Come Creare Un Piano Di Gestione Degli Approvvigionamenti In 8 Semplici Passi
Potresti pensare—approvvigionamento? Non vedo come possa applicarsi al mio ruolo di project manager. Spoiler: lo fa eccome.
Questo perché non utilizzare un piano di gestione degli approvvigionamenti e non lavorare in tandem con il team di procurement introduce rischi di progetto non necessari. Ad esempio, quando ho guidato un progetto di sviluppo internazionale, la nostra capacità di reperire e gestire appaltatori e pezzi critici di attrezzatura ha avuto un impatto rilevante sia sul budget sia sulle tempistiche del progetto.
Pertanto, anche se spesso i project manager non gestiscono direttamente gli acquisti, è utile comprendere il processo così da assicurarsi che funzioni efficacemente lungo tutto il ciclo di vita del progetto.
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Questo articolo esamina i punti chiave per costruire un solido processo di gestione degli approvvigionamenti di progetto e spiega cosa bisogna considerare quando ci si trova a svolgerlo per la prima volta.
Cos’è un Piano di Gestione degli Approvvigionamenti?
Un piano di gestione degli approvvigionamenti è lo schema che ti permette di definire in anticipo le necessità di acquisizione e operative di un progetto.
Stabilisce i confini dell’intero processo di procurement, inclusa la gestione dei rischi, la gestione dei fornitori e persino i tipi di contratto che utilizzerai. Include inoltre le attività di approvvigionamento durante il ciclo di vita del progetto, dalle fasi iniziali di pianificazione fino alla consegna finale e alla chiusura dei contratti.
Partire da un piano di approvvigionamento solido sin dall’inizio aiuta gli altri membri del team di progetto ad allinearsi e definisce le esigenze nei confronti dei fornitori così da assicurarti la realizzazione dei deliverable previsti nel project management plan.
Tipicamente, un responsabile degli approvvigionamenti conduce le attività di procurement per un progetto, ma anche il project manager dovrebbe partecipare alla progettazione del processo di approvvigionamento, vista la sua influenza su budget e tempistiche del progetto.
Cos’è la Gestione degli Approvvigionamenti?
La gestione degli approvvigionamenti è il processo che permette di definire quali risorse o materiali aggiuntivi siano necessari per il tuo progetto (oltre alle risorse interne) e poi di gestire tali risorse o materiali per realizzare i deliverable di progetto.
Poiché la gestione degli approvvigionamenti si occupa di fornitori esterni, include anche la gestione dei contratti di fornitura. Comprende vari stadi del processo di approvazione dei contratti, come valutazione, gara d’appalto e stesura dei contratti formali.
Nelle fasi successive, definisce metriche di performance che determinano come valuterai la prestazione dei fornitori.
Cos’è un Contratto di Approvvigionamento?
Un contratto di approvvigionamento è un accordo tra la tua organizzazione e un fornitore esterno per la fornitura di beni o servizi necessari al completamento del progetto.
Il contratto stabilisce una relazione legalmente vincolante affinché entrambe le parti ricevano quanto pattuito in termini di qualità, costi e tempistiche.
Strategia di Procurement vs. Piano di Procurement
Mentre un piano di procurement elenca i passi tattici che seguirai per ottenere beni o servizi di progetto da terzi, una strategia di procurement stabilisce la visione su come interagirai con i fornitori per fornire beni e servizi di progetto.
Una strategia di approvvigionamento comprende linee guida per la selezione dei fornitori che ti aiutano a conseguire gli obiettivi aziendali. Gli elementi di una strategia di procurement potrebbero includere:
- Approvvigionarsi da un particolare tipo di fornitore, come una piccola impresa
- Approvvigionarsi solo da Paesi in cui la tua organizzazione è autorizzata a operare
- Scegliere di farsi fornire determinati servizi da terze parti per ridurre i costi o per mancanza di competenze interne
Perché è Importante un Piano di Approvvigionamento?
Si sviluppa un piano di gestione degli approvvigionamenti per diversi motivi.
Prima di tutto, aiuta il tuo progetto a rimanere entro il budget offrendo un’idea di quanto costeranno i fornitori e le risorse approvvigionate. Ti consente anche di verificare che i fornitori siano in grado di completare il loro lavoro nel rispetto dei vincoli del programma del progetto.
In secondo luogo, gli stakeholder possono fare riferimento già nelle prime fasi di pianificazione del progetto al piano di gestione degli approvvigionamenti per capire cosa verrà acquistato (prevenendo sorprese dalla loro parte). Un buon piano stabilisce aspettative realistiche sulle attività di approvvigionamento di progetto.
Cosa Includere: 10 Componenti di un Piano di Gestione degli Approvvigionamenti
Non confondere il piano di gestione degli approvvigionamenti con una dichiarazione di lavoro, una richiesta di offerta (RFP) o le dichiarazioni di determinazione dei costi.
Un piano di approvvigionamento funzionale dovrebbe includere questi 10 componenti:
- Competenze richieste per sviluppare i deliverable di progetto mappate rispetto ai ruoli e alle responsabilità dei membri del team di progetto (incluse le competenze e capacità che non hanno, così puoi identificare le lacune)
- Requisiti per eventuali materiali e attrezzature da procurarsi
- Pianificazione del progetto, in particolare per i deliverable e altre tappe fondamentali
- Stime dei costi
- Ipotesi e vincoli
- Processi e linee guida per la gestione dei fornitori, inclusi criteri di decisione e ruoli e responsabilità dei membri del team di progetto
- Una lista ristretta di fornitori prequalificati
- Un piano di gestione dei rischi
- Questioni legali dettagliate
- Piani di pagamento e questioni di budget
Ecco i dettagli di ogni elemento in una tabella:
| Componente di approvvigionamento | Cosa copre | Chi deve essere coinvolto |
|---|---|---|
| Requisiti di progetto mappati rispetto a ruoli e responsabilità | Competenze richieste per eseguire i deliverable mappate rispetto ai membri del team di progetto scelti e alle attività che svolgeranno. Definisci chiaramente le responsabilità di ciascuno, valorizza i loro punti di forza e chiarisci subito le aspettative, idealmente suggerendo i metodi con cui giudicherai le prestazioni. Assicurati di includere le competenze e capacità che mancano, per poter identificare le lacune. | Idealmente tutto il team dovrebbe essere coinvolto, ma in caso di progetti di grandi dimensioni si può limitare ai responsabili di team. Consulta spesso il management se c’è bisogno di aggiungere qualcuno al team. |
| Requisiti per materiali e attrezzature | Specifiche relative a forniture o attrezzature necessarie per i deliverable di progetto. | Il project manager dovrebbe consultarsi con esperti di materia e, a seconda dell’importo, ottenere l’approvazione dal top management. |
| Pianificazione | Tutto ciò che riguarda la tempistica del progetto. Include le ore lavorate, la programmazione delle riunioni, le tappe fondamentali di progetto e le date di consegna per ogni fase. | Su progetti piccoli puoi occupartene direttamente, ma tu e il responsabile degli acquisti dovreste aggiornarvi reciprocamente sulle tempistiche sia del progetto che dell’approvvigionamento. |
| Stime dei costi | Questa è semplice. Calcola quanto dovrebbe costare l’approvvigionamento, poi aggiungi almeno un 10% di scorta. Definisci delle linee guida per il processo di approvazione delle spese, così da non dover improvvisare un processo responsabile all’ultimo minuto. | Tu stesso e la contabilità. Parla con i responsabili di team per capire di cosa pensano di aver bisogno, aggiungi un margine a quanto ti dicono e porta tutto al management per l’approvazione. Preparati con una stima alternativa (piano B) se le tue stime risultano troppo alte. |
| Ipotesi e vincoli | Cerca di delineare le ipotesi migliori, peggiori e più probabili sullo svolgimento del progetto. Individua i vincoli del tuo progetto e pianifica di conseguenza. | Parti dal management per identificare i vincoli, poi sviluppa in autonomia le ipotesi più probabili. Se nel team c’è qualcuno con competenze specifiche, come un grafico esperto di web design, consulta anche lui/lei. |
| Gestione fornitori | Qualcuno deve tradurre i requisiti di progetto in ordini concreti per le consegne. Dovrai firmare diversi contratti con i fornitori, anche in formati diversi: qui puoi preparare i relativi modelli necessari. Inoltre bisogna stabilire i criteri di selezione, le linee guida per le comunicazioni con i fornitori e chi nel team è autorizzato a fare cosa. | Project management e manager di livello superiore. Puoi anche formare un gruppo di lavoro con rappresentanti dei fornitori, ma attenzione a mantenere canali distinti tra comunicazioni interne ed esterne. |
| Fornitori prequalificati | Probabilmente hai già lavorato con alcuni di questi fornitori in progetti precedenti. Se l’esperienza è stata positiva, inseriscili qui tra i preferiti. | Puoi interfacciarti direttamente con fornitori di fiducia. Nei progetti più grandi dovrebbe esserci un unico referente (il procurement manager) per i fornitori, così si semplifica la documentazione delle forniture mentre il resto del team si occupa degli altri aspetti del progetto. |
| Gestione dei rischi | Prepara piani per affrontare imprevisti come fornitori che non consegnano o problemi nella catena di fornitura che potrebbero bloccarti per un mese. Prevedi piani di backup e procedure alternative per gestire questi rischi. | Potresti avere un risk manager esperto che se ne occupi. In caso contrario, la responsabilità ricade sul project manager, che dovrebbe collaborare con il procurement manager per elaborare piani B (o C, D, ecc.) |
| Legale | Ora è il momento di risolvere questioni legali in anticipo. Può trattarsi di dettagli relativamente minori come il tipo di contratto necessario, oppure di aspetti più insoliti come la giurisdizione o la gestione contrattuale. | Avvocati! Sono la prima linea di difesa per proteggere l’organizzazione da potenziali problemi. |
| Budget | Le stime dei costi rappresentano quanto pensi di spendere prima di firmare un contratto. Una volta stipulati, i contratti diventano il budget degli approvvigionamenti, da erogare ai fornitori secondo un calendario definito. Usa le stime dei costi nella fase di pianificazione, ma aggiorna i dati con le cifre reali man mano che spendi le risorse disponibili e ottieni numeri certi dai fornitori. | I responsabili di team e la contabilità devono essere coinvolti nel budget. L’apporto dei contabili è fondamentale, ma i responsabili di team devono motivare eventuali scostamenti dai limiti di budget. |
Come creare un piano di approvvigionamento
Ora che sai cosa devi fare, è utile sapere come farlo. Ecco gli otto passi da seguire quando ti prepari a redigere il tuo piano di approvvigionamento.
1. Rivedi i requisiti del progetto e associarli alle risorse disponibili
Quali competenze ti servono per realizzare il tuo progetto? Esamina i requisiti del progetto sulla base del campo di applicazione del progetto e parla con esperti di settore e colleghi di gestione del progetto per valutare cosa è necessario per portare a termine con successo questo progetto.
Poi, una volta definiti i requisiti, confrontali con il tuo team e le loro capacità. Prendi nota delle lacune e delle competenze o capacità che mancano. Supponi, ad esempio, di lavorare a un progetto di sito web per una clinica che necessita di un sistema complesso di prenotazione appuntamenti, ma non hai un senior UX designer interno. Segnalo prima di passare al secondo passo qui sotto.
Non dimenticare di includere nei requisiti anche eventuali materiali o forniture di cui avrai bisogno.
Più sarai specifico in questa fase, migliore sarà il risultato nella ricerca in base alle esigenze del progetto e dei deliverable.
2. Identifica le competenze e altre necessità che devono essere acquistate
Probabilmente non inizierai un progetto avendo già il 100% delle risorse umane necessarie per portare a termine il progetto con successo. Una volta redatta la lista iniziale dei ruoli e delle responsabilità dei membri del team, è probabile che emergano delle lacune.
Collabora con le Risorse Umane per individuare persone disponibili che possano colmare queste lacune e inserirle nel team. Se, ad esempio, hai bisogno di qualcuno che sappia programmare in Python, questa è una competenza specifica che qualcuno all'interno dell'azienda dovrebbe avere. In caso contrario, dovrai trovare un freelance che lavori a una tariffa oraria ragionevole.
Individuare queste lacune nella fase di pianificazione ti risparmia molti problemi in seguito.
3. Crea un calendario per il progetto e per l'approvvigionamento
Un piano senza una programmazione è solo un sogno ad occhi aperti, quindi prendi il calendario e segnalo. Sii quanto più realistico possibile sugli obiettivi intermedi. Non dimenticare di tenere conto di weekend e festività. Ad esempio, è realistico pensare che nessuno del tuo team prenda le ferie estive?
Parallelamente, ti servirà un calendario degli acquisti che stabilisca le date di inizio e fine per le procedure di approvvigionamento e il numero di giorni o ore richiesti.
Stabilire un calendario chiaro ti aiuta a individuare ostacoli potenziali in anticipo. Ricordati di conservare il calendario base come input per i futuri sforzi di pianificazione.
4. Definisci gli standard di performance per i fornitori
Elabora criteri imparziali per valutare le prestazioni dei fornitori e comunica direttamente questi standard al fornitore per evitare sorprese da entrambe le parti.
Avere il calendario già terminato è molto utile in questa fase, poiché fornisce ai fornitori un'idea della serietà delle tue scadenze. Dovresti anche definire il processo previsto per le consegne (suggerimento: avere un processo coerente tra i fornitori ti aiuta a mantenere l'organizzazione interna).
5. Determina categorie contrattuali e costi
Questa è una questione legale spinosa, e non c'è niente che possa sostituire l'aiuto di esperti nella redazione dei contratti. L'approvvigionamento richiede contratti scritti o, nel tuo stato, è valida una semplice intesa verbale? Ti servirà un contratto di servizio, un accordo di acquisto o una liberatoria di copyright? Consulta il team legale e segui i loro consigli.
6. Valuta i rischi
Una valutazione onesta dei rischi è uno strumento importante per pianificare il tuo progetto. In questa fase è importante:
- identificare le minacce più probabili associate all'approvvigionamento che possono farti perdere di vista gli obiettivi
- valutare anticipatamente quali danni possono essere causati
- valutare quanto è probabile ciascun possibile problema e i potenziali passi per mitigarli
- documentare le tue conclusioni
- rivedere e aggiornare la valutazione dei rischi durante il ciclo di vita del progetto per prevenire deviazioni e perdita di concentrazione.
7. Approvare i contratti
Il processo di approvvigionamento richiede contratti e i contratti hanno bisogno di un processo di approvazione funzionante per assicurare che tutto sia regolare e proceda senza intoppi.
Sviluppa il processo di approvazione dei contratti in anticipo e monitora attentamente il processo per tutta la durata del progetto. Ogni volta che aggiungi un nuovo fornitore o cambi partner commerciali, rivaluta il tuo processo contrattuale e apporta modifiche, se necessario, per eliminare eventuali ostacoli.
8. Gestisci i fornitori
Se questo è il tuo primo progetto che coinvolge la gestione degli approvvigionamenti, potresti pensare che non sia necessario gestire minuziosamente i tuoi fornitori. Questo approccio "hands-off" può funzionare per la maggior parte di essi, soprattutto con i fornitori con cui hai già collaborato in passato, ma basta un solo ritardo per compromettere l’intero progetto.
Non improvvisare.
Elabora un piano su come comunicare le tue esigenze di approvvigionamento ai fornitori e su come monitorare la loro capacità di raggiungere gli obiettivi definiti. Prevedi una serie di misure che possano riportare gentilmente i fornitori sulla giusta strada, incluse eventuali sanzioni economiche per spese e ritardi che rientrano nell’ambito della loro responsabilità.
Software per la Gestione degli Approvvigionamenti
Un buon software per la gestione degli approvvigionamenti può semplificare il coinvolgimento dei fornitori, facendoti risparmiare molto tempo ed energie su processi manuali. Esamina soluzioni software as a service (SaaS) e sistemi basati su cloud che offrano aggiornamenti regolari di sicurezza e funzionalità.
Idealmente, il tuo software dovrebbe includere:
- Un modo per specificare i requisiti durante la fase di pianificazione
- Un motore per generare automaticamente gli ordini di acquisto
- Una funzione di reportistica che produca risultati semplici da leggere a colpo d’occhio
- Un modo per generare bilanci e altri documenti che puoi trasferire al reparto contabile o legale per ulteriori passaggi nel processo (questo può essere fatto anche con il software di gestione progetti per la contabilità)
E ora?
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