Scrivi un Manuale del Dipendente in 5 Passi

Purtroppo, arriva il suo primo giorno di lavoro e ti rendi conto che leggere nella mente non è (ancora) una richiesta ragionevole per il personale (anche se i tuoi clienti sembrano pensarla diversamente!) A proposito dei clienti, ti stanno chiamando da stamattina e il tuo povero nuovo assunto è lì ad aspettare, mentre tu gli fai cenni di scuse da oltre la stanza.

Se solo avessi un documento da consegnare al nuovo dipendente da leggere tra una telefonata e l’altra!

Ecco perché è importante un manuale del dipendente: farà sentire il nuovo assunto benvenuto e gli darà tutte le informazioni necessarie per iniziare, anche nei giorni più frenetici.

Continua a leggere per scoprire come scrivere un manuale del dipendente, con esempi, un esempio di struttura e i passaggi per preparare il tuo.

Altri Nomi per il Manuale del Dipendente

Se il termine “manuale del dipendente” non ti dice nulla, questo documento potrebbe anche essere conosciuto come:

• Procedure operative standard
• Guida all’onboarding
• Manuale utente
• Guida alle risorse
• Manuale di formazione per i dipendenti o manuale del dipendente
• Manuale aziendale

Quindi, è molto probabile che tu abbia incontrato un manuale del dipendente in qualche modo durante la tua carriera.

Cosa Includere in un Manuale del Dipendente

I migliori manuali del dipendente sono utili a tutto il team, non solo ai nuovi assunti. Il manuale del tuo team dovrebbe:

• Integrare facilmente i nuovi membri del personale
• Formalizzare le procedure concordate che aiutano tutti a lavorare al meglio
• Chiarire le aspettative per il successo dei progetti

Scrivere un manuale del dipendente è utile sia che tu lavori in una piccola startup che in un grande gruppo. Le aziende più grandi probabilmente avranno già delle policy su temi che vanno dalla rendicontazione delle ore alle risorse umane fino ad etica e conformità. Un manuale a livello di team indirizza i dipendenti alle risorse aziendali, ma si concentra principalmente sulle procedure operative standard che preparano la tua squadra al successo.

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Punti da Includere in un Manuale del Dipendente

Quando si tratta di scrivere un manuale del dipendente, non esiste una formula magica—bisogna scegliere ciò che funziona per il tuo team! Ma, come punto di partenza, considera di includere le seguenti informazioni:

• Procedure di onboarding. Cosa devono fare i nuovi assunti il primo giorno? Durante la prima settimana? Entro i primi 90 giorni? Inserisci indicazioni su argomenti che spaziano dai bisogni IT ai requisiti di formazione fino agli obiettivi di sviluppo professionale.
• Riferimento a policy o risorse aziendali. Invece di ripetere informazioni che potrebbero già esistere altrove, fai riferimento alle policy aziendali rilevanti per il tuo team. Questo può includere, ad esempio, policy sul lavoro da remoto, sulla rendicontazione delle ore o sul dress code. Se non hai policy aziendali a cui fare riferimento, rivolgiti a un esperto HR che ti aiuti a scriverle!
• Documento di avvio progetto. Crea una panoramica di 1-2 pagine sui progetti su cui lavora il tuo team. Se i tuoi progetti cambiano spesso, puoi invece inserire dei profili dei clienti. Puoi sempre integrare questi documenti sintetici con ulteriori approfondimenti, ma trovo che mantenere tutto breve e semplice aumenti la probabilità che il personale: a) legga il documento e b) ne conservi le informazioni.
• Informazioni sugli strumenti che il team utilizza. Se c’è qualcosa che usano tutti, documentalo! Esempi di strumenti possono essere una piattaforma di comunicazione o un archivio per la condivisione dei file.
• Guida alla qualità/guida di stile. Sii fiero della posizione del tuo team sulla virgola di Oxford! Una guida QA rappresenta un punto di riferimento unico per i dipendenti prima della consegna dei deliverable.
• Procedure di offboarding. Non immagini quante volte mi sia ritrovato all’ultimo a capire cose apparentemente banali, come trasferire i file di un dipendente nell’ultimo giorno di lavoro. Fai un favore a te stesso e responsabilizza il dipendente su cosa deve trasferire. Nell’ultimo giorno, potrai controllare la checklist senza la sensazione di aver dimenticato qualcosa.

• Competenze del team. Profili di ciascun membro del tuo team, inclusi informazioni sul loro background, ruolo(i) nel team e cosa amano fare al di fuori del lavoro
• Un “manuale d’uso” per responsabili. Per aiutare i nuovi collaboratori a capire come lavorare con i loro manager, inclusi informazioni sul tipo di personalità del manager (ad esempio, MBTI, Clifton StrengthsFinder) e stile di lavoro preferito. Per organizzazioni orizzontali, potresti considerare di fare un passo in più chiedendo a ciascun membro del team di sviluppare un “manuale d’uso” come parte del proprio profilo di competenze.

Cos’altro includere?

Quando decidi quali contenuti aggiuntivi inserire in un manuale del dipendente, chiediti le seguenti domande:

• Quali informazioni avresti trovato utili il tuo primo giorno?
• Se domani dovessi lasciare l’organizzazione, quali conoscenze porteresti via con te?
• Cosa ti farebbe venire voglia di leggere questo documento? Forse un titolo creativo, una copertina brillante o storie personalizzate.
• Oltre a fornire informazioni amministrative, un utile manuale del dipendente dovrebbe anche favorire la coesione del team e migliorare le performance. Cosa rende il tuo team di successo oggi e quali informazioni aiuterebbero il tuo team ad avere successo in futuro?

Esempi di manuale del dipendente

Ecco alcuni esempi creativi di manuali del dipendente per darti idee su come costruire il tuo.

1. Il manuale del dipendente di Trello

Trello sfrutta comodamente il proprio sistema Kanban di gestione delle attività per ospitare il suo manuale del dipendente. In questo esempio, diverse parti delle politiche aziendali sono organizzate in colonne, inclusa una colonna per i nuovi dipendenti chiamata “Nel tuo primo giorno”.

2. Guida di riferimento culturale di Netflix

Netflix fornisce ai propri dipendenti delle slide che illustrano gli aspetti più importanti della cultura aziendale e i comportamenti che cercano in ogni collaboratore.

Sono più di 100 slide, ma vantano un design molto semplice e sono di facile lettura.

3. One-pager online di Sterling Mining Co

Sterling Mining Co. dimostra che un manuale del dipendente non deve essere per forza un vero e proprio manuale—e nemmeno un documento fitto di parole. Dai un’occhiata alla loro pagina di onboarding creativa e rinfrescante, semplicemente una pagina a scorrimento che i collaboratori possono consultare online.

Comprende immagini, grafiche e alcune risposte dirette alle domande più comuni che i nuovi collaboratori si pongono per prime, come “Cosa si indossa?” “Quando vengo pagato?” e "Quale software di project management per il settore minerario utilizziamo?".

Come scrivere un manuale del dipendente in 5 passaggi

OK, ora che sai cos’è un manuale del dipendente e cosa deve includere, probabilmente ti starai chiedendo... “Sì, ma quando troverò il tempo per scrivere questa cosa?”

Ammettilo… mettere a punto le nostre operazioni interne non è mai una priorità quando i clienti chiamano—c’è sempre qualche incendio da spegnere. Ho semplificato il processo di realizzazione di un manuale del dipendente—ecco come scrivere un manuale del dipendente in soli 5 passaggi:

1. Parti da una scaletta. Decidi cosa vuoi includere in un manuale del dipendente e crea un indice delle sezioni rilevanti. Parti da un esempio di scaletta dei tuoi amici di DPM, e sei praticamente già a metà dell’opera. Se pensi in modo più visuale, partire da una tela bianca e usare un software per mappe mentali può aiutare—e rende anche semplice presentare le tue idee al team nel prossimo passaggio.
2. Condividi la scaletta con gli altri membri del team per avere feedback. Alla prossima riunione di team, dedica 15 minuti a rivedere la scaletta e a raccogliere suggerimenti su eventuali contenuti aggiuntivi da includere.
3. Completa le parti mancanti. Ora viene la parte difficile: popolare le sezioni della tua scaletta. Ma non dev’essere così complicato se si divide il lavoro. L’ultimo assunto può scrivere le procedure di onboarding del team. La prossima volta che hai una consegna da fare, assegna a un membro del team il compito di documentare i passaggi QA che segue mentre li svolge. Se affronti il lavoro a piccoli pezzi nel tempo, sembrerà meno lavoro extra (e non aver paura di fatturare questo tempo al cliente, che beneficerà di un prodotto migliore). Infine, attingi il più possibile a contenuti esterni. Per esempio, per le capacità del team, potrebbe bastare mettere il link al profilo LinkedIn della persona. In questo modo, a ciascun dipendente basterà elencare il proprio ruolo, tre hobby fuori dal lavoro, e le informazioni MBTI. Fatto.
4. Ricorda che fatto è meglio che perfetto. Poniti l’obiettivo di avere la versione 1 pronta in un mese. Chi se ne importa se non è la miglior invenzione dopo il pane? Adotta un approccio agile per ottenere una versione minima funzionante e poi migliorarla nel tempo.
5. Promuovi il prodotto. Assicurati che tutti sappiano dove si trova il manuale, e identifica chi è responsabile di consegnare una copia ai nuovi assunti il loro primo giorno. Può essere il responsabile delle assunzioni, il buddy di onboarding, o lo specialista HR.

Cosa Evitare Quando Scrivi un Manuale del Dipendente

Abbiamo visto quale contenuto dovrebbe far parte di un manuale del dipendente e quali sono i passaggi da seguire per scriverlo. Ma quali potenziali trappole dovresti considerare quando decidi come realizzare un manuale del dipendente? La tabella seguente elenca alcuni problemi comuni che possono sorgere durante la redazione, le soluzioni per affrontarli e i benefici:

Esempio di Scaletta per Manuale del Dipendente

1. Introduzione
   1. Dai il benvenuto al tuo nuovo dipendente nel tuo fantastico team!
2. Procedure di onboarding
   1. Requisiti delle Risorse Umane (dettagli sul rapporto di lavoro, informazioni fiscali, benefit, indennità dei lavoratori, congedo familiare, ferie, tempo retribuito, orari di lavoro, leggi e regolamenti, ecc.)
   2. Codice di condotta professionale e aspettative
   3. Riferimenti alle politiche aziendali rilevanti (ad esempio, lavoro da remoto, codice di abbigliamento, rendicontazione delle ore, rendicontazione delle spese, quando i dipendenti possono aspettarsi le valutazioni delle performance)
   4. Formazione obbligatoria
   5. Esigenze informatiche (come configurare il laptop, il telefono, ecc.)
3. Orientamento al team
   1. Competenze del personale
   2. Panoramica del portfolio progetti/documenti di avvio progetto
   3. Manuale utente per manager/dipendenti
4. Assicurazione della qualità
   1. Panoramica dei software/strumenti di squadra e aspettative d’uso (ad esempio, piattaforme di messaggistica istantanea e protocolli, come impostare un messaggio di risposta automatica via email)
   2. Migliori pratiche per l’assicurazione qualità del team
   3. Formati/modelli obbligatori per i deliverable
   4. Guida di stile
5. Procedure di uscita (Introduci questa sezione in modo positivo. I dipendenti potrebbero non lasciare l’azienda; potrebbero passare a un nuovo incarico o cambiare ruolo)
   1. Requisiti delle Risorse Umane (informazioni fiscali, benefit, ecc.)
   2. Esigenze informatiche (come, quando e dove restituire le attrezzature aziendali)
   3. Procedure di trasferimento dei file

Ulteriori informazioni sulla gestione di nuovi membri del team

Leggi i consigli di Galen su assunzione di membri del team in remoto qui.