Perché Sono Importanti le Proposte di Progetto?
Come project manager, dovresti occuparti delle proposte di progetto? Non dovremmo forse concentrarci di più sulla consegna che sulle vendite?
Forse. Ma che ti piaccia o no, a un certo punto della tua carriera come project manager, è molto probabile che ti venga chiesto di essere coinvolto in una proposta di progetto. Magari per creare il piano di progetto proposto e guidare il processo di stima. Forse si tratta di una proposta per la fase successiva del tuo attuale progetto. Oppure lo sviluppo commerciale fa semplicemente già parte della tua mansione.
Perché le proposte di progetto sono importanti?
Una proposta di progetto non serve solo a ottenere un nuovo progetto. Si tratta di rappresentare responsabilmente il tuo team e la tua organizzazione. Alcuni liquidano una proposta commerciale come semplice “parlare da venditore” — dicendo ciò che pensi sia necessario per convincere il potenziale cliente.
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Ma la realtà è che una proposta mal gestita può causare danni alla reputazione, suggerire approcci con grandi lacune e perfino vincolare l’organizzazione a condizioni dannose per il business.
Quando ben fatta, una proposta di successo può dare accesso a lavori nuovi e interessanti, aiutare un'organizzazione a crescere e contribuire positivamente alla cultura e alla motivazione. Che tu lavori per una startup, una piccola realtà o una grande impresa, è importante avere un processo solido che bilanci la competitività con la dovuta cautela.
Perché i project manager dovrebbero occuparsi delle proposte di progetto?
Qualunque sia la situazione, sono dell’opinione che ci siano molte ragioni per cui i PM dovrebbero accogliere con favore il coinvolgimento nella scrittura delle proposte. Eccone alcune:
1. Puoi modellare gli scope invece di eredarli
Invece di ricevere sempre un ambito di lavoro che avresti voluto fosse diverso, puoi iniziare a influenzare approccio progettuale, pricing, metodologia, tempistiche e deliverable già nella fase di vendita. Ci sarà sempre un po’ di compromesso, ma la tua voce può indirizzare l’approccio verso qualcosa che tu e il tuo team sarete felici di realizzare.
2. Puoi contribuire a creare lavori più interessanti e maggiore stabilità
Partecipando allo sviluppo del business puoi aiutare la tua organizzazione a crescere e realizzare la sua visione strategica, fornendo un punto di vista su quali opportunità perseguire e sui potenziali rischi. Questo può portare a lavori più gratificanti, adatti alle competenze del tuo team, il che a sua volta favorisce cultura, retention e stabilità.
3. Puoi costruire nuove relazioni
Nella creazione di una proposta, finirai per collaborare con persone all’interno dell’organizzazione con cui normalmente non lavori nei tuoi progetti quotidiani. Questo può includere esperti di materia, il team legale, il team marketing, membri della dirigenza e altri stakeholder di progetto.
4. Puoi far progredire la tua carriera
Che tu lavori in un’organizzazione orientata al cliente (come un’agenzia o una consulenza) oppure all’interno di un team interno, essere coinvolto nella costruzione di un business case per nuovi progetti può distinguerti come una persona attenta a mantenere la tua organizzazione rilevante. Questo potrebbe farti considerare per altri progetti trasformativi o anche ruoli diversi.
E la mia opinione personale:
Penso anche personalmente che sia importante che i project manager siano coinvolti nelle proposte, semplicemente perché possedete tutte le competenze e l’esperienza nella gestione dei team di progetto che mantengono il processo con i piedi per terra.
Creare una proposta è un progetto a sé, con tanti pezzi del puzzle da organizzare e gestire. Per esempio, una formale richiesta di offerta (RFP) può comprendere centinaia di requisiti obbligatori, valutati e supplementari da soddisfare con informazioni spesso molto limitate. Puoi utilizzare il software RFP per gestire meglio questo processo.
Quando i project manager sono coinvolti, noto che gli aspetti di gestione del rischio, gestione del team e delle aspettative vengono costantemente messi al centro, garantendo un sano realismo che favorisce decisioni intelligenti.
Quindi, anche se attualmente può non far parte della tua job description, ti incoraggerei a proporti in maniera proattiva per essere coinvolto nelle proposte se vuoi evolvere oltre il ruolo attuale o anche solo per trovare una nuova esperienza con un impatto diverso. E già che ci sei – perché non coinvolgere tutto il team? Dai un’occhiata alla nostra guida su come costruire un team per proposte di progetto.
Come farsi coinvolgere nel processo di sviluppo commerciale
Va bene, ma cosa succede se sei un PM che attualmente non è coinvolto nel processo di sviluppo commerciale? Come puoi ottenere un posto al tavolo? Come qualcuno che ha ricoperto entrambi i ruoli, ecco cosa ti consiglierei:
- Mostra interesse
Individua le persone il cui compito è creare proposte e chiedi delle opportunità attuali e future. Scopri su cosa stanno lavorando, quali sfide stanno affrontando e quale strategia stanno adottando per continuare ad avanzare nelle attuali condizioni di mercato.
- Dimostra il tuo valore
Utilizza queste informazioni per suggerire come le tue competenze di project management potrebbero essere utilizzate. Comunica come vedi il tuo coinvolgimento: hai la capacità di riassumere e affrontare il problema di un cliente e/o le esigenze specifiche dello sponsor in modo che la tua proposta venga approvata? Hai magari superpoteri nello storytelling e nella formattazione di un documento scritto? Non far sentire il team come se dovesse trovare un modo per tenerti occupato (finirai per ricevere solo lavoretti inutili!).
- Fatti vedere!
Se la tua organizzazione ha una riunione ricorrente per esaminare nuove opportunità o il funnel di vendita, chiedi se puoi partecipare ed essere "una mosca sul muro". Osserva come vengono svolte le cose e sii semplicemente una presenza fisica (beh, suppongo virtuale, di questi tempi) nella stanza che ricorda agli altri il tuo interesse e la tua disponibilità ad aiutare.
Se ciò non fosse possibile nella tua organizzazione, assicurati che il tuo manager o altri decisori sappiano che sei interessato allo sviluppo commerciale, utilizzando le stesse tattiche di cui sopra — la maggior parte dei team accoglierebbe volentieri ulteriori risorse!
Consiglio: Impara come scrivere una proposta di progetto in questo articolo di approfondimento!
Cosa ne pensi?
I project manager dovrebbero coinvolgersi nello sviluppo commerciale e nelle proposte di progetto per ottenere il prossimo incarico? Oppure dovrebbero concentrarsi sulla capacità di consegna e tirarsi fuori dal processo di vendita? Fammelo sapere nei commenti!
Per altri consigli su come perfezionare la tua prossima proposta di progetto, dai un’occhiata ai consigli di Galen Low sulle proposte di progetto.
