Cos’è un RAID Log (E Come Integrarlo nel Workflow di Progetto)

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Galen Low: Stai cercando freneticamente di nuovo nella tua casella di posta. Stavolta stai cercando quella mail da quel capo che conferma una decisione sul tuo progetto. Come si chiamava? Qual era la decisione? Tutto è fermo finché non la trovi, quindi metti su una caffettiera e continui a scavare. Sarà una lunga notte.

Esploreremo le praticità dei RAID log e come integrarli nel tuo workflow di progetto, così che tu possa guidare le conversazioni con gli stakeholder, comunicare facilmente lo stato del tuo progetto e non dover più passare ore a cercare quella mail dal tuo capo.

Ciao a tutti, grazie per esservi sintonizzati. Mi chiamo Galen Low e sono con il Digital Project Manager. Siamo una comunità di professionisti digitali con la missione di aiutarci a vicenda a crescere, acquisire sicurezza e creare connessioni, così da amplificare il valore del project management nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più, visita thedigitalprojectmanager.com.

Oggi parliamo di RAID log e della delicata arte di tracciare rischi, azioni, problemi e decisioni per guidare i progetti verso il successo.

Con me oggi c'è Kim Essendrup, ex membro del Kolme Group—un'organizzazione determinata ad aiutare le aziende a inserire la cultura della decisione basata sui dati nei processi. Ma molti di voi probabilmente lo conoscono come uno dei due co-conduttori fondatori del famosissimo podcast PM Happy Hour.

Benvenuto, Kim!

Kim Essendrup: Ciao, Galen! Grazie per avermi invitato.

Galen Low: Grazie per essere qui con noi. Mamma mia, per me è quasi un momento da celebrità. PM Happy Hour è troppo divertente. Ogni episodio che ho ascoltato è stato uno spasso.

Comunque, sono invidioso del tuo podcast. Penso sia fantastico. Chi non lo conosce, vi prego di andare a sentirlo. Ha una bella dinamica. Mi chiedevo, in realtà, se potessi iniziare con una domanda da vero fan: cosa ti ha spinto ad avviare il podcast PM Happy Hour all'inizio?

Kim Essendrup: Prima devo dire che sono anch'io un grande fan tuo, quindi la stima è reciproca. Ma sì, ho fatto molta formazione ai project manager. Ho notato che davo sempre gli stessi consigli, così ho pensato: li metto su un blog e la gente leggerà il blog, sarà fantastico. Poi però scopro che la gente in realtà non ama leggere articoli da 10.000 parole sulla gestione progetti.

Non è per niente divertente. E avevo un'altra piccola attività di startup su tutt'altro argomento. Un consulente mi disse: dovresti fare un podcast. Così mi sono messo a capire come si fa, ho comprato un microfono... L'ho fatto per quell'altra startup, che poi non ha portato a niente, tranne il fatto che mi sono appassionato al podcasting.

Sono riuscito a entrare nella routine. Ho pensato: magari potrei prendere quei post e renderli interessanti davvero. E mi sono chiesto: chi sarebbe la persona giusta da avere con me per rendere la gestione progetti interessante?

E la risposta era assolutamente Kate. Così l'ho contattata e le ho detto: vuoi fare questa cosa folle? Kate ha subito accettato. Da allora, è diventato sempre più divertente.

Galen Low: Mi piace un sacco. Ha una bella energia. Sembra proprio di ascoltare la radio al mattino, ma fatta bene. È un botta e risposta spassosissimo, ma si parla di progetti.

Questo è quello che fa per me. Comunque, sono un grande fan. Grande fan. Quindi gente, se non lo avete ascoltato, PM Happy Hour o Project Management Happy Hour lo trovate praticamente ovunque.

Kim Essendrup: Ovunque sia stato possibile inserirlo.

Galen Low: Ecco qua, fantastico. Bene, andiamo al punto.

Oggi voglio diventare un nerd col RAID log. Per allineare tutti i nostri ascoltatori, ci puoi definire cos'è, secondo te, un RAID log e perché è importante?

Kim Essendrup: Certo. Beh, per metterla il più semplicemente possibile, RAID log è un acronimo per Rischi (Risks), Azioni (Actions), Problemi (Issues) e Decisioni (Decisions). In alcune organizzazioni preferiscono Assunzioni (Assumptions) e Dipendenze (Dependencies) rispetto ad Azioni e Decisioni, ma ne possiamo parlare dopo.

L'idea principale è che si tratta di registri di rischi, di azioni e così via, che ti insegnano a tenere, soprattutto se segui una metodologia tipo PMI. Le registrazioni di questi elementi, solitamente li mettevi tutti nello stesso foglio di calcolo: storicamente veniva fatto così. Era già vecchia scuola quando ho iniziato a lavorare come project manager, decenni fa.

Quindi esiste da sempre ed è davvero uno strumento operativo indispensabile per aiutare i project manager a gestire i progetti. Nei nostri sondaggi emerge che circa metà, fino a due terzi, dei project manager lo hanno usato o almeno lo conoscono, ed è davvero uno strumento critico. Stiamo diffondendo questo messaggio proprio adesso.

Galen Low: Molto interessante. Anch'io ero uno di quelli che non se ne era nemmeno reso conto, ma mi sono trovato in una sessione a parlare del nostro RAID log. Io conoscevo il modello di rischi, assunzioni, problemi e dipendenze. Qualcuno chiese: ma sei sicuro che sia così? E allora: quale preferisci e perché?

Kim Essendrup: Io preferisco azioni e decisioni perché, se pensi a un'assunzione, è un presupposto di pianificazione. Ad esempio: faccio questo progetto. Quali sono le assunzioni relative allo scope o quelle che facciamo sviluppando il piano? Un'assunzione va più come input all'inizio del progetto.

E in realtà, se l'assunzione è sbagliata, diventa un rischio. Quindi, per me, le assunzioni ricadono naturalmente fra i rischi. Anche le dipendenze: se hai una dipendenza esterna, è spesso un rischio o potrebbe appartenere anche al planning stesso, soprattutto se c'è una tempistica (predecessors o successors).

Quindi, di solito vanno in uno di questi due posti. A volte, se sono particolarmente critiche, si può anche inserire una tab dedicata a loro: RAIDD, diciamo. Ma secondo me, se si punta su azioni e decisioni, si tratta di aspetti più operativi, cose su cui bisogna stare sopra per tutto il periodo di delivery di progetto; ti aiuta a usare il RAID log in un’ottica operativa da seguire quotidianamente per gestire e organizzarti.

Galen Low: Mi piace. Mi piace il fatto di essere proiettati in avanti, anch'io la pensavo come te: tutte le mie assunzioni e dipendenze le vedevo come rischi, era la mia cornice e mi chiedevo se stessi sbagliando.

Kim Essendrup: Sì. In effetti, il modo migliore per iniziare il registro dei rischi è proprio elencare tutte le assunzioni e dipendenze su cui si base l’intero piano.

Galen Low: Sì. Man mano che alcune di queste assunzioni vengono validate o invalidate, si possono togliere. Mi piace. Abbiamo parlato dell’importanza di avere un RAID log e apprezzo molto anche la parte delle decisioni.

Avere tutto insieme, specialmente in un unico log, anziché otto documenti diversi che la gente raramente controlla o aggiorna (e che spesso non guarda), è una gran cosa.

Kim Essendrup: Altrimenti ti ritrovi a cercare tra le mail in Outlook per ore... dov'era quell'email?

Galen Low: Sono il re delle ricerche su Outlook, perché non organizzo affatto la posta. Ma sì, assolutamente. Ne parlavamo poco fa: certo, riguarda i rischi, ma serve davvero a evitare disastri nel progetto. Puoi raccontare come usi il RAID log per fare quello, in modo pratico?

Kim Essendrup: Mi piace pensare che serva sia per la gestione ordinaria sia per il salvataggio di un progetto. E la gestione ordinaria è fondamentale perché, se non lo fai, probabilmente dovrai salvare il tuo progetto dopo.

Pensaci: gli strumenti che usi per gestire i progetti sono il piano o backlog—le cose che fai, che contribuiscono direttamente ai deliverable. Ma il RAID log ti serve per assicurarti che quelle cose vengano fatte nel modo giusto.

Il RAID log non è il piano, è il modo in cui ti assicuri che il piano venga eseguito. E inevitabilmente nessun progetto fila sempre liscio: chi ha un progetto perfetto? Se ti capita, sei davvero fortunato. Però avrai problemi, sfide, imprevisti.

Cosa usi per gestirli? Non la pianificazione: usi il RAID log per identificare cosa potrebbe andare storto, tutte le azioni su cui rimanere aggiornato per evitare ritardi tuoi o del team. Tutti i problemi emersi—e come risolverli nel modo più rapido per tenere il progetto in pista.

Poi ci sono le decisioni: quali devi attendere, pianificare, implementare o gestire anche se all’inizio non ci avevi pensato? Sono tutte cose che devi tenere d’occhio con il RAID log per mantenere il piano su binari corretti.

Se non fai tutte queste cose, non pianifichi i rischi, non ottieni decisioni condivise, lì comincia a crollare tutto. Il segreto del RAID log sta proprio qui: è incredibilmente semplice, ma essenziale per stare sopra alle basi.

Galen Low: Hai detto che hai esperienze di coaching. Hai qualche storia in cui hai risollevato una situazione solo con un RAID log?

Kim Essendrup: Oh sì. Qualche anno fa ho preso la direzione di un PMO in Europa (e con ciò ho avuto anche viaggi aziendali pagati), anche se abitavo a Phoenix, quindi andavo lì una volta al mese. Grande organizzazione.

Ma quando prendi la gestione del PMO, gestisci pure i problemi. Era un venerdì—e si sa che se ti chiamano al venerdì per un progetto, non sarà una buona notizia. Era pomeriggio da me, tardo pomeriggio/sera nel Regno Unito.

Mi dicono che il progetto stava andando talmente male che il cliente minacciava di chiederci i danni e rescindere il contratto. Il lunedì successivo non ero più a Phoenix, ma nelle Midlands, Regno Unito. Dovevo rimettere in riga il progetto. Il cliente era furioso.

Con la mia squadra ho ascoltato tutti i problemi e, in tutta onestà, erano fondati. Mi sarei arrabbiato anche io. Chiesi al mio team: avete problemi da segnalare?

Si sono scatenati. "Il cliente non ci ha dato questo... Non potevamo riuscire perché ci mancava..." Il cliente rispondeva: "Ma non mi avete detto che serviva!". Così, dopo averli lasciati sfogare, ho chiesto: "Bene, mi fate vedere il vostro RAID log?". Silenzio. Non so se non sapessero cosa fosse, o se si fossero resi conto di non averlo e fossero troppo imbarazzati per dirlo.

Così li ho invitati a farlo insieme: apro il portatile e creo un RAID log al volo. Comincio ad annotare TUTTI i problemi, lasciando sfogare il cliente, e proietto tutto a video, riconoscendo ogni loro punto. Così si sono sentiti ascoltati. Poi passo al mio team, anche loro si sfogano e annoto tutto. Poi abbiamo visto che molte erano dipendenze: noi ci aspettavamo qualcosa, ma loro non sapevano. Così abbiamo annotato pure quelle (ecco quando serve una tab dipendenze). Così, documentando tutto, alla fine—dalla tensione tra due fronti della scrivania, piano piano ci siamo trovati tutti a guardare il proiettore, non più a litigare ma a combattere insieme i problemi.

Prolissa come storia, lo so, ma dimostra come il RAID log può letteralmente rimettere a posto le cose in una crisi e dare una base comune per trovare soluzioni. L’ho applicato spesso in progetti da recuperare, e confermo che permette allineamento, trasparenza e collaborazione anche nelle difficoltà più grosse.

Galen Low: Storia fantastica—mi affascina anche il linguaggio del corpo: non più uno contro l’altro, ma tutti collaborativi rivolti al proiettore.

È proprio vero: spesso sottovalutiamo che tutte queste tecniche sono solo per facilitare la comunicazione e la collaborazione. Mi piace, tra l’altro, il discorso sulle dipendenze: possono funzionare in entrambe le direzioni.

Tipo: se non fai questo, noi non possiamo fare quest’altro. Ma anche: se tu fai questa cosa, allora noi possiamo procedere. Se la gente non lo vede, magari non capisce il perché di alcune richieste e si rallenta il tutto.

A volte basta solo tracciare ciò che davvero va seguito. Può sembrare documentazione pesante, ma in realtà, considerando quante centinaia di dettagli devi gestire, non c'è da vergognarsi ad aver bisogno di aiuto per tenerli tutti presenti lungo il progetto.

Tipo: "Ricordi questa decisione? Quale delle centinaia prese questa settimana?" Non si può avere tutto in testa.

Kim Essendrup: Esatto. È una cosa dire in riunione: facciamo questa scelta o prendiamo nota di un rischio. Ma se lo scrivi, specialmente in un documento condiviso su Zoom o davanti a tutti, con magari un nome associato, improvvisamente diventa reale.

Se il mio nome c'è sopra, mi interessa davvero. Serve per comunicazione e accountability. Nel mio coaching e mentoring, quando qualcuno entra in un nuovo progetto, primo consiglio: fatti un RAID log subito.

Così puoi capire come gestirai concretamente il piano. Uno dei miei detti preferiti, soprattutto per chi fa lavori di commessa per la pubblica amministrazione, è: tratta sempre il tuo RAID log come se potesse finire in tribunale, perché potrebbe davvero accadere. Un giorno vorrai averlo aggiornato.

Galen Low: Assolutamente. Mi è capitato di recente di lavorare su progetti sottoposti ad audit. Se non hai la documentazione pronta, anche se magari i dati esistono, estrarli è già un altro progetto! Serve proprio la traccia pulita di tutto: rischi, discussioni...

Diventa, sì, davvero utile.

Kim Essendrup: Scommetto che non hai dormito molto quando ti hanno detto che c'era un audit in arrivo.

Galen Low: Esatto. Tutti a rivedere il time tracker, in fretta.

Penso tu abbia sollevato un punto molto importante sulla reale praticità di usare un RAID log. Molti dicono: ok, sembra molto impegnativo. Lo metti sul proiettore, ma poi come lo tieni davvero aggiornato dopo il confronto iniziale?

Kim Essendrup: Il PM deve davvero viverlo. Sì, può sembrare ulteriore gestione e tracciamento... ed effettivamente lo è. Potresti non farlo e sperare che vada tutto bene come attraversare l’incrocio col semaforo giallo chiudendo gli occhi: puoi farcela, molto spesso va bene. Ma, per esperienza, ogni volta che sono stato chiamato su un progetto in crisi e ho chiesto del RAID log... l’ho sempre trovato mancante.

E anche nei miei progetti, quando mi accorgo che stanno deragliando, vado a vedere: sto tenendo il RAID log? No, ecco il problema.

Essere costretti a rimediare ti insegna che, a costo di questa piccola fatica in più, è meglio essere proattivi. Anche le statistiche sugli insuccessi—che cambiano da studio a studio, ma variano sempre fra il 70% e l’80% di progetti che non centrano tutti gli obiettivi, e un 20% che fallisce totalmente—sono chiare.

Lo sappiamo tutti. È quasi scontato. Quindi, se sai che le probabilità ti sono contro, ti fai davvero un torto a non spendere un po' di tempo per prevenirlo?

È il nostro lavoro, in fondo. Siamo i project manager, quelli che tengono in piedi tutto. Questo è il nostro superpotere per non far deragliare i progetti.

Galen Low: Le statistiche sono proprio strane perché spesso pensiamo sempre che tanto non capiterà a noi, salvo poi pensare che, se accade, era destino. Però come dicevi, il RAID log è come prendere in mano le redini del progetto: il piano va bene, ma il RAID log è il vero volante di controllo. Mi piace che sia una soluzione consolidata, chiara, accessibile a tutti.

Inoltre, pensando a quello che dicevi prima, di solito anche il mio RAID log è sempre stato un foglio Excel. E molta gente pensa: non ci serve un altro file. Allora, quali strumenti si possono usare oggi per gestire il RAID log che non siano solo Excel o Google Sheets?

Kim Essendrup: È curioso. Ci sono moltissimi strumenti di project management sul mercato. Con Kolme Group, nella mia società di consulenza PPM, ne abbiamo implementati per oltre 650 organizzazioni.

Che è un gran risultato: lavorare con aziende di ogni taglia e settore. Ma quello che abbiamo scoperto è che pochissimi strumenti supportano davvero il RAID log.

Molti non fanno nulla di simile, e va bene così: sono pensati per il massimo task management o per il resource planning e resource management. Tutte cose importantissime per le aziende.

Ma abbiamo notato che questi strumenti o sono focalizzati sulla visione enterprise/executive (per la pianificazione di portafoglio), o sulla semplicità per il team, tipo i kanban per il lavoro quotidiano. Cose facili, senza troppa gestione o configurazione. Il problema è che lasciano fuori proprio il project manager.

Quali sono gli strumenti pensati davvero per semplificare la vita al project manager? Pochi. Abbiamo visto che spesso questi strumenti fanno solo qualche parte del RAID (magari solo rischi e problemi, o una kanban fatta in casa), ma si perde la semplicità e il valore del RAID log classico.

Abbiamo anche parlato con molti partner software, chiedendo loro di fare un RAID log serio. La risposta: "Kim, il RAID log non sta nel Magic Quadrant di Gartner, quindi niente da fare". Alla fine, stanchi dei soliti fogli di calcolo—che sì, funzionano, ma hanno limiti notevoli in termini di condivisione, controllo versioni, collaborazione e anche tracciamento degli eventi—we abbiamo creato un SaaS per i RAID log: raidlog.com. Facile da ricordare. Siamo solo all’inizio, ma la nostra missione è creare lo strumento perfetto per i project manager, veri supereroi responsabili di 1,7 trilioni di dollari di capitali negli USA ogni anno. Vogliamo davvero dar loro più potere per gestire tutto al meglio.

Galen Low: Mi intriga davvero questa divisione del mercato software: chi va sull’enterprise, chi resta sul basic team, lasciando il project manager senza "la sua" soluzione. Ho visto anche io strumenti migliori di altri, ma RAID non l’ho quasi mai trovato. Raccontaci come funziona raidlog.com: è integrato, autonomo?

Kim Essendrup: Sì, è software stand-alone. Ha il RAID log con un'interfaccia tipo foglio di calcolo, rapida ed efficiente per chi già lo usa. Ma offre anche un'interfaccia più visuale e intuitiva per i principianti o per chi vuole presentare, ad esempio, un problema critico a un executive senza dover prendere solo una riga del file Excel.

Queste componenti visuali permettono di aprire una vista dettagliata di rischio o decisione, e mostrarla in modalità adatta alla conversazione con sponsor e stakeholder. Stiamo aggiungendo feature guidate, come la funzione T-chart per le decisioni (vantaggi/svantaggi per opzione, integrata nel modulo senza dover arrangiare formule su Excel). Arriveranno anche heat maps e perfino analisi avanzate come la simulazione Monte Carlo.

E più avanti sarà integrata anche l’Intelligenza Artificiale. Al momento è stand-alone, ma stiamo sviluppando integrazioni con altri tool (già c’è quella con Planview Adaptive Work, e arriverà quella con Jira e altre ancora). Siamo anche integrati con Zapier, quindi "parliamo" praticamente con tutto.

Il nostro obiettivo è rendere obsoleto il RAID log su carta o Excel perché vogliamo dare una soluzione migliore, gratuita nella versione base e con le funzioni avanzate per chi serve davvero di più.

Galen Low: Quello che mi piace di più è che in realtà va oltre la logica di "registro": nella mia mente un log è solo una nota, ma qui si può arrivare ad approfondire, analizzare, usare strumenti come il T-chart, gestire davvero rischi e decisioni.

È più RAID management che RAID log.

Kim Essendrup: Esatto. Si chiama raidlog.com perché il RAID è lo strumento principale operativo, ma non è cambiato negli ultimi decenni solo perché lo strumento era limitato. Vogliamo aiutare i project manager con tool attuali: presto integreremo anche lessons learned, verbali di riunione, in modo da aggiornare il RAID log e risparmiarci ore di doppio lavoro. Vogliamo essere il punto di riferimento per il PM, integrandoci poi ai tool di pianificazione/scheduling che già usate. L’obiettivo è togliere dolore dalla gestione progetti.

Galen Low: Fantastico che sia integrabile con altri strumenti ed aperto (ad es. tramite Zapier); in fondo è una piattaforma di collaborazione, spesso quella parte manca nei tool enterprise o quelli troppo semplicistici.

Kim Essendrup: Vero, e vogliamo essere di più di uno strumento: grazie all’esperienza nel coaching inseriremo anche tutorial e contenuti educativi integrati (anche solo contestuali, come significato di "probabilità", "impatto"). Ma anche funzioni avanzate: calcolo programmatico del valore monetario atteso, analisi Monte Carlo ecc. Tutto automatizzato: inserisci i dati, clicchi un bottone e hai il risultato. Non serve trafficare con formule su Excel.

Galen Low: Bellissimo. Anch’io ho fatto molti risk register artigianali... troppe formule!

Kim Essendrup: Eh sì. A un certo punto pensi: "Così basta, ora devo andare avanti!".

Galen Low: Mettiamo un 15% di buffer e via...

Ultima domanda: RAID log serve solo ai project manager? O chiunque può usarlo per creare cultura di team, con responsabilità condivisa su rischi, azioni, problemi, dipendenze?

Kim Essendrup: Ottima domanda. Il RAID log nasce come uno strumento tecnico da PM "anziani", ma in realtà riguarda il compimento di qualunque piano, non solo progetti nel senso tradizionale. Anche in contesti agili, da product owner, puoi tracciare rischi e decisioni su un prodotto; da scrum master, puoi usarlo per monitorare il successo della squadra.

Il RAID log non serve al prodotto, ma alle persone. Ti aiuta a guidare il team e il suo benessere. Per un PMO manager che vuole fare mentoring, è perfetto: fatti vedere il RAID log e puoi valutare/aiutare i tuoi PM. Per chi gestisce verso l’alto, prendi il RAID log, filtralo e presenta agli executive solo le 3-4 cose su cui vuoi il loro supporto: così dimostri che hai il controllo e attivi anche chi sta sopra di te.

Insomma, è molto più che uno strumento operativo: è un modo di lavorare, di collaborare e comunicare con il team e l'organizzazione.

Galen Low: Mi trovi d’accordo. Chiunque si occupi di rischi, azioni, problemi o decisioni può trarne vantaggio. Basta filtrare le informazioni da mostrare—spesso noi PM tendiamo a proporre info troppo complesse per gli altri: mentre per noi sono routine, gli altri scappano davanti ai Gantt chart! Con il RAID log tutto diventa più comunicabile anche a chi non è PM; puoi usarlo sia per guidare i team che per gestire le aspettative del management. È davvero una "fonte unica di verità" e, se ben gestito, serve a semplificare il lavoro di tutti.

Kim Essendrup: Esattamente. E RAID è solo l’inizio: spesso si estende alle lessons learned. La cosa peggiore dei problemi non è che esistano, ma che si ripetano sempre uguali. Unendo lessons learned al RAID log, puoi migliorare continuamente.

Galen Low: Non vedo l’ora di vedere l’integrazione AI. Mi interessa molto. Dove possiamo sapere tutto su RAID log?

Kim Essendrup: raidlog.com. Facile da ricordare. Provatelo, mandate feedback: vogliamo creare lo strumento perfetto, quindi ogni suggerimento è prezioso. Potete anche scrivermi su LinkedIn per parlare del prodotto, del podcast o anche solo per "nerdare" sul project management! E ho anche scritto un libro: "Ultimate Guide to RAID Log" che trovate su Amazon. Credo sia l’unico libro dedicato al RAID log.

Galen Low: Non lo sapevo! Fantastico. Metterò tutti i link nelle note della puntata e andrò a leggere perché mi ha incuriosito. Finora pensavo fosse solo un foglio Excel.

Kim Essendrup: Grandioso.

Galen Low: Kim, grazie mille per essere stato qui. Ho apprezzato davvero il tuo punto di vista. Amo parlare di questi classici strumenti del project management che da fuori sembrano difficilissimi, ma parlando insieme diventano comprensibili e davvero utili.

Kim Essendrup: Grazie di cuore per l’invito, Galen.

Galen Low: Bene, eccoci alla fine. Se vuoi unirti a oltre mille champion del project management nella nostra community, visita thedigitalprojectmanager.com/membership.

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