Che Cos’è un Project Manager e Cosa Fa Tutto il Giorno?
Perché un project manager non riesce a viaggiare con una valigia leggera? Perché siamo gli ottimisti per eccellenza, crediamo di poter superare qualsiasi ostacolo ci si presenti davanti e quindi prepariamo tutto il necessario. Abbiamo previsto i rischi del progetto—ehm, i rischi del viaggio—e ci siamo preparati al meglio delle nostre capacità.
Sono un project manager con decenni di esperienza sul campo, avendo esplorato a fondo il mondo della gestione dei progetti guidando team in vari settori.
Quando viaggio, la mia valigia contiene di tutto per rendere il viaggio il più fluido possibile: torce, sacchetti ziplock, impacchi di ghiaccio istantanei, antistaminici, termometri, batterie per orologi, adattatori universali, fidget spinner e molto altro.
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Ho amici che viaggiano con enormi valigie e, quando iniziamo a disfare i bagagli a destinazione, mi chiedono se ho uno spazzolino in più. Certo che ce l’ho.
E riesco a far stare tutto in una valigia piccola! Perché? Perché sono un project manager e sono pronto a tutto.
Che cos’è un project manager?
Un project manager è un professionista responsabile di guidare un team di progetto, composto da persone dedicate a raggiungere gli obiettivi e i risultati del progetto e a rispettarne il perimetro.
Il project manager svolge molti ruoli, come supervisionare tutti i processi di gestione del progetto, assistere e coordinare i membri del team per raggiungere i risultati e, in definitiva, assicurare il successo del progetto. Il project manager è l’elemento essenziale per la riuscita di qualsiasi progetto.
In altre parole, il project manager è il compagno di viaggio ideale. È colui che pensa sempre dieci passi avanti: qual è la nostra destinazione, cosa ci servirà quando arriveremo, dove potremo esplorare e quali deviazioni improbabili incontreremo lungo il percorso?
Che cos’è la gestione dei progetti?
La gestione dei progetti è un modo per collegare i diversi elementi di un progetto e intrecciarli per ottenere un risultato armonioso. Usiamo una serie di processi progettati per guidare il progetto in modo accurato e intenzionale attraverso il ciclo di vita del progetto.
Per esempio, quando si gestisce l’introduzione di un nuovo sistema di pianificazione per un ospedale, non ci limitiamo ad acquistare il sistema e iniziare subito a programmare i pazienti!
Poniamo domande pertinenti per raccogliere i requisiti su aspetti come chi utilizzerà il sistema, quanti pazienti devono essere pianificati e con quale frequenza.
Poi, allineiamo strategicamente i bisogni del sistema in un piano di progetto con una tempistica e monitoriamo i progressi mentre il progetto avanza. Al termine di ogni progetto, tutto ciò che abbiamo imparato viene applicato al progetto successivo.
Ci sono molti modi per gestire un progetto, incluse sia le metodologie di project management agile che a cascata.
Agile è molto diffuso, soprattutto l’approccio Scrum, e prevede la consegna graduale dei requisiti con continui piccoli miglioramenti, offrendo più libertà e flessibilità per la soluzione da realizzare, il che spesso significa membri del team più coinvolti.
Waterfall, invece, può offrire maggiore visibilità e struttura quando si tratta di avere una visione d’insieme del progetto. Molti project manager usano una combinazione di entrambi gli approcci.
Leggi di più su che cos’è esattamente un progetto qui.
Cosa fa esattamente un project manager?
Le descrizioni del lavoro dei project manager possono essere molto ampie. Ecco nel dettaglio cosa si fa realmente nei progetti.
Quando un project manager inizia un nuovo progetto, la prima cosa che fa è capire cosa ci viene “realmente” chiesto—e non sempre corrisponde a ciò che in realtà bisogna fare.
Questa è detta fase di avvio del progetto. Pensala come un gioco del tipo “indovina chi?” o forse, “indovina che cosa?” Una volta stabilito ciò che bisogna fare, si parte con la pianificazione: mettere insieme tutti i pezzi nell’ordine giusto per assicurare il successo!
Ad esempio, se ti viene chiesto di co-gestire un progetto di costruzione per una nuova clinica medica, dovrai dedicare del tempo a raccogliere tutti i requisiti necessari per quella clinica.
Questo potrebbe includere: “dove sarà situata la clinica”, “quanti pazienti prevediamo”, “qual è il processo di licenza”, “chi firmerà i requisiti” e, la domanda più importante, “chi sarà il project manager della costruzione in modo da poter pianificare insieme?”
Poi il progetto ha inizio. In questa fase il project manager si assicura che tutti i passi vengano eseguiti nel momento previsto e, nel caso contrario, valuta come adattarsi e modificare il piano se necessario. Durante l’esecuzione del progetto, il project manager è attento a qualsiasi cosa possa andare storta. Questo si chiama gestione del rischio.
Ad esempio, se il nostro nuovo sistema di prenotazione appuntamenti per i pazienti inizia a mostrare rallentamenti, il project manager interviene immediatamente per risolvere il problema, riunisce il team e indaga sulla causa. Il project manager è sempre proattivo e guarda avanti.
Quando il progetto è terminato, sistemiamo i dettagli rimasti, documentiamo il nostro processo includendo sia i successi che i fallimenti, e poi passiamo al progetto successivo. La maggior parte dei project manager può gestire uno o due progetti di grandi dimensioni contemporaneamente, oppure diversi progetti più piccoli.
Il nostro compito è quello di tenere sempre tutte le attività sotto controllo, senza perdere di vista nulla lungo la strada. Questa è una competenza che sviluppiamo con il tempo imparando le tecniche di gestione del tempo per organizzare il nostro lavoro e quello del team di progetto.
Leggi di più sulle responsabilità di un project manager in tutti i tipi di progetti.
Competenze e qualifiche per la gestione dei progetti
Ecco alcune delle principali competenze e qualifiche richieste per la gestione dei progetti.
1. Ti piace essere organizzato
I project manager gestiscono una grande quantità di informazioni, organizzandole costantemente in categorie ben definite. Ci impegniamo a garantire che ogni progetto venga completato in modo organizzato. Se ci vengono affidati progetti disordinati e caotici, prima di tutto valutiamo la situazione.
Quando mi viene chiesto di intervenire a metà di un progetto web caotico, la prima cosa che faccio è un bilancio: verifico cosa è già stato fatto e cosa resta da fare.
A volte chiedo al team di fare una breve pausa per allinearci su quali compiti affrontare. Una volta che tutti concordano sui prossimi passi, procediamo e portiamo a termine il lavoro!
2. Ti piace essere preparato
Conosci il motto degli scout “Essere pronti”? Questo risuona con il project manager. Ci piace pianificare almeno cinque o dieci passi avanti per essere pronti a tutto ciò che può accadere.
Quando raccolgo i requisiti iniziali per un progetto di rebranding di un sito web, raccolgo anche i contatti degli stakeholder e le preferenze di comunicazione di tutti i possibili membri del team di progetto.
In questo modo, quando il progetto parte, sono già avanti con il registro degli stakeholder e il piano di comunicazione. Inoltre, so come contattarli se necessario!
3. Hai un background diversificato
Non esistono qualifiche specifiche per diventare project manager: anzi, più variegato è il tuo percorso personale e professionale, meglio sarai equipaggiato per avere successo in questo ruolo!
Di solito è consigliabile conseguire una laurea triennale, ma non aver paura di allargare i confini e pensare fuori dagli schemi rispetto all’ambito di studi. Considera discipline come economia, marketing, operations, sviluppo software, information technology, informatica o altri settori digitali.
Ad esempio, gli anni di esperienza nella gestione di progetti di graphic design possono dimostrare che hai le competenze necessarie per coordinare un progetto di implementazione di un Customer Relationship Management (CRM).
Sebbene le competenze tecniche di project management richieste possano variare, ti serviranno comunque le stesse abilità nella gestione delle risorse, capacità di comunicazione e competenze nella documentazione.
Competenze trasferibili come organizzazione, problem solving, capacità di budgeting (soprattutto per i capital project manager), e abilità comunicative possono essere adattate alla gestione dei progetti.
4. Ti piace fare tante domande
Quando inizi un nuovo progetto o continui uno già avviato, è importante porre domande come: “come deve essere il progetto quando sarà terminato”, “quali stakeholder sono coinvolti”, “quali sono le dipendenze del progetto o delle risorse”, “qual è il budget disponibile”, “entro quale periodo deve essere completato”, “quali metriche verranno utilizzate per misurare i progressi e il successo” e, soprattutto, “quali attività dobbiamo iniziare subito?”
E naturalmente, saper fare queste domande utilizzando competenze comunicative efficaci è una soft skill imprescindibile!
5. Consegui certificazioni nel tempo
Se qualcuno è interessato a ottenere la certificazione presso l’organizzazione di riferimento per i project manager, il Project Management Institute (PMI), sono previsti corsi specifici di project management e requisiti di esperienza da soddisfare prima di conseguire una delle certificazioni PMI.
La certificazione CAPM, ovvero Certified Associate in Project Management, è quella più adatta per chi è agli inizi nel campo della gestione progetti. Questo riconoscimento verifica le tue conoscenze delle basi fondamentali del project management.
La certificazione PMP, ovvero Project Management Professional, è una certificazione che verifica competenze avanzate acquisite nella gestione di progetti per un periodo prolungato.
Esistono molte altre certificazioni in project management offerte anche da altre organizzazioni. Trova quella giusta per i tuoi obiettivi di carriera nel project management!
Vantaggi e svantaggi dell'essere un project manager
Essere un project manager può essere un lavoro gratificante. Tra i lati positivi, hai la possibilità di gestire tantissimi dettagli e tutti contano su di te—il che può essere sia emozionante che intenso. Anche se la pressione può essere alta, sei tu a poter fare davvero la differenza alla fine.
Vantaggi:
- Hai moltissime opportunità lavorative come project manager perché non sei vincolato dal mercato specifico
- Puoi ottenere uno stipendio superiore alla media
- Puoi divertirti a concentrarti sui dettagli
- Puoi seguire un progetto dall'inizio alla fine
Svantaggi
- Molte persone dipendono da te
- C'è molta pressione quando i progetti non vanno secondo i piani (la responsabilità ricade su di te)
- Potresti sentirti frustrato se il tuo team di progetto non rispetta le scadenze delle consegne
- Potresti dover gestire più progetti contemporaneamente con scadenze in competizione tra loro
Stipendi medi per i project manager
Secondo i nostri dati, nel 2023 gli stipendi medi per i project manager negli Stati Uniti si aggirano intorno a $100.459 all'anno. Se sei alle prime armi con il project management, il tuo stipendio probabilmente sarà più basso, anche se gli stipendi dei project manager aziendali tendono ad essere decisamente più elevati.
Molte aziende hanno ruoli entry level nel project management, chiamati project coordinator, con una media di circa $55.355 USD all'anno.
Questi dati provengono dalla nostra recente indagine sugli stipendi dei project manager. Puoi leggere di più sugli stipendi medi dei project manager in vari settori in Canada, Stati Uniti e Regno Unito.
Quando inizierai a gestire progetti più grandi e complessi, il tuo stipendio crescerà di conseguenza a seconda del settore in cui lavori.
Inoltre, il Project Management Institute, nella sua Earning Power: Project Management Salary Survey, ha rilevato che lo stipendio mediano per i project manager con certificazione PMP è superiore del 16-32% rispetto a chi non è certificato.
In passato, ho accettato stipendi più bassi per acquisire esperienza in un nuovo settore o per mettere piede in un'azienda affascinante con progetti interessanti. Sii aperto a qualsiasi possibilità di progetto!
Come diventare project manager
Per aiutarti a iniziare il tuo percorso per diventare project manager, è importante fare esperienza nella gestione di progetti. Il modo migliore per farlo è chiedere al tuo capo di affidarti la gestione di un piccolo progetto.
Se questo non dovesse funzionare, offriti come volontario in organizzazioni non profit o scuole che hanno bisogno di qualcuno che aiuti a portare a termine dei progetti—e potresti anche ricevere una bottiglia d'acqua come ricompensa!
I chapter locali del Project Management Institute sono comunità gestite da volontari e sono sempre alla ricerca di nuove persone. Oppure potresti proporti per organizzare la prossima riunione di famiglia!
Scopri come diventare un project manager senza nessuna esperienza qui.
Allora, stai ancora pensando di diventare un project manager?
I bravi project manager sono sempre alla ricerca dei modi più efficienti per fare le cose. Proprio come nei viaggi, non sai mai quando il progetto o il viaggio potrebbero prendere una svolta inaspettata, anche se hai un itinerario perfetto.
Dico sempre ai project manager che seguo che fare tante domande è un buon inizio, ma porre le domande giuste, al momento giusto e nel giusto contesto, è ciò che conta di più.
Quando ho iniziato a gestire progetti, il mio mentore mi disse una volta: "In caso di dubbio, fai un'altra domanda!" Leggi altro su come porre le domande giuste durante l'avvio di un progetto qui, e ti consiglio di partire da alcuni di questi modelli di project management mentre impari la documentazione di progetto.
