Best Practice per la Gestione delle Risorse Digitali (DAM): 5 Consigli su Come Taggare i Tuoi Contenuti
Quanto è importante per te ottenere i risultati che cerchi quando usi Google? È altrettanto fondamentale che il tuo team riesca a trovare gli asset digitali all'interno del tuo strumento di Digital Asset Management (DAM) quando cerca contenuti digitali. Ecco perché ho pensato che potresti essere interessato a scoprire di più sulle migliori pratiche DAM per l’assegnazione dei tag.
In precedenza ho parlato di che cos'è il DAM e di come si differenzia da un sistema di gestione dei contenuti (CMS). Questa volta, entriamo maggiormente nei dettagli sul funzionamento interno del software DAM e cerchiamo di capire se esiste un modo corretto di gestire i tag.
Che cos'è un tag nel Digital Asset Management (DAM)?
Un tag è un'etichetta che assegni agli asset multimediali per aiutarti a identificare cosa contiene quell’elemento. Per esempio:
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Questa foto, magari archiviata in uno strumento DAM per fotografi, potrebbe avere tag come spiaggia, palma, oceano o tramonto. Questi sono anche conosciuti come metadati descrittivi. Sono elementi che si vedono nell'immagine e che aiutano a capire di cosa si tratta. Categorizzare in modo corretto i file digitali con tag pertinenti migliora la ricercabilità e arricchisce l’esperienza complessiva dell’utente.
Perché è importante l’assegnazione dei tag nel DAM?
Assegnare i tag agli asset è fondamentale per mantenere organizzata la tua libreria di asset digitali. Questi tag fungeranno successivamente da termini di ricerca per te e i membri del tuo team. Quindi, più tag ci sono, meglio è (potenzialmente – fra poco spiegherò). Tornando all'esempio di prima, immagina che qualcuno nella tua azienda stia lavorando a una nuova campagna per questa agenzia di viaggi che hai come cliente. Vuole riutilizzare asset creati alcuni mesi fa per una presentazione e digita nella barra di ricerca "tramonto sulla spiaggia con palme". I tag che abbiamo precedentemente inserito nell’immagine sopra faranno sì che venga mostrata in risposta a quella richiesta.
Quando assegni correttamente i tag ai tuoi file digitali, aumenti le probabilità che quell’asset venga trovato. Puoi riutilizzarli e condividere facilmente gli asset digitali in diverse campagne di marketing.
Scopri di più: Usi un DAM come parte della tua strategia di marketing per eventi? Dai un'occhiata al nostro elenco di strumenti di Digital Asset Management per eventi.
L’assegnazione dei tag in DAM è manuale o automatizzata?
L’assegnazione dei tag non è del tutto manuale. In realtà, l’automazione sta giocando un ruolo chiave nel modo in cui oggi funzionano i sistemi di digital asset management (DAM). L’Intelligenza Artificiale (AI) è protagonista di molte delle nostre conversazioni di lavoro, nei feed social e in molte attività che fino a pochi anni fa pensavamo impossibili. Ecco quindi un altro motivo per cui parlare di strumenti alimentati da AI al meeting di domani!
La maggior parte dei software moderni per la gestione degli asset digitali utilizza l’automazione alimentata da AI per aiutare nell’assegnazione dei tag agli asset che carichi nel sistema.
Ecco come funziona: quando carichi un’immagine, l’AI integrata nel software analizza il contenuto, ne estrae informazioni e suggerisce possibili tag da aggiungere all’asset. Puoi quindi scegliere tra quei suggerimenti oppure aggiungere manualmente altri tag per completare quelli trascurati dall’AI.
Chi assegna i tag agli asset digitali in un sistema DAM?
L’assegnazione dei tag ai contenuti è nella maggior parte dei casi responsabilità di chi li carica. Ogni dipendente che carica asset multimediali sulla piattaforma DAM dovrebbe applicare i tag pertinenti. Tuttavia, basta inserire tutto ciò che vedo e aggiungere più tag possibili? Non proprio...
Il DAM è valido solo quanto l’impostazione della catalogazione. Se le persone non seguono il processo, nessuno riuscirà a trovare i contenuti, e inizieranno a dire ‘questo sistema non funziona’.
Avere il giusto processo è fondamentale perché non si vogliono un numero infinito di tag. Questo è particolarmente importante nelle organizzazioni più grandi con team compartimentati (ad esempio, università che utilizzano software DAM, team eCommerce che utilizzano software DAM), poiché questi team potrebbero non comunicare strettamente tra loro, causando disorganizzazione nel software e compromettendo la ricercabilità delle risorse. Esiste anche il problema di avere troppi tag, con il risultato che le risorse potrebbero apparire in ricerche non pertinenti. Ad esempio, aggiungere il tag 'vacanze estive' all'immagine presa come esempio potrebbe essere eccessivo, poiché stiamo descrivendo qualcosa sulla base della conseguenza di un processo mentale piuttosto che descrivere ciò che è effettivamente presente nell'immagine.
Questo può dipendere dal processo di ciclo di vita dell'asset digitale che avete implementato. Quindi, come possiamo tenere tutto sotto controllo?
Come Creare Policy di Governance DAM per la Coerenza della Catalogazione
Prima di immergerti troppo nei flussi di lavoro della catalogazione, vale la pena fare un passo indietro e riflettere sul quadro generale: chi è responsabile di cosa e come mantenere la coerenza nel tempo. È qui che una solida strategia di gestione delle risorse digitali diventa essenziale. Ed è qui che entra in gioco la governance.
Una policy di governance DAM è essenzialmente il vostro regolamento. Stabilisce le aspettative su come viene utilizzato il sistema DAM, come viene gestito l'utilizzo delle risorse e come vengono applicati i tag in tutta l'organizzazione. Senza di essa, le cose possono precipitare nel caos molto rapidamente, soprattutto man mano che più utenti caricano contenuti e cercano di navigare nel sistema. Una corretta protezione degli asset digitali inizia proprio dalla definizione di queste policy di base.
Se volete implementare tutto al meglio, dovreste prendere in considerazione l'ottenimento di una certificazione per la gestione delle risorse digitali. Tuttavia, se preferite il fai-da-te e adottate un approccio più "YOLO", ecco alcuni elementi chiave da tenere presente quando create la vostra policy di governance:
- Accesso e permessi utente: Definite chi può caricare le risorse, chi può catalogarle, chi può eliminare o archiviare elementi e chi può approvare modifiche.
- Regole di catalogazione e standard dei metadati: Stabilite convenzioni di denominazione coerenti e strutture per la denominazione dei file. Chiarite che tipo di tag devono essere utilizzati, come gestire i metadati obbligatori rispetto a quelli opzionali e come evitare il sovra-tagging.
- Controllo delle versioni e date di scadenza: Prevenite che contenuti obsoleti appaiano nei risultati di ricerca.
- Supervisione continua: Idealmente, qualcuno—come un bibliotecario digitale o un amministratore DAM—si occupa della policy, effettuando audit e revisioni regolari per mantenerla allineata alle modalità operative del vostro team.
Anche se il team è piccolo, un po' di struttura può fare molta strada. Avere queste policy aiuta a mantenere la coerenza del brand e garantisce la gestione dei diritti. Prepara inoltre il sistema per la scalabilità senza dover poi risolvere un groviglio di tag e permessi incoerenti.
Qual è il Ruolo di un Bibliotecario Digitale in un DAM?
Se pensavate che questa fosse una professione in via d'estinzione, sorpresa! Ecco a voi l'evoluzione del ruolo che un tempo si occupava di rendere tutti i libri in un edificio facilmente reperibili usando il sistema più complicato al mondo.
Un bibliotecario digitale è la persona responsabile di mantenere ordinata la vostra soluzione di gestione delle risorse, gestire il controllo delle versioni, supportare la creazione di una tassonomia DAM, monitorare il database ed effettuare le modifiche necessarie affinché le risorse siano disponibili a tutti.
Inoltre, il bibliotecario formerà i dipendenti su come usare il sistema DAM, scegliere i tag appropriati, trovare la documentazione e aiutare chi ha bisogno di chiarimenti successivamente.
Ora, se non avete il budget per assumere un bibliotecario, dovete incorporare alcune delle loro best practice nell’uso quotidiano del vostro strumento DAM.
Best practice per la gestione delle risorse digitali
1. Definisci linee guida per i contenuti passati e futuri
È importante sapere come gestire le risorse digitali che hai creato in passato. Dovresti aggiungere un tag come 'contenuto vecchio', 'da ordinare', o altri identificatori? Potrebbe essere troppo impegnativo trattare tutto come nuovo contenuto, soprattutto se hai generato contenuti per un po' di tempo.
Ora, la prossima buona pratica riguarda i tuoi contenuti attuali e futuri.
2. Crea una tassonomia
Pensa a come classificherai i tuoi contenuti da ora in avanti. Questo è un passo molto importante, perché non vuoi che ognuno tagghi i contenuti con ciò che gli viene in mente. Definire il tipo di file, la categoria del contenuto e la sottocategoria ti aiuterà a trovare più facilmente i contenuti in futuro.
3. Sviluppa una nomenclatura per il tagging manuale dei tuoi contenuti
Stabilisci convenzioni di denominazione per il tagging (es.: "PRJ-nomecliente-risorsa") per facilitare la ricerca. Fai sapere al team esattamente come vorresti che i tag manuali vengano scritti. Magari vuoi che aggiungano un tag che includa il codice a tre lettere del progetto, seguito da un trattino e dal nome del cliente. O forse preferisci che sia tutto minuscolo tranne i nomi degli account. Qualunque siano le tue regole, cerca di essere il più chiaro e coerente possibile.
4. Crea manuali di formazione
Una volta definite le linee guida, è il momento di creare documenti e/o video che ti aiuteranno ad addestrare le persone in azienda. Sviluppa corsi di formazione e tutorial per i membri del team. Questi dovrebbero includere istruzioni chiare su dove trovare le informazioni, chi contattare in caso di domande ed esempi di situazioni di tagging che potrebbero incontrare e come affrontarle.
Ricorda che questi manuali saranno consultati sia da utenti esperti che da meno esperti, quindi cerca di mantenerli il più semplici possibile. Dato che sei immerso/a nelle informazioni relative alla gestione delle risorse digitali, potresti cadere vittima della maledizione della conoscenza.
5. Raccogli feedback
Quest'ultimo punto è facile da dimenticare. Una volta implementata la soluzione, programma verifiche e controlli periodici con gli stakeholder e invita a fornire un feedback per capire se funziona per tutti. Alla fine, saranno molti gli utenti che caricheranno contenuti e alcune delle linee guida definite potrebbero non essere efficienti per tutti. Capire come si sentono le persone e modificare le linee guida è meglio che avere utenti che ignorano di nascosto i processi di tagging, generando caos nel tuo sistema organizzato.
Come l'integrazione DAM influisce su tagging ed efficienza dei flussi di lavoro
Se utilizzi il tuo DAM isolatamente, un corretto tagging è già importante. Ma una volta che il DAM è collegato ad altri sistemi utilizzati quotidianamente dal tuo team—come CMS, CRM o strumenti di gestione informazioni prodotto—quei tag diventano fondamentali per l'operatività.
L'integrazione del tuo DAM con altre piattaforme permette alle risorse digitali di muoversi senza soluzione di continuità tra i sistemi. Ad esempio, i team marketing che lavorano in un CMS possono importare direttamente immagini approvate dal DAM senza doverle ricaricare o cercare manualmente. I team di vendita che usano un CRM possono accedere ai contenuti più aggiornati per le presentazioni ai clienti. I team di prodotto collegati a un PIM possono mantenere allineati visual e documenti su più canali.
L'obiettivo è rendere il DAM la singola fonte di verità, facilitando la creazione di contenuti, velocizzando i flussi di lavoro e garantendo coerenza nei messaggi del brand.
Ecco perché investire in un tagging coerente non riguarda solo l'ordine all'interno del DAM. Si tratta di fare in modo che tutto il tuo stack tecnologico funzioni meglio insieme.
Vantaggi di metadata e tagging coerenti nel DAM
Queste pratiche mirano a garantire un tagging accurato. Taggare correttamente i tuoi contenuti può aiutare a:
- Migliorare il riutilizzo delle risorse
- Ridurre il tempo di ricerca
- Prevenire la duplicazione dei dati
- Mantenere la coerenza del brand
- Ottimizzare i flussi di lavoro di gestione delle risorse digitali
- Ridurre i costi legati alla ricreazione dei contenuti
Qual è il miglior software di gestione delle risorse digitali?
Quando si prende in considerazione una implementazione DAM nella propria organizzazione, consiglio di creare una RFP per la gestione delle risorse digitali per aiutarti a confrontare le varie opzioni. Prendi in esame funzionalità come l’interfaccia intuitiva, controlli avanzati degli accessi, integrazione con API, autenticazione e sicurezza. Questi elementi aiutano a semplificare le operazioni e migliorano la funzionalità dell’intero ecosistema di contenuti. Sebbene non possa dirti esattamente quale software abbia la funzionalità migliore per la tua situazione, ecco un elenco di software di gestione delle risorse digitali attualmente disponibili sul mercato con cui puoi iniziare. Leggi le recensioni, cerca una versione di prova oppure prenota una demo, e trova quello che fa al caso tuo!
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Considerazioni Finali
Taggare correttamente le proprie risorse è uno dei pilastri fondamentali di un sistema di gestione delle risorse digitali di successo. Con una solida strategia DAM, una catalogazione coerente e la giusta soluzione DAM, puoi creare un sistema scalabile che supporti tutto, dalla creazione delle risorse alla gestione dei diritti.
Se non hai mai sentito parlare di software DAM, scopri di più su cosa sia DAM e su quale sia il ritorno sull’investimento dei software DAM.
