Come Scrivere Brief di Progetto Migliori Nel 2026
Perché a volte i nostri team sono un vero disastro? Perché non riescono a fare quello che chiediamo loro?
Dicono tutte le cose giuste, sorridono e annuiscono entusiasti mentre li informiamo. Ma quando torniamo a controllare il lavoro una volta scaduto il tempo, spesso non lo hanno finito, non l’hanno fatto nel modo giusto, o hanno realizzato qualcosa di completamente diverso da quanto richiesto.
È una delle lamentele più comuni che sento dai project manager: le persone che gestiscono non producono il lavoro richiesto.
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E quando i team non producono ciò che dovrebbero, le tempistiche iniziano a sfuggire di mano, il progetto supera il budget, i clienti si arrabbiano, le persone lavorano fino a tardi e tutti si stressano.
Perché i nostri team non capiscono?
Spesso ci chiediamo perché veniamo delusi dalle nostre risorse. Perché sono così scarsi e perché non riescono semplicemente a fare il loro lavoro correttamente? Ci domandiamo come siano stati persino assunti, come fanno a mantenere un lavoro e come mai non siano stati ancora licenziati! Lo stesso vale per le persone che gestiamo: perché non riescono semplicemente a fare ciò che dovrebbero?
Ma sanno davvero cosa si aspettano da loro?
Stiamo davvero gestendoli e guidandoli verso il successo?
Trovo che il libro One Minute Manager sia utile nel descrivere questa situazione: «Ognuno è un potenziale vincitore. Alcune persone sono travestite da perdenti. Non lasciarti ingannare dalle apparenze.»
Non sei tu, sono io
Il ruolo del project manager è molto impegnativo – e spesso ci sembra di lottare solo per tenere la testa fuori dall’acqua.
In parte, la colpa è degli strumenti. Anche se amo i miei strumenti di project management come ogni project manager che si rispetti, se non ci facciamo attenzione, con dieci conversazioni che si svolgono contemporaneamente su Slack, notifiche che spuntano ovunque, e la posta intasata da domande dei nostri clienti preferiti, rischiamo di fare briefing sommari al team e poi ci sorprendiamo se non hanno fatto quello che volevamo.
È perché non glielo abbiamo mai detto chiaramente.
Sì, forse li abbiamo messi in copia in una email, assegnato un ticket, creato una task o taggati con @ in Slack, ma questa non è una vera comunicazione. «Stiamo lavorando in maniera agile» e «il team sta solo lavorando per iterazioni» non sono nemmeno una scusa; puoi anche iterare, ma devi essere chiaro su cosa stai iterando – se tutto è lasciato al caso, finisce che si spreca solo tempo.
Invece di affidarsi a messaggi dispersi su più piattaforme, utilizzare un software di project management che si integra con Slack può centralizzare la comunicazione, assicurando che compiti, aggiornamenti e assegnazioni siano sincronizzati automaticamente senza creare rumore inutile. In questo modo il team resta allineato senza essere sommerso da continui cambi di contesto.
Potresti trovare interessante il nostro podcast su I segreti di un team di delivery aziendale ad alte prestazioni.
I fondamentali per un buon briefing
Le persone non fanno quello che vogliamo perché non siamo stati chiari su cosa devono fare, perché devono farlo, come devono farlo e entro quando.
Stiamo vivendo una rottura della comunicazione.
Una comunicazione chiara e un briefing corretto significano principalmente farsi capire. È un dialogo, non un monologo confuso.
Lo stesso vale per il briefing: fallo una volta, e fallo bene.
Il tuo team ti ringrazierà.
Perché non puoi permetterti di trascurare un buon briefing
Allo stesso modo in cui gestiamo i rischi identificando potenziali aree problematiche e mitigandole attivamente, dobbiamo applicare la stessa attenzione anche ai nostri briefing e alla gestione dei team.
Il rischio è che non sappiano cosa stanno facendo, la probabilità che succeda è alta, l'impatto è che si spreca tempo, soldi, e non solo ci infastidiamo noi, ma anche loro faticano a svolgere il lavoro. Per ridurre questo rischio, bisogna iniziare a fare i briefing in modo appropriato.
Aiutare le persone a sentirsi bene con se stesse è la chiave per ottenere di più.
The One Minute Manager
È un errore madornale pensare di risparmiare tempo e budget scrivendo brief approssimativi. Il brief—che si tratti di un brief creativo, di progetto o anche solo di un commento al volo su un’attività—deve essere cristallino, fornire le informazioni di contesto adeguate e fissare le aspettative in modo chiaro. È improbabile riuscire a inserire un brief adeguato in un tweet.
La verità è che preparare un brief fatto bene richiede molto tempo. Ma alla fine fa risparmiare molto tempo e fatica a te e a tutti gli altri.
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