Come Passare alla Gestione dei Progetti da Qualsiasi Background Professionale

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Galen Low: Hai letto quell'articolo su "come diventare project manager" almeno 15 volte ormai, e adesso sei sicuro; sei assolutamente sicuro che probabilmente c'erano decisamente troppe consonanti e non abbastanza vocali dappertutto.

Ma in qualche modo non sei più vicino a capire come passare alla gestione dei progetti.

PMP, CAPM, RACI, Gantt, Monte Carlo...

È questo il primo test per eliminare i deboli di volontà dal settore?

Se ti interessa cambiare carriera nella gestione dei progetti — ma non sei riuscito a ottenere una risposta chiara da Google, ChatGPT o Perplexity, continua ad ascoltare.

Oggi faremo un'esplorazione pratica e concreta di ciò che serve davvero per capire se passare alla gestione dei progetti è la decisione giusta per te.

Ciao a tutti, grazie per esservi sintonizzati. Io sono Galen Low di Digital Project Manager. Siamo una comunità di professionisti digitali con la missione di aiutarci a diventare più competenti, più sicuri e più connessi, così da poter amplificare il valore della gestione dei progetti nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più, vai su thedpm.com/membership.

E se ti interessano conversazioni all'avanguardia e spunti pratici sulla leadership nei progetti digitali, considera l'iscrizione allo show per episodi settimanali.

Oggi parliamo di come fare il salto nella gestione dei progetti e del ruolo che la comunità può avere nel decifrare quegli acronimi così opachi, le competenze vaghe richieste e le descrizioni di ruolo fuorvianti che spesso impediscono ai professionisti di intraprendere una carriera appagante nella conduzione di progetti.

Oggi con me c'è Barbara Kephart, fondatrice e Chief Project Officer di Projects Pivot — che offre una combinazione unica di project manager dedicati, orientamento strategico al portafoglio progetti e formazione pratica PM, creando la formula perfetta per progetti di successo.

Barb è anche la mia compagna di avventure a capo della nostra community per nuovi e aspiranti project manager, The PM Coffee Spot.

Barb, grazie per essere qui con me oggi.

Barbara Kephart: Grazie, Galen. È sempre un piacere stare con te.

Galen Low: Lo so, sembra come una nostra normale chiacchierata tra amici, solo che ora possiamo registrarla e condividerla con le persone. Mi dicono che la mia introduzione ha una voce tipo da radio e poi, quando parte l'episodio, cambio tono. Ecco, questa è proprio una di quelle volte.

Barbara Kephart: Vai con la giornata normale?

Galen Low: Sì. Se sei nuovo allo show, registro la mia intro ogni volta e a volte ho amici simpatici come Barb.

Barbara Kephart: Io non ho voce da radio, quindi sono un po' invidiosa.

Galen Low: Non so. Con grande potere viene grande responsabilità. Tu ed io ci conosciamo da tanto. Entrambi aiutiamo persone a entrare nella gestione progetti, ad avere successo, a imparare sul project management, insomma a costruire una carriera attorno a questo campo. E sappiamo quanto sia complicato per molti. C'è tanta gente che prova a informarsi, a capire se fa per loro senza perdere troppo tempo.

Pensavo di partire con una domanda che interessa a tutti: perché la gestione dei progetti è così difficile da intraprendere come carriera e qual è il mito o pregiudizio più grande che, secondo te, blocca le persone ad avvicinarsi al project management?

Barbara Kephart: Sì. Ottimo modo per iniziare sulla gestione dei progetti. Penso che lo rendiamo più complicato del necessario: chi ama il ruolo di project manager, spesso complica molto più del dovuto. Anche quando gestiamo un progetto a volte lo rendiamo più difficile di quello che dovrebbe essere. Penso anche che non siamo sempre bravi a vendere noi stessi come dovremmo.

Ultimamente mi definisco la PM geek. Risolvo tutti i problemi aziendali senza essere fastidiosa o invadente. Ricordo che una volta mi dissero: qui non sopportiamo i PM invadenti, e pensai, il PM geek significa che amiamo i dettagli, ci piace immergerci nelle cose, e non tutti amano farlo.

In realtà, per le aziende sentirlo è un sollievo. Quindi sentiti libero di rubare il termine PM geek. Credo che sia ciò che le aziende cercano e una volta che lo capiscono, non è più così difficile entrarci perché tanti di noi cercano di promuovere se stessi per entrare in ruoli di project management.

Ma per chi valuta le candidature è difficile capire chi è davvero capace e chi no. Questo è qualcosa che bisogna comprendere. E poi rendiamo le cose difficili anche perché ci fissiamo sui titoli delle posizioni. Pensiamo che nel titolo serva la parola “project” quando ci candidiamo o vogliamo crescere nell’organizzazione per cui lavoriamo.

Molti ruoli oggi, non li definirei ruoli di project management. Molte posizioni oggi includono delle componenti di gestione progetti, come team lead, program manager, implementation manager o analyst workflow lead. Di recente ho collaborato con una workflow lead che lavorava in uno studio contabile e le ho detto: tu stai gestendo progetti, anche se ti chiami workflow lead.

L’ho trovata una cosa illuminante. E poi il migliore, se hai difficoltà a entrare nel campo, è puntare al ruolo amministrativo. I ruoli amministrativi sono pieni di project management, e una volta entrato, puoi crescere nell'organizzazione.

E a volte questi ruoli ti “capitano addosso”. Magari sei tu a portare avanti dei progetti in azienda, anche se da nessun’altra parte del tuo lavoro c’è niente che faccia pensare al project management. Ma hai identificato un progetto perché vederlo da un’altra prospettiva può aiutarti a entrare in quelle posizioni.

Galen Low: Mi piace questa visione.

Barbara Kephart: Sì, poi sull’argomento mito o preconcetto, tanti pensano di non avere abbastanza esperienza. E so che ne abbiamo già parlato tante volte, che le persone pensano di non avere sufficiente esperienza nel gestire progetti.

Molti di noi che amano farlo, lo fanno da tanto. Siamo quelli che pianificano le feste di compleanno. Ne parliamo spesso. Qual è stato il primo progetto che hai mai pianificato? Per tanti è stato qualcosa per figli o famiglia. Io stessa, pur non essendo ancora project manager,

avevo un lavoro da dipendente come operatrice sanitaria (più reperibilità fuori orario), ed ero in congedo maternità della mia seconda figlia e facevo la volontaria all’asilo. Dopo una settimana, siccome stavo meglio e non ero ancora pronta a tornare al lavoro, avevo già organizzato l’armadio dei materiali artistici.

Avevo creato nuovi processi per tutti i bambini su come sistemare tutto. Ma questi sono progetti, quindi pensiamo di non avere esperienza e di non sapere come gestire un progetto. Ma quando sei dentro e hai l’attitudine giusta, viene naturale.

Ne ho discusso anche di recente con la mia collega Laura Hartner, con cui lavoriamo perché esistono anche consulenti per transizioni di carriera (come Laura), che non solo ti aiutano a fare il salto come possiamo fare noi project manager, ma anche a trasmettere tutto questo sul CV e durante il colloquio, per farsi capire tra tutto il rumore di fondo. Infatti abbiamo creato insieme dei brevi percorsi di e-learning che chiamiamo learning offerings.

Come trovare lavoro come PM, dalla scrittura del curriculum a come superare il colloquio. Questi sono i miei pensieri principali su quanto sia difficile o meno.

Galen Low: Questi corsi sono già disponibili?

Barbara Kephart: Sì, ci sto lavorando. Il nostro sistema di e-learning si chiama projectspractice.com.

Galen Low: Accidenti.

Ci sono tanti spunti su cui vorrei approfondire perché un’altra convinzione che hai toccato è che il PM debba essere “comandone”. In realtà non sempre ci si è soffermati sull’aspetto geek del PM, cioè la persona che si immerge nei dettagli e affronta la complessità, trovando gioia nel districare la matassa.

Spesso ho visto persone dire: “Beh, sono autoritario, quindi sarò un ottimo PM”. Altri: “Non sono autoritario, probabilmente non andrò bene come PM”. E, per dire la verità, chi è meno bossy spesso,

lo dico in modo scherzoso, ma chi non si sente a suo agio nel dire agli altri cosa fare, chi si sente un po' impostore o deve imparare cose nuove può essere un PM migliore rispetto a chi arriva e pensa solo a comandare e poi, se qualcosa va storto, scarica la colpa su altri. In effetti, spesso sono questi a essere i peggiori PM e altri che, dopo aver provato, si rendono conto che non è per loro.

C’è persino il discorso della “servant leadership”. Ci si accorge che per essere un buon project manager non basta essere autoritari. E poi la questione dell’esperienza: anche 15 anni fa quando ho preso il PMP ci si chiedeva se si avesse esperienza sufficiente. Cos’è un progetto e posso menzionarlo se non era la mia mansione ufficiale? Valgono gli esempi di leadership anche se non ho il titolo?

Barbara Kephart: Sì, affrontiamo subito anche la domanda se serve oppure no il PMP, perché io l’ho preso più tardi di te.

L’ho conseguito nel 2016, ma gestivo progetti da 25 anni come parte integrante del mio lavoro in sanità. Non lavoravo direttamente in un PMO all’epoca, dove il PMP era di prassi, quindi non era una priorità finché non ne ho avuto l’opportunità formativa. Prima sono arrivata al certificato, poi al PMP. Spesso si crede che serva la certificazione per trovare un lavoro da PM, e questa convinzione è alimentata dagli annunci che lo richiedono.

Come dicevo prima, magari ti focalizzi troppo sulla posizione da Project Manager e dimentichi che tanti altri ruoli ti permettono di fare project management anche senza il titolo. Il Project Manager arriverà magari dopo.

Per anni non ho avuto il titolo, anche se lo desideravo. Ma per ottenerlo sarei dovuta andare in un PMO, perdendo la possibilità di gestire i progetti insieme al mio direttore e a modo nostro, pur facendo un ottimo lavoro.

Saremmo stati limitati a regole di ufficio di project management, utili soprattutto in contesti enterprise. Tornando alla questione dei bossy PM: sono bravi a farsi notare in partenza, ma attenzione perché ora si sta iniziando a riconoscere la differenza. Essere assertivi può aiutare nei colloqui e nei cambi di ruolo, ma in momenti di difficoltà, un PM troppo bossy crea solo problemi. Serve equilibrio: sapere quando parlare e quando stare zitti è una capacità chiave. Tutto si basa sull’equilibrio.

Galen Low: Adoro questo concetto di equilibrio.

Hai anche creato una specie di assessment per chi entra nel tuo programma di mentorship, che chiamate “sessione cintura di sicurezza” proprio perché bisogna allacciarla; potreste ricevere feedback che non vi aspettavate. Serve a capire se si ha questo equilibrio e se la gestione progetti fa davvero per sé, è corretto?

Barbara Kephart: Esattamente. Abbiamo due cose: una chiamata sessione cintura di sicurezza, che facciamo con aziende e con i PM (interni o portati da noi). Qui valutiamo: come lavorate? Quali tecniche usate? È una sorta di baseline del progetto. Per chi invece entra individualmente, abbiamo la valutazione del gap di conoscenza di project management, presto online su projectspractice.com. Sarà una mini versione per auto-valutazione. Qui valutiamo soprattutto l’attitudine al ruolo.

Mi piace la parola “attitudine”, perché, proprio come si nasce con i capelli ricci biondi, si nasce con certe doti da project manager. Queste valutazioni, tipo quelle dell’istituto di project management, servono proprio a questo.

Galen Low: Ah, sì.

Barbara Kephart: Infatti a volte le persone superano subito l’esame perché per loro è logico, per altri magari è più difficile. Ma non è l’unico motivo. Quando ho sostenuto l’esame, avevano appena introdotto domande basate sulla logica. I PM ragionano in modo logico, è qualcosa che si ha fin da piccoli: pensiero critico, pianificazione, visione d’insieme. C’è chi invece fatica a pensare al prossimo compito… e questo non è un buon tratto per un PM.

Galen Low: Ma si può imparare? Perché chi ascolta si chiede: sarò logico? Magari non lo so. Alcuni tratti si possono apprendere? Posso “farmi i capelli ricci biondi”?

Barbara Kephart: Secondo me sì. Puoi permanentare, puoi tingere i capelli. Sì, si può imparare… con qualche riserva, perché quando i progetti diventano grandi e caotici alcuni si bloccano. È un altro livello di apprendimento e magari non tutti riusciranno perché preferiscono l’ordine. Un altro tratto dei PM è amare l’ordine, essere bravi a mantenerlo. E si può insegnare. Come chi è disordinato e poi diventa ordinato: anche questa è una lezione. Detto ciò, bisogna anche essere flessibili: se la situazione degenera, bisogna saperci navigare. Non so se questa abilità si può trasmettere sempre.

Galen Low: Chiaro. Mi piace questa prospettiva: molti pensano di saper gestire un progetto nei giorni di sole, ma la vera domanda è: sapresti farlo nei giorni di tempesta? Forse vale per ogni lavoro, ma per il PM ancora di più. Gestire il caos, lo stress, mantenere la calma, usare l’assertività come strumento, trovare equilibrio tra i tratti… bello come inquadramento della professione.

Barbara Kephart: Invito le persone a riflettere su come affrontano le difficoltà: com'è andata in quei momenti? Col tempo sviluppi molte più strategie e sei sempre più efficace. Forse, quindi, si può imparare a gestire la crisi. Dipende da quante crisi hai passato. Io mi sono fatta le ossa in una famiglia caotica italo-irlandese e poi in sanità, dove ero reperibile e dovevo reagire immediatamente. Tutto ciò mi ha aiutato a gestire anche i progetti che deragliano. Ho persino portato alcune tecniche dal mio passato in sanità. Quindi, sì, se sei disposto, si può imparare.

Galen Low: Giusto, e la parola chiave è attitudine: forse c’è qualcosa di innato, ma conta trovare il giusto equilibrio tra qualità e tratti personali per adattarsi anche alle situazioni più difficili. È questo che fa la differenza, e poi prestare attenzione e allenarsi a usare l’attitudine che si ha. Non è “cambiare le proprie strisce da zebra”, ma trovare e affinare quell'equilibrio.

In pratica, non è che “non puoi fare il project manager”, ma che può essere più difficile per alcuni di altri.

Barbara Kephart: Mi piace molto come lo spieghi: chi resiste meno nella professione sono quelli che, quando il progetto va a rotoli, letteralmente si nascondono dietro lo schermo. È il momento in cui invece serve alzare la testa. Qualche volta va bene, ma poi bisogna crescere, imparare, evolvere. Ricorda, la gestione dei rischi è tutto un altro capitolo… Ne potremmo fare un podcast solo su quello! Essere pronti agli imprevisti vuol dire anche alzarsi dalla scrivania e parlare con gli stakeholder, che è scomodo per molti. Comunicare, affrontare faccia a faccia: anche qui c’è sempre evoluzione e crescita.

Galen Low: Interessante come tante delle tue competenze derivino dalla famiglia o dalla professione in ambito medico, dalla resilienza nelle emergenze. E tornando a chi pensa di non avere “esperienza da project manager”: in fondo, molte abilità utili al PM si acquisiscono, anche se non si ha mai ricoperto formalmente il ruolo.

Barbara Kephart: Esatto, attingere alle esperienze: abbiamo parlato con persone che, grazie alla propria storia personale, hanno maturato doti preziose, come chi ha dovuto cambiare paese, come molti studenti internazionali che insegnano; il semplice fatto di organizzare l’arrivo nel Paese e le procedure di iscrizione è un progetto enorme. Tutto ciò va valorizzato, perché il project manager supera ostacoli e difficoltà: questo ci distingue.

Galen Low: Sono completamente d’accordo. Da hiring manager cerco di capire come reagisce un candidato nelle giornate no. Tutti dicono che i loro progetti sono “always on time, on scope, on budget”, ma la verità la raccontano le risposte sotto stress e la resilienza. Chiunque abbia una storia vera su come ha risolto un problema sotto pressione potrà raccontare una storia interessante anche a colloquio.

Hai citato il PM Coffee Spot. Raccontaci cos’è, che valore ha per te e perché investi tempo ed energie lì?

Barbara Kephart: Sono venuta da te come parte di Digital Project Manager, focalizzato sui PM digitali. Ma io lavoro con persone di ogni settore e so che, che tu sia PM digitale, sanitario, tecnico o altro, c’è sempre il bisogno di fare domande e di avere risorse chiare e affidabili. Oggi c’è talmente tanta informazione che, anche con ChatGPT, a volte non è corretta. Chi cerca una community dove sentirsi al sicuro, senza paura che il proprio capo scopra le domande che pone, in un ambiente fuori dai social tradizionali… Ecco, il forum torna di moda, come ai primi tempi di internet: un posto sicuro dove esplorare.

Quando ho cominciato avevo dei mentor, una specie di forum in miniatura. Oggi siamo globali, e il mio obiettivo era creare un luogo dove condividere con sicurezza e dove i mentor siano accessibili. Costruiamo una comunità che evolve, dove troviamo mentor a vari livelli di esperienza, da chi ha appena iniziato a chi ha una carriera consolidata. È una “safe landing place” dove fare domande “da principiante”, la chiave di tutto. Anche io ho posto tante domande “stupide” agli inizi, ed è una competenza importante.

Galen Low: Concordo: l’intelligenza artificiale generativa aiuta, e anche io uso ChatGPT ecc., ma non potrà mai sostituire il confronto umano, la narrazione di esperienze personali. Non potrà mai sapere, ad esempio, come Barb abbia affrontato una notte di reperibilità nella medicina nucleare…

Barbara Kephart: Magari trova qualcosa online, ma la persona vorrà approfondire, chiedere: “come hai fatto in quel caso?”. In particolare nella medicina nucleare, si ha a che fare con pazienti spaventati e molto malati; per ottenere informazioni da uno stakeholder simile servono competenze umane. L’esperienza umana non è sostituibile, almeno finché non potranno davvero ricreare una versione di noi. Gli strumenti possono aiutarci, perché diffondono la cultura del project management, ma alla fine la risposta a “come hai gestito una crisi o un’emergenza?” la darà sempre una persona con esperienza reale e una rete di mentor di fiducia.

Galen Low: È fondamentale questa pluralità di visioni: in project management non esiste quasi mai una “risposta unica esatta”, ma occorre raccogliere spunti diversi, trovare il proprio stile professionale. È questo il senso della comunità, e dell’imparare a porre domande e a ragionare sulle diverse risposte, personalizzandole. Non vuoi la risposta a una sola domanda, vuoi tanti punti di vista per crearti la tua rotta.

Barbara Kephart: Esatto, ed è importante parlare con persone di fiducia. Quando cerchi sul web, non conosci la fonte, mentre dai tuoi mentor puoi avere scambi bidirezionali e più sicurezza. Nei progetti la fiducia è centrale: costruendo relazioni puoi essere più sicuro anche di sbagliare e ritentare. Cercando invece tra un milione di fonti sconosciute rischi di non trovare quello che davvero ti serve per la tua situazione.

Galen Low: Sapere chi c’è dietro un’informazione è fondamentale, non solo per la formazione ma anche per il lavoro quotidiano.

Barbara Kephart: I mentor che incontriamo, hanno “perso il sonno per i progetti”, si sono ritrovati “nel buio” insieme al proprio team a chiedersi cosa fare: queste esperienze le trovi solo da chi le ha vissute. A volte cerchiamo perché siamo bloccati, ma la risposta vera arriva solo dalla comunità o dal confronto umano.

Galen Low: Allora ti metto un po’ in difficoltà: per chi vuole imparare e fare il salto nella gestione progetti, come capire di chi ci si può fidare? Quali sono i segnali per valutare la fiducia?

Barbara Kephart: Primo segnale: vogliono davvero dialogare con te. Molti si limitano a link, articoli o certificazioni. Invece il vero mentor discute con te del “dove sei e dove vuoi andare”. Non sempre dico “sì, sei fatto per questo”. A volte dico sinceramente che forse non è il campo giusto, evitando a una persona mesi o anni di scontento. Alcuni preferiscono (giustamente) fare project management solo al 20% del tempo o in altri ruoli. Serve anche uno scambio concreto: “fai questo e poi risentiamoci”. Anche ascoltare i loro podcast, seguire i canali… Così si costruisce la fiducia.

Galen Low: Mi piace. C’è quasi una “turing test” della fiducia: dialogare davvero, vedere apertura mentale e franchezza, non solo risposte da manuale ma anche la volontà di suggerire strade alternative quando serve.

Per chi volesse fare il salto e non è all’inizio carriera ma magari a metà o fine percorso: qual è il primo passo per passare alla gestione progetti?

Barbara Kephart: Oggi tantissimi ci pensano perché le statistiche dicono che entro il 2030 serviranno 25 milioni di nuovi project professional nel mondo. È un numero enorme, non so come l’abbiano calcolato, ma è plausibile con il boom tech e della digitalizzazione. Il consiglio è di non entrarci solo perché “c’è richiesta e paga bene”: serve capire quale aspetto/settore del project management interessa, se vuoi fare solo il PM o anche altro, e valutare concretamente pro e contro.

Io, ad esempio, dopo la sanità sono stata analyst per il 50% del tempo e PM per il restante 50%, e dovevo essere consapevole in quale modalità lavoravo in ogni momento. Attenzione quindi: per il PM “dedicato” ci vogliono passione per i dettagli, piacere di pianificare, amore per la logistica e la programmazione a 10 step avanti, pensiero critico e troubleshooting. Bisogna anche essere digitalmente alfabetizzati, a prescindere dal settore. Se non ami questi aspetti, valuta piuttosto i ruoli “ibridi” o affini, o altre strade completamente diverse.

Galen Low: Bella l’apertura sulle infinite possibilità professionali. Per chi pensa di non essere ancora digitale, pianificatore o comunicatore, come può migliorare le proprie skill per diventare PM?

Barbara Kephart: Formati. Approfitta di webinar, corsi (anche quelli dei tool di project management sono buoni per le basi, anche se promuovono la loro piattaforma). Digital Project Manager, ad esempio, propone ottimi programmi, anche certificati. Noi stessi stiamo lanciando corsi brevi e micro-offerte. Raccomando anche i colloqui informativi: io continuo a farli quando voglio approfondire una nicchia (ad esempio sui progetti ambientali, dove non ho lavorato direttamente). Incontri una persona, anche solo per 15-20 minuti e chiedi: “Com'è gestire un progetto in questo settore?”. Pochi quesiti mirati, grande rispetto per il tempo altrui. Ti aiuta a capire se quel dominio fa per te. Dopo puoi valutare le fonti, ascoltare i podcast dei mentor di fiducia, espandendo da lì. Attenzione a non info-sovraccaricarti. Un buon PM può anche farsi un foglio excel con pro e contro delle varie opzioni, ma cerca fonti autentiche come base di partenza.

Galen Low: Quel Get a PM job sembra interessante, lo linkerò nelle note dello show anche se ancora non disponibile.

Barbara Kephart: Grazie.

Galen Low: Avevo una grande domanda sul futuro del project management, ma forse dedichiamo un episodio apposito, vista la complessità e la velocità di cambiamento. Ospitare anche un panel potrebbe essere interessante.

Barbara Kephart: Sì, sarebbe fantastico perché oggi sento molto scoraggiamento e frustrazione (marzo 2025). In tanti si chiedono se il PM serva ancora, ma io credo sia più rilevante che mai, anche con titoli magari diversi dal passato.

Galen Low: D’accordo, ne riparleremo presto. Barb, grazie infinite per il tempo che mi hai dedicato oggi: adoro fare queste chiacchierate con te.

Barbara Kephart: Grazie a te, è stato un piacere.

Galen Low: Eccoci qui. Se vuoi unirti a una community di oltre mille appassionati di project management, unisciti alla nostra collettiva! Vai su thedpm.com/membership per saperne di più. E se ti è piaciuta la puntata, iscriviti e resta in contatto su thedigitalprojectmanager.com. Alla prossima, grazie per l’ascolto.