Gestione dei Fornitori nell’Approvvigionamento: Vantaggi e Guida Completa
Nessuno al mondo può fare tutto da solo. Abbiamo bisogno di altre persone che ci aiutino per sopravvivere. Proprio come noi, anche le organizzazioni necessitano del supporto di altre aziende per condurre la propria attività. Queste altre aziende sono chiamate fornitori (detti anche venditori, distributori e prestatori di servizi).
Il compito principale dei fornitori è fornire servizi o fornire beni e materiali all’organizzazione committente. Il processo di acquisizione di tali servizi o acquisto di beni dai fornitori si chiama approvvigionamento.
Poiché i fornitori sono fondamentali per supportare un’azienda, la gestione dei fornitori è un aspetto importante dell’approvvigionamento. Generalmente, la maggior parte delle grandi aziende dispone di un reparto separato (gestione della catena di approvvigionamento) per l’acquisto di beni e servizi.
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Qui, discuto le migliori pratiche e i vantaggi della gestione dei fornitori nell’approvvigionamento.
Cos’è l’Approvvigionamento?
L’approvvigionamento è l’intero processo di acquisto o acquisizione di prodotti, servizi, beni o materiali da un’entità legale diversa.
Molte aziende usano i termini approvvigionamento, acquisto e sourcing come sinonimi, ma questi termini hanno accezioni diverse.
Il sourcing e l’acquisto sono parti specifiche del processo generale di approvvigionamento. Si riferiscono in particolare all’ordine e all’acquisto di beni o servizi.
L’approvvigionamento è molto più ampio rispetto a sourcing e acquisto perché comprende l’intero processo. Include pianificazione, ricerca dei fornitori, acquisizione e pagamenti.
- La pianificazione include molte attività come determinare cosa deve essere acquistato, la quantità e la qualità dell’approvvigionamento, la tempistica, la definizione dei ruoli e delle responsabilità dei diversi stakeholder e la definizione e l’approvazione dei budget. Richiede una stretta collaborazione tra i vari dipartimenti di un’organizzazione. Puoi leggere il nostro articolo di approfondimento sui piani di gestione dell’approvvigionamento per comprendere meglio la pianificazione degli acquisti.
- La ricerca dei fornitori comprende la ricerca di potenziali fornitori, l’analisi dei loro punti di forza e debolezza, la selezione dei fornitori, la creazione di relazioni e la firma di contratti. La selezione dei fornitori avviene solitamente tramite gara competitiva. Segue l’assegnazione del contratto al fornitore scelto. Prima dell’assegnazione del contratto si svolgono le negoziazioni per trovare le condizioni più vantaggiose.
- L’acquisizione comprende l’ordine degli articoli, il ricevimento delle forniture, la riconciliazione, l’ispezione e l’accettazione di beni o servizi dai fornitori contrattualizzati.
- Il pagamento è la fase finale dell’approvvigionamento, che include il saldo delle fatture dei fornitori e il pagamento degli articoli acquistati.
Cos’è la Gestione dei Fornitori?
I fornitori sono individui o aziende che forniscono beni e/o servizi all’organizzazione committente. La gestione dei fornitori è uno degli aspetti più cruciali dell’intero processo di approvvigionamento. La gestione dei fornitori non va confusa con la gestione della catena di approvvigionamento, poiché si occupa di persone anziché di beni e materiali.
In qualsiasi momento, una grande organizzazione può lavorare con centinaia, se non migliaia di fornitori, che potrebbero essere rappresentati da decine di referenti. Inoltre, ogni fornitore avrà termini contrattuali diversi.
Gestire così tanti fornitori può diventare piuttosto complicato. Se i fornitori non vengono gestiti correttamente e in modo strutturato, la tua organizzazione potrebbe finire per pagare troppo o incorrere in contenziosi con i fornitori.
La gestione dei fornitori comprende la ricerca dei fornitori, la valutazione dei loro precedenti, la selezione, la negoziazione dei termini, la firma dei contratti, i pagamenti, la risoluzione delle controversie e la gestione delle relazioni con i fornitori. Includi anche la definizione di KPI e SLA, la valutazione delle prestazioni dei fornitori e il monitoraggio della loro salute finanziaria, oltre alla gestione contrattuale.
Perché Concentrarsi sulla Gestione dei Fornitori?
Il successo della tua organizzazione dipende dal successo dei suoi fornitori. Non solo ti aiutano a consegnare beni e servizi ai tuoi clienti, ma sono anche determinanti per la redditività e la crescita. Nel tempo, un fornitore può diventare strategico e centrale per le attività e le funzioni della tua organizzazione.
In passato, la funzione di approvvigionamento era un reparto isolato che si occupava di acquisti di beni e/o servizi, ma negli ultimi anni le cose sono cambiate. L’approvvigionamento è diventato una funzione fondamentale della strategia aziendale. Le organizzazioni di tutto il mondo stanno adottando un approccio strategico alla gestione dei propri fornitori per ottenere il massimo valore possibile.
Il Processo di Gestione dei Fornitori
In termini semplici, il processo di gestione dei fornitori è l’insieme dei passaggi per selezionare, inserire, coinvolgere e gestire i fornitori. Comprende i seguenti passaggi.
1. Ricerca dei fornitori
La ricerca dei fornitori può essere effettuata utilizzando elenchi commerciali, annunci sui giornali, siti web B2B (business to business), referenze e liste organizzative. Puoi definire un criterio di selezione dei fornitori durante la ricerca. Ad esempio, puoi specificare che il fornitore debba aver registrato un fatturato minimo di 100 milioni di dollari negli ultimi tre anni, possedere alcune certificazioni di settore, ecc.
2. Invitare le offerte e selezionare i fornitori
Dopo aver selezionato una rosa di fornitori, puoi inviare loro le RFP (Richieste di Offerta) affinché possano presentare le proprie offerte (proposte tecniche e quotazioni). Puoi selezionare ulteriormente i fornitori dopo aver esaminato e confrontato le loro offerte.
Puoi stabilire criteri di valutazione e creare delle schede di punteggio per classificare le offerte dei fornitori. Il tuo obiettivo dovrebbe essere trovare i partner giusti con cui instaurare relazioni di fornitura a lungo termine.
Trovare buoni fornitori è importante per evitare interruzioni. Secondo Deloitte, "l'87 percento degli intervistati ha ammesso di aver vissuto un episodio di interruzione con terze parti negli ultimi due o tre anni".
3. Negoziare e firmare il contratto
Dopo aver analizzato le offerte, puoi selezionare i fornitori ed avviare una trattativa con loro. La negoziazione del contratto può riguardare sia il prezzo che i termini e le condizioni.
La negoziazione favorisce entrambe le parti, quindi non dovresti essere troppo duro con i fornitori. Sii aperto con loro così che anch'essi possano negoziare con te per ottenere condizioni vantaggiose.
Una trattativa rompe il ghiaccio e crea le basi per instaurare una solida intesa. Una negoziazione win-win è fondamentale per costruire relazioni di fornitura durature.
Dopo le trattative, puoi firmare un contratto con i fornitori su basi di reciprocità vantaggiose.
4. Onboarding dei fornitori
Dopo aver firmato il contratto con i fornitori, dovresti procedere all'onboarding. L'onboarding dei fornitori aiuta a integrarli nella rete della tua organizzazione. Un processo di onboarding fluido aiuta nella gestione delle relazioni con i fornitori.
I fornitori potrebbero non essere in grado di contribuire efficacemente se sono nuovi e non sono a conoscenza dei sistemi della tua organizzazione. È qui che la tua competenza sarà necessaria per formare ed educare i fornitori sulla tua azienda.
5. Definire gli obiettivi
Dovresti fissare obiettivi chiari per i tuoi fornitori per aiutarli a supportarti nella tua attività. La cosa migliore è condividere metriche di performance chiare ed oggettive, KPI e SLA che siano raggiungibili e realistici.
Dovresti comunicare le tue aspettative ai fornitori in modo che vi sia una comprensione reciproca tra te e i fornitori.
6. Monitorare le performance dei fornitori
Stabilire obiettivi non è sufficiente. Devi comunicare costantemente le tue aspettative ai fornitori e chiedere loro di seguire i termini scritti nel contratto. Devi monitorare regolarmente le loro prestazioni e assicurarti che stiano lavorando al meglio.
Durante il monitoraggio, dovresti anche fornire regolarmente feedback e offrire il supporto necessario affinché siano in grado di ottenere i risultati.
7. Premiare i fornitori
Questo è un passaggio opzionale, ma è molto utile per costruire relazioni a lungo termine. Se premi i fornitori per il loro contributo, si sentiranno parte della tua organizzazione e saranno disposti a fare un passo in più per raggiungere gli obiettivi.
8. Comunicazione regolare
Una comunicazione regolare con i fornitori è importante per stabilire le giuste aspettative (#5 sopra), monitorare le loro performance (#6 sopra) e costruire relazioni (#9 sotto).
Comunicando regolarmente puoi evitare situazioni spiacevoli e gestire tempestivamente i rischi legati ai fornitori. Dovresti predisporre meccanismi di comunicazione formali e informali per garantire un confronto aperto.
9. Costruire relazioni
Trovare buoni fornitori è difficile, quindi devi coltivare la relazione con loro dopo la firma del contratto. Non ha senso perdere ottimi fornitori per una relazione gestita male. Dovresti adottare un approccio strategico per instaurare e mantenere i rapporti.
Puoi fare tutte le seguenti cose per costruire relazioni di successo con i tuoi fornitori:
- Condividi informazioni e priorità: Dovresti condividere le informazioni necessarie con i tuoi fornitori tempestivamente e informarli sulle tue priorità. Questo permetterà loro di lavorare in modo efficiente e di indirizzarsi verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi. Puoi condividere informazioni relative a date di implementazione e lancio, piani di ingresso nel mercato, e qualsiasi altra informazione rilevante che possa aiutarli a svolgere al meglio il proprio lavoro.
- Coinvolgili nello sviluppo della strategia e lasciali innovare: Puoi ottenere i migliori risultati quando tu e i tuoi fornitori lavorate insieme per sviluppare una strategia comune per raggiungere gli obiettivi aziendali. Puoi invitarli agli incontri strategici e lasciare loro spazio per innovare. Devi ricordare perché li hai assunti in primo luogo – sono esperti nel loro settore. Possono offrire spunti preziosi e dare suggerimenti innovativi, che possono migliorare il tuo prodotto. Possono diventare fondamentali per darti un vantaggio competitivo.
- Punta al futuro: Il vero valore di una relazione d’affari deriva dalla costruzione di partnership a lungo termine. Non cercare relazioni a breve termine, che porteranno solo benefici marginali e vantaggi di breve durata.
- Collabora per accordi vantaggiosi per entrambi: Anche se paghi i tuoi fornitori, dovresti trattarli come pari. Sono al tuo fianco grazie alla loro esperienza. Non dovresti quindi metterli troppo sotto pressione durante le negoziazioni. Questo creerebbe solo risentimento, portando a problemi futuri. È importante costruire fiducia e concentrarsi su accordi negoziati in buona fede. Questo darà soddisfazione ad entrambe le parti.
Ecco un intervento interessante che può offrirti maggiori approfondimenti su come costruire relazioni (è necessario essere membri per accedere a questo contenuto).
Vantaggi della Gestione dei Fornitori
Una gestione dei fornitori snella e strutturata aiuta le aziende su molti fronti. Ecco alcuni dei principali vantaggi di una buona gestione dei fornitori.
1. Mitigazione dei rischi
Nonostante il rischio di interruzione, la pratica di misurare e gestire i rischi legati a terze parti è attualmente agli inizi. Ricerche recenti hanno rilevato che l’82% non è sicuro di aver identificato tutti i rischi legati a terze parti a cui la propria organizzazione è esposta.
Una gestione proattiva dei fornitori aumenta la trasparenza e riduce i rischi associati agli stessi. Questo ti consente di monitorare costantemente i fornitori, aiutando a gestire eventi imprevisti futuri.
Per proteggere la tua organizzazione da rischi potenziali, puoi eseguire una valutazione dei rischi e attivare processi di condivisione delle informazioni e monitoraggio periodico delle prestazioni. Puoi utilizzare i dati del tuo sistema di monitoraggio per identificare possibili criticità e suggerire miglioramenti prima che diventino problemi seri.
2. Ottimizzazione delle prestazioni
Monitorare le prestazioni dei fornitori non solo riduce il rischio, ma migliora anche i risultati. Puoi impostare e rendere più efficienti i processi per monitorare, valutare e misurare le prestazioni dei fornitori e assicurarti che siano in linea con le tue esigenze e aspettative. Questo li motiverà a migliorare e ottimizzare la loro performance.
3. Riduzione dei costi
La comunicazione regolare e il monitoraggio periodico aumentano la trasparenza, aiutandoti a individuare costi nascosti nel processo di approvvigionamento. In questo modo puoi eliminare gli sprechi e tenere sotto controllo le spese.
Inoltre, se hai una relazione duratura con i fornitori, puoi negoziare tariffe e condizioni contrattuali migliori, portando così a risparmi sui costi. Questo, a sua volta, può aumentare i tuoi margini di profitto.
4. Relazioni di lungo periodo
Trovare buoni fornitori non è facile. Serve tempo e dedizione. Coltivando i buoni fornitori e costruendo rapporti solidi, puoi migliorare l’efficienza negli acquisti.
Approfondimento consigliato: Come creare lealtà duratura con collaboratori virtuali
5. Miglioramento nell’efficienza del lavoro amministrativo
L’efficienza delle attività amministrative può migliorare notevolmente grazie ad un programma strutturato di gestione dei fornitori. Il lavoro amministrativo può includere la gestione delle fatture, l’archiviazione dei documenti, i pagamenti, la gestione delle richieste di rimborso, la reportistica e il controllo delle prestazioni.
6. Protezione del brand
Il valore del marchio della tua organizzazione può essere danneggiato se non disponi di fornitori adeguati. Comportamenti scorretti da parte di fornitori poco professionali e poco etici possono compromettere la tua reputazione. Tuttavia, un valido programma di gestione dei fornitori può prevenire questo rischio, selezionando solo fornitori affidabili.
Sfide Comuni nella Gestione dei Fornitori
Gestire fornitori terzi non è privo di problemi o difficoltà. Durante la gestione dei fornitori, potresti incontrare questioni legate alla conformità, al mantenimento del valore e della reputazione del tuo marchio, all'evitare contenziosi e alla gestione di reclami e contro-reclami durante tutto il ciclo di vita.
Le sfide nella gestione dei fornitori tendono a crescere insieme alle dimensioni della tua organizzazione e al numero di fornitori contrattualizzati.
Dovresti sviluppare e perfezionare il tuo processo di gestione dei fornitori per affrontare le seguenti problematiche:
- Gestione di un ecosistema di fornitori. La tua organizzazione potrebbe dover interagire con centinaia di fornitori diversi. I tuoi sistemi e processi dovrebbero essere in grado di gestire tutti questi fornitori in modo efficiente. I sistemi devono poter trattare questioni relative all'elaborazione delle fatture, pagamenti, gestione dei reclami, controllo qualità e conformità.
- Con l'aumentare del numero di fornitori, aumenta anche il numero di contratti. Ogni contratto presenta le proprie sfide uniche. La contrattualizzazione richiede un coordinamento stretto tra molti reparti diversi come legale, acquisti, marketing e produzione. Inoltre, ci sono diversi tipi di contratti diffusi in diversi settori.
- La gestione dei rischi è sempre un processo complesso. Non importa quanto siano sofisticati e ottimizzati i tuoi processi di gestione dei fornitori, l'incertezza esiste sempre. L'identificazione, l'analisi, la prioritizzazione e la pianificazione delle risposte al rischio sono aspetti importanti del processo di gestione dei rischi relativo ai fornitori.
- Assumere le persone giuste, implementare processi strutturati e costruire sistemi di gestione fornitori proattivi aumenta i costi amministrativi. Tenere questi costi sotto controllo è una sfida.
- Quando hai molte persone coinvolte nelle attività di approvvigionamento, esiste sempre il rischio di una violazione dei dati dei fornitori. Oggi le aziende dipendono fortemente dai dati e qualsiasi tipo di fuga di dati può portare a perdite reputazionali e finanziarie. Inoltre, man mano che le aziende automatizzano i propri processi e li trasferiscono online, gli attacchi informatici diventano una delle principali preoccupazioni dell’organizzazione.
E Ora?
Nessuna azienda, grande o piccola che sia, può fare a meno di lavorare con i fornitori. Ogni azienda ha bisogno di qualcosa che può essere fornito solo da terzi.
Negli ultimi anni, la gestione dei fornitori è diventata un aspetto cruciale per la gestione di un'azienda. Devi comunicare, interagire e supportare regolarmente i tuoi fornitori per costruire rapporti a lungo termine e ottenere il massimo valore da loro.
Gestire i fornitori non è privo di sfide, ma i benefici di una gestione efficace dei fornitori superano le difficoltà.
Come gestisci i tuoi fornitori nella tua organizzazione? Qual è la tua strategia per la gestione dei fornitori? Hai processi standardizzati per la gestione fornitori? Quali sono le tue best practice nella gestione dei fornitori?
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