OnlyOffice is a cloud document management system and office suite that helps project managers centralize, collaborate on, and control documents across distributed teams. When you need a cloud document editor and management system that balances real-time editing functionality, granular permissions, and flexible deployment, OnlyOffice offers a compelling mix of features. This review covers OnlyOffice's core features, best and worst use cases, pros and cons, and pricing—so you can decide if it fits your team's workflow and security needs.
ONLYOFFICE Evaluation Summary
- From $20/admin/month
- Free plan + 30-day free trial available
Pourquoi vous pouvez nous faire confiance
Nous testons et évaluons des logiciels de gestion de projet depuis 2012. En tant que chefs de projet, nous savons à quel point il est difficile et pourtant essentiel de faire le bon choix lors de la sélection d’un outil. Nous investissons dans la recherche approfondie pour aider notre audience à faire de meilleurs achats logiciels. Nous avons testé plus de 2 000 outils pour différents cas d’utilisation en gestion de projet et rédigé plus de 1 000 analyses complètes. Découvrez comment nous restons transparents & notre méthodologie d’évaluation des logiciels.
ONLYOFFICE Overview
When judging OnlyOffice as a cloud document management system, its flexible deployment options and strong document co-editing tools set it apart for teams that want control over data and workflows. As open source software, the interface is modern and familiar, making onboarding straightforward, while integrations with popular business apps support diverse environments. Pricing is competitive, especially for self-hosted setups. However, advanced automation and workflow features can lag behind some competitors. OnlyOffice is best suited for organizations that prioritize customization, data privacy, and collaborative editing—such as tech teams, agencies, or education environments managing sensitive or complex projects.
pros
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Real-time co-editing supports character- and paragraph-level collaboration
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Strong compatibility with OpenDocuments and Microsoft Office formats
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Flexible deployment options including self-hosted and private cloud
cons
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Advanced workflow automation features are limited
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Inconsistencies can occur when handling document formatting
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Mobile editing features are less extensive than desktop
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Accelo
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Celoxis
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Wrike
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Notre méthodologie d'évaluation
Comment nous testons et notons les outils
Nous avons passé des années à construire, affiner et améliorer notre système de test et de notation de logiciels. Notre grille d’évaluation est conçue pour capturer les subtilités de la sélection de logiciels et ce qui rend un outil efficace, en mettant l’accent sur les aspects critiques de la prise de décision. Ci-dessous, vous pouvez voir exactement comment notre processus de test et de notation fonctionne sur sept critères. Cela nous permet de fournir une évaluation impartiale des logiciels selon leur fonctionnalité principale, leurs fonctionnalités remarquables, leur facilité d’utilisation, l’onboarding, le support client, les intégrations, les avis clients et le rapport qualité/prix.
Fonctionnalités principales (25 % du score final)
Le point de départ de notre évaluation est toujours la fonctionnalité principale de l’outil. Dispose-t-il des fonctionnalités et caractéristiques de base attendues par l’utilisateur ? Certaines de ces fonctionnalités de base sont-elles réservées aux formules tarifaires supérieures ? Nous nous attendons à ce qu’un outil soit à la hauteur des capacités de base de ses concurrents.
Fonctionnalités remarquables (25 % du score final)
Ensuite, nous évaluons les fonctionnalités remarquables et peu communes qui vont au-delà de la fonctionnalité de base habituellement retrouvée dans ce type d’outils. Un score élevé reflète des fonctionnalités spécialisées ou uniques qui rendent le produit plus rapide, plus efficace, ou offrent une valeur supplémentaire à l’utilisateur. Nous évaluons également la facilité d’intégration avec d’autres outils couramment présents dans l’environnement technique pour étendre la puissance et l’utilité du logiciel. Les outils offrant de nombreuses intégrations natives, des connexions tierces et un accès API pour créer des intégrations personnalisées obtiennent la meilleure note.
Facilité d’utilisation (10 % du score final)
Nous considérons la rapidité et la facilité d’exécution des tâches principales à l’aide de l’outil. Un logiciel bien noté est conçu intelligemment, intuitif à utiliser, propose des applications mobiles, fournit des modèles et simplifie les tâches relativement complexes.
Onboarding (10 % du score final)
Nous savons à quel point l’adoption rapide par l’équipe est cruciale lors de la mise en place d’une nouvelle plateforme. Nous évaluons donc la facilité avec laquelle un utilisateur peut apprendre et utiliser le logiciel avec un minimum de formation. Nous vérifions la rapidité avec laquelle un membre peut s’installer et démarrer sans expérience préalable. Les solutions ayant une note élevée nécessitent peu ou pas de support.
Support client (10 % du score final)
Nous examinons la rapidité et la facilité d’obtention d’une aide par téléphone, chat en direct ou base de connaissances. Les outils et sociétés proposant un support en temps réel obtiennent la meilleure note, tandis que les chatbots sont les moins bien notés.
Avis clients (10 % du score final)
Au-delà de nos propres tests et évaluations, nous tenons compte du net promoter score des clients actuels et passés. Nous étudions la probabilité, pour eux, de choisir à nouveau l’outil pour ses fonctionnalités principales. Un logiciel ayant une note élevée reflète un score NPS élevé de la part des utilisateurs actuels ou passés.
Rapport qualité/prix (10 % du score final)
Enfin, en tenant compte de tous les autres critères, nous comparons le prix moyen des forfaits d’entrée de gamme aux fonctionnalités principales et considérons la valeur des autres critères d’évaluation. Un logiciel qui en offre davantage pour moins cher sera mieux noté.
Core Features
Real-Time Co-Editing
Multiple users can edit documents simultaneously with character- and paragraph-level control, making it easy to collaborate on new documents without version conflicts.
Granular Permission Settings
Set view, edit, comment, or fill-only access for each user or group. This ensures sensitive information stays protected and only the right people can make changes.
Integrated PDF Editor
Edit, annotate, and fill PDF forms directly within the platform. Users can convert documents to and from PDF, and use OCR to extract text from scanned files without leaving OnlyOffice.
Document Version History
Track changes, compare versions, and restore previous document states. This makes it easy to audit edits and recover from mistakes.
AI-Powered Assistance
Use built-in AI tools for document generation, translation, and grammar checking. AI features can be customized or run locally for privacy.
Self-Hosted and Cloud Deployment
Choose between public cloud, private cloud, or on-premises hosting on your own server. This flexibility supports compliance and data residency requirements for different organizations.
Ease of Use
OnlyOffice offers a familiar, MS Office-like interface that helps new users get started quickly, especially for document editing and collaboration. Most users find navigation intuitive, with clear menus and logical workflows for sharing, permissions, and version control. The user-friendly design extends to common office documents including spreadsheet and presentation editing. However, some advanced features—like workflow customization or self-hosted setup—require more technical know-how. Overall, OnlyOffice balances ease of use with powerful controls, making it accessible for most teams while still supporting complex requirements.
Integrations
OnlyOffice integrates with Nextcloud, ownCloud, Dropbox, Alfresco, Confluence, Jira, Moodle, Odoo, Trello, Box, and WordPress, among others, allowing teams to connect seamlessly with existing cloud services.
OnlyOffice also offers a full-featured API and connects with third-party integration tools like Zapier.
ONLYOFFICE Specs
- 2-Factor Authentication
- API
- Batch Permissions & Access
- Budgeting
- Calendar Management
- Contact Management
- Contact Sharing
- Customer Management
- Dashboard
- Data Export
- Data Import
- Data Visualization
- Email Integration
- Expense Tracking
- External Integrations
- Gantt Charts
- Google Apps Integration
- Multi-User
- Notifications
- Project Management
- Resource Management
- Scheduling
- Task Scheduling/Tracking
- Third-Party Plugins/Add-Ons
- Travel Management
