Sei un Gestore di Attività o un Leader di Progetto? (E Conta Davvero?)
È passato un bel po' di tempo da quando la mia cara amica Patrice Embry ha scritto quello che considero un articolo molto importante su project manager vs project administrator e sulle loro differenze chiave.
Eppure, essere il project manager che si occupa di tutta l’amministrazione per default è ancora un fenomeno diffuso che vedo ovunque.
C’è anche un altro aspetto che continuo a riscontrare: troppo tempo speso ad assicurarsi che le persone completino i loro compiti invece che essere colui che guarda tre passi avanti e apre la strada.
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Così ho pensato di fare un passo ulteriore: cosa NON stai facendo come project manager quando sei invischiato nell’amministrazione e nella micro-gestione a livello di task?
In questo articolo, voglio approfondire una sezione dell’articolo di Patrice per parlare di il valore di un ottimo digital project manager e il costo opportunità di un eccesso di amministrazione nel quotidiano. Ci faremo una passeggiata attraverso:
- Come le percezioni influenzano le tue effettive mansioni
- Il valore del task management e dell’amministrazione di progetto
- Il valore di una grande gestione di progetto in un contesto digitale
- 3 modi per trovare l’equilibrio
Come le percezioni influenzano le tue effettive mansioni
Patrice dà ottimi consigli nel suo articolo, che sono ancora estremamente attuali a distanza di 3 anni, ma c’è un elemento che volevo estrapolare dal suo pezzo e approfondire. È questo passaggio:
Chiunque può prendere appunti, ma non tutti possono scrivere codice. Chiunque può assicurarsi che la sala riunioni sia sistemata dopo un incontro, ma non tutti possono progettare il front-end di un sito web.
A volte sembra ovvio: se c’è del lavoro non essenziale da fare, affidalo al membro del team considerato non essenziale.
Patrice Embry
Ci sono due punti importanti: innanzitutto, i project manager sono spesso visti come membri non essenziali del team, e in secondo luogo, l’assunto correlato che il lavoro che chiunque può fare dovrebbe essere svolto dal project manager.
Ciò che accade, infatti, è che la giornata tipo di un project manager inizia a essere plasmata da aspettative invisibili e percezioni senza fondamento. In realtà, è una profezia che si autoavvera. Le persone ti vedono riordinare dopo una riunione una volta, e la volta successiva pensano che faccia parte del tuo lavoro.
Sostengo che accada lo stesso con la micro-gestione a livello di task: le prime volte sei andato da loro una settimana prima della scadenza a ricordare quando erano le consegne e ti sei offerto di eliminare eventuali ostacoli. Ora quindi sentono di non dover più rispettare le loro scadenze o segnalare blocchi quando si presentano.
Ricorda, come per tutte le cose, le percezioni plasmano la realtà. Non si può sfuggire a questo.
Il valore del task management e dell’amministrazione di progetto
Ma prima di andare troppo oltre, mettiamo in chiaro due cose.
Innanzitutto, a volte le piccole cose sono parte del tuo lavoro. Almeno, nella misura in cui il progetto deve continuare a scorrere in modo efficiente e fluido. Se sei come me, probabilmente non vuoi dover spiegare il timesheet in cui il tuo technical architect ha segnato un’ora per preparare la sala riunioni.
La seconda cosa è che il task management e l’amministrazione di progetto sono davvero importanti e hanno valore. Mancare una scadenza non è positivo per il tuo progetto. Costringere personalità timide a diventare leoni urlanti per segnalare un ostacolo non è positivo per il tuo progetto.
In realtà, anche avere qualcuno che fattura centinaia di dollari l’ora che prepara il caffè per il team cliente non è positivo per il tuo progetto (sì, questo è un cenno al commento di Lindsay all’articolo di Patrice sull’investire negli amministratori di progetto).
Il valore di un grande project manager in un contesto digitale
Detto ciò, dobbiamo considerare anche l’altro lato della medaglia: quali sono le attività più preziose e di impatto che un project manager svolge durante un progetto digitale che nessun altro del team può svolgere?
Sì, a volte veniamo trattati come risolutori universali. In realtà, molti di noi sono entrati nella professione proprio così! Ma è importante ricordare che non lo siamo. Siamo specialisti.
Siamo specialisti nella gestione del rischio, delle comunicazioni, della qualità, delle aspettative, dei processi, dei costi e del tempo.
Siamo specialisti nel costruire fiducia e relazioni solide in un contesto di progetto. Siamo la colla che tiene tutto insieme. Coloro che hanno una visione privilegiata di tutte le parti in movimento nel contesto.
In realtà, il nostro valore più grande dal punto di vista esterno è il lato proattivo delle cose: anticipare e pianificare cosa potrebbe andare storto; prevenire i problemi prima che diventino qualcosa di ingestibile; dire alle persone quello che devono sapere per avere successo, anche se non è ciò che vogliono sentirsi dire.
E forse si potrebbe dire lo stesso di qualsiasi project manager, ma la caratteristica dei progetti digitali è che essere proattivi non è davvero un'opzione, perché ci muoviamo su un terreno in costante mutamento. La tecnologia di base e le tendenze digitali cambiano ogni giorno. È come costruire un grattacielo su magma liquido usando un martello giocattolo.
Per questo motivo, personalmente, non vorrei mai affrontare *nessun* progetto digitale senza un project manager.
Trovare l’equilibrio + 3 modi per farlo
Quando iniziamo a mettere a fuoco questi due aspetti—l’amministratore delle minuzie rispetto al leader proattivo del progetto—improvvisamente non stiamo più parlando di un tipo di lavoro che è “superiore” all’altro.
Stiamo parlando di equilibrio. Ci sono due lati nella mansione, ed esso cambia man mano che si diventa più senior e si iniziano a gestire progetti più grandi, con budget maggiori e rischi più elevati…
Quindi, qual è il giusto equilibrio da trovare e come si può creare quell’equilibrio?
La risposta più facile sarebbe: dipende. Ma sinceramente, è così. Ognuno ha il proprio stile lavorativo personale. Ma ecco i miei tre principali consigli per trovare l’equilibrio.
1. Fai un passo indietro e categorizza ciò che fai
Un esercizio che mi piace fare è organizzare ciò che faccio in tre categorie: delegare, sistematizzare e dare priorità.
Delega / Condividi
Alcuni pensano che queste siano attività “inferiori”, ma non è affatto così secondo me. Credo invece siano attività che *potrebbero* essere svolte da qualcun altro con un minimo di formazione o guida.
Per me, queste sono le cose che aiutano a costruire una cultura di squadra basata sul “condividere il carico” (vedi anche l’articolo di Patrice dove parla di aiutare gli altri e di farsi aiutare).
Sistematizza
Queste sono attività in cui sfrutto le mie competenze da project manager, ma che probabilmente potrebbero essere sistematizzate per occupare meno tempo della mia giornata lavorativa. Nell’esempio qui sotto ho incluso azioni come il follow-up sui compiti e la creazione di un processo per le riunioni operative.
Questa la considero una meccanica necessaria, ma non lavoro che richiede grande energia cognitiva.
Dai priorità
Qui inserisco il lavoro ad alto valore aggiunto—quello a cui devo assolutamente dare priorità perché nessun altro nel team è posizionato per farlo. Nell’esempio sotto ho incluso attività come costruire relazioni con gli stakeholder, pianificazione della gestione delle risorse e misurazione delle performance.
Queste sono le attività che generano il maggior impatto e valore—quelle che posso inserire nella mia storia di contributo al successo di un progetto—le cose che solo io avrei potuto fare.
Ecco come appariva il mio personale foglio di lavoro:
| Delega | Sistematizza | Dai priorità |
|---|---|---|
Condividi queste attività con il team creando una cultura dell’aiuto reciproco. | Crea dei sistemi per queste attività al fine di migliorare l’efficienza. | Solo tu puoi occupartene, quindi ritaglia il tempo necessario! |
| Raccogliere appunti delle riunioni & distribuire i verbali
Sentirsi responsabili delle scadenze in autonomia Guidare il daily stand-up Preparare e sistemare le sale riunioni Collegarsi al ponte conferenza #petpeeve Essere "lo schermo condiviso" in una riunione interna | Follow-up sui compiti (aka solleciti)
Aggiornamenti di stato informativi Creazione di brief operativi solidi Portare avanti il lavoro durante le riunioni | Attività di gestione del rischio
Pianificazione risorse e previsione Misurare la performance di progetto e del team Comprendere meglio il business e il panorama competitivo Costruire fiducia e rafforzare i rapporti con gli stakeholder (girare negli uffici) |
2. Avere un’identità chiara
Questa può sembrare banale, ma non lo è. All’inizio della mia carriera, mi ritrovavo spesso a dovermi occupare di strani incarichi che mi prosciugavano velocemente le energie. Era per la questione che dicevamo prima: la percezione. Le persone mi vedevano fare qualcosa e pensavano che fosse il mio lavoro.
Più avanti nella mia carriera, questo problema l’ho avuto di meno. Beh, innanzitutto dovrei dire che, anche se sono di origine asiatica, sono comunque uomo, madrelingua inglese e tendo verso l’estroversione in ambito professionale.
Ma anche con altri colleghi di background diversi, quello che ho notato è che quando eravamo sicuri di chi fossimo e di come lavoravamo, il modo in cui comunicavamo lasciava pochissimo spazio per farci assegnare un compito chiaramente fuori dal nostro modo di intendere il ruolo.
Era spesso addirittura scontato che, in qualità di project manager, il valore che stavamo offrendo significava che probabilmente non dovevamo essere noi a occuparci dell’inserimento di contenuti quando nessun altro era disponibile.
Quindi, sostengo che sia possibile mostrare apertamente il proprio approccio al lavoro affinché l’equilibrio sia già stato raggiunto.
3. Pesa Sempre il Costo Opportunità
Questo si ricollega agli altri due punti: ogni volta che ti chiedi se dovresti fare qualcosa, pensa a un’attività che richiederebbe lo stesso tempo ma che offrirebbe un valore e un impatto positivo multipli.
Ad esempio, durante una presentazione, ero spesso io a distribuire tutti i materiali e l’agenda e a preparare il proiettore. Tutto ciò richiedeva solo circa 10 minuti.
Ma spesso ero io a presiedere quelle presentazioni e poi diventavo il principale punto di contatto per i partecipanti dopo l’evento. Quanto tempo avrei impiegato a stringere la mano a tutti e iniziare a costruire un rapporto di fiducia, così che mi valutassero come persona oltre che come professionista? Circa 10 minuti.
Ritornando al nostro primo esercizio di categorizzazione, un costo opportunità più alto dovrebbe essere la forza trainante che spinge le distrazioni nella colonna di sinistra e le attività specifiche per te nella colonna di destra.
Vogliamo Conoscere la Tua Opinione
Tu cosa ne pensi? Il lavoro di un project manager è appesantito da responsabilità che dovrebbero svolgere altri? Oppure questa alternanza tra valore strategico e amministrazione tattica fa parte del mestiere?
