Cos’è un registro RAID (e come integrarlo nel flusso di lavoro del tuo progetto)

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Galen Low: Stai cercando freneticamente nella tua casella di posta ancora una volta. Questa volta cerchi quell’e-mail del tuo capo che conferma una decisione sul tuo progetto. Come si chiamava? Qual era la decisione? Tutto è fermo finché non la trovi, quindi metti su una caffettiera e continui a scavare. Sarà una lunga notte.

Esploreremo gli aspetti pratici dei registri RAID e come integrarli nel flusso di lavoro del tuo progetto, così da poter guidare le conversazioni con gli stakeholder, comunicare facilmente lo stato del progetto e non dover mai più passare ore a cercare quell’e-mail del tuo capo.

Ciao a tutti, grazie per esservi sintonizzati. Mi chiamo Galen Low e sono con The Digital Project Manager. Siamo una comunità di professionisti del digitale impegnata ad aiutarci a vicenda a sviluppare competenze, sicurezza e connessioni, così da amplificare il valore della gestione dei progetti in un mondo digitale. Se volete saperne di più, visitate thedigitalprojectmanager.com.

Bene, oggi parliamo dei registri RAID e della delicata arte di monitorare rischi, azioni, problemi e decisioni per guidare i progetti verso il successo.

Con me oggi c’è Kim Essendrup, ex membro del Kolme Group, un’organizzazione determinata ad aiutare le aziende a integrare processi decisionali basati sui dati nei propri processi. Molti di voi probabilmente lo conoscono come uno dei due co-conduttori fondatori del popolarissimo podcast PM Happy Hour.

Benvenuto, Kim!

Kim Essendrup: Ciao, Galen! Grazie per avermi invitato.

Galen Low: Grazie per essere qui. Oddio, per me questo è un momento da celebrità. PM Happy Hour è davvero divertentissimo. Ogni episodio che ho ascoltato è stato esilarante.

Comunque, sono invidioso del tuo podcast. Penso sia fantastico. Per gli ascoltatori che non lo conoscono, andate ad ascoltarlo. Ha una dinamica davvero piacevole. In realtà mi chiedevo se potessi iniziare con una domanda da grandissimo fan: cosa ti ha spinto a creare il podcast PM Happy Hour?

Kim Essendrup: Prima di tutto devo dire che anch’io sono un tuo grande fan, quindi siamo fan reciproci. Ho fatto molto coaching per project manager. Mi sono accorto di ripetere continuamente gli stessi suggerimenti e ho pensato: “Sai cosa? Metterò tutto sul blog, le persone lo leggeranno e sarà fantastico”. Poi ho scoperto che alle persone non piace molto leggere articoli di 10.000 parole sulla gestione dei progetti.

Non è molto divertente. Avevo anche una piccola attività in fase di avvio su un argomento diverso e il consulente mi disse: “Sai cosa? Dovresti fare un podcast”. Così ho affrontato tutto il processo: capire come funzionava, procurarmi un microfono. L’ho fatto per quell’altra startup, che non è andata molto lontano, ma mi ha introdotto al mondo dei podcast.

Una volta entrato nel meccanismo, sono riuscito a capire come funzionava. Ho pensato: “Forse potrei prendere alcuni di quegli articoli e renderli davvero interessanti”. E mi sono chiesto chi fosse l’unica persona che avrei potuto invitare in un podcast e che sarebbe riuscita persino a rendere interessante la gestione dei progetti.

Ed era assolutamente Kate. L’ho contattata e le ho detto: “Ehi, ti va di fare questa cosa folle?”. Kate ha aderito completamente. Da allora è diventato sempre più divertente.

Galen Low: Mi piace moltissimo. Avete una dinamica davvero bella. Mi sembra quasi di ascoltare la radio del mattino, una radio del mattino fatta davvero bene. Ci sono battute esilaranti, ma si parla anche di progetti.

Penso: “Sì, questo fa proprio per me”. Comunque, sono un grande fan. Quindi, se non lo avete ancora ascoltato, PM Happy Hour, o Project Management Happy Hour, è disponibile credo su quasi tutte le app per podcast che ho visto.

Kim Essendrup: Su tutte quelle che siamo riusciti a trovare.

Galen Low: Eccolo. Fantastico. Bene, iniziamo.

Oggi entreremo nei dettagli dei registri RAID. Per iniziare con una definizione condivisa, puoi dirci cos’è per te un registro RAID e perché è importante?

Kim Essendrup: Certo. Per dirla nel modo più semplice possibile, RAID è un acronimo per Rischi, Azioni, Problemi e Decisioni. A volte alcune organizzazioni preferiscono assunzioni e dipendenze al posto di azioni e decisioni, ma possiamo parlarne tra poco.

L’idea principale è che si tratta del registro dei rischi, delle azioni e di tutti questi registri che ti insegnano a creare, soprattutto se segui una metodologia come quella del PMI. Storicamente abbiamo monitorato questi elementi mettendoli tutti nello stesso foglio di calcolo. Quando ho iniziato a occuparmi di gestione dei progetti, decenni fa, era già un metodo vecchio stile.

Esiste quindi da sempre ed è uno strumento operativo indispensabile per aiutare i project manager a gestire i propri progetti. Dai nostri sondaggi emerge che circa la metà, o tra la metà e i due terzi, dei project manager lo ha utilizzato o ne conosce l’esistenza. È uno strumento davvero fondamentale e per questo lo stiamo promuovendo.

Galen Low: Molto interessante. Io ero una di quelle persone che non si erano mai rese conto di usarlo. Mi trovavo in una sessione in cui parlavo con alcune persone del nostro registro RAID. Mi avevano insegnato il modello basato su rischi, assunzioni, problemi e dipendenze. A un certo punto qualcuno ha alzato la mano e ha chiesto: “Sei sicuro che non sia quest’altro?”. E noi ci siamo chiesti: quale preferisci e perché?

Kim Essendrup: Io preferisco azioni e decisioni. Se pensi a un’assunzione, si tratta di un’assunzione di pianificazione. Sto per realizzare questo progetto: quali assunzioni abbiamo sull’ambito o quali assunzioni facciamo quando sviluppiamo il piano? Un’assunzione è qualcosa che funge più da input iniziale.

Un’assunzione diventa in realtà un rischio, perché se si rivela non valida rappresenta un rischio. Per me, quindi, le assunzioni rientrano naturalmente nella R di rischio. Lo stesso vale per le dipendenze. Se hai una dipendenza nel progetto, una dipendenza esterna, questa è un rischio oppure potrebbe appartenere alla pianificazione stessa del progetto, perché ha un collegamento temporale, magari con predecessori e successori.

Di solito finisce in uno di questi due posti. A volte le dipendenze esterne sono così preoccupanti da meritare una scheda dedicata; in quel caso, immagino, diventa RAIDD. Ma penso che, se mantieni l’attenzione sugli elementi d’azione e sulle decisioni, questi siano aspetti più operativi. Sono gli elementi da tenere sotto controllo durante la consegna del progetto e questo fa sì che il tuo registro RAID venga utilizzato quotidianamente per gestire il lavoro e mantenerti organizzato.

Galen Low: Mi piace. Mi piace questa idea di spinta in avanti e sono assolutamente d’accordo. Continuavo a pensare che tutte le mie assunzioni e dipendenze fossero in realtà rischi. Nei miei progetti erano tutte formulate come rischi e mi chiedevo se stessi facendo le cose nel modo giusto.

Kim Essendrup: Sì. Forse il modo migliore per iniziare il registro dei rischi è proprio partire da tutte le assunzioni e dipendenze su cui si basa il piano.

Galen Low: E quando alcune di queste assunzioni vengono invalidate o confermate, possono essere rimosse. Mi piace. Abbiamo parlato dell’importanza di un registro RAID e apprezzo soprattutto la parte relativa alle decisioni.

Avere tutto insieme, in particolare in un unico registro, invece di otto documenti diversi che le persone devono controllare e aggiornare, e che durante il progetto generalmente non guardano mai.

Kim Essendrup: Altrimenti devi cercare in Outlook: “Oddio, dov’è quell’e-mail? So che da qualche parte c’era un’e-mail”.

Galen Low: Sono il re delle ricerche in Outlook, perché sono anche il re del non organizzare affatto la mia casella di posta. Ma sì, ha assolutamente senso. Una delle cose di cui parlavamo prima è che, sì, ovviamente riguarda i rischi, ma può impedire al progetto di precipitare in scenari catastrofici. Non voglio renderlo troppo spaventoso, ma aiuta davvero a mantenere le cose sui binari. Puoi spiegarmi come useresti funzionalmente un registro RAID per farlo?

Kim Essendrup: Mi piace pensare che si usi per far funzionare o salvare qualsiasi progetto. La parte relativa al funzionamento è davvero importante, perché se non lo utilizzi probabilmente finirai per dover salvare il tuo stesso progetto.

Se pensi agli strumenti che usi per gestire i progetti, hai il piano o il backlog, tutte le attività che svolgi e tutti gli elementi che contribuiscono direttamente ai risultati finali o li creano. Ed è fantastico: è quello che facciamo, giusto? Ma il contributo del registro RAID consiste nel garantire che queste attività vengano portate a termine nel modo giusto.

Il registro RAID non è il piano: è il modo in cui ti assicuri che il piano venga eseguito. E inevitabilmente, chi ha un progetto che procede perfettamente? Se ti succede, sei molto fortunato. Avrai problemi e difficoltà. Le cose possono andare male e spesso vanno male.

Che cosa usi per gestirle? Non usi la pianificazione, usi il registro RAID per identificare ciò che potrebbe andare storto e tutti i piccoli elementi d’azione che devi tenere sotto controllo per non rimanere indietro e impedire che il team rimanga indietro. Quali problemi sono emersi e come puoi risolverli nel modo più rapido possibile per mantenere il progetto sulla rotta migliore?

Quali decisioni devi aspettarti e pianificare, implementare e gestire, oppure far prendere, ma che non avevi previsto all’inizio del progetto? Sono tutte le cose che dobbiamo fare e utilizzare per mantenere i piani di progetto in carreggiata e consegnarli con successo.

Quando non fai queste cose, quando non pensi ai rischi, non pianifichi e non fai prendere e documentare le decisioni, è allora che il piano comincia a crollare. In fondo si tratta di gestire le basi. È proprio quando non controlli le basi e non rimani aggiornato che i progetti vanno male. Per me, questa è la magia di un registro RAID: è incredibilmente semplice, ma è fondamentale per aiutarci a tenere sotto controllo le basi.

Galen Low: Hai menzionato il coaching nella tua esperienza. Mi chiedevo se avessi qualche esempio di situazioni in cui le cose stavano andando fuori controllo e tu abbia pensato: “In realtà questo può essere risolto con qualcosa di basilare come un registro RAID”.

Kim Essendrup: Certo. Alcuni anni fa ho assunto la gestione di un PMO con sede in Europa, cosa fantastica perché avevo viaggi pagati dall’azienda in Europa. Io però vivevo ancora nella zona di Phoenix, quindi andavo lì circa una volta al mese. Era un’organizzazione davvero interessante.

Quando assumi il ruolo di responsabile di un PMO, diventi anche responsabile di tutti gli incendi. Era venerdì e, quando ricevi una telefonata di venerdì riguardo a un progetto, non è mai una buona telefonata. Era mezzogiorno per me, tardo pomeriggio o sera nel Regno Unito.

Mi dissero che il progetto stava andando così male che il cliente minacciava di farci pagare i problemi e poi annullare il contratto. Il lunedì mattina non ero più a Phoenix: ero nelle Midlands, nel Regno Unito. Dovevo riportare il progetto sotto controllo. Il cliente era furioso.

Ero lì con tutto il nostro team e ascoltai tutti i problemi che avevano elencato. Pensai: “Sembra tutto legittimo. Anch’io sarei arrabbiato”. Esposero tutte le difficoltà e i problemi e io pensai: “Wow”. Guardai il mio lato del tavolo e chiesi: “Avete qualche problema?”.

Si illuminarono. “Il cliente non ci ha fornito questo. Voi non ci avete dato quest’altro. Non potevamo avere successo perché non ci avete dato tutto ciò di cui avevamo bisogno”. Il cliente rispondeva: “Non me l’avete detto. Non lo sapevo”.

Aspettai che tornasse il silenzio e dissi: “Bene, potete mostrarmi il vostro registro RAID?”. Silenzio. Non sapevo se non sapessero cosa fosse un registro RAID e fossero troppo imbarazzati per chiedere, oppure se avessero capito di non averne uno e fossero troppo imbarazzati per dirlo. Così dissi: “Bene, facciamolo”. Aprii il portatile e avevo già pronto un registro RAID.

Cominciai: “Bene, registriamo tutti i problemi. Ditemi quali sono”. Facemmo emergere tutto e lasciai che tutti si sfogassero, anche dal lato del cliente. Avevo il registro sul proiettore e digitavo ogni cosa. Potevo riconoscere ogni loro preoccupazione e ogni loro problema. Finalmente si sentirono ascoltati, perché potevano vedermi mentre lo scrivevo.

Guardai il mio lato del tavolo e chiesi al mio team: “E voi? Qual è il vostro problema?”. Era la stessa cosa. Documentai tutto. Poi iniziammo a esaminare gli elementi e a dire: “Sembrano molte dipendenze: voi vi aspettavate questo, noi non sapevamo di doverlo fare”.

Cominciammo quindi a documentare tutte le dipendenze: ciò da cui dipendevamo noi e ciò da cui dipendevano loro. La cosa davvero interessante fu che, nel corso del pomeriggio, invece di urlare gli uni contro gli altri, girammo gradualmente le sedie.

Ci voltammo verso il proiettore, perché non stavamo più combattendo tra di noi: stavamo combattendo contro i problemi. È una storia lunga, lo so, ma dimostra davvero che utilizzare un registro RAID per risolvere un problema è molto efficace. In molte attività di risanamento dei progetti mi è capitato di usare questo approccio.

Quando ti siedi e usi uno strumento semplice come un registro RAID, hai una piattaforma eccellente per creare allineamento, assicurarti che tutti comprendano il punto di vista degli altri e creare una fonte comune di problemi su cui lavorare insieme per trovare una soluzione. Può davvero trasformare questi problemi, o almeno aiutarti a tenerli sotto controllo.

Galen Low: Adoro questa storia e mi piace anche il linguaggio del corpo: le persone non sono più faccia a faccia, in modo conflittuale, ma iniziano a orientarsi verso la collaborazione.

Perché penso che spesso sottovalutiamo il fatto che tutte le tecniche, le tattiche e i processi di gestione dei progetti servano ad aiutare la comunicazione e la collaborazione. Mi è piaciuto quello che hai detto prima sulle dipendenze. Immagino possano funzionare in entrambi i sensi.

È come dire: “Se voi non fate questo, noi non possiamo fare quello”. Ma in molti casi è: “Voi fate questo affinché noi possiamo fare quello”. Se le persone non hanno visibilità su questo rapporto, fanno fatica a capire perché devono fare qualcosa. Potrebbero rimandare e nessuno direbbe nulla, finché improvvisamente il progetto non si trova molto lontano da dove dovrebbe essere.

A volte si tratta semplicemente di avere una traccia degli elementi che dobbiamo monitorare. So che può sembrare una documentazione pesante, ma alla fine non penso ci sia nulla di male nel non riuscire a tenere a mente le centinaia di cose che devi controllare durante il progetto.

Giusto? “Ah sì, ricordati di questa decisione”. Tra le centinaia di decisioni prese questa settimana, è difficile ricordarle tutte in ogni conversazione.

Kim Essendrup: È proprio così. Una cosa è partecipare a una riunione e parlare con le persone di una decisione, di una dipendenza o di un rischio; un’altra è inserire tutto in un documento, soprattutto se è condiviso su Zoom o proiettato, digitarlo e vederlo tutti insieme, aggiungendo i nomi delle persone coinvolte. Improvvisamente diventa qualcosa di concreto.

Se il mio nome è associato a quell’elemento, inizio subito a prestarvi attenzione. È quindi un ottimo strumento di comunicazione e responsabilizzazione. Faccio molto coaching e mentoring per project manager e abbiamo una comunità legata al nostro podcast. Una delle cose che ripetiamo spesso è: se entri in un nuovo ambiente o assumi un progetto, crea un registro RAID se non esiste.

Devi iniziare a capire come gestirai e condurrai il piano. Una delle mie frasi preferite, soprattutto quando lavori a un progetto governativo, è: tratta il registro RAID come se potesse essere sottoposto a un’ingiunzione di comparizione, perché un giorno potrebbe accadere. Potresti desiderare di averlo aggiornato.

Galen Low: Al cento per cento. Ho lavorato a un paio di progetti sottoposti ad audit per vari motivi. Non avere la documentazione corretta immediatamente disponibile, anche se i dati esistono da qualche parte, significa doverli estrarre manualmente. È un progetto nel progetto. Avere una traccia chiara di ciò che è accaduto, dei rischi presenti e del modo in cui ne abbiamo parlato può essere estremamente utile.

Kim Essendrup: Immagino che ti abbia svegliato rapidamente quella mattina, quando hai scoperto di avere un audit proprio quel giorno.

Galen Low: Oddio, sì. “Aprite tutti il registratore delle ore”.

Hai sollevato un ottimo punto sulla praticità di utilizzare un registro RAID. Molte persone pensano: “Sembra un sacco di lavoro”. Hai messo il registro sul proiettore e fatto parlare due team tra loro, ma come si fa a mantenerlo come fonte ufficiale di verità dopo quel momento di allineamento?

Kim Essendrup: Il project manager deve davvero farlo vivere. Puoi guardarlo e pensare: “Accidenti, devo fare molto più monitoraggio e molta più gestione”. E in effetti è così.

Potresti semplicemente non usare un registro RAID e sperare di cavartela, proprio come quando attraversi un semaforo giallo: puoi chiudere gli occhi, accelerare e sperare di non fare un incidente. A volte può funzionare. Ma nei progetti falliti che ho dovuto salvare, ogni volta che ho chiesto: “Potete mostrarmi il vostro registro RAID?”, la risposta è sempre stata no.

Personalmente, quando un progetto comincia a uscire dai binari e mi accorgo che stiamo andando verso un fosso, penso: “Accidenti, non ho tenuto aggiornato il registro RAID, oppure non ne ho creato uno per questo progetto”.

Dopo aver provato abbastanza volte questa difficoltà, capisci che devi farlo. Se ci fermiamo a guardare il quadro generale, molti analisti hanno studiato i tassi di fallimento e di successo dei progetti.

Le statistiche cambiano di anno in anno e da uno studio all’altro, ma vediamo costantemente che circa il 70-80% dei progetti non raggiunge gli obiettivi principali. E circa il 19-20% fallisce completamente. Lo sappiamo tutti, giusto? Siamo project manager.

Sappiamo che i problemi si verificano, che le attività vengono rimandate e che i costi possono essere superiori alle aspettative. Se sai che è probabile che emerga un problema nel tuo progetto, non ti stai danneggiando da solo e non stai danneggiando il progetto se non dedichi un po’ di tempo a evitarlo?

Questo è il nostro lavoro, giusto? Siamo project manager. Siamo gli eroi che riescono a portare a termine queste cose. Il registro RAID è una sorta di arma da supereroe che dobbiamo utilizzare per mantenere i progetti sulla rotta giusta.

Galen Low: Penso che anche le statistiche siano divertenti, perché possono essere interpretate in entrambi i modi. Le statistiche dicono che una persona su tre avrà un determinato problema e tu pensi: “Non succederà a me”. Poi succede e dici: “Era inevitabile, perché una persona su tre”. Senza rendercene conto, ci concediamo così il permesso di non affrontare il problema direttamente e in modo proattivo.

Come hai detto, possiamo chiudere gli occhi e attraversare velocemente un semaforo giallo. D’altra parte, potresti rimanere completamente paralizzato pensando: “Secondo le statistiche il mio progetto fallirà”. Ma quello che descrivevi prima assomiglia più al prendere le redini.

Hai un piano, che è come una mappa con una linea tracciata. Ma il volante con cui porti avanti il progetto e ti assicuri che non finisca in un fosso è rappresentato da strumenti come il registro RAID. Mi piace il fatto che sia tutto consolidato e chiaro.

Le persone possono guardarlo e collaborare su di esso in una sala riunioni. Questo mi fa pensare a una cosa che hai detto prima: per te e per me il registro RAID è sempre stato un foglio di calcolo. Molte persone però dicono: “Non mi serve un altro foglio di calcolo”.

Quali strumenti sono disponibili per gestire un registro RAID in un progetto senza ricorrere necessariamente a Excel o Google Sheets?

Kim Essendrup: È curioso. Sul mercato esistono naturalmente molti strumenti di gestione dei progetti. Quando lavoravo come consulente PPM presso Kolme Group, il nostro team ha implementato strumenti di gestione dei progetti in oltre 650 organizzazioni.

È fantastico aver avviato una consulenza capace di realizzare un lavoro così importante in aziende di dimensioni e settori diversi. Abbiamo implementato molti strumenti e ciò che abbiamo scoperto è che gli strumenti disponibili non gestiscono bene i registri RAID.

Molti non fanno proprio nulla di simile, e va bene così. Alcuni vogliono essere il miglior software per la gestione delle attività. Altri si concentrano sulla pianificazione delle risorse aziendali, sulle previsioni e sulla gestione delle risorse. Sono casi d’uso preziosi che le organizzazioni devono avere per operare correttamente.

Abbiamo però notato che gli strumenti vanno in due direzioni. Da una parte sono pensati per la visione del dirigente aziendale, offrendo supporto alla pianificazione a livello aziendale o di portafoglio e aiutando a rendere efficaci le consegne a quel livello. Dall’altra diventano molto semplificati e rivolti al team, con un’esperienza guidata dagli utenti e poca gestione o configurazione.

Sono strumenti semplici: “Ecco la mia attività, ecco la mia bacheca Kanban, monitoro la mia velocità”. Elementi di base che si gestiscono a livello di team o che usa lo scrum master. Il problema è che, spingendo gli strumenti verso l’alto o verso il basso, si lascia fuori il project manager.

Quali strumenti sono progettati specificamente per semplificare la vita del project manager? Non ce ne sono molti. Nelle nostre implementazioni abbiamo scoperto una lacuna: alcuni strumenti gestivano una piccola parte del RAID, magari alcuni rischi o problemi, oppure permettevano di costruire qualcosa autonomamente.

Si può creare una bacheca Kanban con rischi e problemi, ma si perde molta della semplicità e del valore del registro RAID di base. Abbiamo quindi parlato con alcuni dei nostri partner software e detto: “Dovete creare il nostro registro RAID”.

Ci hanno risposto: “Sai una cosa, Kim? I registri RAID non sono presenti nel Quadrante Magico di Gartner, quindi niente da fare”. Abbiamo provato a convincerli, ma non ha funzionato. Alla fine abbiamo deciso di farlo da soli, perché eravamo stanchi dei fogli di calcolo.

I fogli di calcolo funzionano, ma sono rimasti gli stessi di sempre e hanno dei limiti. A volte è difficile condividerli, gestire le versioni e collaborare. Se vuoi monitorare tutti gli eventi relativi a un rischio specifico, la cella diventa una lunga sequenza da scorrere verso il basso.

È quindi molto difficile gestirli e non ottieni tutto il valore che dovresti da uno strumento simile. Abbiamo creato un registro RAID basato su SaaS, raidlog.com. È facile da ricordare. Siamo ancora nelle prime fasi, ma la nostra missione è creare lo strumento definitivo per aiutare i project manager ad avere successo.

Sono i supereroi, quelli responsabili di 1.700 miliardi di dollari di spesa in conto capitale negli Stati Uniti ogni anno. Dobbiamo quindi dare loro gli strumenti per avere successo.

Galen Low: Mi piace. È affascinante quello che hai detto sul fatto che il software si muova in due direzioni: la visione aziendale e il team che cerca semplicemente di portare a termine il lavoro. Strumenti semplici, facili da usare e con una curva di apprendimento ridotta.

Probabilmente derivano tutti da concetti come Microsoft Project. Eppure è il project manager a rimanere escluso. So che alcuni strumenti sono migliori di altri. Ne uso alcuni e penso: “Hanno creato questo software nel modo in cui funziona la mia mente”. Aggiornamenti di stato, controllo delle attività, promemoria e così via.

Ma, per la mia esperienza limitata con i software di gestione dei progetti, non ho mai trovato una funzione RAID integrata. Mi incuriosisce. Puoi spiegarmi come funziona? Si collega al software o funziona autonomamente?

Kim Essendrup: È un software autonomo. Include il registro RAID e ha un’interfaccia che assomiglia a un foglio di calcolo. È rapida, semplice ed efficiente. Se sei abituato ai registri RAID, non rallenterà il tuo lavoro.

Non sarai costretto a fare clic, premere Tab, fare clic e premere ancora Tab. Abbiamo anche un’interfaccia più visuale e intuitiva, utile se sei alle prime armi con i registri RAID o se vuoi condividere un problema critico con un dirigente. Non evidenzierai semplicemente una riga del registro dei rischi: avrai un modo più efficace per mostrare cosa sta accadendo.

I componenti visuali permettono di aprire una vista dettagliata del problema o della decisione e di mostrarla in modo adatto a una conversazione aziendale con gli stakeholder o lo sponsor. Stiamo aggiungendo altre funzioni intuitive che guidano l’utente nei diversi processi.

Per esempio, se conosci il diagramma a T, quando devi prendere una decisione puoi disegnarne uno indicando vantaggi, svantaggi e opzioni. Abbiamo integrato questa funzione nel modulo delle decisioni. Non è facile farlo in un foglio di calcolo, quindi abbiamo pensato di inserirla.

Aggiungeremo mappe di calore e altre funzioni che probabilmente dovresti utilizzare, ma che non puoi eseguire efficacemente da solo, come un’analisi Monte Carlo o analisi avanzate.

In futuro integreremo anche funzioni basate sull’intelligenza artificiale. Sarà quindi un registro RAID autonomo. Naturalmente il registro RAID non è l’unico strumento utilizzato per gestire un progetto, quindi stiamo sviluppando integrazioni.

Ne abbiamo già una con Planview Adaptive Work, ne realizzeremo una con Jira e ci integreremo con il maggior numero possibile di strumenti. Siamo anche collegati a Zapier, che probabilmente si connette a qualsiasi strumento esistente.

La nostra visione è rendere obsoleto il registro RAID basato su fogli di calcolo, offrendo una soluzione migliore accessibile a tutti. Avremo una versione gratuita molto potente. Se vuoi semplicemente qualcosa di facile da usare, un registro RAID semplice e basilare, sarà disponibile. Se sei un utente esperto, avrai anche funzioni avanzate.

Galen Low: Sai cosa mi piace di più? Nella mia mente va molto oltre un semplice registro. Un registro serve a catturare qualcosa che è accaduto o potrebbe accadere, come una nota. È così che sono stati generalmente i miei registri RAID: “Bene, dobbiamo parlare di questo”.

Voi però offrite profondità: puoi fare analisi, creare il diagramma a T. È più una gestione RAID che un semplice registro RAID.

Kim Essendrup: È persino più di questo. Lo chiamiamo raidlog.com perché il registro RAID è uno dei principali strumenti operativi. Tuttavia, negli ultimi decenni i registri RAID non si sono evoluti molto, perché siamo limitati dallo strumento che utilizziamo.

La nostra visione è aiutare i project manager e fornire loro gli strumenti definitivi per gestire un progetto. Non ci fermeremo agli elementi RAID. Integreremo le lezioni apprese e altri elementi. Integreremo i verbali delle riunioni, così potrai aggiornare il registro RAID mentre prendi i verbali, risparmiando molte ore ogni settimana.

Il nostro obiettivo è diventare lo strumento di riferimento. Qualunque strumento di pianificazione, programmazione o backlog utilizzi, noi ci collegheremo come componente aggiuntivo. Questa è la nostra visione: eliminare il dolore dalla gestione dei progetti.

Galen Low: Mi piace molto il fatto che si integri con altre soluzioni e che sia aperto. Hai le integrazioni con Zapier, puoi importare ed esportare informazioni. È quasi come entrare direttamente nell’analisi dei rischi, nella gestione dei rischi e nella gestione delle decisioni.

Fondamentalmente, è quello strato di collaborazione che a volte manca, sia a livello aziendale sia a livello operativo.

Kim Essendrup: Sì. Grazie a tutta la formazione e al coaching che svolgiamo, non vogliamo limitarci a dire: “Ecco uno strumento, divertiti”. Vogliamo incorporare conoscenze, formazione e istruzione.

Se sei nuovo alla gestione dei rischi, vogliamo che sia abbastanza intuitivo da permetterti di capire cosa fare, cosa significa probabilità e impatto e come usare ogni funzione.

Vogliamo offrire assistenza contestuale, ma anche funzioni più avanzate. Ho menzionato l’analisi Monte Carlo, ma avremo anche il valore monetario atteso e tutti quegli strumenti di cui hai sentito parlare o che forse hai visto, ma che non hai mai utilizzato davvero.

Come dovrei configurare tutto questo in un foglio di calcolo? Non credo di voler perdere tempo. Faremo noi il lavoro per te. Potrai chiederti quale riserva dovresti prevedere, inserire i dati, fare clic su un pulsante e ottenere subito il risultato.

Galen Low: Mi piace. Ho creato diversi registri dei rischi da zero e richiedono moltissime formule. Avrei preferito non doverlo fare.

Kim Essendrup: È proprio così. Arrivi a un certo punto e pensi: “Sai cosa? Per me va bene così. Ora devo far partire il lavoro. Ho un progetto da gestire, non posso continuare a occuparmi di questo”.

Galen Low: Chiamiamola una riserva del 15% e andiamo avanti.

Un’ultima domanda. Vorrei tornare a ciò che dicevi prima: alcuni strumenti non includono le esigenze del project manager, come gli elementi RAID. Ma, d’altra parte, il RAID è solo per i project manager?

E se non lo è, come può chiunque utilizzarlo per costruire una cultura di team basata sulla responsabilità verso rischi, azioni, problemi e dipendenze, trasformando tutto questo in un vero lavoro di squadra?

Kim Essendrup: È un’ottima domanda. Naturalmente le origini del RAID risalgono a uno strumento esoterico di gestione dei progetti utilizzato dai project manager di vecchia scuola.

Ma in realtà si tratta di capire come portare a termine il piano. E quel piano non deve necessariamente essere un progetto nel senso tradizionale della metodologia a cascata. Può riguardare un’attività agile, un prodotto o un product owner.

Se sei un product owner che lavora in un ambiente agile, come gestisci i rischi del prodotto? Quali decisioni devono essere prese? Dopo aver preso una decisione, o dopo che qualcuno l’ha presa al posto tuo, devi documentarla e monitorarla in qualche modo. Il registro RAID si adatta perfettamente anche a questo scenario.

Se sono uno scrum master e gestisco un team agile, come posso prendermi cura del team e assicurarmi che sia in grado di lavorare efficacemente? Il registro RAID riguarda meno il prodotto e più il team: come posso aiutarlo ad avere successo e sostenerlo?

Se torniamo al mondo della gestione dei progetti e sono un responsabile del PMO che vuole fare mentoring ai propri project manager, quale modo migliore di dire: “Fammi vedere il tuo registro RAID”? Possiamo vedere come stanno gestendo i progetti, offrire suggerimenti e assicurarci che stiano effettivamente facendo qualcosa per gestirli.

Dal punto di vista del project manager, il registro serve anche a gestire i rapporti con i livelli superiori dell’organizzazione. Se devo incontrare il responsabile del PMO, gli sponsor o gli stakeholder, porto il registro RAID e lo filtro.

Non mostro l’elenco completo, perché sarebbe eccessivo. Lo filtro fino a ottenere i tre o quattro elementi principali sui quali devono intervenire. Poi posso dire: “Parliamo di questo”. Dimostra che hai tutto sotto controllo e aiuta a coinvolgere quelle persone.

Penso quindi che sia molto più di uno strumento operativo per i progetti. È un modo di lavorare e collaborare. Non serve soltanto a mantenere organizzato me stesso, ma anche a tenere organizzato e motivato il team, comunicando e collaborando con i suoi membri.

Galen Low: Mi piacciono molto tutti questi punti. Non sono molte le persone che non hanno a che fare con rischi, azioni, problemi o decisioni, qualunque sia la loro attività.

Potrebbe essere uno strumento di collaborazione per qualsiasi tipo di lavoro. Sono contento che tu abbia menzionato il filtraggio, perché noi project manager sviluppiamo una grande capacità di gestire enormi quantità di informazioni. Poi diciamo: “Guardate i miei diagrammi di Gantt”, e tutti rispondono: “No, allontanati da me”.

Dobbiamo ridurre le informazioni. Penso che questo sia fondamentale anche per i registri RAID. Come dicevi, devi portarli in un formato che possa essere presentato e discusso con uno stakeholder aziendale, non necessariamente con un altro project manager.

Puoi usarlo per gestire un team di project manager o per gestire le aspettative dei responsabili. È una fonte di verità. Se lo aggiorni con disciplina, può essere utilizzato per molte cose diverse e rendere il lavoro molto più fluido.

Kim Essendrup: È proprio così. Come ho detto, il RAID è solo l’inizio. Spesso lo estendiamo alle lezioni apprese. Avere problemi è negativo, ma è ancora peggio avere sempre lo stesso problema. Puoi estendere il registro RAID aggiungendo le lezioni apprese, così da affrontare questi problemi e rendere la tua vita più semplice la prossima volta.

Galen Low: Mi piace molto e sono curioso di vedere le funzioni basate sull’intelligenza artificiale.

Trovo tutto questo davvero interessante. Dove possono andare le persone per saperne di più sul registro RAID?

Kim Essendrup: Su raidlog.com. È un dominio facile da ricordare. Mi piacerebbe anche che le persone provassero il prodotto. Cerchiamo feedback perché vogliamo creare uno strumento eccellente per i project manager.

Vogliamo entrare in contatto con i project manager e ascoltare le loro opinioni. Potete contattarmi su LinkedIn. Mi piace parlare con tutti. Se avete feedback sul prodotto o sul podcast, oppure volete semplicemente parlare di gestione dei progetti, sarò felice di farlo.

Se siete completamente nuovi ai registri RAID e vi state chiedendo di cosa si tratti, ho scritto un libro perché, stranamente, non esisteva alcun libro sui registri RAID. Ho pensato: “Devo rimediare”. Se andate su Amazon e cercate “Ultimate Guide to RAID Log”, troverete il mio libro, perché credo sia l’unico libro sui registri RAID.

Galen Low: È incredibile. Non ne avevo idea. È fantastico. Inserirò tutti i link nelle note dell’episodio per gli ascoltatori. Andrò a dare un’occhiata anch’io, perché lo trovo davvero interessante. Non mi era mai venuto in mente: “Sì, è un foglio di calcolo”. Quindi lo approfondirò sicuramente.

Kim Essendrup: Fantastico.

Galen Low: Fantastico. Kim, grazie mille per essere stato qui oggi. Apprezzo davvero i tuoi suggerimenti. Mi piace sempre parlare in modo approfondito della gestione dei progetti, soprattutto di questi elementi della tradizione del project management: registri RAID, registri dei rischi e tutti quegli strumenti che sembrano quasi impenetrabili.

In realtà, quando iniziamo a parlarne, scopriamo che sono strumenti molto semplici e sensati da avere. Apprezzo davvero il tuo punto di vista. È stato fantastico.

Kim Essendrup: Grazie mille per avermi invitato, Galen.

Galen Low: Bene, eccoci arrivati alla fine. Come sempre, se volete unirvi alla conversazione con oltre mille professionisti della gestione dei progetti che condividono i vostri stessi interessi, venite a unirvi alla nostra collettività. Visitate thedigitalprojectmanager.com/membership per saperne di più.

E se vi è piaciuto quello che avete ascoltato oggi, iscrivetevi e restate in contatto su thedigitalprojectmanager.com. Alla prossima, grazie per l’ascolto.