Che cos’è la gestione del portafoglio di progetti aziendali (EPPM)?
Rimani concentrato sui tuoi obiettivi: La gestione del portafoglio di progetti aziendali garantisce che i team allineino i propri sforzi agli obiettivi strategici dell'organizzazione, consentendoti di promuovere un ambiente aziendale sano e prospero.
Software: il tuo miglior alleato per l'EPPM: L'implementazione di un software EPPM dedicato semplificherà la gestione dei progetti e aiuterà la tua organizzazione a eseguire e monitorare efficacemente le iniziative man mano che avanzano verso gli obiettivi strategici.
Sei pronto per l'EPPM?: Valutare il livello di preparazione della tua organizzazione per l'EPPM implica porsi domande chiave sulla selezione dei progetti e sull'allineamento dei team con la strategia aziendale complessiva.
Progetti di livello superiore e successo: A differenza della gestione tradizionale dei progetti, il PPM aziendale si rivolge ai progetti direzionali che coinvolgono più aree della tua azienda e si concentrano su trasformazioni organizzative significative e obiettivi strategici.
Più grande diventa la tua organizzazione, maggiore è il rischio di perdere di vista ciò che serve per continuare a coltivare un'azienda sana. La gestione del portafoglio progetti aziendale (EPPM) ti aiuta a determinare gli obiettivi strategici che dovresti fissare, ad assicurarti che i team lavorino su progetti finalizzati al raggiungimento di tali obiettivi e a misurare efficacemente i progressi.
Il modo più semplice per implementare l'EPPM è utilizzare un software per la gestione del portafoglio progetti aziendale. Vedremo come il software può aiutare, oltre ai segnali che indicano che la tua organizzazione è pronta per l'EPPM e come configurarlo.
Che cos'è la gestione del portafoglio progetti aziendale?
La gestione del portafoglio progetti aziendale (EPPM) è la supervisione e il coordinamento centralizzati dei progetti e dei programmi di un'organizzazione, per garantire che siano allineati agli obiettivi strategici e che utilizzino le risorse in modo ottimale.
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L'EPPM offre alle organizzazioni una visione di alto livello di tutti i progetti, consentendo alla leadership di stabilire le priorità delle iniziative in base al valore, al rischio e all'allineamento con gli obiettivi aziendali. Migliora la visibilità, standardizza i processi e consente un'allocazione più efficace delle risorse tra i reparti. Grazie agli strumenti per le previsioni, la pianificazione della capacità e la valutazione dei fattori ambientali dell'organizzazione, l'EPPM aiuta a evitare i conflitti, gestire le prestazioni e supportare un processo decisionale migliore.
Che cosa differenzia il PPM aziendale dal PPM tradizionale?
La tradizionale gestione del portafoglio progetti consiste nella gestione centralizzata di un gruppo di progetti aziendali interconnessi, con l'obiettivo di raggiungere gli obiettivi strategici di un'organizzazione; nel PPM aziendale, invece, i progetti che selezioni, definisci prioritari e gestisci risiedono a livello dirigenziale, anziché a livello dell'unità aziendale.
Si tratta di progetti aziendali di livello dirigenziale che abbracciano più aree di business: iniziative come la trasformazione organizzativa, la preparazione al mercato o la modernizzazione finanziaria.
Come puoi già intuire, ciò richiede un livello di specializzazione che a volte può essere raggiunto solo attraverso una certificazione nella gestione del portafoglio.
Che cos'è un ufficio di gestione dei progetti aziendali?
Un ufficio di gestione dei progetti aziendali (EPMO) è un ufficio centralizzato che aiuta a gestire in modo coordinato un portafoglio di progetti a livello aziendale.
Anziché costringere un team di dirigenti troppo impegnati a occuparsi di un portafoglio di progetti fondamentali per l'azienda, finendo per non raggiungere gli obiettivi trimestre dopo trimestre, un EPMO può agire come unico responsabile per promuovere l'allineamento strategico, la responsabilità e l'esecuzione tra diverse funzioni aziendali.
Un EPMO offre diversi vantaggi:
- Individua le potenziali aree di ridondanza tra le unità aziendali
- Crea un meccanismo chiaro per la selezione e la definizione delle priorità dei progetti
- Migliora l'allocazione delle risorse e la gestione delle risorse
- Utilizza i dati relativi alle prestazioni e ai progetti per raccogliere le lezioni apprese e migliorare l'esecuzione dei progetti
Segnali che indicano che la tua organizzazione è pronta per l'EPPM
Adottare l'EPPM sembra una buona idea in teoria. Ma come puoi sapere se la tua organizzazione è pronta a implementare l'EPPM e/o un EPMO? Poniti le seguenti domande:
Selezione dei progetti
- I membri del team sanno descrivere con coerenza la strategia aziendale, indipendentemente dalla posizione che ricoprono nell'organizzazione?
- I membri del team sanno spiegare in che modo il loro lavoro quotidiano è allineato alla strategia generale?
Definizione delle priorità dei progetti
- Dedichi il 50% o più del tuo tempo a compiere progressi rispetto agli obiettivi precedentemente definiti, oppure trascorri la maggior parte del tempo a “spegnere incendi”?
- La tua organizzazione vanta una comprovata esperienza di elevati tassi di completamento dei progetti?
Esecuzione dei progetti
- Stai lavorando a progetti che coinvolgono più unità aziendali?
- In qualità di leader, hai una visibilità in tempo reale sull'esecuzione dei progetti durante tutto il ciclo di vita del progetto?
- Disponi di software aziendale per la gestione delle attività per coordinare e monitorare l'esecuzione tra i team?
- Sei in grado di compiere progressi efficaci sui progetti essenziali per l'azienda, così da prepararti alla prossima fase di crescita?
Se hai risposto “no” a due o più delle domande precedenti, la tua organizzazione potrebbe essere pronta per l'EPPM.
Come configurare l'EPPM
Di seguito è riportato un piano in cinque passaggi per implementare con successo l'EPPM nella tua organizzazione. Valuta anche come potresti utilizzare l'IA nella gestione del portafoglio progetti insieme a questi passaggi.
- Fai un inventario dei progetti in corso a livello di unità aziendale per comprendere la situazione attuale.
- Definisci e stabilisci obiettivi e risultati chiave (OKR) o indicatori chiave di prestazione (KPI), oltre alle metriche con cui misurarli, a livello aziendale.
- Che cosa vuoi ottenere nel prossimo anno? Come ci arriverai?
- Confronta l'elenco dei progetti in corso con gli OKR o i KPI della tua azienda.
- Apporta tutti gli aggiornamenti necessari per allineare l'elenco dei progetti all'elenco degli OKR. Potrebbe essere necessario prendere decisioni difficili per annullare o posticipare i progetti che non corrispondono alle principali priorità organizzative.
- Ridimensiona adeguatamente l'elenco dei progetti. È irrealistico portare a termine 15 progetti in un trimestre, anche se sono perfettamente allineati ai tuoi OKR. Anche se avessi la capacità di personale necessaria, nessuno presterà attenzione a un numero così elevato di obiettivi. Dai priorità in modo rigoroso per ottimizzare le prestazioni sui tuoi incarichi più critici.
- Crea un sistema di rendicontazione che consenta ai team di registrare i progressi dei progetti, utilizzando strumenti come il software aziendale per il monitoraggio del tempo, e che alimenti il monitoraggio del portafoglio e degli OKR a livello dirigenziale. Sebbene possa richiedere del tempo per essere creato, questo sistema deve essere intuitivo e facile da mantenere per incoraggiarne l'utilizzo continuativo.
- Monitora e controlla.
- Definisci un flusso di lavoro per reimpostare gli OKR con una cadenza prestabilita (trimestrale o annuale), che sia relativamente leggero e semplice da mantenere (ad esempio, non dovrebbe servire più di un mese per definire gli OKR del trimestre successivo).
- Oltre a monitorare i progressi dei progetti, documenta le lezioni apprese insieme a una sorta di registro delle motivazioni alla base delle decisioni con cui l'organizzazione ha de-prioritizzato determinati progetti. In questo modo non perderai tempo a ripercorrere conversazioni precedenti.
Software per la gestione aziendale del portafoglio
Il software PPM è un valido alleato per gestire correttamente l'EPPM. In qualità di responsabile di progetto, il tuo obiettivo è:
- Ridurre al minimo il tempo che i membri del team di progetto dedicano alla rendicontazione (o al lavoro sul lavoro)
- Massimizzare il tempo e l'energia che i membri del team dedicano all'esecuzione dei progetti
- Fornire alla dirigenza e agli altri portatori di interesse le informazioni necessarie per avere una visione immediata, senza costringerli a esaminare dettagli superflui.
Ecco la nostra selezione dei migliori sistemi aziendali per la gestione del portafoglio disponibili sul mercato, che possono aiutarti a gestire con successo il tuo portafoglio di progetti aziendali.
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