Come iniziare con successo un nuovo lavoro di gestione progetti
Iniziare un nuovo incarico nella gestione di progetti è tanto entusiasmante quanto snervante. Hai trovato un lavoro da project manager, superato brillantemente il colloquio e hai già svolto questo tipo di lavoro, quindi perché sei così nervoso? Entrare in una nuova azienda può portare parecchie sfide mentre impari come funzionano le cose.
Quando ho iniziato a lavorare in Roboboogie, avevo già cinque anni di esperienza nel campo della gestione dei progetti. Sebbene la mia esperienza con team completamente remoti e la conduzione di progetti in un'agenzia con oltre 60 persone mi avesse sicuramente aiutato a prepararmi al successo, è stato comunque difficile entrare nel ritmo e imparare i processi di questo team più piccolo.
Non ci sono molte risorse disponibili che condividano conoscenza quando si inizia una nuova posizione da project manager. Per aiutarti a inserirti rapidamente e fare una bella impressione sui tuoi superiori, ecco cinque consigli per partire con il piede giusto in pochissimo tempo.
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Ecco da dove partire se stai cercando di diventare operativo come project manager senza alcuna esperienza pregressa.
1. Ascolta & Impara
Le prime settimane possono essere un vero turbine. Conosci i tuoi nuovi colleghi, cerchi di non perderti andando in bagno, dimentichi subito la tua nuova email... sono tante le cose da assimilare. E in più, devi apprendere i processi attualmente in uso per i project manager.
Sebbene la struttura base di una posizione nella gestione di progetti resti simile nella maggior parte delle aziende, il modo in cui si conduce un progetto attraverso il suo ciclo di vita può variare da team a team. È importante ascoltare attivamente il collega che ti spiega il processo e fare domande di frequente. Questa è una delle competenze di leadership nella gestione di progetti che devi sviluppare, visto che ogni membro del team ricopre un ruolo fondamentale per la conclusione del progetto.
Anche se sembra la regola base di ogni nuovo lavoro, è doppiamente importante per chi gestisce progetti assimilare queste informazioni rapidamente. Come project manager, sei il direttore d'orchestra del progetto e, se non conosci a fondo i processi, rischi di diventare il tuo peggior incubo: un ostacolo.
2. Comprendi i Tuoi Clienti
Mentre impari le dinamiche interne del nuovo ufficio, è anche una grande opportunità per conoscere il cliente o i clienti con cui lavorerai.
Clienti soddisfatti portano a progetti di successo, quindi assicurati di porre domande sul loro team, sulle loro pratiche e sul modo migliore per comunicare efficacemente con loro (se ti occuperai anche delle comunicazioni con i clienti). Preferiscono riunioni settimanali fisse o piccoli aggiornamenti quotidiani? L'email è il loro metodo preferito di comunicazione o preferiscono discutere telefonicamente? Queste domande dipenderanno dalle dimensioni e dalla tipologia di progetto che gestirai, ma avere queste informazioni ti sarà utile fin dall'inizio.
È inoltre una buona idea ritagliarsi del tempo per approfondire e fare ricerche sull'azienda cliente. Esamina i loro servizi e i principali concorrenti. Questa conoscenza ti potrà aiutare a discutere di trend e idee con il team creativo mentre prendi confidenza con il ruolo.
3. Conosci il Tuo Team
Così come è importante conoscere il cliente, è fondamentale conoscere anche il proprio team. Comprendere le migliori pratiche e i processi che aiutano ciascun membro ad essere produttivo, come indicato in un manuale del dipendente, renderà la gestione del progetto molto più semplice. Prenditi del tempo, poco dopo aver iniziato la nuova posizione, per parlare con i tuoi nuovi colleghi: non solo ti aiuterà a capire meglio il loro modo di lavorare, ma mostrerà anche che ti interessa conoscerli come persone, non solo come collaboratori.
Un modo semplice e immediato per trovare tempo per una chiacchierata con i colleghi è portarli a prendere un caffè o a pranzo. Parla di quali cose interessanti o eventi ci sono in città vicino all’ufficio. Potresti anche scoprire cosa li ha portati a lavorare in quell’azienda.
Un altro ottimo modo per capire come lavora il tuo nuovo team è «rubare» qualche minuto extra dopo una riunione. In particolare con i membri del team creativo, chiedi loro come bloccano il tempo per lavorare, così da assicurarti che il prossimo incontro o aggiornamento non interrompa il loro flusso. Il tempo del creatore è molto diverso da quello del manager, quindi capire come lavora il tuo team creativo migliorerà di molto sia il processo del progetto che il morale complessivo del team. Quando il tuo gruppo vede che comprendi il loro modo di lavorare e vuoi supportarlo, potrebbero produrre lavori migliori.
4. Fatti Avanti
Mentre segui il tuo piano 30-60-90 giorni, potresti non essere subito sovraccarico di attività vere e proprie da project manager. Approfitta di questa fase per mostrare la tua iniziativa e cerca progetti o compiti a cui dare supporto. Può essere anche qualcosa di semplice come inserire dati o sbrigare una commissione d’ufficio.
Fai sapere ai nuovi membri del team che sei pronto e disponibile ad aiutarli in qualsiasi cosa abbiano bisogno. Forse hanno bisogno di un secondo paio di occhi su una email per assicurarsi che sia scritta correttamente, o su un design che si è bloccato. Renderti disponibile è un ottimo modo per mostrare che sei una persona proattiva, e può anche portare, col tempo, a nuove opportunità extra-gestione progetti che potrai aggiungere al tuo arsenale di competenze nella gestione progetti.
5. Scuola degli Strumenti
Secondo un white paper del Winterberry Group del 2015, un'agenzia utilizza in media 12 strumenti per gestire i propri processi, con alcune agenzie che ne usano fino a 30. Anche se potresti già conoscere alcune risorse che hai usato in passato, non c’è garanzia che nel nuovo ruolo vengano impiegate quelle stesse risorse.
Una domanda che mi piace fare durante i colloqui è quali strumenti l’agenzia utilizza per gestire i propri progetti. È un’ottima occasione per capire meglio su quali tipologie di progetti lavori l’azienda (sviluppo vs UX & design). In questo modo, se arriva un’offerta, sono già un passo avanti e posso usare il tempo prima dell’inizio per familiarizzare con i loro strumenti.
Se quando inizi la tua nuova avventura non conosci queste informazioni, non preoccuparti. Ricordi il primo passo? Ascolta e impara. Scopri quali strumenti utilizza l’azienda e poi informati per vedere se vengono sfruttati al massimo. Ad esempio, se non hai ancora esplorato le soluzioni software per la gestione delle risorse, questi strumenti possono essere rivoluzionari per allocare in modo efficiente e tracciare le risorse.
Ci sono funzionalità che non vengono attualmente utilizzate e che potrebbero far risparmiare tempo al team? E un strumento alternativo che potrebbe sostituire due strumenti?
È importante sottolineare che la dimensione dell’azienda può determinare se sia possibile o meno introdurre/cambiare completamente uno strumento. Le start-up possono offrire maggior flessibilità nell’utilizzo di strumenti diversi, mentre nelle aziende più strutturate ogni cambiamento deve passare da più livelli prima di poter essere attuato.
Se il tuo nuovo lavoro nella gestione dei progetti è in una grande azienda, parla con il tuo superiore diretto per valutare la possibilità di utilizzare uno strumento a livello ridotto (team/progetto) invece di proporre un cambiamento a livello aziendale.
Conclusione
In generale, iniziare un nuovo lavoro nella gestione dei progetti può essere un’esperienza eccitante e travolgente. Per aiutarti ad ambientarti rapidamente e a diventare operativo in tempi brevi, ricorda:
- Ascolta & Impara: Assimila quante più informazioni possibile.
- Comprendi i Tuoi Clienti: Fai domande e investi davvero del tempo per conoscere i tuoi clienti.
- Conosci il Tuo Team: Conosci il tuo nuovo gruppo e cosa lo motiva.
- Fatti Avanti: Cogli l’opportunità di imparare nuove competenze e dai una mano in ufficio.
- Scuola degli Strumenti: Approfondisci tutte le funzionalità degli strumenti della tua azienda e magari valuta anche l’introduzione di qualche novità.
Cosa Ne Pensi?
Hai qualche consiglio personale che ti ha aiutato a prendere confidenza più velocemente? Stai pensando di lasciare il tuo attuale lavoro e vuoi un parere? Facci sapere nei commenti.
