Productive affrontano molte delle problematiche che affrontate durante la giornata: attività bloccate che... vengono dimenticate, scadenze che vanno riprogrammate, dati sparsi che non c’è il tempo di analizzare.

Volevamo togliere questo carico mentale alle persone, così che l’IA potesse occuparsene in background, e abbiamo riscontrato che facendo così si apre un nuovo modo di lavorare. Non devi più ricordarti decine di piccoli problemi e puoi dedicarti completamente a ciò che davvero conta.

Tim Fisher: Capisco.

Ormai tutti mettono l’IA in qualsiasi cosa: qui un chatbot, là qualcos’altro. Cosa distingue, secondo te, l’approccio di Productive all’IA rispetto agli altri attori del mercato?

Bernarda Vrbat: Direi che ciò che ci distingue è proprio la piattaforma in sé. Sapete tutti che gli strumenti di IA devono pescare dati da qualche parte, quindi finisci per doverli collegare a quattro o cinque strumenti diversi, e magari non è nemmeno ciò che realmente ti serve.

Con Productive hai già tutti quei dati integrati. Productive è una piattaforma specializzata che copre tutto, come detto, dalle vendite alla fatturazione, quindi conosce come vengono allocate le tue risorse, le performance dei progetti e anche come stanno andando le relazioni con i clienti. Ritengo che questa combinazione di dati operativi, finanziari e relazionali sia incredibilmente potente per l’IA, e direi che questa è la vera unicità di Productive.

Tim Fisher: So che vedremo l’IA in varie forme: conversazione, competenze e agenti. Puoi spiegare un po’ la differenza tra competenze (skills) e agenti? Non sono sicuro che tutti conoscano queste sfumature.

Bernarda Vrbat: Certo. È una domanda importante. Ovviamente conosciamo tutti i chatbot.

Ormai siamo abituati a questo tipo di IA: fai una domanda, ricevi una risposta. Con le competenze e gli agenti siamo ancora agli inizi, quindi forse vale la pena approfondire cosa sono. Le competenze, tutto sommato, sono abbastanza semplici: le avrete viste in strumenti come Claude o ChatGPT, giusto?

Le competenze sono conoscenze strutturate che fornisci all’IA. Indichi come deve eseguire un’attività affinché sia in linea con le tue esigenze. Quando passiamo agli agenti, il paragone è: se le competenze sono insegnare all’IA a fare qualcosa, gli agenti sono lasciarla davvero agire.

Un agente non si limita a rispondere o eseguire istruzioni, è completamente autonomo. Può svolgere più step, prendere decisioni lungo il percorso, usare diversi strumenti e tu non devi intervenire ad ogni fase. È qui che la complessità cresce davvero. Col chatbot, chatti con l’IA e le fai fare delle cose.

Con le competenze, plasmi il suo comportamento. Con gli agenti, non solo lo plasmi, ma deleghi veri e propri flussi di lavoro complessi all’IA. Imposti un obiettivo e l’agente trova la strada per raggiungerlo.

Tim Fisher: Ottima spiegazione, davvero. È molto simile a come la spiego anch’io. Pensando a tutto questo: come immagini evolverà il ruolo del project manager quando l’IA entrerà nella routine quotidiana?

Bernarda Vrbat: Penso che i migliori project manager siano sempre stati quelli capaci di vedere il quadro d’insieme, e ciò che l’IA fa è proprio rendere più facile questo. Eliminando tutti i compiti ripetitivi che un project manager svolge, si libera tempo per quello che sanno fare davvero meglio: prendere decisioni cruciali per l’avanzamento e il successo di un progetto.

Credo che vedremo accadere qualcosa di interessante. Liberando tempo e energie mentali, le persone iniziano naturalmente a crescere. I project manager potranno magari entrare di più nei processi di design o andare più a fondo nel codice. Vedremo sempre di più una figura di project manager "tuttofare", qualcuno che non si limita a gestire il lavoro ma lo comprende davvero da ogni prospettiva.

Tim Fisher: Concordo in pieno. In particolare, ruoli come quello del project manager si sono caricati di compiti che all’inizio non erano previsti e questa tecnologia, come dici bene, speriamo aiuti a far sì che le persone si dedichino davvero a ciò che vogliono fare, portando valore reale all’azienda. Ottimo. A proposito, ho letto che di recente avete pubblicato una ricerca su come i team stanno usando l’IA e sul tipo di lavoro che si sentono a loro agio a delegarle. Cosa ti ha colpito maggiormente e come ha influenzato il modo in cui Productive sviluppa le sue soluzioni IA?

Bernarda Vrbat: Vedo che hai approfondito bene cosa abbiamo fatto come Productive! Esatto, prima di implementare agenti e funzionalità avanzate di IA abbiamo condotto un sondaggio tra i nostri utenti per vedere davvero cosa pensano e provano dell’IA. Ciò che è emerso è che le persone desiderano che gli agenti si occupino di un…

…compito molto specifico. Le attività che ricorrevano più spesso presentano delle caratteristiche comuni: cose come pianificare task, tracciare il tempo di progetto col nostro assistant IA, pianificazione, stime. Tutti compiti ripetitivi che prendono molto tempo. Per esempio, la comunicazione col cliente è risultata invece quella che si vuole meno affidare all’IA, il che ha perfettamente senso ed è diventato per noi un principio guida.

Invece di inseguire una IA generica, abbiamo creato strumenti che aiutano i team a gestire il lavoro più tedioso.

Tim Fisher: Sì, ha senso. Dalla ricerca e dalla demo emerge che l’IA funziona davvero quando rimuove l’attrito operativo piuttosto che sostituire il giudizio umano.

Pensi anche tu che sia questo il vero focus dove le aziende dovrebbero concentrare i loro sforzi in campo IA?

Bernarda Vrbat: Onestamente sì, e penso sia anche il punto di partenza più onesto. Il lavoro ripetitivo è dove l’IA dà valore senza introdurre rischi reali: non le chiedi di prendere decisioni critiche, ma di gestire attività ripetitive dagli esiti prevedibili.

Tim Fisher: La vostra ricerca dipinge anche un settore ancora in fase di sperimentazione: le agenzie vedono i benefici dell’IA, certo, ma molte stanno ancora valutando pricing, ROI, modelli operativi e così via. Qual è secondo te la domanda che i leader delle agenzie dovrebbero porsi sull’IA, ma che finora fanno troppo poco?

Bernarda Vrbat: Credo che la domanda più trascurata sia: "Cosa vorrei che il mio team facesse con tutto il tempo che l’IA libera?" Già oggi l’IA si occupa di una grossa fetta del lavoro tradizionale, e nei prossimi anni questa quota crescerà. Trovare il modo più produttivo (scusa il gioco di parole!) per sfruttare quel tempo, identificare le iniziative che generano più valore, farà la differenza.

C’è anche un aspetto umano. Per molti le descrizioni di ruolo evolveranno, un po’ o magari tanto. Non importa, ma sostenere i talenti attuali durante questa transizione è fondamentale per ottenere il massimo dall’IA.

Tim Fisher: Hai detto una cosa molto intelligente.

E in realtà raramente si parla di cosa fare con il tempo che si libera. Mi fa piacere sapere che ci state pensando fin dall’inizio. Un’altra domanda: è chiaro che vedete gli agenti quasi come dipendenti, con l’essere umano responsabile delle loro azioni e tutto il resto.

In un mondo dove questo diventa la norma, come cambia il ruolo del project manager? Si passa dal "fare" al "gestire gli agenti che fanno". È un cambiamento profondo.

Bernarda Vrbat: Credo che i project manager inizieranno proprio a delegare il lavoro ripetitivo agli agenti, alle competenze, all’IA stessa, e si dedicheranno maggiormente al rapporto col cliente.

Come dicevo, quella parte non verrà delegata: costruiranno relazioni, consegneranno progetti migliori. I clienti saranno più soddisfatti. Questo sarà il maggiore impatto che l’IA avrà sul project manager.

Tim Fisher: Facciamo un esercizio di preveggenza: proietta fra 3-5 anni, quale sarà il cambiamento più importante che l’IA porterà nel modo di lavorare dei team?

Bernarda Vrbat: Uff. Tre-cinque anni sono davvero un orizzonte molto lungo per fare previsioni precise-

Tim Fisher: Sì, vero.

Bernarda Vrbat: Con la velocità con cui si sta evolvendo la tecnologia, però se guardiamo al breve termine vediamo che l’IA si occupa di sempre più livelli esecutivi, dalla scrittura al codice, e il lavoro operativo sarà il prossimo fronte.

La gestione dei progetti è probabilmente l’area dove lo si percepirà prima: gestione di attività, scadenze, fogli tempi, tutto il coordinamento che normalmente grava sui project manager. Guardando più avanti, il cambiamento fondamentale sarà che i team si struttureranno attorno all’IA: più che uno strumento da prendere e lasciare, la gente gestirà un insieme di agenti, configurandoli e gestendo i risultati. E come ho detto più volte, il ruolo umano passerà dal "fare il lavoro" al "prendere decisioni di valore".

Cosa conta, cosa va dato in priorità, come si definisce la qualità.

Tim Fisher: Quindi: all’IA le questioni da IA, agli umani quelle umane. Sì! Ultimissima cosa: senza svelare segreti, ci dai una piccola anticipazione sulla prossima tappa della roadmap IA di Productive?

Bernarda Vrbat: Non sveliamo troppo, ma posso dire cosa sta arrivando.

Abbiamo appena rilasciato gli artefatti: è una funzione per trasformare prompt in risultati visivi. Per esempio, chiedendo dati, puoi ottenere una dashboard completa, oppure esportarla anche come PDF o HTML. Sarà molto interessante vedere come verrà usata. Sul fronte agenti, stiamo lavorando su agenti attivati da eventi, così si attivano automaticamente quando accade qualcosa.

Ad esempio, gestendo un budget, se qualcosa cambia potrebbe essere proprio il trigger che l’agente sta monitorando e che porta una modifica. E stiamo puntando a rendere gli agenti ancora più proattivi, in modo che ti avvisino quando incontrano ostacoli così puoi intervenire subito e mantenere tutto in movimento.

Tim Fisher: Fantastico. Ha perfettamente senso. È stata una conversazione davvero super interessante sul futuro! Grazie mille. Per chiudere, Bernie, se qualcuno vuole saperne di più su Productive, cosa dovrebbe fare ora?

Bernarda Vrbat: Intanto grazie a te, Tim, per tutte le belle domande. Per chi vuole approfondire, il posto migliore da cui partire è la nostra pagina Productive 5.0.

Lì trovi la panoramica completa di tutto ciò che abbiamo creato sull’IA e di cosa riguarda questo rilascio. Da lì puoi anche consultare la pagina della roadmap e degli aggiornamenti prodotto, dove condividiamo cosa sta arrivando e ti teniamo aggiornato man mano che ci evolviamo. Ci muoviamo rapidamente, quindi vale la pena tornare spesso a dare un’occhiata.

Tim Fisher: Ottimo, molto interessante. Il nostro tempo è finito. Bernie, davvero grazie per essere stata con noi.

Bernarda Vrbat: Grazie a te, Tim.