Fai di più come project manager (con Cedric Waldburg di SendTask)

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Ben Aston:

Grazie per l’ascolto.
Sono Ben Aston e questo è il Podcast del Digital Project Manager.
Come project manager, siamo maestri nel portare a termine le cose, ma quali sono i trucchi per fare ancora più cose e farle meglio?
Oggi con me c’è Cedric Waldburg.
Cedric, grazie mille per essere qui con noi.

Cedric Waldburger:

Grazie per avermi invitato Ben.
Sono felice di essere qui.

Ben Aston:

Ti racconto un po’ di Cedric.
È una persona interessante con cui parlare dal punto di vista project management perché riesce in qualche modo a fare tante cose.
Ha fondato la sua prima azienda a 14 anni. Ha creato diverse aziende tecnologiche. Ha investito in tante altre e oggi lavora su una start-up sulla produttività. Ed è per questo che è qui oggi, si chiama Sendtask di cui parleremo tra poco.
È coinvolto in tipologie di aziende molto interessanti, compresa la criptovaluta, ma quello che colpisce è che distribuisce il suo tempo tra molti posti diversi. Non ha più un appartamento e sostiene di possedere solo 64 oggetti. Puoi leggerne sul suo blog, sixtyfourthings.com.
Oggi cercherò davvero di entrare nella mente di Cedric su come fare di più e penso che per noi project manager sia una cosa molto importante riuscire a padroneggiare questa capacità, perché sembra sempre che non ci sia mai abbastanza tempo per fare tutto.
Prima di parlare di questo, Cedric, perché non ci racconti qualcosa di più su di te? Ho accennato al fatto che hai fondato la tua prima azienda a 14 anni, ma come sei arrivato a fare quello che fai oggi?

Cedric Waldburger:

Sì, certamente.
Hai già accennato che ho iniziato molto presto. Penso che da allora sia stato contagiato dal “virus delle start-up”. Sono affascinato dal processo di costruzione di un’azienda e molto interessato a decostruire il processo da “come trasformo un’idea avuta ieri sera al bar” al raggiungimento di un milione. Un milione potrebbe significare un milione di utenti, un milione di pacchi spediti o un milione di fatturato.
Questo processo mi affascina così tanto che ho ottimizzato molte cose nella mia vita per poter far parte di tante aziende diverse e tentare di decostruire quel processo il più spesso e in scenari diversi.

Ben Aston:

Hai qualche idea interessante? Cosa ti è venuto in mente al bar ieri sera?

Cedric Waldburger:

Settimana speciale. In realtà sto facendo servizio nell’aeronautica militare svizzera proprio ora.
Sono colpito da quante inefficienze vedo ogni settimana che passo qui. Quindi, molte idee su come migliorarle.

Ben Aston:

Bello, quindi fai tante cose diverse… ma quindi tu… Girando ovunque, senza una vera casa, di che ti occupi concretamente?
So che viaggi, so che sei coinvolto, ma qual è la misura del tuo coinvolgimento? Quando vai da un posto all’altro, che fai?

Cedric Waldburger:

Attualmente ci sono tre aziende su cui sto lavorando. Dedico circa il 50% del mio tempo a Sendtask, uno strumento per la produttività. Quella è completamente distribuita, non abbiamo nemmeno un ufficio.
Le altre due aziende – una sulle criptovalute e una sulla computer vision – hanno uffici tra USA ed Europa. Così per incontrare i team vado spesso a Berlino, Zurigo, Miami e San Francisco.
Nel mezzo ci sono conferenze o viaggi di piacere. Ho organizzato la mia vita in modo da poter lavorare ovunque. A volte semplicemente scelgo di trovarmi in un posto, lavoro da lì e passo il tempo con amici che non vedo da un po’.

Ben Aston:

Sembra divertente, ma dimmi: cos’è una società di computer vision? Che significa computer vision?

Cedric Waldburger:

Quello che facciamo è scrivere un algoritmo che analizza immagini provenienti da telecamere. Lo usiamo per aiutare i bar ad analizzare le transazioni e abbinare quelle ricevute dal sistema POS per rilevare frodi. Stiamo sostanzialmente costruendo una sorta di “google analytics” per bar.

Ben Aston:

Per i bar?

Cedric Waldburger:

Per bar e ristoranti, sì.

Ben Aston:

Ok, e cosa possono fare le persone con queste informazioni? Possono prevedere quanto tempo la clientela resta a un tavolo? Quanto denaro spendono, quelle cose lì?

Cedric Waldburger:

L’obiettivo principale ora è che… L’abbiamo scoperto qualche anno fa… uno dei miei co-fondatori ha gestito un bar e ha notato che normalmente si perde tra il 10% e il 25% degli incassi perché i drink non vengono registrati correttamente.
Parte è frode o furto, altre volte semplice dimenticanza. È un problema serio se il bar medio americano fattura circa quattro milioni di dollari l’anno: si perdono così tra mezzo milione e un milione. E con un problema così grande, nascono molte soluzioni.
C’è chi mette tag RF-id sulle bottiglie o pesa ogni bottiglia, chi manda persone ad osservare i dipendenti… Ma sono soluzioni poco eleganti e molto costose.
Noi invece ci colleghiamo alle telecamere di sicurezza già presenti e usiamo il nostro software per ridurre da due ore di video a 50 immagini che colgono solo la transazione reale. Quindi, quando una birra o una coca viene consegnata, abbiniamo automaticamente il tutto al tuo sistema di vendita.
Il giorno dopo ricevi un report che dice «Stanotte abbiamo visto 500 transazioni e 100 non sono state collegate al POS: verifica con questi dipendenti e guarda se puoi formarli meglio per ridurre queste transazioni sospette».

Ben Aston:

Interessante. Questa è una delle aziende.
È tra quelle su cui passi più tempo?

Cedric Waldburger:

Sì. Si chiama Glimpse.
Divido il mio tempo tra questa, la società di criptovalute Definity e Sendtask.

Ben Aston:

Sono curioso delle criptovalute, come tutti quest’anno. Bitcoin che tocca i diecimila dollari.
Che posizione avete in questo mondo dove sembra esca una nuova cripto ogni giorno e tutti ci si buttano? Cosa fate esattamente?

Cedric Waldburger:

Stiamo costruendo una nuova blockchain. Molte delle nuove criptovalute che escono sono in realtà token basati su Ethereum.
Ethereum permette di gestire smart contract, ma la nostra è una blockchain del tutto separata, una versione molto più veloce e scalabile.
In Ethereum serve circa un quarto d’ora per la finalizzazione di una transazione. Nella nostra servono solo 0,9 secondi, perché usiamo il proof-of-stake invece del proof-of-worth.

Ben Aston:

Cos’è il proof-of-stake? Come funziona?

Cedric Waldburger:

Nel proof-of-stake un blocco viene creato non risolvendo complessi enigmi matematici come nel proof-of-worth, ma mettendo in gioco del proprio denaro, poi un algoritmo seleziona il creatore del nuovo blocco.
Noi lo facciamo tramite quello che chiamiamo “threshold relay”: troviamo un modo per estrarre numeri casuali in modo distribuito e decentralizzato, e scegliamo a caso i client che possono creare il prossimo blocco ricevendo la ricompensa.

Ben Aston:

Interessante.
So che la sfida, come il backlog delle transazioni su Bitcoin, rallenta i tempi, e i fork che avrebbero dovuto verificarsi poi non si fanno. Vedremo cosa succederà, ma la situazione sembra folle.
Credi sia una bolla? Che futuro vedi?

Cedric Waldburger:

Difficile dire quale sia il reale valore del Bitcoin, non ha paragoni reali.
Un segnale che dice quanto sia mainstream è che, tra le aziende in cui ho investito, la più grande piattaforma e-commerce di oggetti per adulti in Svizzera fino a 6-9 mesi fa era sempre l’argomento di conversazione principale tra gli amici. Ora tutti parlano solo di cripto. Già questo dice molto dell’attenzione che riceve il settore.

Ben Aston:

Sì. Divertente.
Ma lavorando su tutte queste aziende, qual è il tuo ruolo? Su quali problemi ti concentri?

Cedric Waldburger:

In alcune sono il fondatore unico, CEO, CTO con tanti ruoli diversi.
Nelle altre faccio più il COO, seguo l’organizzazione, i processi, aiuto a tenere tutti coordinati.
Per anni ho visto la mia incapacità di focalizzarmi come un problema, ma ho scoperto che ciò mi spinge a lavorare sulle aziende più che dentro, a costruire processi per gli altri, creare ambienti efficienti.
Ad esempio, per Sendtask, il mio ruolo di CEO si riduce davvero a due cose: fissare linee guida e la visione generale, e assicurarmi che tutti abbiano strumenti e processi per essere efficaci.
Focalizzandomi solo su questo riesco a far crescere bene la società perché non entro troppo nel day by day.

Ben Aston:

Interessante. Ma come riesci a seguire tutto? Tre aziende diverse, crei framework di successo… che strumenti usi per organizzarti?

Cedric Waldburger:

Le aziende sono distribuite tra San Francisco, Miami, Zurigo e Berlino con diversi fusi orari.
Due anni fa ho capito che dovevo migliorare nella sincronizzazione. Per i fusi, spesso non è possibile sentirsi al telefono.
Ci affidiamo a due strumenti: Slack e ovviamente Sendtask.
Abbiamo sviluppato un’integrazione Slack-Sendtask. In Slack spesso si discute un problema o una caratteristica, si arriva a una conclusione e poi tutto si ferma. A volte due persone se lo segnano nella propria lista, ma non è mai chiaro chi farà cosa.
Con Sendtask integrato su Slack puoi semplicemente scrivere “slash Sendtask, Ben puoi farmi avere quella cosa o costruire quella feature per mercoledì prossimo?”, e Sendtask crea un task con la scadenza corretta e il link alla conversazione per ritrovare i dettagli.
Questi sono i due strumenti che mi aiutano a rimanere sul pezzo con i team.

Ben Aston:

Quanti siete nel team Sendtask? Mi incuriosisce conoscere la squadra.
Parli di gestione delle attività, project management… il team quanti sono?

Cedric Waldburger:

Il team di Sendtask è composto ora da undici persone in dieci paesi diversi. Siamo partiti a febbraio e già a marzo abbiamo rilasciato la prima beta/alpha. Ora stiamo lanciando l’app iOS e a breve Android.
Lavoriamo secondo processi snelli: sviluppiamo, testiamo e miglioriamo velocemente. La maggior parte ha un background tecnologico (developers), poi c’è chi si occupa di contenuti, scrittura, design e user experience.

Ben Aston:

Bene.
Capisco la scelta del team distribuito, ma dalla mia esperienza può essere una sfida. Undici persone in dieci paesi, in quante fasce orarie? Almeno tre. Perché scegliere di lavorare distribuiti?

Cedric Waldburger:

Abbiamo iniziato a costruire Sendtask mentre viaggiavo molto. Quando ho deciso di avviare questa azienda mi sono chiesto: dove la baso, dato che non resto mai molto nello stesso posto?
Ho pensato potesse essere un esperimento interessante: trasferire il mio stile di vita – niente casa, niente appartamento fisso – anche su un’azienda senza ufficio.
I lati negativi sono che è più difficile tenere tutti allineati; bisogna costruire processi per restare in contatto e vedersi ogni tanto.
I lati positivi però sono tanti: tutti possono lavorare con grande flessibilità di orario. Io stesso sono molto produttivo la sera. Quindi voglio dare alle persone la libertà di lavorare quando si sentono più produttive. E ci permette di prendere talenti da ovunque, non da una sola città.

Ben Aston:

Quanti fusi orari coprite?

Cedric Waldburger:

Cinque al momento, escluso il mio, che cambia ogni qualche giorno.

Ben Aston:

Fate daily scrum o riunioni settimanali? Che cadenza avete per allinearvi?

Cedric Waldburger:

Ci incontriamo ogni 90 giorni, quindi ogni trimestre ci ritroviamo fisicamente perché credo che costruire un’azienda sia soprattutto una questione di persone.
Possiamo avere ottimi processi, ma alla fine conta sempre l’affiatamento tra le persone.
Portiamo tutti nello stesso luogo una volta a trimestre. Usiamo quella settimana sia per fare team building che per affrontare i problemi più impegnativi.
Alla fine strutturiamo la roadmap per i 90 giorni successivi.
Facciamo anche riunioni bi-settimanali dove ognuno chiarisce su cosa lavorerà e in generale facciamo una call settimanale di 45 minuti per allinearci. Alla fine risolviamo anche degli indovinelli insieme per divertirci.
Siamo molto appassionati di problem solving creativo, ogni settimana un membro del team propone un enigma per il gruppo.

Ben Aston:

Bello.
Qual è secondo te il segreto per far funzionare lo smart/remote working? Quali sono i fattori essenziali?

Cedric Waldburger:

Per noi è stato importante diventare consapevoli dei pro e contro del lavoro da remoto.
Creare un prodotto software si presta bene a questo perché una volta che le persone hanno tutte le informazioni, lavorano in modo indipendente. Dopo l’onboarding, sanno come sono i nostri processi.
Ogni 90 giorni rivediamo ciò che ha funzionato e no, ci diamo feedback.
Come in ogni azienda, bisogna evolvere, ascoltare i feedback e migliorare i processi.
L’altro fattore per me è fondamentale: conoscere davvero le persone, chi c’è dietro la “maschera professionale”, cosa gli piace nel tempo libero.

Ben Aston:

Torniamo su Sendtask: come è nata l’idea di creare uno strumento di project management?
Ci sono già tantissimi strumenti e la maggior parte va oltre il semplice task management. Allora perché Sendtask? E cosa lo differenzia?
Che roadmap avete?

Cedric Waldburger:

Proprio perché il settore è pieno di concorrenti, per molto tempo non volevo costruire questo prodotto.
Ho cercato altro, ma col tempo mi sono reso conto che nessuno faceva ciò che stavamo costruendo ora.
L’idea risale a qualche anno fa, quando la mia prima azienda era un’agenzia: siti web, brochure, loghi per tanti clienti, oltre a un team interno da 15 persone. Usare Asana o altri task manager ci aiutava molto di più che usare l’email per assegnare task.
Era più facile vedere a chi era assegnato cosa, aggiornarsi su eventuali scadenze… così tanti vantaggi che non volevamo più tornare indietro. E con tante checklist, non ci dimenticavamo mai nessuno step.
Ma quando parlavamo coi clienti, tornavamo sempre a usare la vecchia email. Perché? Secondo me, per due motivi: non voglio obbligare un cliente, specialmente se lavora con noi saltuariamente, a crearsi l’ennesimo account e password. E poi cercavo uno strumento così intuitivo che non fosse necessario incontrarsi per spiegare come usarlo.
Ho testato 48 strumenti diversi e nessuno offriva questa caratteristica: la possibilità di collaborare subito senza creare account.
Così abbiamo costruito Sendtask: puoi assegnare un’attività a chiunque conosci l’email. Arriva una mail con la descrizione, può rispondere o cliccare un link che lo autentica e gli permette di gestire il task come se avesse un account.
L’ideale per una collaborazione veloce e semplice senza email, ma con la potenza di un task manager.

Ben Aston:

Bene.
Che visione avete per Sendtask per il futuro? Qual è la roadmap?

Cedric Waldburger:

Sendtask nasce come luogo dove priorizzi le tue attività ma anche deleghi, vedi le priorità degli altri e come procedono sui task che hai assegnato.
La nostra visione è che non sia l’ennesima app obbligatoria, ma che tu possa generare attività e inviarle a Sendtask direttamente da dove già lavori di solito.
Abbiamo citato Slack, molto utile perché consente agli utenti di creare e controllare task e priorità direttamente da Slack, senza visitare il sito.
Abbiamo anche integrato l’email: si possono convertire le email in attività e viceversa in modo rapido.
La nostra visione a lungo termine è che sia di nuovo divertente lavorare, suddividere grandi problemi in passi minori e gestibili.

Ben Aston:

Parlando di vita minimalista e tanti impegni, tu come gestisci tutta questa mole di attività?
Hai trucchi, life hack per non impazzire?

Cedric Waldburger:

Uso molto Sendtask per essere sempre aggiornato sulle cose da fare ogni giorno e settimana.
Un life hack che mi aiuta assai: ogni mattina dedico i primi 15 minuti a pianificare la giornata.
Divido la mia giornata in due metà. Di solito inizio presto, alle sei, e fino all’una lavoro sulle priorità di lungo periodo senza chiamate o meeting.
Questo include lettura, scrittura, sviluppo prototipi o brainstorming.
Così già all’una ho fatto molto e nel pomeriggio sono libero per chiamate, incontri o pranzi.
Spezzare la giornata così mi ha reso molto più produttivo e soddisfatto.

Ben Aston:

Sì.
Questa è la sfida anche per un project manager: sarebbe bellissimo dire ai clienti «le riunioni solo di pomeriggio, la mattina riservata al nostro lavoro!»

Cedric Waldburger:

Quando lavoravo in agenzia spesso anche io faticavo a bloccare molte ore, ma almeno arrivando molto presto in ufficio riuscivo ad avere circa 5 ore tranquille prima che arrivassero i clienti, che accettavano comunque che fossi disponibile al telefono solo dopo le undici. E in caso di emergenza, rispondevo a chiamate urgenti quando serviva.

Ben Aston:

Ottimo consiglio.
Dire al cliente che non si è disponibili: provateci! Se dovessi dare un consiglio a un project manager all’inizio, da dove partire per diventare più efficiente e produttivo?

Cedric Waldburger:

È questione di priorità, essere molto chiari sulle priorità.
Negli ultimi anni ho deciso che la mia priorità era imparare il più possibile sulla costruzione di aziende.
Così ho accettato compromessi sul resto: per un anno e mezzo non ho avuto casa, ho solo ciò che sta in uno zaino e viaggio moltissimo.
Poi ho costruito processi per gestire le conseguenze di questo stile di vita: ascolto tanti podcast e audiolibri mentre viaggio o faccio la fila.
Si può ottimizzare anche il tempo “morto”.

Ben Aston:

E sul processo per diventare più minimalista: com’è stato decidere di liberarti del 99% delle cose? È stato facile?

Cedric Waldburger:

Viaggiando sempre di più, avevo quasi solo accesso a ciò che riuscivo a portare con me.
Ho fatto un esperimento: ho iniziato a registrare tutto quello che possedevo in un foglio di calcolo.
Poi ho razionalizzato: se potessi avere solo un tipo di t-shirt, quale sceglierei? Solo un tipo di scarpe? Ho ridotto a una scelta per categoria.
Applico il metodo 90/90: ogni 90 giorni controllo quello che ho e mi chiedo se l’ho usato negli ultimi 90 giorni o se prevedo di usarlo nei prossimi 90. Se no, lo metto via.
Porto le cose che non uso a casa dei miei o di amici. Poi, dopo altri 90 giorni, se non recupero nulla da quei sacchi, lo dono o vendo.
Ora sono arrivato a 48 oggetti, tutti neri.

Ben Aston:

Curioso: devi avere un ciclo di lavaggio super efficiente per avere solo 48 cose.
Come fai a tenere tutto lavato e pronto?

Cedric Waldburger:

Ho cambi per sette giorni e poi lavo tutto in una volta, tutto nero, tessuti tecnici che si asciugano velocemente. Ottimizzato anche il guardaroba!

Ben Aston:

Ho visto che su sixtyfourthings.com c’è la tua lista, con alcuni classici di Vancouver tipo Lululemon e Kit & Ace.
Sei il cliente perfetto per loro!

Cedric Waldburger:

Sì, adoro i loro capi, perfetti per chi viaggia spesso, bisogna lavarli tanto, devono essere resistenti ma anche formali.

Ben Aston:

Cashmere tecnico.

Cedric Waldburger:

Esatto.

Ben Aston:

È tutto qui.
Cedric, grazie mille per essere stato con noi oggi.

Cedric Waldburger:

Grazie a te per l’invito.

Ben Aston:

Se volete contribuire alla conversazione, commentate l’articolo sul blog oppure entrate nella community su digitalprojectmanager.com e entrate anche voi nel nostro gruppo Slack. Trovate conversazioni interessanti e tanti spunti. Alla prossima e grazie per l’ascolto.