Raccolta dei requisiti: guida completa e modello
La raccolta dei requisiti è un processo che consente di definire e gestire le aspettative dei portatori di interesse, prevenire l'ampliamento incontrollato dell'ambito e ridurre l'ambiguità su ciò che il progetto sta effettivamente fornendo.
Più documentazione sui requisiti si possiede, meno spazio c'è per errori e supposizioni. I controlli e gli equilibri favoriranno la comprensione condivisa del progetto da parte del team e delle aspettative del cliente rispetto al prodotto finale.
Che cos'è la raccolta dei requisiti nella gestione dei progetti?
La raccolta dei requisiti è il processo di determinazione di ciò di cui gli sponsor del progetto e i principali portatori di interesse hanno bisogno dal progetto. I responsabili di progetto lavorano per identificare ciò che viene richiesto e i dettagli relativi alla richiesta.
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Queste richieste diventano l'elenco dei requisiti del progetto. Il rispetto dei requisiti determinerà se l'iniziativa sarà considerata un progetto di successo oppure no.
I responsabili di progetto utilizzano documenti sui requisiti e strumenti di gestione dei requisiti per tenere traccia di questi tipi di requisiti durante tutto il progetto:
- Requisiti funzionali
- Requisiti tecnici
- Requisiti non funzionali
- Requisiti di sistema
Perché la raccolta dei requisiti è importante?
La raccolta dei requisiti è importante per i seguenti motivi, così come lo è la documentazione di tali requisiti:
- Funziona come punto di riferimento per documentare l'evoluzione di un progetto, le sue parti in movimento e la sua implementazione
- Funziona come schema del progetto per aiutare i portatori di interesse a comprendere meglio cosa aspettarsi dal progetto (il cosa, dove, quando e perché del progetto).
- Riduce lo spazio per errori e ambiguità, perché i requisiti sono documentati chiaramente e concordati prima dell'inizio dei lavori.
- Fornisce controlli e contrappesi durante la produzione e il controllo qualità del progetto, consentendo ai responsabili di progetto e ai membri del team di consultarlo ogni volta che sorge un dubbio su come procedere.
Oltre a definire ciò che possono aspettarsi, una pianificazione efficace della gestione dei requisiti dovrebbe indicare ciò che non devono aspettarsi. Includere una sezione “Assunzioni” e/o “Esclusioni” è un approccio saggio per eliminare il rischio della temuta immaginazione del cliente.
Un esempio di specifica dei requisiti software
Ecco un esempio di specifica dei requisiti per un progetto di commercio elettronico:
- Cosa: Integrazione PayPal
- Dove: Pagamento
- Quando: Durante il passaggio 3 di 4 nel processo di pagamento (dopo il modulo online dell'indirizzo di spedizione, prima della conferma)
- Perché: In questo caso, un'integrazione consolidata (ad esempio PayPal) è una soluzione migliore rispetto a un'integrazione personalizzata complessa per un servizio di pagamento, perché soddisfa facilmente i requisiti aziendali.
- Assunzioni
- Tariffa fissa per tutte le spese di spedizione e gestione
- Tutte le spedizioni avvengono negli Stati Uniti (esclusi Alaska e Hawaii)
- Le imposte non si applicano
- Esclusioni
- Calcoli personalizzati delle spese di spedizione e gestione
- Spedizioni internazionali, in Alaska o alle Hawaii
- Regole fiscali
Ricorda: quanto più piccola è la differenza tra le aspettative del cliente e la realtà del suo prodotto digitale, tanto più soddisfatto sarà del risultato finale. La qualità della gestione dei requisiti è direttamente correlata alla tua capacità, in qualità di project manager, di ridurre qualsiasi zona grigia quando si tratta delle aspettative del cliente.
Nella stragrande maggioranza dei casi, un cliente sarà disposto ad accettare la tua limitazione dell'ampliamento incontrollato dell'ambito se questo significa preservare il suo budget; se informi adeguatamente il cliente sul motivo per cui una funzionalità verrà gestita (o non verrà gestita) e poi documenti la logica alla base di questo approccio all'interno dei requisiti, è molto più probabile che il cliente collabori.
Sarà più propenso a fornire la propria approvazione e, più avanti, quando eseguirà i test di accettazione da parte dell'utente (test di accettazione da parte dell'utente, UAT), avrà già compreso meglio il "perché" alla base della soluzione del tuo team.
Processo di raccolta dei requisiti in 6 passaggi
Sebbene la raccolta dei requisiti debba iniziare non appena prende avvio una collaborazione e proseguire per tutto il ciclo di vita del progetto, non è mai troppo presto per iniziare a raccogliere e documentare i requisiti. Anzi, inizia ieri.
Ecco i passaggi per raccogliere i requisiti.
1. Prendi appunti
Durante ogni riunione a cui partecipi, sia interna con il tuo team di progetto sia esterna con il cliente, prendi sempre appunti. Non dare mai per scontato che lo faccia qualcun altro.
Sul momento può essere facile pensare che tutto ciò di cui si discute verrà ricordato, ma dopo 3 mesi e 15 riunioni il tuo team e il tuo cliente ti ringrazieranno per aver conservato una traccia di quelle conversazioni da poter rileggere.
Qui trovi alcune delle procedure che consiglio per prendere appunti sui requisiti:
- Prima di entrare nella riunione, prepara il documento degli appunti in modo che rifletta il tuo ordine del giorno, così sarà più facile organizzare le attività e i punti da trattare. In questo modo ricorderai ciò che è necessario, raccogliendo al contempo le informazioni correlate in maniera organizzata.
- Dopo ogni riunione, programma 15-30 minuti per rivedere i tuoi appunti, assimilare quanto discusso, completare la definizione delle priorità delle attività e identificare problemi/segnali d'allarme o la necessità di chiarimenti o di ulteriori riunioni.
- Invia i tuoi appunti al team di progetto interno. Chiedi ai membri del team di esaminare e verificare ciò che hai identificato come attività, segnali d'allarme, ecc.
- Una volta ricevuta l'approvazione del team, invia i tuoi appunti al cliente.
- Infine, utilizza i tuoi appunti come riferimento per creare attività a partire da ogni elemento d'azione. Aggiungi le nuove informazioni alla documentazione dei requisiti e programma le riunioni necessarie per ulteriori approfondimenti o discussioni.
2. Esamina i requisiti creativi
Non lasciare le decisioni relative al design e allo stile ai singoli membri del team: codifica i requisiti creativi ogni volta che è possibile. Le indicazioni creative sono preziose per gli sviluppatori. Come minimo, assicurati di avere a disposizione una guida allo stile, anche se include solo elementi essenziali come il carattere e i colori del brand.
Raccogli tutti gli elementi creativi, come i loghi del brand o i caratteri del brand, e caricali in uno spazio condiviso (come un software per la gestione delle risorse digitali) affinché siano accessibili e visibili a tutto il team.
3. Redigi il documento dei requisiti
Mentre ti immergi nella documentazione, ricorda: il primo tentativo di documentare i requisiti sarà il più difficile. Perché? Perché non hai un documento precedente da cui attingere (ovvero da cui fare copia-incolla). Per tua fortuna, questo articolo include un modello di documentazione dei requisiti che può fungere da base.
Come mostrato in questo modello, organizzo la documentazione dei requisiti in quattro parti:
- Annotazione: Include i numeri del tuo progetto annotato. Se il design della tua pagina contiene 8 elementi, avrai 8 annotazioni e la colonna delle annotazioni avrà 8 righe
- Elemento: Include i titoli degli elementi, in relazione a ciascuna annotazione
- Requisito funzionale: Include una definizione (i requisiti, descritti nel dettaglio) per ciascun elemento
- Funzionalità amministrative/CMS: Definisci tutte le funzionalità amministrative e/o del CMS relative all'elemento corrispondente
4. Conduci una revisione interna
In questa fase del processo di raccolta dei requisiti, programma un'altra riunione interna con il tuo team di progetto per esaminare la documentazione dei requisiti. Si tratta di un controllo interno finale volto a verificare la correttezza della tua comprensione dell'implementazione.
Se possibile, fai esaminare al team la documentazione dei requisiti prima della riunione, in modo che possa arrivare preparato con domande e/o feedback. Utilizza la riunione per discutere eventuali domande o feedback sui requisiti.
Apporta alla documentazione tutte le revisioni necessarie sulla base della discussione interna. Infine, invia nuovamente al team la documentazione dei requisiti revisionata per un'ultima approvazione. Una volta che il team di progetto interno avrà fornito l'approvazione finale della documentazione dei requisiti, salva il documento come PDF per assicurarti che rimanga nello stato definitivo per la fase successiva: la definizione delle attività.
5. Definisci le attività
Fornisci al tuo team di sviluppo la versione PDF della documentazione dei requisiti. Idealmente, saranno i tuoi sviluppatori o il responsabile dello sviluppo a definire le attività per la realizzazione.
Sebbene alcune organizzazioni possano adottare un processo in cui i responsabili di progetto definiscono tutte le attività, preferisco che siano gli sviluppatori a definire le proprie attività; le poche ore che dedicano a questo lavoro valgono la pena.
Puoi comunque fornire linee guida utili al tuo team mentre definisce le attività e i risultati finali dello sviluppo. Dopo la definizione delle attività, potrai ottenere una stima oraria finale.
Confronta questa previsione con la tempistica del progetto comunicata in precedenza al cliente e gestisci la situazione di conseguenza, se necessario. Per ulteriori informazioni sulla stima dei progetti, consulta questa guida completa alla stima dei progetti.
6. Conduci una revisione esterna
È il momento di presentare la documentazione dei requisiti al cliente. Forniscila in formato PDF per assicurarti che non vengano apportate modifiche. Questo (1) dimostra il tuo impegno nel garantire che il cliente comprenda la soluzione digitale e (2) costituirà una tutela per poter dire “te l'avevo detto” (ma in modo molto più eloquente) quando l'inevitabile ampliamento dell'ambito del progetto farà capolino.
Forma il tuo cliente. Guidalo attraverso questa preziosa documentazione che hai preparato con tanta cura per lui. Ricorda: è il cliente l'esperto della propria attività. Tu sei l'esperto della soluzione digitale che gli stai offrendo. Il cliente ti sta pagando per questa soluzione. Forma e responsabilizza il tuo cliente.
Una volta che il cliente avrà confermato di aver compreso la documentazione dei requisiti, è il momento di ricevere l'approvazione formale. Invia al tuo team la documentazione dei requisiti firmata e approvata e salvala in uno spazio condiviso, utilizzando un software di gestione dei documenti, in modo da avere un'indicazione formale che lo sviluppo può iniziare.
Tecniche di raccolta dei requisiti
Ecco alcune tecniche che ti aiuteranno a garantire di svolgere al meglio il lavoro essenziale di raccolta dei requisiti:
1. Inizia subito
La documentazione dei requisiti dovrebbe iniziare non appena cominciano le conversazioni, prima di aver definito con precisione il piano o gli obiettivi del progetto. Raccogli tutto ciò che puoi e poi riducilo all'essenziale. Ecco alcune strategie che puoi provare con il tuo cliente:
- Invia un questionario su ciò che vorrebbe vedere nel progetto
- Organizza una sessione di brainstorming
- Organizza un gruppo di discussione
Anziché rimuovere informazioni dal documento, categorizzale in ciò che è incluso e ciò che non è incluso: in questo modo eviterai le supposizioni del cliente in un secondo momento.
Potrai estrarre la documentazione dei requisiti WIP (in corso) e indicare dove tali informazioni sono state acquisite, perché potrebbero non essere incluse, la logica alla base della decisione e la data di acquisizione, rendendo il tutto tracciabile.
2. Utilizza i modelli
Una volta acquisita una certa esperienza con alcuni documenti dei requisiti, inizia a sfruttarli e a crearli come modelli per utilizzarli in futuro su altri progetti. Soprattutto se ti occupi specificamente di progetti di e-commerce o di applicazioni per l'apprendimento, inizierai a notare l'emergere di schemi ricorrenti nelle funzionalità. Individua gli elementi che puoi riutilizzare.
3. L'unione fa la forza
Se in un progetto sono presenti diversi tipi di membri del team, i requisiti per ciascuna area di competenza possono essere redatti dagli esperti di riferimento.
In molti casi, la conversazione sui requisiti è un percorso tortuoso fatto di telefonate, numerose riunioni separate e conversazioni varie. Per questo è fondamentale assegnare la documentazione dei requisiti ai membri del team di riferimento man mano che procedi con la raccolta e la compilazione dei requisiti.
4. Non limitarti a registrare i requisiti: impara
Fai più che prendere appunti. Non accontentarti che i collaboratori ti inviino via e-mail un muro di testo contenente la loro parte dei requisiti. Dedica del tempo a sederti con il tuo team di sviluppatori e a comprendere le soluzioni che il team ha in mente per l'implementazione. Discuti del perché e del come. Fai domande.
Prima di dire: "Ma abbiamo solo un certo tempo a disposizione ogni giorno e che dire del budget?", considera questo: se una soluzione su cui stai lavorando è applicabile a più di un progetto, questo tempo aggiuntivo necessario per comprenderla non deve necessariamente essere fatturabile. Stai sviluppando la tua competenza specifica, che migliora direttamente il tuo lavoro quotidiano.
5. Tieni il cliente aggiornato
Predisponi un documento interno dei requisiti e un documento WIP dei requisiti destinato al cliente. Nel documento interno puoi preoccuparti meno di includere note più trasparenti.
Se non hai a che fare con informazioni sensibili, puoi creare questo spazio condiviso tramite un Google Doc, abilitando le autorizzazioni che consentono al cliente di commentare. Se invece gestisci informazioni sensibili, condividi settimanalmente una versione del documento dei requisiti per fornire al cliente una panoramica di ciò che è stato acquisito.
6. Dai per scontato che il cliente voglia sempre saperne di più
Anziché correre il rischio di presumere che il cliente sappia più di quanto realmente sappia, per poi pentirtene in seguito, dai per scontato che voglia sempre saperne di più. Per ogni annotazione, chiediti cinque volte “Perché?” per garantire l'accuratezza di ciascun requisito.
Chiederti cinque volte “Perché?” per ogni requisito ti spinge a valutare davvero la logica alla base di ogni elemento e funzionalità di ciascun tipo di pagina. Potresti sorprenderti di quanto impari (o di quanto ti renda conto che devi imparare).
3 consigli di esperti per scrivere un documento dei requisiti di progetto
1. Scrivi separatamente i requisiti per gli elementi globali
Per eliminare le ridondanze, includi tutti gli elementi globali in una sezione "Elementi globali" della documentazione dei requisiti. Questo vale per elementi globali come le voci del menu di navigazione principale, qualsiasi elemento presente nell'intestazione globale e qualsiasi elemento presente nel piè di pagina.
Una volta scritti i requisiti per questi elementi globali, non è necessario annotarli nuovamente nelle altre pagine; annota solo gli elementi specifici di quelle pagine.
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2. Copia e incolla le funzionalità identiche per garantire la coerenza
È semplicemente un consiglio da tenere a mente per preservare la tua sanità mentale (e quella del cliente). Lo noterai soprattutto con elementi comuni delle pagine, come immagini hero/banner, intestazioni o icone "indietro", tra numerose funzionalità ripetute nei diversi tipi di pagina (da non confondere con gli elementi globali).
3. Riconosci la presenza o l'assenza di un'area di amministrazione e di un CMS
Quando siamo così concentrati sulla funzionalità di ogni elemento della pagina, è facile trascurare le funzionalità amministrative e/o del CMS. Se stai implementando una soluzione che offre funzionalità amministrative e/o del CMS, assicurati di includerle come colonna separata nei requisiti. Ecco un esempio:
Modello di documento dei requisiti [Scarica]
Le specifiche della definizione dei requisiti dipenderanno dal tuo rapporto con il cliente, dall'esperienza del tuo team e da altri fattori.
Tuttavia, avrai comunque bisogno degli elementi di base di un documento dei requisiti di progetto, che definisca la funzionalità, la posizione, il design e così via di una funzionalità. Ecco il nostro modello di documento dei requisiti (per accedervi dovrai essere membro):
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