Dove si inserisce davvero l’IA in un team di progetto

Tim Fisher: Ciao e benvenuti a Il Futuro dell’IA nella Gestione dei Progetti, una serie in cui andiamo oltre le presentazioni per approfondire come l’IA sta realmente cambiando il modo in cui i team pianificano, eseguono e gestiscono il lavoro. Oggi presentiamo Productive. Se siete un’agenzia, una società di consulenza o un’azienda di servizi professionali e state cercando di capire dove l’IA può davvero migliorare la delivery, l’utilizzazione, la previsione e le operazioni, e non solo generare contenuti, questa è la conversazione a cui partecipare.

Sentiremo come Productive sta utilizzando l’IA per automatizzare quelle attività di routine che rallentano i team, individuare rischi prima che diventino problemi e aiutare le aziende di servizi professionali a prendere decisioni migliori in tempi più rapidi. Mi chiamo Tim Fisher e sono VP of AI a The Digital Project Manager. Il mio compito è capire dove l’IA funziona davvero e dove invece è solo marketing.

Quindi farò le domande che il vostro team si farebbe. Oggi con noi c’è Bernie Vrbat di Productive. Negli ultimi tre anni Bernie ha lavorato a stretto contatto con agenzie, società di consulenza e aziende di servizi professionali di tutte le dimensioni, aiutandole a risolvere sfide operative e a ottenere maggiore valore dai loro strumenti.

Oggi si occupa della trasformazione IA, proprio come me, unendo competenza tecnica e reale esperienza in agenzia per aiutare i team a capire non solo cosa è possibile fare con l’IA, ma cosa vale davvero la pena fare.

Bernie, è davvero un piacere averti qui.

Bernarda Vrbat: Grazie, Tim. È un piacere essere qui.

Tim Fisher: Puoi darci la versione da 30 secondi di Productive per chi non lo conosce?

Cosa fa e per chi è pensato?

Bernarda Vrbat: Certo. Productive è una piattaforma all-in-one progettata specificamente per le aziende di servizi professionali. Se dovete tracciare il tempo su un progetto per un cliente, questa sarebbe la piattaforma perfetta per voi. Copre praticamente tutto il flusso operativo, dalla gestione di una trattativa ai progetti, budget, risorse, fino alla fatturazione.

E ora con l’IA integrata, gran parte del lavoro operativo relativo a questi passaggi avviene in background, e stiamo facendo un passo oltre con le nostre funzionalità agentiche, in cui accade in autonomia, così potete dedicare meno tempo all’amministrazione e più tempo al lavoro che conta davvero.

Tim Fisher: Una domanda forse banale nel 2026, ma perché l’IA è così centrale per voi in questo momento?

Bernarda Vrbat: Non la trovo affatto banale. Penso che implementiamo funzionalità IA già da tempo. Avevamo cose come l’autocompletamento delle spese e l’uso dell’IA per scrivere e strutturare testi nei documenti. E abbiamo visto che queste funzionalità sono davvero utili per i nostri clienti. Abbiamo voluto capire dove l’IA potesse fare una vera differenza.

Poiché la tecnologia avanza così rapidamente, ora l’IA può assistere anche in compiti complessi, quindi non stiamo solo automatizzando task isolati, ma aiutiamo a gestire e analizzare i workflow aziendali. Così abbiamo voluto portare questa novità in ciò che Productive già fa bene: essere una soluzione all-in-one per le aziende di servizi professionali.

Tim Fisher: Interessante. Secondo te, qual è stata la sfida maggiore per i vostri clienti che pensi l’IA li aiuti a risolvere?

Bernarda Vrbat: Più che risolvere una singola sfida, ci piace dire che l’IA e Productive affrontano molte delle difficoltà quotidiane: task bloccati che sono stati dimenticati, scadenze che bisogna ricalibrare, dati sparsi che non si ha tempo di analizzare.

Volevamo togliere tutto questo carico mentale alle persone, così che l’IA possa gestirlo in background. Abbiamo visto che, così facendo, si apre una nuova modalità di lavoro. Non bisogna più tenere a mente una dozzina di piccoli problemi e si può dedicare mente e attenzione solo a ciò che davvero conta.

Tim Fisher: Ha senso.

Ormai tutti inseriscono l’IA in ogni cosa. Qui un chatbot, là qualcos’altro. Cosa rende unica l’approccio di Productive all’IA rispetto agli altri sul mercato?

Bernarda Vrbat: Direi che ciò che ci distingue è proprio la piattaforma stessa. Sappiamo tutti che gli strumenti IA devono attingere dati da qualche parte, quindi spesso bisogna integrarli con 4 o 5 tool diversi – e ancora può non essere quello che si cerca.

Con Productive hai tutto integrato. Productive è una piattaforma specializzata che copre tutto – come dicevo – dalle vendite alla fatturazione, quindi sa come sono allocate le persone, come performano i progetti, come stanno andando davvero le relazioni con i clienti. Quella combinazione di dati operativi, finanziari e relazionali è incredibilmente potente per l’IA, ed è un punto realmente distintivo di Productive.

Tim Fisher: So che vedremo l’IA in più forme: nelle conversazioni, nelle skill, negli agenti. Puoi spiegare un po’ la differenza tra skill e agenti? Non sono sicuro che tutti lo capiscano bene.

Bernarda Vrbat: Giusto. Domanda importante. Ovviamente, conosciamo tutti i chatbot. Sono l’IA cui le persone ormai sono più abituate: poni una domanda e ricevi una risposta. Le skill e gli agenti invece sono ancora relativamente nuove, quindi vale la pena entrare nei dettagli. Le skill sono piuttosto semplici da comprendere, probabilmente le avete già viste in tool come Claude o ChatGPT.

Le skill sono fondamentalmente conoscenza strutturata che si fornisce all’IA: le si insegna come eseguire dei compiti secondo le necessità reali. Passando agli agenti: se le skill insegnano all’IA come fare le cose, gli agenti gli consentono di andare effettivamente a farle.

Un agente non si limita a rispondere a una domanda o seguire le istruzioni: è totalmente autonomo. Può lavorare su più step, prendere decisioni, usare diversi strumenti e non è necessario seguirlo in ogni fase. È qui che la complessità aumenta. Con il chatbot, dialoghi e ottieni task fatti.

Con le skill, plasmi il comportamento dell’IA. Con gli agenti, non solo lo plasmi ma deleghi davvero workflow complessi all’IA: stabilisci l’obiettivo e l’agente trova la strada per raggiungerlo.

Tim Fisher: Ottima descrizione. È lo stesso modo in cui ne parlo anche io. Pensando a tutto ciò, come vedi evolversi il ruolo del project manager ora che l’IA diventa parte del lavoro quotidiano?

Bernarda Vrbat: Credo che i migliori project manager siano sempre stati quelli capaci di vedere il quadro generale, e l’IA rende questa capacità ancora più accessibile. Quando si eliminano tutte le attività ripetitive dei PM, si libera tempo per concentrarsi su ciò che sanno fare meglio: prendere decisioni ad alto impatto su avanzamento e successo del progetto.

Credo che presto vedremo qualcosa di interessante qui. Quando liberi tempo ed energie mentali, le persone crescono naturalmente. I project manager potranno forse avvicinarsi di più al design o addirittura al codice. Quindi li vedremo diventare delle figure più trasversali, non solo gestori del lavoro, ma anche reali conoscitori dell’operatività in ogni dettaglio.

Tim Fisher: Concordo pienamente. In particolare ruoli come i project manager sono diventati qualcosa di molto più ampio, con tantissimi compiti aggiuntivi nella matrice delle responsabilità – e questa tecnologia, proprio come dici, dovrebbe permettere di tornare a ciò che conta davvero e contribuire a far crescere il business. Ottimo. Ho visto, tra l’altro, che avete appena pubblicato una ricerca su come i team usano l’IA e quali attività sono più propensi a delegare. Cosa ti ha colpito di più e come ha influenzato l’approccio di Productive allo sviluppo IA?

Bernarda Vrbat: Hai davvero scavato a fondo in Productive. Sì, prima di introdurre agenti e funzionalità IA avanzate abbiamo fatto un sondaggio per capire cosa pensano gli utenti dell’IA. Abbiamo scoperto che quello che la gente vuole delegare all’agente è qualcosa di molto specifico. I task che emergono più spesso condividono un profilo comune: pianificazione delle attività, tracciamento delle ore tramite l’assistente IA, pianificazione di progetto, stime. Tutte queste sono attività ripetitive e che richiedono tempo. Ad esempio, la comunicazione con il cliente è risultata la meno incline a essere delegata all’IA – e ha perfettamente senso, ed è stato il nostro principio guida.

Piuttosto che puntare alla versione più ampia possibile dell’IA, abbiamo creato funzionalità per aiutare i team a gestire il lavoro “di routine”.

Tim Fisher: Concordo. Nelle vostre ricerche e nelle demo emerge che l’IA funziona meglio quando rimuove gli attriti operativi, non quando sostituisce il giudizio umano.

Pensi che le organizzazioni dovrebbero concentrarsi qui?

Bernarda Vrbat: Onestamente sì, ed è anche il punto di partenza più autentico. Il lavoro di routine è l’ambito in cui l’IA dà valore senza introdurre rischi. Non le si chiede di prendere decisioni delicate, ma di gestire compiti ripetitivi con risultati attesi.

Tim Fisher: La vostra ricerca mostra un settore che sta ancora sperimentando. Le agenzie beneficiano già dell’IA, ma molte devono ancora capire prezzi, ROI, modelli operativi, tutto questo. Qual è la domanda che i leader delle agenzie dovrebbero farsi sull’IA e che invece non si fanno abbastanza?

Bernarda Vrbat: Secondo me la domanda è: “Cosa voglio che il mio team faccia con tutto il tempo che l’IA libera?”. L’IA si sta già occupando di una fetta importante del lavoro esistente, e lo farà sempre di più, quindi trovare il modo più produttivo (senza gioco di parole) per impiegare quel tempo extra, ossia le iniziative che generano più valore, è ciò che farà davvero la differenza.

C’è anche un lato umano: tanti ruoli dovranno cambiare, in parte o tanto non conta. Ma sostenere i talenti durante questa transizione è importante tanto quanto ottenere il massimo dall’IA.

Tim Fisher: Verissimo.

Su questo tema in realtà si riflette ancora poco: cosa farà la gente col tempo liberato dall’IA. Mi fa piacere che lo abbiate in mente già adesso. Un’altra domanda: è chiaro che considerate gli agenti quasi come dipendenti aggiuntivi, con umani responsabili delle azioni finali ecc. In uno scenario in cui questo diventa la normalità, come cambia il ruolo del project manager? Si passa dal “fare” al gestire gli agenti?

Bernarda Vrbat: Credo che i project manager cominceranno semplicemente a delegare il lavoro più ripetitivo agli agenti, alle skill, all’IA. Saranno invece molto più coinvolti nel relationship management con il cliente – come ho detto, quella parte non verrà delegata. Saranno costruttori di relazioni, promotori di progetti migliori, fonte di maggiore soddisfazione dei clienti. Questo sarà il maggior impatto dell’IA sul PM.

Tim Fisher: Facciamo un salto avanti di tre/cinque anni: quale sarà il cambiamento più grande che ti aspetti porterà l’IA nel modo di lavorare dei team?

Bernarda Vrbat: Tre-cinque anni è un orizzonte lunghissimo per l’IA!

Tim Fisher: Decisamente.

Bernarda Vrbat: Visti i ritmi con cui tutto evolve… ma guardando al breve periodo, vediamo già che l’IA si prende carico di sempre più strati esecutivi in ambiti come coding e copy. Presto l’operatività sarà la prossima a essere automatizzata.

La gestione progetti è probabilmente l’ambito dove si sentirà di più: task, scadenze, timesheet, tutte queste attività di coordinamento che gravano sui PM. In prospettiva, il vero cambiamento sarà il modo in cui i team si organizzeranno intorno all’IA: invece di usare l’IA solo come uno strumento all’occorrenza, si gestirà una suite di agenti, configurandoli e gestendo i loro output. Il ruolo umano – come ho ribadito oggi – diventerà meno quello che “fa”, più quello che decide che cosa ha valore.

Cosa conta davvero, cosa va prioritizzato, come si definisce la qualità.

Tim Fisher: Lasciano i compiti all’IA e le decisioni di valore agli umani. Esatto. E per concludere, senza svelare troppi segreti: uno sguardo alla roadmap IA di Productive?

Bernarda Vrbat: Non vogliamo spoilerare troppo, ma posso dirti cosa sta arrivando.

Abbiamo appena rilasciato gli artifact, che permettono di trasformare prompt in output visivi. Ad esempio: chiedere un dato e ottenere una dashboard completa, oppure scaricarla come PDF o HTML. Sarà molto interessante. Sul fronte agenti, stiamo lavorando ad agenti attivati da eventi, che si scatenano automaticamente quando avviene qualcosa.

Gestisci un budget, succede un cambiamento – può essere un trigger che fa intervenire l’agente. Vogliamo costruire agenti sempre più proattivi, che ti contattano quando incontrano ostacoli così puoi intervenire e far avanzare i lavori.

Tim Fisher: Fantastico. Davvero ha tutto molto senso. È stata una conversazione e uno sguardo sul futuro davvero prezioso. Grazie mille. Per chiudere, Bernie, se qualcuno vuole saperne di più su Productive cosa dovrebbe fare?

Bernarda Vrbat: Prima di tutto grazie a te, Tim, per la bellissima chiacchierata. Se qualcuno vuole approfondire, il punto di partenza migliore è la pagina Productive 5.0.

Lì trovate la panoramica completa di tutto ciò che abbiamo fatto sull’IA e su questa nuova release. Poi vi consiglierei di seguire la nostra roadmap e la pagina degli aggiornamenti, dove condividiamo cosa arriverà e vi teniamo aggiornati. Siamo rapidi, c’è sempre qualcosa di nuovo da scoprire.

Tim Fisher: Perfetto. Molto interessante. Il nostro tempo a disposizione è finito. Bernie, grazie mille per essere stata con noi.

Bernarda Vrbat: Grazie, Tim.