Gestione degli Approvvigionamenti: Guida Completa per i Project Manager
Dove si collocano i project manager nel processo di gestione degli approvvigionamenti? Influenza i nostri progetti e, tuttavia, spesso non siamo noi a occuparci della ricerca dei fornitori e dei partner che lavoreranno ai nostri progetti. È anche una fonte importante di rischio: cosa succede al tuo progetto se lo sviluppatore che hai selezionato scompare nel nulla?
Mi chiamo Shash Roy e lavoro nel campo della gestione dei progetti da 20 anni. Da 10 anni insegno gestione degli approvvigionamenti e ho visto come questo argomento sia poco discusso nella maggior parte dei contesti di project management, ma sia in realtà fondamentale nei progetti.
Parlerò della gestione degli approvvigionamenti dal punto di vista del project manager e di come, se non gestita adeguatamente, possa generare rischi e problemi.
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Cos’è la Gestione degli Approvvigionamenti?
L'approvvigionamento comporta l'acquisizione di beni o servizi da un fornitore o partner esterno. In un qualsiasi progetto, potresti dover procurare hardware, software o ulteriori risorse o membri del team con competenze specifiche.
La gestione degli approvvigionamenti è il processo di ricerca, ingaggio e collaborazione con i fornitori nella modalità richiesta per lo specifico progetto.
Molte volte, i project manager tendono a trascurare quest’area e successivamente subiscono le conseguenze di un ritardo negli approvvigionamenti. Pensa a un castello di carte: se cade una carta, cadono anche le altre. Quindi, se non si presta la giusta attenzione all’approvvigionamento, il progetto subirà dei ritardi.
Perché è importante che i PM comprendano l’approvvigionamento?
Il processo di approvvigionamento inizia con l’individuazione della necessità di acquisire beni o servizi e la successiva coordinazione con il responsabile degli approvvigionamenti o con il reparto preposto. Dopo aver ottenuto il via libera per avviare un approvvigionamento per il tuo progetto, crea un programma specifico della durata dell’approvvigionamento. Ad esempio, se ti serve uno sviluppatore aggiuntivo, valuta di quante ore, giorni o settimane avrai bisogno e quando inizierà e terminerà il suo intervento nel progetto.
Una volta che la tempistica di approvvigionamento è inclusa nel programma di progetto e condivisa con gli stakeholder, si ottiene una panoramica completa della timeline progettuale. L’approvvigionamento non deve essere trattato come un’attività a sé stante e separata. Molte volte, l’approvvigionamento non viene considerato tra le attività di progetto, il che può potenzialmente provocare ritardi.
Una volta che la pianificazione di progetto (con la durata dell’approvvigionamento integrata) viene condivisa con i vari stakeholder (sia interni che esterni), è importante stabilire le aspettative sia tra il team di progetto che con il team approvvigionamenti. La trasparenza garantisce fiducia e un clima positivo nel progetto. Riunioni regolari (sia interne che con il cliente) aiutano a monitorare l’andamento degli approvvigionamenti.
Quali sono alcuni rischi direttamente legati all’approvvigionamento?
Parliamo di alcuni rischi insiti nel processo di approvvigionamento che possono impattare la tempistica del progetto. Il rischio più frequente è senza dubbio quello di ritardi negli approvvigionamenti, che si verifica spesso nei progetti.
Alcuni casi reali possono includere ritardi nell’approvvigionamento di hardware, incompatibilità di nuovi software o aggiornamenti oppure difficoltà di configurazione, o ancora la perdita di risorse chiave in un momento cruciale.
Quindi, come project manager, devi prevedere tutte queste possibili situazioni e segnalarle come rischi fin dall’inizio del progetto. Tali rischi dovrebbero essere elencati nel project charter e condivisi con tutti gli stakeholder.
L’Approvvigionamento Durante Il Ciclo di Vita del Progetto
I paragrafi seguenti affrontano le cinque fasi del progetto, spiegando come project manager e team approvvigionamenti possono collaborare attraverso tutto il ciclo e chi è responsabile di cosa.
Avvio
Identifica quale tipo di approvvigionamento sia necessario per il progetto: hardware, software o risorse. Il vantaggio di riconoscerli anticipatamente è quello di garantire trasparenza a tutti gli stakeholder, in modo che comprendano l’importanza dell’approvvigionamento e i rischi associati.
Durante questa fase di avvio, al project manager viene assegnato il progetto e inizia studiando la dichiarazione di lavoro (statement of work). La dichiarazione di lavoro include una descrizione dell'ambito che definisce ciò che deve essere fatto. Ricorda che non è un lavoro da svolgere da soli!
Il project manager identifica gli acquisti e li valida con il cliente. Questo probabilmente avviene durante la riunione di avvio con il cliente, che garantisce una comunicazione adeguata con il team di progetto e tutti gli stakeholder (ricorda che il team di progetto è anche parte degli stakeholder del progetto). Gli acquisti vengono anche identificati nel project charter.
Dopo che la fornitura è stata identificata, questo è un buon momento per:
- Comprendere il processo di approvvigionamento dell'organizzazione
- Conoscere il responsabile acquisti e altri professionisti del dipartimento acquisti
- Avviare il processo di approvvigionamento. Molte organizzazioni richiedono la compilazione di un modulo iniziale. Questo potrebbe comportare il download dei moduli da un portale comune o da una piattaforma come SharePoint.
- Definire canali, frequenza e aspettative di comunicazione con il dipartimento acquisti o con il responsabile acquisti.
- Comprendere le tempistiche generali di approvvigionamento. Quanto tempo richiede questo tipo di acquisizione? Comunica queste informazioni agli stakeholder di progetto.
Pianificazione
Quando il progetto passa alla fase di pianificazione, il cliente sarà ansioso di conoscere la strategia progettuale nel dettaglio. Come gestirai il progetto? Quando vedrò i deliverable? Quali sono le aspettative?
In questa fase si svolgono le classiche attività di pianificazione della gestione di progetto. Mentre il project manager costruisce la timeline, inserirà anche le tempistiche degli approvvigionamenti nel cronoprogramma del progetto. Questa è una strategia vantaggiosa per tutti, perché integrare le tempistiche degli acquisti nel programma di progetto non solo porta trasparenza nel processo di gestione degli approvvigionamenti, ma aiuta anche a ricordare le scadenze e le attività chiave legate agli acquisti.
In molti progetti che richiedono acquisti, il project manager dovrebbe includere un piano di gestione degli approvvigionamenti tra le attività di project management. A volte questo piano è un documento indipendente di pianificazione (come il piano di comunicazione o il piano di gestione della qualità), altre volte è una sottosezione del piano di gestione principale.
Quindi, come project manager, ti incoraggio a pianificare gli acquisti parallelamente a tutte le altre aree del tuo progetto. Quindi un project manager dovrebbe:
- Preparare il piano di gestione degli approvvigionamenti
- Inserire le tempistiche degli acquisti all’interno del programma di progetto
- Condividerlo con il cliente e spiegare (se richiesto)
- Invitare il responsabile acquisti o il dipartimento acquisti alle principali riunioni di stato avanzamento lavori
In questa fase, il team acquisti si occuperà della documentazione come ordini di acquisto, richieste di acquisto, contratti di fornitura e altri documenti correlati.
Esecuzione
Dopo che gli acquisti sono stati pianificati, vengono eseguiti. Ricorda sempre che l'esecuzione degli acquisti potrebbe essere completata prima dell'effettiva fase di esecuzione del progetto. Ad esempio, potresti aver bisogno di sviluppatori Java e potresti non poter avviare la fase operativa del progetto fino a quando l'approvvigionamento dei Java developer non sarà stato completato.
Completata la pianificazione, dovresti creare una roadmap del flusso di progetto, che renderà tutti i partecipanti consapevoli delle milestone e dei deliverable. Inizierà così anche il processo di approvvigionamento, e il responsabile acquisti avrà avviato la selezione di fornitori e vendor. Tu, come project manager, sarai in costante comunicazione con il responsabile acquisti.
In qualità di project manager, non devi microgestire gli acquisti (questo è compito del responsabile acquisti), ma il programma di progetto ti aiuta a monitorare le attività di approvvigionamento. I responsabili acquisti si occupano anche di aspetti come la gestione dei contratti, la gestione dei fornitori o la gestione dei vendor e il mantenimento della relazione con i fornitori.
Il responsabile acquisti coinvolgerà il project manager nella definizione dei criteri di selezione per la scelta dei fornitori. Ricorda che questa conversazione sarebbe già avvenuta durante la fase di pianificazione e probabilmente continuerà durante le riunioni di stato avanzamento lavori.
Le attività legate agli acquisti svolte dal project manager durante la fase di esecuzione comprenderebbero:
- Gestire il calendario del progetto e monitorare le tappe fondamentali degli acquisti
- Incontrare il responsabile degli acquisti (secondo le aspettative di comunicazione)
- Rispondere alle domande relative agli acquisti poste dal responsabile degli acquisti
- Fornire aggiornamenti sullo stato degli acquisti (insieme a tutte le altre attività) ai clienti e a tutti gli altri stakeholder
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Monitoraggio
In qualità di project manager, dovrai essere consapevole delle attività di procurement. Ricorda sempre che la tracciatura del progetto è la cosa più importante per te, ma il dipartimento di procurement gestisce diversi acquisti e programmerà il tuo di conseguenza. Questo può causare frustrazione e ansia. Ricorda di non pestare i piedi al responsabile degli acquisti.
L’obiettivo è mantenere la calma, gestire le aspettative e monitorare diligentemente il calendario del progetto e gli altri tempi identificati. Assicurerai così buona volontà, consegna come da programma (si spera) e un progetto in carreggiata. Questo aiuta anche a ottenere il consenso del cliente, che verrà tenuto aggiornato sia sulla tempistica del progetto sia sulla tempistica dell’acquisto attraverso questo monitoraggio.
In termini di rischi, un potenziale ritardo negli acquisti dovrebbe già essere registrato come rischio, quindi dovresti monitorare anche questo costantemente.
Chiusura
Dopo che l’acquisto è stato ricevuto e implementato nel tuo progetto, la procedura di procurement si considera completata. PMBOK 6.0 non cita espressamente la chiusura degli acquisti, perché tecnicamente tutto si chiude quando si effettua la chiusura del progetto. Tuttavia, questo è un buon momento per riflettere su eventuali lezioni apprese e su cosa avremmo potuto fare meglio.
E adesso?
Spero che questo articolo sia stato utile e che abbia fornito una comprensione della gestione degli acquisti nei tuoi progetti!
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