Che cos’è un progetto? Caratteristiche, Tipi ed Esempi
È una parola semplice, ma non sempre è ben compresa nel mondo degli affari. La parola "progetto" ha un significato specifico quando si gestiscono i progetti.
Se sei un nuovo project manager, capire cos'è un progetto, quali sono le sue caratteristiche, i suoi valori e le sue fasi ti permette di definire correttamente i progetti, stabilire aspettative realistiche per gli stakeholder e posizionare i tuoi team per il successo del progetto.
Cos'è un progetto? Definizione di base di un progetto
Un progetto è un'impresa temporanea con una data di inizio e fine definita. È un'iniziativa con un prodotto o servizio unico che ha obiettivi e finalità specifiche che un project manager e il suo team devono realizzare.
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I team di progetto seguono specifici framework o metodologie, come il Project Management Body of Knowledge (PMBOK) del Project Management Institute (PMI), per raggiungere i compiti, le tappe fondamentali e gli obiettivi del progetto.
I progetti sono gestiti al meglio utilizzando software di project management.
Cosa non è un progetto?
I progetti non sono attività continue o ripetitive senza una tempistica definita. I loro obiettivi non cambiano continuamente. Le operazioni quotidiane e i processi continui come questi non sono considerati progetti:
- Gestione dei processi produttivi
- Funzioni amministrative
- Gestione di team operativi
- Attività di marketing e vendita ripetitive
Caratteristiche di un progetto
I progetti presentano alcuni elementi o caratteristiche comuni di cui il project manager è responsabile durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Un project manager dovrebbe identificare, analizzare, documentare e comunicare queste caratteristiche agli stakeholder, inclusi i team di progetto. Questo assicurerà che tutti siano allineati e aiuterà i team a prepararsi per completare le attività nell'ambito del progetto.
Vincoli
I vincoli di progetto non limitano le opzioni di un team. Servono da stimolo per diventare più creativi ed espandere le proprie capacità nella ricerca di risultati maggiori.
(È così che io vedo i vincoli, comunque).
Accettare che i vincoli di progetto emergano, che siano legati a risorse, stakeholder, budget, obiettivi o tempistiche, è essenziale. I vincoli potenziali richiedono un'attenzione immediata perché una caratteristica avrà inevitabilmente un effetto domino.
Anche le strategie di gestione del rischio come la creazione di piani di riserva per carenze di risorse o opzioni alternative quando i vincoli potrebbero compromettere qualsiasi caratteristica o aspetto del progetto sono fondamentali.
Qui la tua competenza e formazione come project manager possono distinguerti come leader efficace. Identificare i vincoli all'inizio del progetto e strategie creative per ridurre eventuali problemi può mettere te e il tuo team sulla strada per ottenere un progetto di successo e un solido ritorno sull'investimento (ROI) per i clienti.
Risorse
Le risorse di progetto (risorse umane) possono essere tra le più difficili da gestire a causa del loro impatto su tutti gli aspetti della gestione efficace dei progetti. Influenzano tutto, dalla collaborazione e comunicazione ai tempi e alla qualità dei progetti. Disporre delle risorse giuste quando necessario è fondamentale per soddisfare con successo le dipendenze.
Esempio:
Ad esempio, se un'azienda ha un alto turnover nel reparto marketing di prodotto e fa fatica ad assumere nuovi membri nel team, questo ostacola seriamente i piani di lancio e promozione di un nuovo prodotto, anche se altri reparti sono ben dotati, competenti e pronti.
Come project manager, avrai bisogno dei giusti strumenti di project management per la pianificazione delle risorse, l'allocazione e il monitoraggio, per identificare rapidamente potenziali carenze di risorse e apportare adeguamenti prima che diventino problematici.
Stakeholder
Gli stakeholder di un progetto possono essere chiunque sia influenzato da un progetto o influenzi gli obiettivi o i risultati desiderati di un progetto.
Ecco solo alcuni esempi:
- Clienti
- Sponsor del progetto
- Membri del team di progetto
- Dipartimenti funzionali interni
- Gruppi o individui esterni (organismi governativi, legali o legislativi)
Sia interni che esterni, gli stakeholder devono essere allineati e aggiornati sui progressi. Un project manager è responsabile di una comunicazione tempestiva, chiara e accurata con tutti gli stakeholder.
Budget
Ottenere l'approvazione per il budget del progetto è il punto di svolta. L'approvazione iniziale è solo l'inizio. Molti progetti con budget approvati e sufficienti sono stati messi a rischio quando le condizioni economiche o altre circostanze sono cambiate.
Esempio:
Supponiamo che tu stia aprendo un ristorante. Hai predisposto tutto per aprire le porte—o almeno così pensavi. Il tuo chef principale si è improvvisamente ritirato a causa di fattori economici mutati che hanno portato a una riduzione degli stipendi. Non hai l'opzione di fondi aggiuntivi. La mancanza di una soluzione di emergenza ritarderà l'apertura del ristorante.
Come project manager, devi monitorare e controllare la spesa in relazione al budget, calcolare i potenziali rischi e costruire strategie di gestione dei rischi. È utile rimanere in stretto contatto con gli sponsor del progetto per quanto riguarda la possibilità di variazioni di budget. Questo è particolarmente importante nel caso di progetti di capitale, dove un fattore chiave del progetto è il suo alto costo.
Obiettivi e Finalità
Gli obiettivi e le finalità del progetto dovrebbero rimanere il punto di riferimento. Ma cosa succede se quel punto di riferimento cambia? Fattori interni ed esterni pongono sfide e rischi che impattano sugli obiettivi del progetto e anche i clienti possono richiedere modifiche agli obiettivi.
Seguire tutti i pezzi e gli elementi in movimento di un progetto può essere complesso e perfino scoraggiante. Per gestire questo aspetto e i potenziali rischi sono necessari software di project management completi e strumenti in grado di tenere traccia di tutto in un unico posto.
Quando gli obiettivi o le finalità cambiano, occorre rivalutare il progetto e predisporre un cambiamento di ambito per garantire il successo del team.
Tempistiche
Per essere considerato un progetto in senso proprio, deve avere un periodo di tempo definito. Deve elencare tutte le attività richieste e un piano di progetto che definisca la baseline, la durata di ogni attività, i traguardi e le risorse assegnate. I project manager utilizzano spesso strumenti come i diagrammi di Gantt per tenere traccia delle tempistiche di progetto.
È come usare un sistema di posizionamento globale (GPS) mentre si guida verso la destinazione desiderata. Il GPS dovrebbe dirti quanto tempo ci vorrà per arrivare e mostrarti tutte le tappe (attività) da effettuare e quali città, distributori di benzina e ristoranti (risorse) sono disponibili per aiutarti ad arrivare in sicurezza e in tempo.
Esempio:
Un costruttore ha promesso a diversi clienti che la loro casa sarà pronta in dieci mesi. Con l'avvicinarsi della fine dei lavori, ritardi da parte dei coperturisti hanno allungato la tempistica, rendendo impossibile la consegna delle case finite nei tempi previsti.
Cosa si sarebbe potuto fare per evitare questo? Come parte della strategia di gestione dei rischi, il project manager avrebbe potuto inserire un margine nella timeline originale per prevenire questa situazione. Poiché ciò non è avvenuto, la soluzione migliore è cercare un altro coperturista per rispettare il piano, essere onesti con il cliente e discutere le opzioni disponibili.
Tutte le caratteristiche del progetto svolgono un ruolo fondamentale nel risultato finale. Nessuna è più importante delle altre, poiché ognuna può compromettere il progetto se assente o trascurata.
Tipi di Progetti ed Esempi
Molti project manager hanno gestito numerosi tipi di progetti. Questi sono alcuni tra gli esempi più comuni di progetti che potresti aver sentito nominare o su cui potresti aver lavorato.
Alcuni esempi comuni di progetti includono:
- Progetti di produzione: Produzione di un macchinario specializzato
- Progetti IT o di sviluppo software: Configurazione di infrastrutture IT o progettazione di un'app
- Progetti aziendali: Una fusione o acquisizione
- Progetti di costruzione: Progettazione e realizzazione di un edificio o di una casa
- Progetti di eventi: Pianificazione ed esecuzione di una conferenza, di un lancio di prodotto o anche di un evento privato, come un matrimonio
Esistono altre tipologie di progetti—l'importante è rispettare la definizione formale di progetto.
Ora vediamo le fasi di un progetto che assicurano il corretto svolgimento dei processi di project management.
Fasi del Progetto
Indipendentemente dal tipo di progetto, la guida PMBOK del PMI definisce cinque fasi distinte della gestione del progetto che guidano il lavoro dei team di progetto. Esaminiamole una per una.
Fase 1: Avvio
Prima di poter pianificare un progetto, l'organizzazione sviluppa un business case per motivare la necessità del progetto e definirne gli obiettivi. Questa è la fase di avvio del progetto, in cui il progetto deve essere approvato, finanziato e definito a livello organizzativo.
Fase 2: Pianificazione
In questa fase, il project manager sviluppa un piano di gestione del progetto in cui vengono descritte le caratteristiche del progetto e il lavoro da completare. Lo sponsor del progetto deve approvare il progetto dettagliato prima che si possa passare all'esecuzione.
Fase 3: Esecuzione
La fase di esecuzione è quella in cui i team di progetto svolgono il lavoro necessario per raggiungere gli obiettivi e risultati previsti dal piano di progetto. I team generalmente utilizzano una metodologia di gestione del progetto come la gestione di progetto agile. Altre metodologie comuni includono waterfall, scrum e Six Sigma.
Sfruttano inoltre i vantaggi dei software di project management per mantenere allineati team e stakeholder, monitorare l'avanzamento e concludere i progetti entro il perimetro stabilito.
Fase 4: Monitoraggio e Controllo
Durante tutto il ciclo di vita della gestione del progetto, il project manager assicura che le attività svolte siano in linea con quanto pianificato. Analizza e identifica gli scostamenti, implementa i controlli di progetto per mantenere ambito, tempistiche e budget, comunica con gli stakeholder e adatta la gestione dove necessario.
Fase 5: Chiusura
In quest'ultima fase, il progetto viene ufficialmente chiuso. I team di progetto effettuano un debriefing in cui analizzano e discutono l'andamento del lavoro, documentando risultati e lezioni apprese per migliorare i progetti futuri.
Il Valore della Gestione dei Progetti
Ben Aston, fondatore di The Digital Project Manager, afferma: "La gestione dei progetti unisce clienti e team, crea un piano per una consegna puntuale e nel rispetto del budget, e garantisce che tutte le parti interessate siano allineate." Non potrei essere più d'accordo.
Ma non finisce qui. Condivide almeno una dozzina di altri vantaggi riguardo al ROI della gestione dei progetti per aziende di tutte le dimensioni e di tutti i settori.
Ecco solo alcuni esempi:
- Risultati di progetto più rilevanti
- Consegna puntuale e nel rispetto del budget
- Gestione efficiente delle risorse
- Apprendimento e miglioramento continuo
- Maggiore allineamento e controllo del team
- Consegne costanti e di alta qualità
Il mio pensiero? Lo scopo di un progetto è quello di raggiungere un obiettivo o risultato di valore. La necessità di un progetto si basa sulla sua fattibilità, il che significa che deve essere gestito in modo strategico lungo tutto il ciclo di vita per risultare davvero vantaggioso.
Non si tratta semplicemente di seguire le fasi per concludere il progetto in tempo e nel budget. La gestione dei progetti e i project manager devono essere strategici per ottenere il massimo impatto—è una questione di mentalità.
La differenza tra gestire semplicemente i progetti e gestirli in modo strategico sta nel creare collegamenti chiari tra i progetti e gli obiettivi strategici dell'azienda.
Che tu stia lavorando su un solo progetto o su più progetti, questi non dovrebbero essere isolati. Si tratta di allineare tutti gli obiettivi dei progetti agli obiettivi aziendali. In questo modo, ciascun progetto potrà garantire un ROI più significativo.
E ora?
Se sei interessato a diventare project manager, dai un’occhiata al nostro corso di formazione per project manager digitali, Mastering Digital Project Management. Copre l'intero ciclo di vita del progetto, dalle fasi iniziali al completamento, passando per le metodologie più comuni, e comprende l’accesso a diversi modelli per la documentazione di progetto più importante.
