Podcast DPM: Comprendere le Responsabilità del Project Manager (con Patrice Embry)

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Ben Aston: Grazie per l'ascolto. Sono Ben Aston e questo è il podcast del Digital Project Manager. Questo podcast è offerto da Clarizen, leader nel software per la gestione di progetti e portafogli in ambito aziendale. Visita Clarizen.com per saperne di più.

Oggi sono insieme a Patrice Embry, una delle nostre esperte DPM del Digital Project Manager. Patrice, grazie ancora per essere con noi oggi.

Patrice Embry: Assolutamente.

Ben Aston:

Mi chiedo se sai davvero cosa dovresti fare oltre a tutte quelle responsabilità elencate nella tua job description; mantenere il progetto nei tempi, organizzare il budget. Come si può andare oltre? Come possiamo distinguerci dagli altri? Non è tanto quello che facciamo, ma come lo facciamo.

Quindi, oggi parleremo di come possiamo portare le responsabilità quotidiane di un project manager al livello successivo e svolgerle meglio. Si tratta davvero di cosa dovresti fare con il tuo tempo. Ma se sei un nuovo ascoltatore, lascia che ti presenti meglio Patrice.

Patrice fa parte del nostro team perché è una bravissima scrittrice, ha un sacco di esperienze interessanti e, in qualche modo magico, sembra essere dappertutto su Slack. E se non sei ancora entrato nella nostra community Membership, potresti parlare con Patrice proprio ora. Vai nella sezione risorse del Digital Project Manager e unisciti a più di mille altri digital project manager che parlano di tutti i tipi di argomenti interessanti.

Patrice ha lavorato per ogni tipo di realtà, agenzie, aziende e tutto ciò che sta nel mezzo. Inoltre è una delle nostre esperte DPM e parteciperà come ospite speciale al nostro prossimo corso in uscita che si chiama Mastering Digital Project Management. E se non sai di cosa parlo e hai bisogno di una formazione PM, dai un’occhiata. È un corso intensivo di sette settimane che include video interattivi, compiti settimanali, discussioni di gruppo e anche opzioni di coaching. Vai su digitalprojectmanagerschool.com e iscriviti. Sono rimasti solo pochi posti.

Patrice, dicci... So che sei project manager da remoto, puoi raccontare agli ascoltatori qualche progetto su cui stai lavorando attualmente?

Patrice Embry: Sì, certo. In questo momento sto facendo attività di governance per uno dei miei clienti, fungendo da tramite tra marketing e sviluppatori, che è sempre una cosa interessante per un project manager. È meno legato a un singolo progetto e più a processi e flussi di lavoro. Sto anche completando un progetto che prevede la versione Android di un’app iOS creata per aiutare persone che cercano lavori brevi in casa o commissioni da far svolgere a chi ha del tempo libero.

Sto anche aiutando ottimi clienti finali ad aggiornare i loro siti, molto lavoro su Drupal, e supportando alcune splendide organizzazioni non profit a fornire informazioni a entità importanti come le Nazioni Unite. Quindi quel progetto è in pieno svolgimento ed è una delle cose più gratificanti che abbia fatto finora nella mia carriera.

Ben Aston: Quanti progetti sono? Sei, sette, o ancora di più?

Patrice Embry: Beh, ci sono tre progetti principali e poi il lavoro di governance è più a tempo, ma facciamo tutto nelle nostre quattro ore al giorno.

Ben Aston: E in quella parte di governance, quindi vieni chiamata come consulente esterna per cercare di aiutare le persone a lavorare meglio insieme?

Patrice Embry: Esatto. Sto creando processi e sono il collegamento tra un fornitore esterno impegnato nello sviluppo e il loro grande dipartimento di marketing interno. Non solo faccio in modo che il lavoro venga portato a termine, ma suggerisco buone pratiche, aiuto a impostare il workflow e verifico che gli sviluppatori dell’agenzia abbiano tutto ciò che serve. Quindi un po’ di tutto insieme. La cosa migliore è che essendo una corporation, e non un’agenzia, non devo tenere i fogli ore. È fantastico quando non devi tracciare il tuo tempo.

Ben Aston: Un lusso.

Patrice Embry: Lo so.

Ben Aston: Quali altre tecniche usi per aiutare questi due gruppi a interagire meglio tra loro?

Patrice Embry: È complicato anche dal fatto che i loro sviluppatori sono in un altro paese e il dipartimento marketing è globale. Bisogna assicurarsi che parlino davvero la stessa lingua e comprendano le parole esatte utilizzate. Perché quello che è uno slang in un paese può essere incomprensibile in un altro.

A volte é solo questo, ma per lo più si tratta di essere accurati, far pensare le persone all’intero quadro di ciò che chiedono. Spesso dicono solo: mi serve una pagina. Ok, va bene, iniziamo da lì. Parlarne insieme ogni volta li rende più esperti e il processo migliora mano a mano.

Ben Aston: Deve essere soddisfacente vedere che le cose funzionano meglio col tempo.

Patrice Embry: Assolutamente. È bello quando qualcuno dice: ricordo quello che hai detto su x o y.

Ben Aston: Lo sto facendo anch’io, ora.

Patrice Embry: Esatto. E io rispondo: “hai la tua stellina d’oro!”. E se è qualcuno dell’Europa dell’Est, mi dice: “cos'è una stellina d’oro?”.

Ben Aston: Da noi non ci sono stelline d’oro. Carino. Quali sono le sfide più difficili che stai affrontando ora?

Patrice Embry: Districarsi tra diversi clienti. Già lavorando in agenzia il contesto cambia spesso, ma tra più agenzie è davvero intenso. In almeno due progetti ho impostato il workflow, ma se non puoi farlo e lavori con aziende che usano strumenti diversi (Trello, Zendesk, ecc.), diventa difficile passare da una cosa all’altra. Soprattutto se ti chiedono dieci ore a settimana distribuite in quindici spezzoni durante il giorno.

Quindi la parte dura del mio lavoro come freelance è proprio mantenere la concentrazione, non confondermi e non chiamare i clienti col nome sbagliato.

Ben Aston: Cosa cerchi di migliorare e quali sono i tuoi obiettivi in questo momento?

Patrice Embry: Proprio questo! Il mio obiettivo a lungo termine è attrarre lavori dove posso definire io il flusso di lavoro, non solo inserirmi in qualcosa di già esistente, e poter dire la mia su come dovrebbero andare le cose. Mi sento sulla strada giusta. Sto facendo una selezione naturale tra clienti che fanno al caso mio e altri che non vanno bene.

Ben Aston: Parliamo di strumenti e workflow: hai trovato qualcosa che ti ha semplificato la vita?

Patrice Embry: Anche se sono molto digitale, uso ancora un blocco di carta e una penna. E diversi segnali fisici per restare focalizzata: una volta ho scritto che quando indosso le scarpe, sto lavorando (utile lavorando da remoto). Quando cambio contesto, cambio anche postazione e computer: la mattina lavoro per il cliente “time box” con il portatile aziendale in una postazione, poi mi sposto e uso la mia attrezzatura personale. Serve per focalizzarmi al massimo quando cambio attività. Poi, anche nella nuova postazione, mi impongo di concludere un pezzo di lavoro prima di cambiare. Mi autoprogrammo: ad esempio, dalle 12:30 alle 14:30 lavoro su una cosa, dalle 15:30 alle 17 su un’altra. È l’unico modo per non perdermi, anche se non è semplice!

Ben Aston: Bella l’idea degli spazi di lavoro diversi, magari tipo una scrivania esagonale da ruotare...

Patrice Embry: Magari! Un giorno, chissà.

Ben Aston: Passiamo all’articolo che hai scritto sulle responsabilità del PM. Dici che il ruolo è cambiato molto, che ora serve un approccio più strategico, più leadership. Che differenza c’è per te rispetto al passato?

Patrice Embry: Il ruolo strategico del project manager è molto più gratificante e sento di essermelo conquistato negli anni. Ma oggi, chi inizia ha subito una mentalità strategica e sono contenta per loro, non devono più lottare tanto quanto prima.

Anche se il ruolo si evolve, bisogna sempre tenere il livello alto e superare le aspettative indicate dalla job description. Superare i semplici “spuntare le caselle”, preparare il colloquio e farsi assumere: bisogna dimostrare di essere all’altezza del nuovo valore strategico del PM.

Ben Aston: Nel tuo articolo parli di cinque responsabilità che in realtà sono più delle “lenti” per guardare al come migliorare. Cosa distingue davvero un PM di livello?

Patrice Embry: Ad esempio prendere i requisiti: molti PM lo odiano, ma se ti limiti a trascrivere tutto quello che senti, stai facendo il minimo. Il vero valore sta nel chiedersi il perché di ogni requisito, leggerli con occhi strategici, capire il business case dietro le richieste, proporre soluzioni o alternative. Serve conoscenza di business, intuito e anche un pizzico di coraggio per intervenire col cliente dicendo la tua.

Ben Aston: Spesso all’inizio di un progetto si fa una lunga lista di requisiti senza chiedersi se siano tutti necessari al business. Bisogna sempre domandarsi perché ci serve ciò che chiediamo e come contribuisce agli obiettivi.

Patrice Embry: Esatto. Più informazioni hai su bisogni e strategia del progetto, più puoi andare oltre il “segnalare la discrepanza” e proporre una soluzione precisa e motivata. Occorre essere molto più che semplici riportatori di requisiti.

Ben Aston: Passiamo alla “classica” responsabilità di tenere il progetto organizzato. Qual è il salto di qualità visto dalla prospettiva di leadership?

Patrice Embry: Bisogna assicurarsi che tutto sia facilmente reperibile da chi ne ha bisogno. Ti racconto un esempio: in un progetto avevamo dei PDF che pensavamo fossero tutti simili, invece solo guardandoli dentro ci siamo accorti che avevano tre branding diversi e le grafiche non erano quelle finali, c’erano watermark. Anche se sembravano a posto dalla miniatura! Se non li avessi aperti prima io, sarebbe stato un disastro dopo la messa online! Leggere i materiali, dare una sbirciata anche ai file degli altri, ti permette di cogliere dettagli importanti e prevenire errori.

Ben Aston: È vero! Spesso si dà per scontato che chi realizza i materiali abbia fatto tutte le verifiche... ma invece è proprio il nostro ruolo avere una visione più ampia e fare da “salvagente” se serve.

Parliamo infine del motivare la squadra: come si passa dalla semplice organizzazione alla guida vera e propria?

Patrice Embry: Motivare è anche individuale. Personalmente considero le caramelle l’amica migliore del PM! Fare attenzione a ciò che dice ogni persona del team, interessarsi alla loro vita. E poi motivazione di gruppo: focalizzarsi sul positivo, guidare anche nei momenti difficili. Se hai motivato bene la squadra, anche i rimproveri o le correzioni andranno meglio perché sanno che ci tieni. Un PM è anche un po’ uno psicologo! Devi essere il punto di riferimento e l’allenatore del gruppo.

Ben Aston: Motivazione vuol dire anche spiegare lo scopo del progetto, il famoso “perché” lo facciamo. Se la squadra non ci crede, non darà il massimo. A volte occorre trovare un nuovo motivo per andare avanti, anche solo che “così guadagnate lo stipendio”, se il progetto non è entusiasmante!

Patrice Embry: È vero, ci saranno sempre progetti meno appassionanti e dobbiamo trovare sempre qualcosa che tenga alta la motivazione. Se molliamo noi, anche la squadra si demotiva.

Ben Aston: Grazie mille Patrice, è stato davvero un piacere averti con noi oggi.

Patrice Embry: Piacere mio!

Ben Aston: Se vuoi contribuire, commenta il post sul sito di Digital Project Manager e se vuoi parlare con Patrice, sono sicuro che le farebbe piacere. È quella che mette il cuoricino regalo… come si chiama quella emoji?

Patrice Embry: Si chiama “gift heart”.

Ben Aston: Se vedi il cuoricino-regalo, è Patrice! Quindi occhio al cuore-regalo: Patrice è ovunque. È stato magnifico averla con noi. Grazie per l’ascolto e unisciti a noi su Slack. Al prossimo episodio, grazie per l’ascolto.