5 tecniche per costruire relazioni solide nei team virtuali
Quando sono stato assunto per il mio attuale ruolo, mi è stato affidato il compito di gestire un grande e complesso progetto di ricostruzione. L'intero team si riuniva quotidianamente con il cliente tramite videochiamate e il resto della giornata lo trascorrevo in costante comunicazione con il nostro team remoto e gli stakeholder del progetto tramite chat.
A causa della natura complessa del progetto e della tempistica serrata, abbiamo dovuto lavorare molto a stretto contatto con il cliente, dando priorità alle funzionalità per il lancio al fine di rispettare la scadenza e il budget del progetto.
Spesso abbiamo dovuto dire agli stakeholder del cliente che non avrebbero potuto avere alcune funzionalità che avevano pianificato di includere nel lancio, oppure che un bug nell'applicazione avrebbe richiesto più tempo e budget del previsto.
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Queste conversazioni sono state sicuramente difficili, ma sono state rese molto più semplici dalla relazione che avevo lavorato per costruire con il cliente. Le nostre frequenti conversazioni e i momenti di confronto faccia a faccia mi avevano permesso di conoscere gli stakeholder del cliente e di instaurare un livello di fiducia che ha consentito una comunicazione di progetto aperta e onesta.
Come moderni project manager, svolgiamo molti ruoli, e la gestione delle relazioni è uno dei più importanti. La nostra posizione ci rende responsabili della salute del progetto e ci offre la preziosa opportunità di coltivare la salute delle nostre squadre e delle relazioni continuative con i clienti. Quando investiamo nelle relazioni con i membri del nostro team di progetto, contribuiamo a costruire spirito di squadra e collaborazione, migliorare la comunicazione, creare un ambiente progettuale creativo e orientato alla soluzione, e aumentare l'investimento degli stakeholder verso il nostro obiettivo comune: il successo del nostro progetto. Oltre alle attività quotidiane, sono proprio le relazioni a dare significato e valore a ciò che facciamo come project manager.
Come membro di una digital agency, mi capita spesso di lavorare con colleghi e clienti remoti e, il più delle volte, la costruzione della relazione avviene tramite telefono, videochiamate e strumenti di chat online. La maggior parte delle persone preferisce trascorrere più tempo possibile di persona con i membri dei team di progetto, ma come possiamo assicurarci che la nostra comunicazione resti compassionevole ed empatica anche quando si svolge tramite canali digitali?
Come Costruire Relazioni Forti Nei Team Virtuali
Ecco 5 tecniche semplici ma incredibilmente efficaci per costruire con successo relazioni con il tuo team remoto e i tuoi clienti quando comunichi in modo virtuale. Puoi considerarle la tua netiquette virtuale.
Seguire questi passaggi aiuta le persone a capire che le apprezzi e, facendo ciò, ti aiuta a costruire alleati fondamentali tra gli stakeholder coinvolti nel progetto.
1. Non Dare Nulla Per Scontato
Una delle cose più importanti da ricordare quando si costruiscono relazioni (in qualsiasi situazione) è mai mai e poi mai fare supposizioni. Non dare nulla per scontato riguardo l'identità di una persona, le sue priorità e motivazioni o che tipo di persona sia, solo per citarne alcune.
Invece, fai domande su di loro per conoscerli e capire chi sono. Usa un linguaggio intenzionale e inclusivo. Inoltre, durante una conversazione con qualcuno, inquadra sempre la relazione come "noi", lasciando intendere che siete sulla stessa squadra e potete vedervi come estensione l'uno dell'altro. Infine, assicurati che la persona sappia di poter stare tranquilla con te praticando l'ascolto attivo, l'empatia e dimostrando rispetto.
Quando ho chiesto a un collega, Jase Rodley—un imprenditore che gestisce un business orientato allo stile di vita che lavora con team remoti—quali siano i rischi del fare supposizioni, mi ha spiegato:
“Quando si lavora con un team virtuale internazionale, il rischio di 'perdersi nella traduzione' è all'ordine del giorno. Il mio approccio standard è pensare per ore ai commenti, arrivando facilmente a molte supposizioni sbagliate. Per ovviare a questo, mi ricordo sempre che sono io 'la persona meno esperta nella stanza'. Se non capisco completamente qualcosa, chiedo chiarimenti.
Ma quando si lavora con persone di tutto il mondo, è importante considerare anche come vengono interpretate queste domande. Chiedendo 'Puoi aiutarmi a capire meglio?' oppure 'Puoi mostrarmi un esempio così posso comprendere di più?', l'attenzione si sposta da ciò che hanno detto (che talvolta può offendere) a me stesso, verso il quale sono felici di aiutare a capire.”
2. Non Limitare La Conversazione Ai Soli Temi Professionali
Costruisci fiducia con gli altri mostrando chi sei anche al di fuori del lavoro:
- Racconta loro che tuo fratello si è appena laureato e che sei molto orgoglioso di lui.
- Condividi una storia divertente sul tuo animale domestico o su tuo figlio.
- Menziona la tua passione per il restauro di mobili antichi.
Durante quel progetto difficile, ho cercato di contattare ogni settimana i miei stakeholder clienti singolarmente, chiedendo come fosse andato il loro weekend oppure, verso la fine della settimana, come fosse andata la loro settimana. Ho inviato una foto il weekend in cui ho adottato un gattino, e alcuni di loro hanno persino condiviso foto delle loro famiglie in cambio. Questo ci ha dato qualcosa su cui connetterci quando il progetto diventava impegnativo e ci ha permesso di conoscere meglio il nostro team dinamico.
Concedere ai tuoi clienti e colleghi piccole finestre sulla tua vita personale li aiuta a vedere meglio la persona multidimensionale che sei, aumentando la loro fiducia e il loro comfort con te. Si crea così un rapporto più intimo, una potenziale base comune per scoprire interessi condivisi e mostra loro che anche loro possono sentirsi sicuri a condividere qualcosa in più su stessi!
3. Trova il Tempo per un Incontro Faccia a Faccia
Questo consiglio non è affatto rivoluzionario, ma vale la pena ripeterlo: ogni volta che è possibile, scegli una videochiamata invece di una chiamata in conferenza! Puoi utilizzare uno dei tanti software di videoconferenza o strumenti di collaborazione video per farlo.
Anche se non possono o scelgono di non attivare la loro videocamera, permetti comunque al tuo collega o cliente di vedere il tuo bel sorriso (e ricorda di mostrarlo spesso)! Fagli vedere dove lavori, che hai sempre una tazza di caffè accanto o che ti piace lavorare con il tuo cappellino preferito degli Steelers.
Soprattutto con i colleghi in remoto, ritengo che questo sia fondamentale per costruire relazioni. Non possiamo interagire spesso con loro durante la settimana o trascorrere tempo insieme durante le attività di team building, quindi scoprire che uno dei miei sviluppatori è un pittore incredibile o che un’altra ha un gatto che ama accoccolarsi sulle sue ginocchia mentre lavora mi permette di conoscerli in un modo che le sole chiamate non consentirebbero.
Anche se la chiamata dura solo pochi minuti, vedere il volto e l’ambiente di qualcuno invece di sentire solo la voce crea un legame più profondo e aumenta la simpatia (vedi Effetto di mera esposizione). Questo apre la porta per scoprire piccoli dettagli, espressioni del viso e segnali del linguaggio del corpo, per quanto possibile a distanza, e aiuta a costruire una relazione più intima che favorirà il successo dei vostri progetti, attuali e futuri, insieme.
4. Valida le Persone Quando Fanno o Dicono Qualcosa di Buono
Assicurati che le persone sappiano che le ascolti e che apprezzi cosa apportano alla conversazione. Sottolinea quando fanno qualcosa di buono, approva un suggerimento o semplicemente prenditi un momento per dire “sì, ottimo punto!” Può essere anche qualcosa di semplice (e un po’ sciocco) come lasciare una reazione con un’emoji a un messaggio su Slack!
Vogliamo allontanarci dal concentrarsi solo sul prossimo passo operativo o dall’aggiungere solo la nostra opinione. Prima, invece, fermati un momento a reagire positivamente a ciò che qualcuno ha detto, per far sapere che lo stai ascoltando e che la sua presenza è importante.
5. Segui/Controlla
Ci saranno sempre membri del tuo team virtuale che parlano meno degli altri e persone che hanno bisogno di un po’ di attenzione in più. Con loro è particolarmente importante assicurarsi che sentano che la loro voce viene ascoltata (anche se parlano molto più di quanto si rendano conto).
Prova a chiedere ai tuoi colleghi e agli stakeholder del progetto: “Hai qualche pensiero su questo argomento?” “Cosa pensi di come è andata quella riunione?” “Come sta andando la tua settimana?” “C’è qualcosa che posso fare per facilitarti le cose?” Generalmente, chiedere semplicemente a qualcuno dei suoi pensieri e sentimenti, anche se alla fine non ha molto da dire, lo fa sentire apprezzato e ascoltato, rafforzando la relazione che stai costruendo con quella persona.
Perché È Importante Costruire Relazioni
È fondamentale costruire relazioni con i membri dei tuoi team interni e di quelli del cliente. Quando stringi alleanze con gli stakeholder del tuo progetto, ti assicuri che il tuo lavoro come project manager abbia maggiore valore, e qualsiasi conversazione difficile che potresti dover affrontare in futuro sarà molto più semplice.
Comunicando intenzionalmente con empatia, costruisci una relazione tra esseri umani che hanno pensieri, sentimenti e interessi personali, non solo tra due “risorse” che ricoprono il ruolo di stakeholder di progetto. Man mano che lavori per costruire relazioni, anche attraverso la comunicazione digitale, i tuoi progetti avranno maggiore successo, i tuoi team saranno più felici e aumenterà la probabilità di futuri successi con quei team virtuali.
Ho visto più volte come queste semplici azioni facciano davvero la differenza nelle relazioni professionali. Creare relazioni può non portare a un risultato tangibile, ma avrà sempre un effetto positivo sul risultato finale del tuo progetto. Sono molto grata per le relazioni che sono riuscita a costruire con gli stakeholder di quel progetto difficile e, quando abbiamo lanciato il prodotto, ognuno di loro si è preso il tempo di inviarmi un’email personale per ringraziarmi del lavoro che io e il mio team avevamo svolto nel progetto.
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