Guida alla Retrospettiva dello Sprint: 3 Metodi e 6 Consigli Rapidi
Gestire una sprint retrospective di successo può sembrare intimidatorio all'inizio, ma il processo non deve essere difficile o richiedere troppo tempo.
Con pochi semplici passaggi, puoi assicurarti che le tue retro siano produttive e mettere il team nelle condizioni di imparare dai successi e dalle difficoltà passati.
Cos'è una Sprint Retrospective?
La sprint retrospective è una riunione che si tiene al termine di ogni sprint. Il team Scrum guarda indietro allo sprint e discute cosa è andato bene e cosa potrebbe essere migliorato nello sprint successivo. La retro è una delle cinque cerimonie all'interno del framework Scrum.
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La retrospective dovrebbe essere uno spazio sicuro dove le persone possono condividere feedback onesti. Alla fine, tutto si riduce al miglioramento continuo: si tratta di promuovere cambiamenti positivi nel progetto e nel team.
Non vanno confuse con le retrospective di progetto, che sono leggermente diverse.
Qual è lo scopo della Sprint Retrospective?
Lo scopo della sprint retrospective è raggiungere un consenso su un piano di miglioramento e definire azioni da implementare nei prossimi sprint.
Durante la sprint retrospective, il team può individuare aree su cui migliorare, ad esempio rendere la daily Scrum (detta anche stand up) più utile, migliorare la comunicazione o trovare un modo più efficiente per raccogliere il feedback di tutti.
Tu, come Scrum master o project manager, dovrai raccogliere queste aree di miglioramento e redigere un piano su come raggiungerle. Queste considerazioni emerse dallo sprint precedente devono essere tenute in conto durante la pianificazione dello sprint successivo.
Cos'è una Sprint Retrospective Meeting?
La riunione di sprint retrospective è la sprint retrospective stessa. Dovresti prepararti in anticipo, così come tutto il team (lo spiego più nel dettaglio qui sotto), ma è durante la riunione che la retrospective avviene effettivamente.
Quando si svolge la riunione?
La riunione si tiene al termine dello sprint, dopo la sprint review. Potrebbe essere allettante combinare la retrospective con la riunione di sprint review, ma cerca di evitarlo.
La sprint retrospective viene solitamente timeboxata in proporzione alla durata dello sprint. Non dovrebbe durare più di 3 ore per uno sprint di 1 mese, e meno per sprint più brevi.
Chi partecipa alla riunione?
Coloro che partecipano alla sprint retrospective meeting includono:
- Il team dello sprint: solitamente sviluppatori, designer ed ingegneri
- Facilitatore dello sprint: di solito uno Scrum master o product owner
- Osservatori: che portano una prospettiva esterna
- Partecipanti o stakeholder: che hanno conoscenze rilevanti alla discussione
Come condurre una Sprint Retrospective di successo
Il modo migliore per assicurarti di massimizzare il valore della tua sprint retrospective è prepararsi in anticipo.
- Dedica del tempo prima che inizi la retrospettiva per raccogliere i feedback e permettere ai partecipanti di fare brainstorming sugli argomenti di discussione. Invia un sondaggio anonimo in anticipo oppure riserva del tempo all'inizio della retrospettiva. Ricorda che di solito i team preferiscono l’anonimato.
- Dai a ogni partecipante la possibilità di rivedere i dati, come ad esempio un burndown chart, prima della riunione. Questo può essere usato come spunto di conversazione durante la retrospettiva dello sprint.
- Inizia con il giusto atteggiamento quando entri nella riunione. È importante affrontarla con una mentalità aperta e portare spirito di squadra nella discussione.
- Durante la discussione, ricorda di rimanere neutrale. Se non riesci, è meglio chiedere a qualcuno esterno al team di svolgere questo ruolo, così la persona in questione può partecipare.
- Guida il team a trovare la causa principale del problema, invece di concentrarti sulla frustrazione legata al problema. Per farlo, esegui un’analisi della causa principale. Fai domande per capire cosa ha causato il problema e discuti le soluzioni. Evita la critica distruttiva e guida la discussione verso la critica costruttiva.
- Sii a tuo agio con il silenzio. La maggior parte dei team è composta sia da introversi che da estroversi. I membri introversi potrebbero avere bisogno di tempo per raccogliere le idee e il silenzio offre loro questa opportunità. Poiché il silenzio può essere scomodo, in genere le persone interverranno per riempirlo.
- Dopo la discussione, lavora con il team per individuare pattern e temi comuni nei feedback. Quali punti dolenti sono emersi di più? Su cosa avete discusso di più?
- Definisci delle azioni concrete basate sulla discussione e sui temi comuni che hai identificato. Dai la priorità a queste azioni o deliverable e chiarisci chi è responsabile della loro realizzazione. Puoi usare software Scrum o altri strumenti agili per tenerne traccia e monitorare il follow-up secondo necessità.
Perché Dovresti Eseguire una Retrospettiva di Sprint?
Ecco alcuni dei numerosi vantaggi delle retrospettive di sprint:
- Crea uno spazio sicuro e privo di colpe in cui i membri del team possono condividere feedback preziosi
- Permette al team di documentare i successi e le aree di miglioramento
- Fornisce un elenco concreto di prossimi passi e identifica chi è responsabile di ciascun elemento
- Identifica piccoli cambiamenti incrementali che possono portare a grandi miglioramenti
- Permette ai team di sperimentare e migliorare il loro processo per amplificare i risultati
- Dà modo alle opinioni di essere ascoltate
- Aiuta il team di sviluppo software a maturare
- Rende ogni sprint migliore della precedente
3 Metodi Diversi per la Retrospettiva
Ci sono diverse strategie interattive per raccogliere feedback durante una retrospettiva. Ecco alcune idee per iniziare:
Metodo Sailboat
Il metodo sailboat è pensato per chi apprende in modo visivo. Un membro del team viene invitato a disegnare una barca a vela, il vento, un’ancora, un iceberg e (opzionalmente) un’isola.
Il team aggiunge i propri feedback nelle aree corrispondenti del disegno:
- Il vento rappresenta quei fattori, persone o flussi di lavoro che hanno fatto progredire il team.
- L’ancora indica ciò che ha rallentato il team.
- L’iceberg rappresenta ciò che ha preso il team di sorpresa durante lo sprint.
- L’isola rappresenta gli obiettivi dello sprint.
Affinity Mapping
L'affinity mapping è un metodo efficiente per ottenere feedback da un gruppo numeroso in poco tempo. Inizia chiedendo al team di scrivere i propri feedback su post-it (reali o virtuali). Una volta che tutti i feedback sono stati raccolti, puoi iniziare a riconoscere i pattern e raggruppare elementi simili.
Etichetta ogni gruppo e chiedi al team di discutere gli argomenti che emergono da ciascuna etichetta. Questo metodo è ottimo per organizzare una grande quantità di feedback in categorie specifiche per una discussione generale.
Le Quattro L
Il metodo delle Quattro L è un modo semplice per raccogliere feedback in cui il team offre indicazioni su ciò che è piaciuto, mancato, imparato e desiderato.
- Elementi piaciuti: tutto ciò che è stato apprezzato durante lo sprint o che ha contribuito al suo successo.
- Elementi mancati: cose che avrebbero potuto potenzialmente avvicinare il team al successo.
- Elementi imparati: tutte le lezioni apprese durante lo sprint che sarebbe utile ricordare per gli sprint futuri o eventuali cambi di processo che potrebbero aumentare le possibilità di successo.
- Elementi desiderati: cose che il team desidera per avere successo o elevare il morale.
Quali Problemi Potresti Incontrare? (E Come Affrontarli?)
Come per qualsiasi rituale, potrebbero esserci diversi livelli di bagaglio emotivo che tu o il tuo team portate con voi, in base alle esperienze precedenti. Ecco alcune situazioni che potresti incontrare durante una retrospettiva e come affrontare questi ostacoli:
Apatia
Se vengono poste sempre le stesse domande sprint dopo sprint, i membri del team possono sentirsi meno coinvolti nelle risposte e smettere di offrire suggerimenti costruttivi per migliorare il processo.
Contrasta un atteggiamento apatico cambiando le cose! Prova esercizi e domande diversi. Non esiste una soluzione universale per le retrospettive—dovresti iterare il modo in cui le conduci. Dai un'occhiata a funretrospectives.com per trovare altre ispirazioni.
Emozioni
Alla fine della giornata, siamo persone—e le persone hanno emozioni. Le retrospettive dovrebbero favorire feedback costruttivi su ciò che potrebbe andare meglio negli sprint futuri, ma non dovrebbero mai incoraggiare ostilità, negatività o il puntare il dito contro qualcuno.
È fondamentale essere facilitatori imparziali e non giudicanti durante l’incontro di retrospettiva. Le persone devono sentirsi sicure nel condividere il loro feedback. Assicurati di chiarire le aspettative all'inizio della retrospettiva Scrum, intervieni quando necessario durante l'incontro e promuovi una conversazione positiva.
Mancanza di Conversazione
Potresti ritrovarti in una retrospettiva agile dove le domande vengono accolte da sguardi vuoti. Invece di sforzarti per far partire la conversazione, pensa a un modo per aprire la riunione in modo più coinvolgente.
Incoraggia il tuo team a scrivere suggerimenti e pensieri durante lo svolgimento dello sprint. Questo permetterà loro di avere qualcosa da consultare durante la retrospettiva, invece di dover improvvisare tutto sul momento. Puoi anche valutare l’idea di tenere tu stesso un registro di questi appunti.
Resistenza dalla Leadership
A volte, le azioni individuate durante la retrospettiva impattano membri esterni al team Scrum. Chi detiene la responsabilità di quell’azione dovrebbe confrontarsi con la leadership sulla proposta e trovare un accordo su come realizzare il cambiamento richiesto. Tuttavia, la leadership potrebbe essere riluttante ad accogliere la soluzione proposta.
Se è così, persevera. Trova i tuoi sostenitori all’interno dell’organizzazione pronti a difendere il team di produzione e i miglioramenti che vanno oltre il loro perimetro. Un’organizzazione veramente agile, che valorizza i cambiamenti positivi, dovrebbe essere disposta, col tempo, a implementare i miglioramenti che la favoriscono.
Feedback e Apprendimenti da Veri Team Agile
Quando mi sono messo a scrivere questo articolo, ho contattato diversi membri del team all’interno dell’organizzazione per parlare delle loro esperienze con le retrospettive di sprint. Ero curioso di scoprire cosa pensassero diversi ruoli—UX designer, sviluppatore e project manager (DPM)—di questa cerimonia Scrum.
Se sei agli inizi con le retrospettive o vuoi cambiare qualcosa, parlare direttamente con i membri del team può essere un buon punto di partenza. Ho posto loro tre semplici domande:
1. Se gestita bene, cosa può offrirti una retrospettiva di sprint?
- Spunti su come migliorare il mio processo personale e/o ruolo, oltre che un'opportunità per esprimere potenziali migliorie a livello di team, avere conversazioni su come essere migliori come squadra e su come coinvolgere meglio i nostri clienti in futuro (Design)
- Aiutare il team a individuare aree di miglioramento e offrire una piattaforma per parlare di valori o risultati su cui l'intero team può lavorare in futuro (Development)
- Feedback collaborativo e approfondimenti su ciò che sta andando bene all'interno del team, cosa non funziona e cosa può essere migliorato. Lo scenario migliore è quando il team viene guidato a creare ed esperimentare soluzioni alle sfide in autonomia (DPM)
2. Se gestita male, cosa può succedere?
- Potrebbe trasformarsi in una sessione di lamentele o di critiche. Un altro aspetto negativo è se vengono sollevate questioni che non cambiano mai o che non vengono mai messe in pratica (Design)
- Potrebbe rappresentare un’occasione mancata per il team di crescere nel suo insieme (Development)
- Lo status quo viene mantenuto. Anche se può essere allettante lasciar correre sul breve periodo, ciò può avere un effetto disastroso a lungo termine cambiando la cultura del team (DPM)
3. Hai una domanda o un'attività preferita che è stata proposta in uno sprint retrospective?
- Questa è un po' elementare, ma una strategia efficace è porre la domanda e poi passare parola in cerchio, chiedendo a ciascuno di rispondere. Così si porta tutto il team a parlare. Ho partecipato a retrospettive in cui 2-3 persone dominavano la conversazione mentre altri dicevano poco o nulla. Ognuno ha sempre un'opinione su come sia andata l’esperienza, e a volte serve solo un piccolo stimolo o l’opportunità per parlare. Fare il giro era efficace proprio per questo motivo. Tutti davano una risposta. (Design)
- Ho sentito parlare di una pratica molto interessante dal team Scrum di Spotify, dove l’agile coach aiutava il team a decidere una cosa che tutti pensavano potesse migliorare il team e/o il prodotto. In un esempio, sono stati tutti d'accordo che ogni check-in di codice dovesse includere almeno qualche test. (Development)
- Fare la semplice domanda: “Tutti sono d’accordo con quanto appena detto?” (DPM)
6 consigli rapidi per migliorare la tua prossima sprint retrospective
1. Mantienila semplice
Un modo semplice per rendere efficace la tua prossima sprint retrospective è chiedere al team cosa vorrebbero iniziare, smettere e continuare a fare. A prescindere da cosa decida il gruppo, assicurati che tutti partecipino. Documenta i suggerimenti che ascolti e vota per decidere cosa accadrà.
2. Porta novità
Inserisci dei giochi nelle tue sprint retrospective. Uno dei miei preferiti è la LEGO Retrospective. I membri del team sono invitati a usare i mattoncini LEGO per costruire una struttura che rappresenti lo sprint appena concluso e una che rappresenti ciò che dovrebbe cambiare per migliorare il prossimo. Questo rende le cose più astratte e genera conversazioni sorprendentemente produttive (e creative).
3. Rimani concentrato
Utilizzando l’approccio Lean CoffeeTM, si possono costruire le agende delle retrospective usando Kanban board generate democraticamente. Questo può essere utile per gruppi che faticano a stare sul tema o tendono a spendere troppo tempo su un singolo punto. Assicurati di utilizzare post-it e pennarelli di diversi colori, e individua un volontario che documenti gli esiti.
4. Orientata all’azione
Assicurati di affidare ogni elemento concreto a qualcuno del team. Non devono ricadere tutti sul project manager. Anche se la conversazione è costruttiva e utile, non ci saranno effetti reali se il cambiamento non viene implementato da tutta la squadra. Tieni una lista visibile a tutti e assicurati che aspettative e scadenze siano chiare.
5. Porta un punto di vista esterno
Un occhio esterno può fare la differenza! Potresti pensare di invitare un agile coach per facilitare la retrospective. Questo potrebbe avere costi aggiuntivi (e non è necessario a meno che non ci siano difficoltà rilevanti), quindi puoi anche provare a coinvolgere un altro collega nella conversazione. Chi è esterno al progetto può offrire un nuovo punto di vista e agire da terza parte neutrale.
6. Tienila vivace
Utilizza ogni tanto un nuovo formato di retrospective o un semplice icebreaker per incentivare la partecipazione e dare al team qualcosa da aspettarsi e desiderare. Il team potrebbe perdere motivazione, o il desiderio di partecipare, se non vede evoluzione nei punti di azione delle retrospettive passate. Tenere traccia di questi punti fino al completamento (ad esempio tramite un software di gestione agile dei progetti) permetterà al team di riconoscere il valore delle retrospective.
Scopri altre idee, suggerimenti e trucchi per le sprint retrospective qui.
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