Come Ottenere Contenuti per il Sito Web dai Clienti (Con James Rose di Content Snare)

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Stiamo sperimentando la trascrizione dei nostri podcast tramite un programma software. Per favore perdonate eventuali errori di battitura, il bot non è ancora preciso al 100% delle volte.

Ben Aston:

Stai ancora aspettando di mettere online il tuo progetto web? Fammi indovinare, stai aspettando i contenuti oppure il cliente ti ha inviato i contenuti, ma ora aspetti che ti mandi quelli in linea con il sito. È una sfida per chiunque lavori nello sviluppo web. Le agenzie conosceranno molto bene questo problema, ma è qualcosa che può essere risolto. Sì, esiste un modo per gestirlo meglio: continua ad ascoltare questo podcast per capire come puoi dire addio alle infinite catene di email, allegati pesanti e disordinati Google Docs, raccogliere contenuti e file in un unico posto con promemoria automatici tramite uno strumento di cui parleremo oggi.

Grazie per l’ascolto. Sono Ben Aston, fondatore di Digital Project Manager. Benvenuto al podcast DPM. Che tu sia un project manager esperto, un produttore digitale, o qualsiasi altra cosa, magari ti sei ritrovato improvvisamente ad occuparti della gestione dei progetti: sappi che oggi nelle tue cuffie ci sono migliaia di altre persone nella tua stessa situazione. Cercano di fare del loro meglio per avviare, pianificare e realizzare progetti migliori. Noi di DigitalProjectManager.com siamo qui per aiutarti a diventare un project manager più sicuro e competente. E vogliamo metterti in contatto con altri che stanno gestendo e guidando progetti.

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Oggi sono in compagnia di James Rose. James è il co-fondatore di Content Snare, di cui parleremo oggi, e di Aktura Technology. In passato era un web designer e ora cerca di aiutare designer e sviluppatori a riprendere in mano la propria vita, lavorare meno e ottenere clienti migliori. Quindi ciao James.

James Rose:

Ben, è un vero piacere essere qui. A parte il fatto che sono attualmente sotto attacco di patogeni ricevuti da un autista Uber l’altro giorno.

Ben Aston:

Sono contento che tu sia riuscito a partecipare. Raccontaci allora cosa fai ora. Gestisci il tuo prodotto FaaS e anche un’agenzia di sviluppo. Puoi dirci qualcosa su questi due progetti?

James Rose:

Sì, ormai siamo nel mondo del software da parecchio tempo. Credo che abbiamo fondato la nostra azienda nel 2010, quindi costruivamo prodotti software già allora e poi abbiamo finito per creare software per altri, per i nostri clienti, il classico modello di agenzia. Questa è la nostra software house, Aktura Technology. Costruiamo soluzioni personalizzate su richiesta.

Ma in tutto questo processo abbiamo iniziato anche a realizzare molti siti web e, come suggerisce la tua introduzione, i contenuti sono un grande problema per molti, anche per noi. Nel tempo, facendo networking con altri web designer, mi sono accorto che era una difficoltà diffusa e, dato che volevamo trovare un altro problema da risolvere (visto che il software è nel nostro DNA), mi si è accesa una lampadina: “Dobbiamo creare qualcosa che ci aiuti a raccogliere i contenuti in modo più efficiente — e serva anche alle altre agenzie.” Così è nato Content Snare: una piattaforma SaaS che aiuta a raccogliere i contenuti dai clienti in tempo e senza tutti i ritardi, allegati incasinati e tutto il resto che solitamente accompagna questo processo.

Ben Aston:

Ottimo. Parliamo di Content Snare tra un minuto. Ma prima voglio tornare indietro: come sei arrivato a creare uno strumento SaaS per aiutare le agenzie? Qual è il tuo background nel mondo delle agenzie?

James Rose:

Beh, in realtà riguarda proprio il nostro percorso. A differenza tua, io non ho iniziato in una grande agenzia. In passato ero un ingegnere nell’ambito dell’automazione e dei sistemi di controllo. A un certo punto, scrivevamo software per processi industriali, credo. Da lì ci siamo spostati nel ramo dei prodotti software. Content Snare in realtà è il nostro terzo prodotto; i precedenti sono stati venduti o lasciati andare. È così che abbiamo iniziato. Poi siamo passati ai siti web perché, come spesso accade se ti occupi di informatica, tutti pensano tu sappia tutto di tecnologia. Se dici che fai software, ti chiedono: “Mi fai anche un sito? E magari recuperi i dati dal mio hard disk? E mi costruisci una app tipo Uber per cuccioli per 2000 dollari?”

È così che siamo finiti a fare siti web. Vari conoscenti ce lo hanno chiesto. Ne avevamo già costruiti in passato, ai tempi in cui si facevano siti solo per posizionarli su Google e guadagnare con gli annunci. Così, visto che avevamo un po’ di esperienza, abbiamo pensato: “Facciamo siti fatti bene, anche perché sembra che tanti non siano contenti dei loro sviluppatori. Se noi lavoriamo bene, potremo fondare una buona agenzia.” Ed è andata così. Siamo partiti con i siti, poi si sono aggiunte cose come inserzioni Facebook/Google e marketing digitale, fino a tornare a concentrarci solo sui siti, perché volevamo specializzarci su quello. È così che la nostra agenzia ha preso forma.

Ben Aston:

Bene. E quindi siete un’agenzia senza ufficio fisico, giusto?

James Rose:

Mm-hmm (affermativo).

Ben Aston:

So che molti all’ascolto sono nella stessa situazione: gestiscono team remoti e sviluppatori remoti spesso difficili da rintracciare. Come fate funzionare davvero il lavoro a distanza? Soprattutto con sviluppatori che possono essere poco reattivi, quali sono i tuoi consigli?

James Rose:

È sicuramente una sfida continua e ammetto che non l’abbiamo ancora risolta del tutto. Ma ci sono alcune cose che fanno la differenza: molte delle problematiche con sviluppatori che “spariscono” o non rispondono nascono quando ingaggi liberi professionisti. Non ricordo chi mi abbia dato questo consiglio tempo fa, forse James Schramko: loro assumevano solo a tempo pieno. Quando siamo passati a questo modello — anche se non siamo sempre rigidissimi — molti nostri sviluppatori sono sostanzialmente full-time. Fanno il loro orario ogni giorno. Siamo flessibili, ma ci aspettiamo una giornata lavorativa piena ogni giorno, a meno che non abbiano altri impegni comunicandocelo anticipatamente.

Il fatto che siano nostri collaboratori assidui fa una differenza enorme. Non abbiamo più il problema di gente che sparisce improvvisamente.

Ben Aston:

Beati voi.

James Rose:

È successo anche a noi che qualcuno a tempo pieno scomparisse: una volta, nel mezzo di un progetto importante, un ragazzo è sparito quattro giorni. Gli ho chiesto spiegazioni e mi ha detto: “Sono stato in montagna, lavoravo lo stesso ma non avevo accesso a Slack.” Gli ho spiegato che non andava bene, che bastava avvisare per trovare una soluzione. Ovvio che non lavora più con noi.

La risposta che mi sento di dare, quindi, è: se hai bisogno che qualcuno sia presente ogni giorno ma non lo è, cambia persona in fretta.

Ben Aston:

Hai citato Slack come canale di comunicazione con il tuo team remoto. Quali altri strumenti usate per gestire i progetti internamente?

James Rose:

Attualmente usiamo praticamente solo Jira. Quando facevamo siti web, usavamo Teamwork Projects. In realtà abbiamo chiuso quella parte dell’attività perché stavamo facendo troppe cose. Content Snare e l’agenzia software ci occupano già abbastanza. Teamwork Projects mi è sembrato un buon sistema per i progetti piccoli… Per quelli grandi usiamo Jira con una classica bacheca Kanban, dove puoi impostare sprint, assegnare compiti, avere revisioni da parte degli stakeholder.

Quando spostiamo le “features” attraverso il processo, ci possono essere revisioni fra pari — un altro sviluppatore deve controllare il lavoro. C’è della logica integrata: se non viene controllato il codice, non si va avanti con la revisione stakeholder. Deve premere un pulsante per approvare, poi viene distribuito sul server di staging, testato e solo dopo può andare in produzione. È un processo dettagliato per il software, e Jira è uno degli strumenti che permettono di personalizzare tutte queste regole. Ma...

Ben Aston:

Già.

James Rose:

…proprio così.

Ben Aston:

Può anche essere frustrante.

James Rose:

Verissimo. Io non l’ho impostato, ma Jira è uno strumento davvero ostico. Non dico che sia il massimo.

Ben Aston:

No, lo so, ma hai ragione.

James Rose:

Una volta che è—

Ben Aston:

Ma hai ragione. La cosa affascinante di Jira è che tutti pensano: “Prendiamo Jira, risolviamo tutto.” E poi serve sempre qualcuno che sappia impostare le bacheche, i progetti: di solito c’è una sola persona che ne capisce veramente e, quando manca, il progetto non parte.

Il migliore e peggiore aspetto di Jira sono i flussi di lavoro: puoi definire delle regole e non puoi andare avanti se non le rispetti. Frustrante per il PM, ma garantisce che tutti i passaggi siano eseguiti, il che è molto utile. E—

James Rose:

Sì, come dici tu, è frustrante in certi casi, ma aiuta a gestire lo sviluppo remoto. È sempre un equilibrio.

Ben Aston:

Esattamente. Una delle cose che so che ti appassiona sono i consigli sulla produttività. Ho letto delle tue statistiche su Zapier: hai automatizzato 9.000 task in un mese. Quali sono le automazioni Zapier che consigli a noi project manager? Quali sono le tue preferite e cosa automatizzi realmente?

James Rose:

Ottima domanda!

Ben Aston:

Probabilmente neppure te le ricordi, visto che sono tutte automatiche...

James Rose:

In effetti hai ragione! Ma in questi giorni ho dovuto rivederle perché me lo chiedono spesso e sto registrando un corso su come usare Zapier. Quindi mi sono rivisto tutti i miei Zap per vedere quali effettivamente possono tornare utili agli altri. Di solito il flusso è: impari a usare Zapier, scopri cosa puoi fare con i tuoi strumenti e allora crei automazioni “Quando succede X, voglio che Zapier faccia Y”.

Te ne racconto una semplicissima: in Jira avevo un’automazione che controllava ogni volta che qualcuno spostava una funzione da una colonna all’altra. Quando il tutto veniva caricato sul server di pre-produzione, raccoglieva le modifiche e mi inviava un riepilogo su Trello. Uso Trello per gestire la mia vita e la to-do list personale.

Mi crea una card con la lista degli aggiornamenti settimanali: posso controllarli velocemente e realizzare un video per presentare le novità. Semplice, ma mi fa risparmiare un sacco di tempo e passaggi inutili.

Ben Aston:

Fantastico.

James Rose:

Sì, ma anche per la preparazione dei documenti: ad esempio, sei stato ospite nel mio podcast e quando hai prenotato hai risposto a varie domande. Posso usare Zapier per creare documenti precompilati.

Ho un workflow per il podcast che crea la copia del documento e compila i tuoi dati, il sito, ecc. Così durante la puntata ho tutte le informazioni a portata di mano. Un altro grande risparmio di tempo! Sono tutte cose del genere.

Ben Aston:

Sì, sono d’accordo: ogni volta che devi copiare-incollare, probabilmente si può automatizzare.

James Rose:

Esatto. I doppi inserimenti sono la causa principale. O se cambi qualcosa in base ad un evento in un altro strumento, come ad esempio spostare un contatto nella pipeline di un CRM dopo avergli inviato una proposta: tutto questo può essere automatizzato con Zapier.

Ben Aston:

Sì, certo.

James Rose:

Noi ad esempio, alla nostra scuola “Master in Digital Project Management”, abbiamo tutto collegato a Pipedrive e Google Sheets. Così quando succede qualcosa, viene aggiornato ovunque, senza bisogno di copiare-incollare dati o cambiare manualmente gli stati.

James Rose:

Assolutamente! Un altro ottimo esempio di project management è la creazione di panoramiche e dashboard personalizzate. Molte persone scelgono lo strumento di gestione progetti proprio per il reporting, ma spesso puoi crearti una dashboard personalizzata prendendo tutti gli eventi, riversandoli in fogli Google ed elaborando i report di cui hai bisogno quotidianamente.

Ben Aston:

Sì, un ottimo utilizzo. Io la chiamo Zapier, James dice Zapier.

James Rose:

Il CEO dice Zapier, quindi d’ora in poi dirò così anch’io!

Ben Aston:

Hai vinto tu! Parliamo ora di Content Snare e ritorniamo al tema: le agenzie di sviluppo web faticano a ricevere i contenuti dai clienti, quelli giusti, nei tempi e nei formati adeguati. Un incubo: i clienti spesso non hanno risorse interne per la scrittura testi e si tratta sempre dell’ultima cosa nella loro lista. Raccontaci Content Snare: è uno strumento per il flusso dei contenuti, ma cosa significa esattamente?

James Rose:

È iniziato in modo molto semplice: l’idea era eliminare le catene di email, perché sai com’è, “Invia il contenuto della homepage.” e ti mandano metà materiale o inviano immagini minuscole, loghi da 16 pixel, tutto come allegato, scarichi tutto e ogni volta devi richiedere cambi, spiegar loro cosa non va, rimandano nuovi file sulla base di documenti inutilizzabili. Succede sempre.

Ci si ritrova con email talmente lunghe che bloccano Gmail! È capitato diverse volte, a me capita di lavorare con Gmail via web e quando le conversazioni superano le cento email, iniziano i problemi: il computer si blocca. E non esisteva una soluzione. Cercavo solo un sistema che riunisse tutto in un unico punto: sapere cosa è fatto, cosa manca, quali contenuti necessitano revisione — come ad esempio se il titolo della homepage è troppo lungo possiamo rifiutarlo e chiedere un cambiamento (“Massimo 100 caratteri”, ecc.).

Questa era la problematica e così abbiamo costruito il prodotto. La prima versione era una specie di form standard: il cliente accede sempre allo stesso link, può interrompere e riprendere senza perdere nulla (salva automaticamente), chiude il browser e torna dopo giorni, ritrova tutto. Il punto forte era che il sistema inseguiva i clienti in automatico via email: io avevo una routine settimanale per capire a chi mancava cosa e scrivere i soliti messaggi “Hai fatto questo, ti manca quest’altro, puoi inviarlo?” In Content Snare lo fa la piattaforma per te.

Ben Aston:

Il sistema di promemoria automatici è fondamentale: come project manager puoi inseguire i clienti tutto il giorno senza ottenere niente, ma se è uno strumento che dice “Contenuto in scadenza domani, promemoria”, funziona molto meglio.

James Rose:

Così i clienti possono quasi dare la colpa allo strumento!

Ben Aston:

Esatto.

James Rose:

Le persone si dividono in due categorie: chi preferisce scrivere promemoria manualmente e personalizzare i messaggi, e chi ama la funzione automatica, perché può “dare la colpa allo strumento”, mantenendo buoni rapporti con il cliente!

Ben Aston:

Quali sono gli sviluppi futuri previsti? Come pensi di far evolvere Content Snare?

James Rose:

C’è tantissimo da fare: abbiamo almeno cinque anni di lavoro avanti a noi! Più aumentano i grandi clienti (abbiamo appena acquisito nomi notissimi!), più aumentano le richieste relative ai workflow, come i collaboratori multipli: più persone in azienda magari devono gestire sezioni diverse di contenuto, sia a livello di pagina che di sezione. Stiamo lavorando su come rendere semplicissimo questo passaggio. La nostra priorità è la semplicità.

La prossima grande novità è la semplificazione dell’inserimento contenuti per i clienti: mostrare una sola cosa alla volta, senza moduli tradizionali pieni di campi. In più, lavoreremo su workflow collaborativi e commenti come su Google Docs, con la possibilità di taggare persone su parti specifiche di contenuto.

Quindi la direzione sarà: collaborazione, workflow e coinvolgimento multiplo. Sarà una grossa sfida, ma ce la faremo!

Ben Aston:

Già. Quando lavori con grandi aziende, la vera difficoltà sono i flussi di approvazione interni — lavori con il team marketing, ma loro internamente devono ottenere approvazioni da vari stakeholder. Come viene gestita l’approvazione dei contenuti prima che tu li riceva?

James Rose:

Esatto, l’approvazione è la seconda cosa che ci chiedono più spesso, grazie per averlo ricordato! Al momento è solo “approvato o no”, ma stiamo lavorando su workflow multistadio in cui magari serve prima l’approvazione del manager, poi del CEO, poi del marketing, ecc.

Ben Aston:

È una bella sfida: da project manager può essere frustrante, pensi di aver fatto tutto (“il sito è pronto con testi finti...”) e invece resti in attesa dei clienti, che spesso portano solo ritardi. Può trattarsi di testi, immagini o video, ma senza i contenuti il lavoro non si considera concluso.

Per quanto riguarda la strategia dei contenuti: come aiuta Content Snare clienti e agenzie a valutare quali contenuti servono, su quali pagine e a definire la gerarchia dei contenuti?

James Rose:

Al momento è abbastanza semplice. La strategia vera e propria si fa altrove: Content Snare serve a definire le pagine e cosa metterci sopra. Il grande vantaggio è potersi salvare questi elementi come template: puoi salvare pagine intere, sezioni o tutto il set di richieste di contenuto. Un esempio tipico è il questionario di briefing: molti lo usano proprio per i brief, che spesso sono molto lunghi, e possono farli compilare a più riprese, a differenza di un modulo classico.

Alcuni clienti si siedono con il cliente e costruiscono insieme la struttura dei contenuti in Content Snare, così il cliente poi inizia subito a compilare e ha modo di tornare su ogni elemento nelle settimane successive. La pianificazione è un aspetto su cui sto riflettendo molto: in futuro vorremmo creare una funzione per sviluppare la mappa del sito in modo visuale, cioè pianificare prima la gerarchia delle pagine. Sulle parti di wireframe pensiamo di integrarci con strumenti esterni, perché non vogliamo duplicare ciò che già esiste.

Ben Aston:

Bene, Content Snare riempie questo vuoto: quando ti servono informazioni dai clienti per andare online, e se vuoi evitare scambi infiniti di email o mille Google Docs dispersi, prova contentsnare.com e vedi come funziona per i tuoi progetti. James, grazie mille per essere stato con noi oggi.

James Rose:

Ben, è stato un vero piacere. Grazie davvero.

Ben Aston:

E voi, come gestite i contenuti? Se utilizzate uno strumento o avete un processo efficace, raccontatecelo nei commenti qui sotto. Inoltre su thedigitalprojectmanager.com troverete la nostra community, più di 3000 persone su Slack che ogni giorno parlano di contenuti, sviluppo e gestione progetti digitali con strumenti diversi.

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