Gestione dei Progetti Aziendali: Come Pianificare e Implementare

L’EPM richiede spesso la collaborazione trasversale tra diversi dipartimenti e team di progetto per garantire che i singoli progetti presenti nel portafoglio di un’organizzazione rimangano in linea e raggiungano gli obiettivi prefissati. Anche se i diversi progetti possono perseguire obiettivi di business differenti, tali obiettivi dovrebbero comunque essere coerenti con quelli a livello aziendale.

Attraverso l’EPM, le organizzazioni possono selezionare e dare priorità ai progetti da completare, allocare e gestire efficacemente le risorse, evitare duplicazioni di sforzi e portare a termine i progetti nei tempi e nei budget previsti.

Le organizzazioni possono praticare l’EPM indipendentemente dalla metodologia di project management utilizzata per i loro progetti—che sia waterfall, agile o ibrida.

In cosa si differenzia l’Enterprise Project Management dal Project Management tradizionale?

Le strategie di enterprise project management si concentrano sui risultati, mentre il project management si focalizza sui singoli deliverable. Il successo di un progetto si misura in base a quanto bene soddisfi le esigenze dell’organizzazione nel suo insieme, più che sul rispetto delle scadenze e la risoluzione delle dipendenze.

L’EPM adotta inoltre un approccio più collaborativo rispetto al project management tradizionale. Poiché i progetti EPM sono spesso interdipendenti, è importante coinvolgere gli stakeholder nel processo decisionale. Questo permette un utilizzo più coordinato ed efficiente delle risorse organizzative. 

L’EPM pone l’accento su adattabilità e flessibilità. Con obiettivi aziendali in continua evoluzione, l’EPM deve essere in grado di rispondere rapidamente a cambiamenti di ambito o di priorità. L’EPM tiene conto degli obiettivi strategici dell’organizzazione per coinvolgere gli stakeholders nelle funzioni decisionali.

L’EPM richiede un approccio diverso rispetto al project management tradizionale, o anche rispetto al program management.

Una nota sugli EMPO

Un enterprise project management office (EPMO) si concentra sul mantenere progetti, programmi e portafogli allineati con la strategia aziendale di alto livello, mentre un project management office (PMO) si occupa di la gestione dei progetti e della standardizzazione delle metodologie all’interno di un dipartimento o business unit.

 

L’EPMO opera a livello strategico su tutta l’organizzazione e si occupa di governance, ottimizzazione delle risorse e creazione di valore, mentre il PMO tipicamente fornisce supporto, strumenti e linee guida per progetti specifici.

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Come pianificare un progetto enterprise

Come approccio sistematico alla gestione dei progetti su scala aziendale, l’EPM integra sette elementi specifici per migliorare i processi aziendali e la produttività.

1. Analisi e controllo dei rischi: Identifica tempestivamente i potenziali rischi di progetto e sviluppa un piano di gestione dei rischi per mitigarli
2. Stima del progetto: Stima il costo, la tempistica e le risorse necessarie per un nuovo progetto
3. Revisione della metodologia: Valuta e affina costantemente i sistemi, i framework PM aziendali, i processi gestionali e i flussi di lavoro per migliorare le prestazioni dei progetti. Raccomandiamo anche di consultare la nostra guida alle metodologie di gestione progetti aziendali.
4. Prioritizzazione ed escalation dei problemi: Affronta rapidamente i problemi che sorgono durante l'esecuzione del progetto
5. Gestione del tempo: Pianifica, monitora e adegua i programmi dei progetti
6. Sistemi informativi: Utilizza i dati per informare revisioni e decisioni progettuali e monitorare l'avanzamento 
7. Formazione e mentoring: Fornisci ai dipendenti le risorse necessarie per avere successo

Ciascuno di questi elementi è essenziale per il successo di qualsiasi sistema EPM e dovrebbe quindi essere applicato accuratamente quando si pianifica un progetto aziendale.

Come implementare l'EPM nella tua organizzazione

Ecco come implementare la gestione progetti aziendali nella tua azienda:

1. Fai l'inventario dei progetti in corso nella tua organizzazione per comprendere lo stato attuale del tuo portafoglio progetti aziendali.
2. Definisci e stabilisci obiettivi aziendali per capire cosa vuoi raggiungere.
3. Valuta l'elenco dei progetti in corso rispetto agli obiettivi aziendali e modifica la lista di conseguenza per allinearla a questi obiettivi e alle capacità disponibili.
4. Crea un sistema di reporting per i team per registrare l'avanzamento dei progetti e monitorare il progresso rispetto agli obiettivi aziendali. Un cruscotto di gestione progetti aziendale centralizzato consente all'organizzazione di mantenere visibilità su più progetti.
5. Monitora e controlla i progressi, incluse cadenze per la creazione di obiettivi trimestrali e la documentazione delle lezioni apprese e delle decisioni prese. Molti fornitori di software EPM offrono la possibilità di creare obiettivi e di monitorare il progresso dei progetti rispetto agli obiettivi.

Scarica la nostra guida PDF

Tutto quello che ti serve sapere sull’EPM in un unico posto!

• I fondamenti dell’EPM
• Guida di valutazione per la tua organizzazione
• Consigli per l’implementazione
• Panoramica delle migliori piattaforme software EPM

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Vantaggi della gestione progetti aziendali

Prendersi il tempo per pianificare e implementare la gestione progetti aziendali nella tua organizzazione offre diversi vantaggi:

• Processo di selezione progetti solido: assicura che i progetti scelti siano allineati agli obiettivi organizzativi
• Responsabilità degli stakeholder: coinvolge gli stakeholder nelle decisioni organizzative e li rende responsabili dei risultati dei progetti
• Allocazione delle risorse aziendali: ottimizza la pianificazione e l'allocazione delle risorse in tutta l'organizzazione
• Miglior reporting di progetto: genera report sul progresso dei singoli progetti e a livello aziendale per individuare potenziali colli di bottiglia e opportunità di collaborazione

Sfide della gestione progetti aziendali

Ecco alcune sfide comuni che potresti incontrare implementando la gestione progetti aziendali.

1. Mancanza di coinvolgimento: Se non hai il supporto del team esecutivo, incontrerai resistenza al cambiamento e farai fatica a coinvolgere il resto dell'organizzazione. Questo può causare disallineamento tra obiettivi ed esecuzione.
2. Mancanza di standard coerenti: Senza un solido framework di gestione dei progetti aziendali, diversi PMO e dipartimenti dell’organizzazione potrebbero adottare metodologie e framework diversi. Questo può portare a un calo della qualità del lavoro e a maggiori difficoltà nei report a livello aziendale.
3. Mancanza di visibilità e integrazione dei dati: Senza un sistema centralizzato per il monitoraggio, la reportistica e l'analisi dei parametri di salute e progresso, si rischiano ritardi nel processo decisionale e una frammentazione dei dati tra strumenti non connessi.

Best practice per la gestione dei progetti aziendali

Ecco tre best practice che possono aiutarti a implementare la gestione dei progetti aziendali:

1. Usa gli OKR: Integrare il framework objectives and key results (OKR) nei tuoi portafogli ti aiuterà a garantire che ogni progetto supporti i tuoi obiettivi strategici e a misurare l'impatto generato.
2. Sperimenta la modellazione di scenari: Questa tecnica può aiutarti ad anticipare i vincoli, allocare meglio le risorse e pianificare i progetti in modo che coincidano con fattori esterni e capacità interne. Esistono molti strumenti alimentati dall'intelligenza artificiale che possono supportarti in questo.
3. Oltre il ROI finanziario: Quando valuti i progetti, utilizza uno score composito per classificare e dare priorità ai progetti. Questo può considerare fattori come l'importanza strategica, i rischi e il potenziale di innovazione di ciascun progetto (insieme al ROI finanziario).

Strumenti per semplificare la gestione dei progetti aziendali

Il software di gestione dei progetti aziendali è una forma specializzata di software per la gestione dei progetti che aiuta le organizzazioni e l'ufficio di gestione dei progetti aziendali (EPMO) a pianificare, eseguire e monitorare progetti su larga scala in tutta l'organizzazione.

Ecco le nostre scelte per il miglior software di gestione dei progetti aziendali:

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1. 1. Scoro — Best for comprehensive project oversight
2. 2. Celoxis — Best for global remote teams
3. 3. Wrike — Best for scalability
4. 4. Smartsheet — Best for spreadsheet-based project management
5. 5. monday.com — Best for data protection
6. 6. Workzone — Best for pre-built reports
7. 7. Zoho Projects — Best for easy customization
8. 8. Productive — Best for project profitability tracking
9. 9. Quickbase — Best for standardized, automated workflows
10. 10. Miro — Best for visual collaboration

Qui trovi un elenco di alternative a Quickbase e alternative a Planview, due strumenti molto popolari presenti nella lista sopra.

Potresti anche utilizzare altri strumenti aziendali come software per la gestione dei portafogli di progetti aziendali e software per il workflow aziendale, che possono aumentare ulteriormente la produttività allineando i progetti agli obiettivi strategici, automatizzando i processi e mantenendo la coerenza tra progetti e team.

Che cos'è un software EPM?

I project manager aziendali fanno uso del software EPM per gestire molteplici tipologie di progetti, dalla costruzione ai lanci di prodotto. Questo software di solito comprende funzionalità per la pianificazione e la programmazione dei progetti, la gestione delle risorse, il monitoraggio delle attività e la definizione del budget.

Gli strumenti EPM possono anche aiutarti a ottimizzare l'utilizzo delle risorse, migliorare l'efficienza a livello di portafoglio progetti, identificare rischi e problemi potenziali all’avvio del progetto o nelle prime fasi del ciclo di vita del progetto e tracciare l'avanzamento dei progetti.

Quando scegli un software EPM, considera i seguenti fattori: 

• Set di funzionalità robuste: Il software EPM dovrebbe offrire una varietà di funzionalità, come la gestione delle attività, la distribuzione delle risorse e la reportistica di progetto, che sono essenziali per gestire progetti di grandi dimensioni e complessi. Il software dovrebbe inoltre soddisfare eventuali esigenze specifiche della tua azienda, come la personalizzazione dei budget o i requisiti di monitoraggio delle ore di lavoro.
• Semplicità d'uso: Il software EPM dovrebbe essere intuitivo, così che i dipendenti possano iniziare a utilizzarlo efficacemente con un minimo di tempo di apprendimento. Spendere molti soldi e tempo per l'acquisizione e l'implementazione del software non serve a nulla se i membri del tuo team non sono disposti a utilizzare ciò che è stato acquistato.
• Convenienza: I costi del software dovrebbero essere in linea con il budget della tua organizzazione.
• Compatibilità: Il software dovrebbe essere compatibile con altre applicazioni utilizzate dalla tua organizzazione. Inoltre, dovrebbe essere scalabile, così che il software possa crescere insieme alla tua azienda man mano che si espande.

Ottieni maggiori dettagli su ciascuno degli strumenti sopra (e altro ancora) in questo video:

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