Le migliori pratiche per il DAM: 5 consigli su come applicare i tag ai contenuti
Quanto è importante per te ottenere i risultati che cerchi quando vai su Google? È altrettanto importante per il tuo team trovare risorse digitali all'interno del tuo strumento di gestione delle risorse digitali (DAM) quando cerca contenuti digitali. Ecco perché ho pensato che potesse interessarti saperne di più sulle migliori pratiche DAM per l'assegnazione dei tag.
In precedenza ho spiegato che cos'è il DAM e in cosa differisce da un sistema di gestione dei contenuti (CMS). Questa volta, approfondiamo il funzionamento interno del software DAM e cerchiamo di capire se esiste un modo corretto di procedere con l'assegnazione dei tag.
Che cos'è un tag nella gestione delle risorse digitali (DAM)?
Un tag è un'etichetta che applichi alle risorse multimediali per aiutarti a identificare cosa contiene quell'elemento. Ad esempio:
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Questa immagine, magari archiviata in uno strumento DAM per fotografi, potrebbe avere tag come spiaggia, palma, oceano o tramonto. Sono quelli che vengono anche definiti metadati descrittivi: elementi visibili nell'immagine che ti aiutano a farti un'idea di cosa rappresenti. La corretta categorizzazione dei file digitali con tag pertinenti migliora la ricercabilità e arricchisce l'esperienza complessiva dell'utente.
Perché l'assegnazione dei tag è importante nel DAM?
L'assegnazione dei tag alle risorse è fondamentale per mantenere organizzata la tua libreria di risorse digitali. Questi tag finiranno per fungere da termini di ricerca per te e per i membri del tuo team. Pertanto, più tag ci sono, meglio è (potenzialmente: te lo spiegherò tra poco). Tornando al nostro esempio, immagina che qualcuno nella tua azienda stia lavorando a una nuova campagna per questa agenzia di viaggi che è tua cliente. Vuole riutilizzare le risorse del brand sviluppate qualche mese fa per una presentazione commerciale e digita nella barra di ricerca “tramonto sulla spiaggia con palme”. I tag che avevamo precedentemente assegnato all'immagine qui sopra farebbero comparire l'immagine in risposta a quella ricerca.
Quando assegni tag appropriati ai tuoi file digitali, aumenti le probabilità che la risorsa venga trovata. Riutilizzi e condividi facilmente le risorse digitali tra diverse campagne di marketing.
Leggi di più: utilizzi un DAM come parte della tua strategia di marketing per gli eventi? Dai un'occhiata al nostro elenco di strumenti di gestione delle risorse digitali per eventi.
L'assegnazione dei tag nel DAM è manuale o automatizzata?
L'assegnazione dei tag non è una procedura completamente manuale. In realtà, l'automazione svolge oggi un ruolo importante nel funzionamento dei sistemi di gestione delle risorse digitali (DAM). L'Intelligenza artificiale (AI) ha conquistato la maggior parte delle nostre conversazioni al lavoro, dei nostri feed dei social media e di molte attività che solo pochi anni fa ritenevamo impossibili. Ecco un altro motivo per parlare degli strumenti basati sull'AI durante la riunione di domani!
La maggior parte dei moderni software di gestione delle risorse digitali utilizza l'automazione basata sull'AI per aiutare ad assegnare i tag alle risorse che carichi nel sistema.
Funziona così: quando carichi un'immagine, l'AI integrata nel software ne analizza il contenuto, estrae informazioni e suggerisce potenziali tag che potresti aggiungere alla risorsa. Puoi quindi scegliere tra questi suggerimenti oppure aggiungere manualmente dei tag per integrare ciò che l'AI non ha individuato.
Chi assegna i tag alle risorse digitali in un sistema DAM?
L'assegnazione dei tag ai contenuti è soprattutto responsabilità della persona che li carica. Ogni dipendente che carica risorse multimediali sulla piattaforma DAM dovrebbe applicare tag pertinenti. Tuttavia, si tratta semplicemente di assegnare tag a tutto ciò che vedo e aggiungerne il più possibile? Non proprio...
Il DAM è valido solo quanto la configurazione dei tag. Se le persone non seguono il processo, nessuno troverà i contenuti e inizieranno a dire ‘questo sistema non funziona.
Disporre del processo giusto è fondamentale, perché non si vuole avere un numero infinito di tag. Questo è particolarmente importante nelle organizzazioni più grandi con squadre isolate (ad esempio, università che utilizzano software DAM, squadre di commercio elettronico che utilizzano software DAM), poiché queste squadre potrebbero non comunicare strettamente tra loro, causando la disorganizzazione del software e rendendo più difficile la ricerca delle risorse. È possibile avere troppi tag, e l'impatto è che le risorse possono iniziare a comparire in ricerche non pertinenti. Ad esempio, aggiungere il tag ‘vacanze estive’ all'immagine del nostro esempio potrebbe essere eccessivo, poiché stiamo descrivendo qualcosa basato sulla conseguenza di un processo mentale, invece di descrivere ciò che è presente nell'immagine.
Questo può dipendere dal processo del ciclo di vita delle risorse digitali che hai implementato. Quindi, come possiamo mantenere tutto sotto controllo?
Come creare politiche di governance DAM per garantire la coerenza dei tag
Prima di addentrarti troppo nei flussi di lavoro relativi ai tag, vale la pena fare un passo indietro e considerare il quadro generale: chi è responsabile di cosa e come farai a mantenere tutto coerente nel tempo. È qui che una strategia di gestione delle risorse digitali completa diventa essenziale. È qui che entra in gioco la governance.
Una politica di governance DAM è essenzialmente il tuo regolamento. Stabilisce le aspettative relative all'utilizzo del sistema DAM, alla gestione dell'uso delle risorse e all'applicazione dei tag all'interno dell'organizzazione. Senza di essa, le cose possono precipitare rapidamente nel caos, soprattutto quando un numero crescente di utenti carica contenuti e cerca di orientarsi nel sistema. Una corretta protezione delle risorse digitali inizia dalla definizione di queste politiche fondamentali.
Se vuoi implementare tutto nel miglior modo possibile, dovresti prendere in considerazione l'ottenimento di una certificazione nella gestione delle risorse digitali. Tuttavia, se sei più una persona YOLO e vuoi fare tutto da te, ecco alcuni elementi chiave da considerare quando crei la tua politica di governance:
- Accesso degli utenti e autorizzazioni: definisci chi può caricare le risorse, chi può applicare i tag, chi può eliminare o archiviare gli elementi e chi può approvare le modifiche.
- Regole per i tag e standard dei metadati: definisci convenzioni di denominazione e strutture per i nomi dei file coerenti. Specifica chiaramente quali tipi di tag devono essere utilizzati, come gestire i metadati obbligatori e facoltativi e come evitare di applicare troppi tag.
- Controllo delle versioni e date di scadenza: impedisci che i contenuti obsoleti compaiano nei risultati di ricerca.
- Supervisione continua: idealmente, qualcuno—come un bibliotecario digitale o un amministratore DAM—è responsabile della politica ed esegue regolarmente controlli e revisioni per mantenerla allineata al modo in cui lavora la tua squadra.
Anche se la tua squadra è piccola, un minimo di struttura può fare molta differenza. Disporre di queste politiche favorisce la coerenza del marchio e garantisce la gestione dei diritti. Prepara il sistema a crescere senza dover districare un groviglio di tag e autorizzazioni incoerenti.
Qual è il ruolo di un bibliotecario digitale nel DAM?
Se pensavi che questa fosse una professione in via di estinzione, sorpresa! Ti presento l'evoluzione del lavoro che consisteva nel fare in modo che tutti i libri di un edificio fossero facili da trovare utilizzando il sistema più confuso della Terra.
Un bibliotecario digitale è una persona responsabile di mantenere in ordine la soluzione per la gestione delle risorse, gestire il controllo delle versioni, supportare la creazione di una tassonomia DAM, monitorare il database e apportare tutte le modifiche necessarie per rendere le risorse disponibili a tutti.
Inoltre, il bibliotecario formerà i dipendenti su come utilizzare il sistema DAM e selezionare i tag appropriati, indicherà dove trovare la documentazione e aiuterà le persone che necessitano di chiarimenti anche in un secondo momento.
Ora, se non hai il budget per assumere un bibliotecario, devi integrare alcune delle sue migliori pratiche nell'uso quotidiano del tuo strumento DAM.
Buone pratiche di gestione delle risorse
1. Definisci linee guida per i contenuti passati e futuri
È importante sapere come intendi gestire le risorse digitali che hai creato in passato. Dovresti aggiungere un tag come «contenuto obsoleto», «da ordinare» o altri identificatori? Forse, se hai prodotto contenuti per molto tempo, all'inizio gestirli come nuovi contenuti richiederebbe troppo lavoro.
La prossima buona pratica riguarda invece i contenuti attuali e futuri.
2. Crea una tassonomia
Rifletti su come classificherai i tuoi contenuti d'ora in avanti. Questo è un passaggio molto importante, perché non vuoi che ognuno assegni ai contenuti i tag che gli vengono in mente. Definire il tipo di file, la categoria del contenuto e la sottocategoria ti permetterà di trovare più facilmente i contenuti in futuro.
3. Sviluppa una nomenclatura per assegnare manualmente i tag ai contenuti
Stabilisci convenzioni per l'assegnazione dei tag (ad es. "PRJ-clientname-asset") per migliorare la ricercabilità. Fai sapere alle persone esattamente come vuoi che siano scritti i tag manuali. Potresti chiedere loro di aggiungere un tag che includa il codice di tre lettere del progetto, seguito da un trattino e dal nome del cliente. Oppure potresti volere che scrivano tutto in minuscolo, ad eccezione dei nomi degli account. Qualunque siano le tue regole, dovresti cercare di essere il più chiaro e coerente possibile.
4. Crea manuali di formazione
Una volta definite le linee guida, è il momento di creare documenti e/o video che aiutino a formare le persone in tutta l'azienda. Sviluppa corsi di formazione e tutorial per i membri del tuo team. Dovrebbero includere istruzioni chiare su dove trovare le informazioni, chi contattare in caso di domande ed esempi di situazioni relative all'assegnazione dei tag che potrebbero incontrare, oltre a indicazioni su come gestirle.
Ricorda che questi manuali saranno destinati sia agli utenti esperti di tecnologia sia a quelli meno esperti, quindi cerca di mantenerli il più semplici possibile. Poiché hai acquisito moltissime informazioni relative alla gestione delle risorse digitali, potresti cadere vittima della maledizione della conoscenza.
5. Raccogli feedback
Quest'ultimo punto è facile da dimenticare. Dopo aver implementato la tua soluzione, pianifica audit e controlli periodici dello stato con gli stakeholder e chiedi feedback per verificare se funziona per le persone. In fin dei conti, saranno molti gli utenti che caricheranno contenuti e alcune delle linee guida che hai definito potrebbero non essere le più efficienti per tutti. Capire come si sentono le persone e modificare le tue linee guida è meglio che lasciare che ignorino segretamente le indicazioni su come assegnare i tag, creando caos nel tuo bellissimo sistema.
Come l'integrazione del DAM influisce sull'assegnazione dei tag e sull'efficienza del flusso di lavoro
Se utilizzi il tuo DAM solo in modo isolato, assegnare correttamente i tag è già importante. Ma quando il DAM è connesso ad altri sistemi che il tuo team utilizza ogni giorno, come il CMS, il CRM o gli strumenti per le informazioni sui prodotti, questi tag diventano fondamentali per il modo in cui viene svolto il lavoro.
L'integrazione del DAM con altre piattaforme consente alle risorse digitali di spostarsi senza problemi tra i sistemi. Ad esempio, i team di marketing che lavorano in un CMS possono importare direttamente dal DAM immagini approvate, senza doverle caricare nuovamente o cercare manualmente. I team di vendita che utilizzano un CRM possono accedere ai contenuti più aggiornati per le presentazioni ai clienti. I team di prodotto collegati tramite un PIM possono mantenere allineati elementi visivi e documenti su più canali.
L'obiettivo è fare del DAM l'unica fonte attendibile, facilitando la creazione di contenuti di qualità, flussi di lavoro più rapidi e una comunicazione coerente in tutto il tuo marchio.
Per questo investire nell'assegnazione coerente dei tag non significa soltanto mantenere l'ordine all'interno del DAM. Significa fare in modo che l'intero ecosistema tecnologico funzioni meglio nel suo insieme.
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Vantaggi di metadati e assegnazione dei tag coerenti nel DAM
Queste pratiche mirano a garantire un'assegnazione accurata dei tag. Assegnare correttamente i tag ai contenuti può aiutare a:
- Migliorare il riutilizzo delle risorse
- Ridurre i tempi di ricerca
- Prevenire la duplicazione dei dati
- Mantenere la coerenza del marchio
- Ottimizzare i flussi di lavoro per la gestione delle risorse digitali
- Ridurre le spese legate alla ricreazione dei contenuti
Qual è il miglior software per la gestione delle risorse digitali?
Quando valuti l’implementazione di un DAM nella tua organizzazione, ti consiglio di creare una RFP per la gestione delle risorse digitali per aiutarti a confrontare le diverse opzioni. Prendi in considerazione caratteristiche come un’interfaccia intuitiva, solidi controlli degli accessi, l’integrazione con API e sistemi di autenticazione e sicurezza. Queste funzionalità aiutano a semplificare le operazioni e a migliorare il funzionamento dell’intero ecosistema dei contenuti. Anche se non posso dirti esattamente quale software offra le funzionalità migliori per la tua situazione, ecco un elenco di opzioni di software per la gestione delle risorse digitali attualmente disponibili sul mercato, da cui puoi iniziare. Leggi le informazioni, cerca una versione di prova o prepara una demo e scopri qual è la soluzione più adatta a te!
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Considerazioni finali
Applicare correttamente i tag alle tue risorse è uno dei pilastri fondamentali di un sistema di gestione delle risorse digitali di successo. Con una solida strategia DAM, una classificazione coerente e la soluzione DAM giusta, puoi creare un sistema scalabile che supporti ogni fase, dalla creazione delle risorse alla gestione dei diritti.
Se non hai mai sentito parlare del software DAM, scopri di più su che cos’è un DAM e su quale sia il ROI del software DAM.
