Guida alla carta del progetto: modello, esempi e come crearla

I documenti costitutivi del progetto danno il via libera all'avvio di un progetto. Autorizzano l'esistenza di un progetto e conferiscono al responsabile di progetto il potere di eseguire il lavoro e utilizzare il budget del progetto. Se il documento costitutivo viene approvato, il progetto entra nella fase di pianificazione. Potresti anche trovare questo documento indicato come documento di sintesi o documento di avvio del progetto (PID).

Documento di definizione del lavoro (SoW) vs documento costitutivo del progetto vs piano di progetto

Un documento di definizione del lavoro, un documento costitutivo del progetto e un piano di progetto hanno scopi diversi, ma collaborano per definire, autorizzare e guidare un progetto. Il SoW stabilisce l'ambito e i risultati finali previsti, il documento costitutivo autorizza formalmente il progetto e il piano di progetto illustra come il lavoro verrà eseguito e gestito.

	Dichiarazione di lavoro	Atto costitutivo del progetto	Piano di progetto
Scopo	Definisce il lavoro da svolgere, i suoi limiti e i risultati attesi	Autorizza formalmente il progetto e conferisce al responsabile di progetto l'autorità per guidarlo	Spiega come il progetto verrà eseguito, monitorato e controllato
Focus principale	Quale lavoro è incluso, quale non lo è e cosa deve essere consegnato	Perché esiste il progetto, cosa mira a ottenere e chi ne è responsabile	Come e quando verrà completato il lavoro
Contenuti principali	Esigenze aziendali, ambito del progetto, risultati, ipotesi, esclusioni e criteri di accettazione	Caso aziendale, obiettivi, ambito di alto livello, parti interessate, ruoli, budget, tempistiche e criteri di successo	Programma, fasi del progetto, risultati, dipendenze tra le attività, tappe fondamentali, risorse, rischi e piani di comunicazione
Livello di dettaglio	Descrizione dettagliata del lavoro e dei risultati concordati	Panoramica di alto livello del progetto e dei suoi requisiti	Suddivisione dettagliata delle attività del progetto e dei processi di gestione
Quando viene creato	Durante l'avvio del progetto o la stipula del contratto, spesso prima dell'atto costitutivo del progetto	Durante l'avvio del progetto, prima dell'inizio della pianificazione dettagliata	Durante la pianificazione del progetto, dopo l'approvazione dell'atto costitutivo del progetto
Chi lo utilizza	Clienti, fornitori, responsabili di progetto e parti interessate	Sponsor del progetto, responsabile di progetto e principali parti interessate	Responsabile di progetto, gruppo di progetto e parti interessate
Approvazione e autorità	Stabilisce gli obblighi di lavoro concordati quando viene incluso in un accordo approvato	Fornisce l'autorizzazione formale a procedere e consente al responsabile di progetto di utilizzare le risorse dell'organizzazione	Stabilisce un approccio approvato e una linea di riferimento per la gestione della realizzazione del progetto
Relazione con altri documenti	Spesso costituisce un input per l'atto costitutivo del progetto	Si basa sulla SoW o sul caso aziendale e guida lo sviluppo del piano di progetto	Si basa sull'atto costitutivo del progetto e traduce i suoi obiettivi in attività operative

Perché l'atto costitutivo del progetto è importante?

L'atto costitutivo del progetto è importante perché porta le parti interessate a concordare sul motivo per cui si sta realizzando il progetto, su cosa rientra nell'ambito (a un livello elevato) e su chi fa cosa. Alcune organizzazioni richiedono un atto costitutivo del progetto firmato prima di allocare le risorse, compresi i finanziamenti, al progetto.

Consideriamo più nel dettaglio i vantaggi, dal punto di vista di ciascuna parte coinvolta.

Vantaggi per i responsabili di progetto e il gruppo

• Articola la proposta di valore del progetto: Aiuta a determinare se vale la pena realizzare il progetto.
• Fa risparmiare tempo in seguito: Il tempo dedicato a chiarire gli obiettivi all'inizio di un progetto è tempo che non sarà necessario spendere successivamente per risolvere problemi e negoziare durante il ciclo di vita del progetto.
• Chiarisce il budget: Un atto costitutivo del progetto garantisce che i finanziamenti siano disponibili e vengano erogati nei tempi previsti. Definire l'autorità di spesa e i budget consente di risparmiare tempo prima dell'avvio del progetto.
• Stabilisce linee guida chiare per il gruppo di progetto: Definire i criteri di successo è prezioso per guidare il gruppo quando si inizia a presentare il progetto.
• Aumenta il morale del gruppo: Un gruppo che lavora sulla base di un atto costitutivo del progetto approssimativo si ritroverà ripetutamente confuso, con il proprio duro lavoro sprecato o diretto nella direzione sbagliata. Un atto costitutivo del progetto ben scritto fornisce metriche per un progetto di successo verso cui il gruppo può lavorare con motivazione e fiducia.

L’atto costitutivo del progetto è diventato automatico, giusto? Le persone dimenticano di cosa si tratta. È un ottimo documento; è il vostro documento di vendita per entusiasmare le persone riguardo a ciò che stiamo facendo. Indica anche chi è il responsabile di progetto. Quando non avete questa formalizzazione, entrate nelle stanze e le persone dicono: ‘chi ti ha nominato divinità o divinità femminile della gestione dei progetti?’. Avete questo documento che lo dimostra, proprio qui. È firmato dal dirigente che lo approva. Quindi è anche il documento di supporto.

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Crystal Richards

Consulente didattica di gestione dei progettiOpens new window

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Vantaggi per i clienti e le altre parti interessate

• Crea una comprensione condivisa: La carta del progetto consente agli stakeholder di sapere cosa aspettarsi e quali vincoli sulle risorse deve affrontare il progetto.
• Funziona come strumento di marketing: La carta del progetto può fungere da documento di vendita per giustificare investimenti nuovi o esistenti.

Cosa includere in una carta del progetto

Ecco cosa includere nella carta del progetto:

1. Introduzione: Questa sezione spiega lo scopo della carta e fornisce il nome del progetto.
2. Business case e dichiarazione dell'ambito: Questa sezione spiega lo scopo del progetto (inclusi i fattori aziendali e gli eventuali progetti correlati), definisce le attività di alto livello che rientrano nell'ambito del progetto (per evitare una successiva deriva dell'ambito) e tratta il ritorno sull'investimento previsto.
3. Criteri di successo: Questa sezione definisce come si presenta il successo e come il team lo misurerà.
4. Requisiti o risultati finali principali: Questa sezione riassume i requisiti di alto livello e/o i risultati finali principali.
5. Budget: Questa sezione stima i costi del progetto, idealmente per fase del progetto, e definisce le fonti di finanziamento del progetto.
6. Pianificazione delle milestone: Questa sezione stima la durata del progetto e riassume ogni parte principale del progetto e tutte le milestone.
7. Presupposti e vincoli: Questa sezione identifica i parametri noti e sconosciuti al momento dell'avvio del progetto.
8. Rischi del progetto: Questa sezione riassume le principali minacce o opportunità note che possono influire sul successo del progetto.
9. Team e organizzazione: Questa sezione definisce i ruoli e le responsabilità del progetto.
10. Approvazioni: Questa sezione include uno spazio in cui gli stakeholder possono registrare la propria approvazione (o disapprovazione) della carta.

Oltre a queste sezioni della carta del progetto, puoi includere anche un'appendice con documenti come:

• Elenco dei risultati finali: Se i risultati finali sono già definiti, questo elenco contiene i dettagli di ciascun risultato finale: di cosa si tratta e i relativi criteri di accettazione (come i criteri di accettazione dato-quando-allora).
• Documenti di pianificazione: Possono includere la tempistica del progetto, il calendario o altri documenti che organizzano in sequenza le attività del progetto e includono i dettagli di ogni milestone o fase del progetto.
• Piano di comunicazione: Include i dettagli su come ogni persona coinvolta sarà tenuta informata sui progressi, sulle modifiche all'ambito, ecc.

Quando devo creare la carta del progetto?

Il responsabile di progetto dovrebbe creare la carta del progetto durante la fase di avvio del progetto. Documentare lo scopo del progetto, quali attività faranno parte dell'esecuzione e chi è responsabile dello svolgimento di ciascuna attività è fondamentale per allineare gli stakeholder principali prima dell'avvio del progetto.

Come creare una carta del progetto

Ecco una procedura di base da seguire quando crei una carta del progetto:

1. Discuti con gli stakeholder e il team

Raccogli informazioni sul progetto incontrando gli stakeholder principali, tra cui il responsabile di progetto, gli sponsor del progetto, i clienti e i membri rappresentativi del team di progetto.

Non dimenticare che tra gli stakeholder possono esserci anche altri team che forniscono supporto specializzato, come gli esperti di capacità della rete e di sicurezza.

2. Prendi e organizza gli appunti

Durante le discussioni, fai domande e prendi appunti che ti aiutino a completare ciascuna sezione della carta. Usa saggiamente il tuo tempo per raccogliere le informazioni più rilevanti; puoi sempre aggiungere in seguito i dettagli di supporto.

3. Usa un modello

Approfitta della miriade di modelli di carte del progetto disponibili online per creare il formato più adatto alle esigenze del tuo progetto.

I membri DPM possono utilizzare il nostro modello di carta del progetto già pronto, insieme a molte altre risorse che fanno risparmiare tempo. In alternativa, puoi utilizzare una delle carte del progetto di esempio presenti in questo articolo come punto di partenza.

4. Includi informazioni specifiche

Cominciamo con un cattivo esempio. Per un cliente del settore bancario, un project manager scrive nella carta del progetto l'obiettivo del progetto come “migliorare i canali di comunicazione”. Sì, una buona comunicazione è un obiettivo meritevole, ma il modo in cui è formulato lascia molto spazio all'interpretazione:

• Quali canali di comunicazione verranno migliorati? Quelli dei clienti? Quelli del personale interno?
• Le esigenze di quanti utenti stiamo cercando di soddisfare?
• Aggiorneremo un sistema esistente o ne costruiremo uno completamente nuovo?
• Quando sarà completato?
• L'ambito comprende anche la formazione sul nuovo strumento di comunicazione?
• Il contratto includerà un supporto continuativo per il sistema?

Una carta del progetto completa fornisce informazioni chiare e specifiche su queste domande, affinché il lettore possa comprendere lo scopo del progetto. Ecco un esempio migliore di dichiarazione dell'ambito del progetto (una parte fondamentale della tua carta del progetto):

“Creare un nuovo sistema di comunicazione per sostituire il sistema ABC entro dicembre 2026, in modo che i clienti possano chattare con i propri responsabili di prodotto tramite le app mobili proprietarie della banca XYZ. Formare 400 dipendenti per mantenere e supportare il sistema internamente.”

Applica una logica simile per elaborare le altre sezioni della carta del progetto. L'obiettivo di questo esercizio è fornire allo sponsor del progetto informazioni sufficienti per poter approvare il progetto.

5. Esamina con i rappresentanti del team

Dopo aver redatto una carta del progetto, ma prima di esaminarla con un cliente, dedica del tempo a rivederla con i membri chiave del tuo team per valutarne l'accuratezza e la completezza.

6. Presenta per l'approvazione

Nota che questo passaggio non consiste nell'“inviare per l'approvazione”. La carta del progetto è la chiave per ottenere l'approvazione a intraprendere il progetto ed è importante presentarla correttamente. Evita di limitarti ad allegare la carta del progetto in formato PDF a un'e-mail, rischiando che venga ignorata o respinta senza nemmeno essere esaminata.

Presenta invece la tua carta del progetto agli sponsor, ai portatori di interesse o ai clienti. Fallo durante una riunione o tramite una presentazione con diapositive che includa materiali di supporto. Assicurati di lasciare tempo sufficiente per domande e risposte.

Esempi di carte del progetto

Ecco tre diversi esempi di carte del progetto da prendere in considerazione:

In questo esempio di carta del progetto per un sistema di risposta vocale interattiva, il project manager ha incluso alcune note sul caso aziendale, oltre a una descrizione del progetto e al relativo ambito.

Ha inoltre elencato i vincoli in ordine di priorità, un elemento utile per fornire rapidamente il contesto a chiunque legga questo documento.

Questo esempio di carta del progetto elenca chiaramente gli obiettivi del progetto, nonché le tappe fondamentali e una relativa cronologia.

Anche se non è necessariamente necessaria una cronologia completa in questa fase (verrà definita nel piano del progetto), questo è un buon elemento da includere e aggiornare poi nei rapporti sullo stato del progetto, mentre il team completa il lavoro nella fase di esecuzione.

Questo esempio è simile a quello precedente, poiché include tappe fondamentali e una cronologia.

Ha inoltre delineato chiaramente gli obiettivi e ciò che rientra nell'ambito del progetto, includendo alcune note sui processi che il progetto avrà un impatto, il che è utile poiché ciò è collegato al vincolo relativo all'atteggiamento verso il cambiamento (elencato nella sezione dei vincoli).

Consigli degli esperti per creare una carta del progetto

Quando crei una carta del progetto, segui queste buone pratiche per stabilire aspettative chiare, ottenere il consenso delle parti interessate e preparare il progetto al successo:

• Mantienila semplice: Scrivi la carta in modo che anche chi non conosce il progetto possa comprenderne lo scopo, l'ambito e i risultati attesi. Evita il gergo e le affermazioni vaghe. Se le parti interessate hanno bisogno che tu spieghi il significato di una sezione, probabilmente vale la pena riscriverla.
• Concentrati sul quadro generale: Attieniti agli obiettivi di alto livello, all'ambito, ai risultati e ai vincoli, anziché ai compiti o alle pianificazioni dettagliate. Consiglio di mantenere i dettagli dell'implementazione nel piano di progetto, dove possono evolversi senza richiedere modifiche alla carta.
• Costruisci il consenso delle parti interessate: Coinvolgi il finanziatore del progetto e le principali parti interessate prima di finalizzare la carta. Presta particolare attenzione alle aspettative contrastanti riguardo all'ambito, alle priorità e ai criteri di successo. È molto più facile risolvere i disaccordi durante l'avvio che dopo l'inizio dei lavori.
• Definisci criteri di successo misurabili: Non accontentarti di obiettivi generici come "migliorare l'esperienza del cliente". Specifica come si presenta il successo (ad esempio, ridurre del 20% il tempo di inserimento dei clienti). In questo modo fornisci al team un obiettivo condiviso e aiuti le parti interessate a valutare se il progetto ha prodotto il valore previsto.
• Documenta presupposti e vincoli: Sii esplicito riguardo alle condizioni da cui dipende il progetto, inclusi i limiti di budget, la disponibilità delle risorse e le dipendenze esterne. Ad esempio, se la consegna dipende da un'integrazione di terze parti, documenta questo presupposto prima di impegnarti su una data di lancio.
• Chiarisci l'autorità decisionale: Identifica il finanziatore del progetto, il responsabile di progetto e le parti interessate responsabili delle approvazioni principali. Nella mia esperienza, un'autorità decisionale poco chiara crea ritardi inutili, soprattutto quando le modifiche all'ambito o le priorità concorrenti richiedono un'escalation.
• Ottieni l'approvazione formale prima dell'esecuzione: Fai approvare la carta dal finanziatore del progetto prima di impegnare risorse significative. L'approvazione conferma l'accordo sugli obiettivi, sull'ambito e sull'autorità del progetto. Conserva la carta approvata in un luogo accessibile, così potrai consultarla quando emergeranno nuove richieste o disaccordi.

Sfide comuni nella creazione di una carta del progetto e come superarle

Creare una carta del progetto può essere difficile quando i requisiti non sono chiari, le parti interessate non sono d'accordo o non sono state prese decisioni importanti. Ecco sei sfide comuni e alcuni modi pratici per superarle:

• Obiettivi del progetto poco chiari: Obiettivi vaghi rendono difficile definire il successo e far lavorare le parti interessate verso lo stesso risultato. Collabora con il finanziatore del progetto per stabilire obiettivi specifici e misurabili, collegati alle esigenze aziendali.
• Disaccordi sull'ambito del progetto: Le parti interessate possono avere aspettative contrastanti su ciò che è incluso, causando ritardi o un'espansione incontrollata dell'ambito. Documenta ciò che rientra e ciò che non rientra nell'ambito, quindi risolvi i disaccordi con le principali parti interessate prima di richiedere l'approvazione.
• Aspettative irrealistiche su budget o tempistiche: La dirigenza può proporre scadenze o budget senza comprendere pienamente il lavoro richiesto. Convalida le stime di alto livello con il team di realizzazione e presenta i compromessi tra ambito, costi e tempistiche.
• Coinvolgimento limitato delle parti interessate: Le parti interessate impegnate possono ritardare i riscontri o approvare la carta senza averne esaminato i contenuti. Identifica precocemente i responsabili delle decisioni principali e programma una revisione mirata per risolvere le questioni ancora aperte prima dell'approvazione definitiva.
• Ruoli e autorità decisionale non definiti: Senza responsabilità chiare, le approvazioni possono bloccarsi e le decisioni importanti possono restare sospese tra i team. Specifica il finanziatore del progetto, il responsabile di progetto e i responsabili delle decisioni principali, incluso chi può autorizzare modifiche all'ambito o al budget.
• Informazioni incomplete o presupposti non verificati: Le stime iniziali del progetto spesso dipendono da requisiti tecnici sconosciuti, dalla disponibilità delle risorse o da dipendenze esterne. Documenta esplicitamente presupposti e vincoli, assegna responsabili per convalidarli e segnala le incertezze che potrebbero influire sulla fattibilità del progetto.

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