Gestione dei Fornitori negli Approvvigionamenti: Vantaggi e Guida Pratica
Nessuno al mondo può fare tutto da solo. Abbiamo bisogno di altre persone che ci supportino per sopravvivere. Proprio come noi, le organizzazioni hanno bisogno del supporto di altre aziende per condurre il loro business. Queste aziende sono conosciute come fornitori (detti anche venditori, distributori e prestatori di servizi).
Il compito principale dei fornitori è quello di offrire servizi o fornire beni e materiali all'organizzazione committente. Il processo di ottenere tali servizi o acquistare beni dai fornitori si chiama approvvigionamento.
Poiché i fornitori sono fondamentali per sostenere un'attività, la gestione dei fornitori è un aspetto importante dell'approvvigionamento. Generalmente, la maggior parte delle grandi aziende dispone di un reparto separato (gestione della catena di fornitura) per l'approvvigionamento di beni e servizi.
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Qui discuto le migliori pratiche e i benefici della gestione dei fornitori nell'approvvigionamento.
Che cos'è l'approvvigionamento?
L'approvvigionamento è il processo complessivo di acquisto o acquisizione di prodotti, servizi, beni o materiali da un'entità legale diversa.
Molte aziende utilizzano i termini approvvigionamento, acquisto e sourcing in modo intercambiabile, ma questi termini hanno significati diversi.
Il sourcing e l'acquisto fanno parte del processo generale di approvvigionamento. In particolare si riferiscono all'ordinare e acquistare beni o servizi.
L'approvvigionamento è molto più ampio rispetto al sourcing e all'acquisto, poiché si riferisce all'intero processo. Include la pianificazione, il sourcing, l'acquisizione e i pagamenti.
- La pianificazione comprende molte attività come: determinare cosa deve essere acquistato, quantità e qualità dell'approvvigionamento, tempistiche, definizione di ruoli e responsabilità dei diversi stakeholder e impostazione & approvazione dei budget. Richiede un coordinamento stretto tra i diversi reparti dell'organizzazione. Puoi leggere il nostro articolo dettagliato su piani di gestione dell'approvvigionamento per capire meglio la pianificazione dell'approvvigionamento.
- Il sourcing comprende la ricerca di potenziali fornitori, l'analisi dei loro punti di forza e debolezza, la preselezione dei fornitori, l'instaurazione di rapporti e la sottoscrizione dei contratti. La selezione dei fornitori avviene solitamente tramite gara competitiva. Successivamente viene assegnato un contratto al fornitore scelto. Prima dell'assegnazione si svolgono trattative per ottenere le condizioni più favorevoli.
- L'acquisizione comprende l'ordinazione degli articoli, il ricevimento, la riconciliazione, l'ispezione e l'accettazione di beni o servizi dai fornitori contrattualizzati.
- Il pagamento è l'ultimo passo nell'approvvigionamento, che comprende la liquidazione delle fatture dei fornitori e il pagamento degli articoli acquistati.
Che cos'è la gestione dei fornitori?
I fornitori sono individui o aziende che forniscono beni e/o servizi all'organizzazione committente. La gestione dei fornitori è uno degli aspetti più cruciali dell'intero processo di approvvigionamento. La gestione dei fornitori non deve essere confusa con la gestione della catena di fornitura, poiché riguarda le persone piuttosto che beni e materiali.
In qualsiasi momento, una grande organizzazione potrebbe lavorare con centinaia, se non migliaia di fornitori, rappresentati da decine di referenti. Inoltre, ogni fornitore avrà termini contrattuali diversi.
Gestire così tanti fornitori può diventare molto oneroso. Se i fornitori non vengono gestiti correttamente e in modo strutturato, la tua organizzazione può finire per pagare troppo o trovarsi in contenzioso con i fornitori.
La gestione dei fornitori include la ricerca dei fornitori, la verifica dei loro precedenti, la preselezione, la negoziazione dei termini, la firma dei contratti, i pagamenti, la risoluzione delle contestazioni e la gestione delle relazioni coi fornitori. Comprende anche la definizione di KPI & SLA, la valutazione delle performance dei fornitori & il monitoraggio della loro salute finanziaria e la gestione dei contratti.
Perché dovresti concentrarti sulla gestione dei fornitori?
Il successo della tua organizzazione dipende dal successo dei suoi fornitori. Non solo ti aiutano a fornire beni e servizi ai tuoi clienti, ma sono anche fondamentali per guidare la redditività e la crescita. Col tempo, un fornitore può diventare il tuo partner strategico, centrale per le attività e le funzioni dell'organizzazione.
In passato, l'approvvigionamento era un reparto isolato che si occupava di acquistare beni e/o servizi, ma negli ultimi anni le cose sono cambiate. La funzione di approvvigionamento è ora un aspetto fondamentale della strategia aziendale complessiva. Le organizzazioni, in tutto il mondo, stanno adottando un approccio strategico nella gestione dei fornitori per ottenere il massimo valore.
Il processo di gestione dei fornitori
In termini semplici, il processo di gestione dei fornitori è l'insieme di passaggi per selezionare, integrare, coinvolgere e gestire i fornitori. Comprende i seguenti passaggi.
1. Ricerca dei fornitori
La ricerca dei fornitori può essere effettuata tramite elenchi aziendali, annunci sui giornali, siti web B2B (business to business), referenze e liste organizzative. È possibile definire dei criteri di selezione dei fornitori mentre li si cerca. Ad esempio, puoi specificare che il fornitore debba avere un fatturato minimo di $100 milioni negli ultimi tre anni, debba possedere alcune certificazioni di settore, ecc.
2. Invito alle offerte e selezione dei fornitori
Una volta che hai selezionato una lista ristretta di fornitori, puoi utilizzare un software RFP per gestire le richieste di proposta e raccogliere le offerte dei fornitori (proposte tecniche e preventivi). Puoi selezionare i fornitori dopo aver esaminato e confrontato le loro offerte.
Puoi stabilire dei criteri di valutazione e progettare delle schede di valutazione per classificare le offerte dei fornitori. Il tuo obiettivo dovrebbe essere trovare i partner giusti con cui instaurare relazioni di fornitura a lungo termine.
Trovare buoni fornitori è importante per evitare interruzioni. Secondo Deloitte, "l’87 percento degli intervistati ha ammesso di aver subito un episodio di disturbo con terze parti negli ultimi due o tre anni".
3. Negoziare e firmare il contratto
Dopo aver analizzato le offerte, puoi selezionare i fornitori e negoziare con loro. La negoziazione del contratto può riguardare sia il prezzo che i termini e le condizioni.
La negoziazione è utile per entrambe le parti, quindi non dovresti mettere troppa pressione sui fornitori. Sii trasparente con loro in modo che anche loro possano negoziare termini favorevoli con te.
La negoziazione rompe il ghiaccio e crea le basi per costruire un rapporto solido. Una negoziazione win-win è fondamentale per costruire relazioni di fornitura durature.
Dopo la negoziazione, puoi firmare un contratto con i fornitori che risulta vantaggioso per entrambe le parti.
4. Inserimento dei fornitori
Dopo aver firmato il contratto con i fornitori, dovresti inserirli nel sistema aziendale. L’onboarding dei fornitori aiuta a integrarli nella rete della tua organizzazione. Un processo di onboarding fluido contribuisce alla gestione delle relazioni con i fornitori.
I fornitori potrebbero non essere in grado di contribuire in modo efficace se sono nuovi e non conoscono i sistemi della tua organizzazione. In questo caso, saranno necessarie le tue competenze per formare ed educare i fornitori sulla tua organizzazione.
5. Definire gli obiettivi
Dovresti stabilire obiettivi chiari per i tuoi fornitori, in modo che possano supportarti adeguatamente nel tuo business. La cosa migliore è condividere metriche di performance chiare ed oggettive, KPI e SLA che siano raggiungibili e realistici.
Dovresti comunicare ai fornitori le tue aspettative, in modo da creare una comprensione reciproca tra te e loro.
6. Monitorare le prestazioni dei fornitori
Stabilire degli obiettivi non basta. È necessario comunicare costantemente le tue aspettative ai fornitori e chiedere loro di rispettare i termini previsti dal contratto. Dovresti monitorare regolarmente le loro prestazioni e assicurarti che offrano il massimo.
Durante il monitoraggio, dovresti fornire loro regolarmente dei feedback e il supporto necessario affinché possano raggiungere i risultati desiderati.
7. Premiare i fornitori
Questo è un passaggio facoltativo, ma è molto utile per costruire relazioni durature. Se premi i fornitori per i loro contributi, si sentiranno parte integrante della tua organizzazione e faranno uno sforzo in più per raggiungere gli obiettivi.
8. Comunicazione regolare
La comunicazione regolare con i fornitori è importante per stabilire le giuste aspettative (#5 sopra), monitorare le loro prestazioni (#6 sopra) e costruire relazioni (#9 sotto).
Comunicando regolarmente, puoi evitare situazioni spiacevoli e gestire tempestivamente i rischi legati ai fornitori. Dovresti stabilire meccanismi di comunicazione formali e informali per garantire uno scambio aperto di informazioni.
9. Costruire relazioni
È difficile trovare buoni fornitori, quindi dovresti coltivare il rapporto con loro dopo la firma del contratto. Non ha senso perdere buoni fornitori per via di un rapporto poco curato. È importante adottare un approccio strategico per costruire e mantenere la relazione.
Puoi mettere in atto tutte queste azioni per costruire relazioni di successo con i tuoi fornitori:
- Condividere informazioni e priorità: Dovresti condividere le informazioni necessarie con i tuoi fornitori in modo tempestivo e informarli delle tue priorità. Questo li metterà nelle condizioni di lavorare in modo efficiente e li indirizzerà verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi. Puoi condividere informazioni relative alle date di implementazione e lancio, piani di ingresso nel mercato e qualsiasi altra informazione rilevante che possa aiutarli a svolgere il loro lavoro.
- Coinvolgili nella definizione della strategia e permetti loro di innovare: Puoi ottenere i migliori risultati quando tu e i tuoi fornitori collaborate insieme per sviluppare una strategia comune per raggiungere gli obiettivi aziendali. Puoi invitarli alle riunioni strategiche e lasciare loro spazio per innovare. Devi ricordarti perché li hai assunti: sono esperti nel loro settore. Possono fornire preziosi spunti e proporre suggerimenti innovativi, in grado di migliorare il tuo prodotto. Possono diventare determinanti per offrirti un vantaggio competitivo.
- Punta al futuro: Il vero valore di una relazione d’affari nasce dalla costruzione di partnership a lungo termine. Non cercare rapporti a breve termine, che ti daranno solo benefici marginali e risultati temporanei.
- Collabora per accordi vantaggiosi per entrambi: Anche se paghi i tuoi fornitori, dovresti trattarli come pari. Sono con te per via della loro competenza. Quindi, non dovresti essere troppo duro quando negozi con loro. Questo provocherebbe solo risentimento, che potrebbe portare a problemi futuri. Dovresti costruire fiducia e puntare a negoziare accordi con buona fede. Ciò darà soddisfazione a entrambe le parti.
Ecco una talk interessante che può darti ulteriori spunti su come costruire relazioni (è necessario essere membri per accedere a questo contenuto).
Benefici della gestione dei fornitori
Una gestione dei fornitori strutturata e razionalizzata aiuta le aziende su molti fronti. Di seguito sono indicati alcuni dei principali vantaggi di una buona gestione dei fornitori.
1. Mitigazione dei rischi
Nonostante il rischio di interruzioni, la pratica di misurare e gestire i rischi dei terzi è attualmente agli inizi. Ricerche recenti hanno rilevato che l'82% non era sicuro di aver identificato tutti i rischi dei terzi a cui è esposta la propria organizzazione, o non ne era certo.
Una gestione proattiva dei fornitori aumenta la visibilità e riduce i rischi legati ai fornitori stessi. Ti permette di monitorare costantemente i fornitori, aiutando così nella gestione di eventuali eventi imprevisti futuri.
Per proteggere la tua organizzazione da potenziali rischi, puoi effettuare una valutazione dei rischi e impostare processi per la condivisione delle informazioni e il monitoraggio periodico delle loro performance. Puoi utilizzare i dati del tuo sistema di monitoraggio delle performance per identificare possibili criticità e suggerire miglioramenti prima che diventino problemi seri.
2. Ottimizzazione delle prestazioni
Monitorare le prestazioni dei fornitori non solo riduce il rischio correlato, ma migliora anche i risultati. Puoi creare ed ottimizzare i processi per monitorare, valutare e misurare l’andamento dei tuoi fornitori, assicurandoti che rispettino le tue richieste e aspettative. Questo li stimolerà a migliorare e ottimizzare le proprie prestazioni.
3. Riduzione dei costi
Una comunicazione regolare e il monitoraggio periodico aumentano la visibilità, aiutandoti così a individuare costi nascosti nei processi d’acquisto. In questo modo puoi eliminare sprechi e controllare i costi.
Inoltre, se hai una relazione duratura con i fornitori, puoi negoziare tariffe e condizioni contrattuali migliori, che possono tradursi in risparmi sui costi. Questo, a sua volta, può aumentare i margini di profitto.
4. Relazioni a lungo termine
Trovare fornitori validi non è semplice. Occorrono tempo e impegno. Coltivando rapporti con fornitori affidabili e instaurando relazioni solide, puoi migliorare l’efficienza dei processi di acquisto.
Ascolta correlato: Come costruire fedeltà a lungo termine con appaltatori virtuali
5. Miglioramento dell’efficienza del lavoro amministrativo
L’efficienza del lavoro amministrativo può migliorare notevolmente grazie a un programma strutturato di gestione dei fornitori. Il lavoro amministrativo può comprendere la gestione delle fatture, la tenuta dei registri, i pagamenti, la gestione dei reclami, il reporting e la gestione delle performance.
6. Protezione del marchio
Il valore del marchio della tua organizzazione può essere compromesso se non disponi dei fornitori adeguati. Azioni scorrette da parte di fornitori non professionali e privi di etica possono danneggiare la reputazione della tua azienda. Tuttavia, un valido programma di gestione dei fornitori può prevenire questi rischi selezionando solo fornitori affidabili.
Principali sfide nella gestione dei fornitori
Gestire fornitori terzi non è privo di difficoltà o problematiche. Durante la gestione dei fornitori, potresti affrontare problemi legati alla conformità, al mantenimento del valore e della reputazione del marchio, all’evitare controversie e alla gestione di richieste e contro-richieste durante tutto il ciclo di vita.
Le sfide nella gestione dei fornitori tendono ad aumentare con la crescita della tua organizzazione e del numero di fornitori contrattualizzati.
Dovresti sviluppare e perfezionare il tuo processo di gestione dei fornitori per affrontare le seguenti sfide:
- Gestione di un ecosistema di fornitori. La tua organizzazione potrebbe operare con centinaia di fornitori diversi. I tuoi sistemi e processi devono essere in grado di gestire tutti questi fornitori in modo efficiente. I sistemi dovrebbero poter affrontare tematiche legate all’elaborazione delle fatture, pagamenti, gestione delle richieste, controllo qualità e conformità.
- All’aumentare del numero di fornitori, cresce anche il numero dei contratti. Ogni contratto presenta le sue sfide specifiche. La contrattazione richiede un coordinamento stretto tra diversi dipartimenti come ufficio legale, acquisti, marketing e produzione. Inoltre, esistono diversi tipi di contratti diffusi nei vari settori industriali.
- La gestione dei rischi è sempre un’operazione complessa. Non importa quanto siano sofisticati e ottimizzati i tuoi processi di gestione fornitori, l’incertezza è sempre presente. Identificare i rischi, analizzarli, prioritizzare e pianificare la risposta è un aspetto importante del processo di gestione dei rischi legato ai fornitori.
- Assumere le persone giuste, implementare processi strutturati e costruire sistemi proattivi di gestione fornitori comporta un aumento dei costi amministrativi. Mantenere questi costi sotto controllo è una sfida.
- Quando molte persone sono coinvolte nelle attività di approvvigionamento, esiste sempre il rischio di violazione dei dati dei fornitori. Oggi le aziende dipendono fortemente dai dati e qualsiasi fuga di informazioni può comportare danni reputazionali ed economici. In più, mentre le imprese automatizzano i processi e li trasferiscono online, le minacce informatiche diventano una delle principali preoccupazioni aziendali.
E ora?
Nessuna azienda, grande o piccola che sia, può fare a meno di lavorare con fornitori. Ogni azienda ha bisogno di qualcosa che può essere fornito solo da una terza parte.
Negli ultimi anni, la gestione dei fornitori è diventata un aspetto cruciale per la gestione di un'impresa. È necessario comunicare, interagire e supportare regolarmente i tuoi fornitori per costruire rapporti duraturi e ottenere il massimo valore da essi.
Gestire i fornitori non è privo di sfide, ma i benefici di una gestione efficace dei fornitori superano le difficoltà.
Come gestisci i fornitori nella tua organizzazione? Qual è la tua strategia di gestione dei fornitori? Hai processi standard per la gestione dei fornitori? Quali sono le tue migliori pratiche di gestione fornitori?
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