3 méthodes concrètes pour organiser et automatiser vos tâches e-mail dans Outlook

Gérer ses e-mails : éléments à prendre en compte

L’e-mail est souvent devenu un moyen de contact secondaire dans les communications personnelles, surtout avec le développement des messageries instantanées et des SMS. Mais dans le monde professionnel, l’e-mail reste roi pour de nombreuses organisations. Les raisons sont diverses, mais les aspects juridiques et d’archivage figurent en haut de la liste.

Si vous regardez votre boîte de réception à l’instant, voyez-vous plus d’une douzaine de courriels non lus ? Tous vos messages sont-ils simplement stockés dans la boîte principale ? Avez-vous créé des dossiers qui n’ont servi que quelques jours, voire semaines, avant d’être délaissés ? Cet article va vous guider pour reprendre le contrôle sur vos e-mails, les catégoriser et les retrouver facilement.

Les trois points clés pour y parvenir sont : le tri, l’identification et l’automatisation.

Étape 1 : Le tri

Il existe deux façons de trier vos mails :

• Drapeaux : sont utilisés pour signaler visuellement qu’un courriel requiert une action ultérieure. Ils peuvent également être associés à des rappels.
• Catégories : servent à regrouper les e-mails en groupes logiques, pour structurer votre boîte selon les thématiques.

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Drapeaux

Comment définir un simple drapeau de suivi :

1. Identifiez le courriel à signaler et cliquez sur le drapeau gris. Il sera ajouté à votre liste de tâches Outlook, mais aucun rappel ne sera défini.

2. Pour définir un rappel, faites un clic droit sur le drapeau et choisissez la plage horaire souhaitée dans la liste.

3. Le drapeau prend la couleur définie et un message de suivi apparaît dans l’entête du message.

Comment afficher la liste des courriels à suivre :

1. Sélectionnez Affichage >Barre des tâches >Tâches.

2. Le volet de la barre des tâches s’affiche avec tous les drapeaux listés par ordre chronologique.

Comment marquer comme terminé ou retirer le drapeau :

1. Faites un clic droit sur le message.
2. Sélectionnez Suivi > Marquer comme terminé ou Effacer le drapeau.

Marquer un drapeau comme terminé vous permet de consulter les tâches précédentes en cliquant sur l’icône Terminé dans la liste des tâches à faire ; cela s’affiche automatiquement lorsque le volet est ouvert, ou vous pouvez sélectionner Accueil > Vue actuelle, puis cliquer sur la coche verte.

Comment définir un rappel :

1. Faites un clic droit sur le message électronique pour lequel vous souhaitez définir un rappel.
2. Sélectionnez Ajouter un rappel.

3. Dans la boîte Personnaliser, sous Drapeau pour, sélectionnez une des options de Drapeau pour et définissez une date de début et une date d'échéance.
4. Cochez la case Rappel, saisissez la date et l’heure, puis sélectionnez OK.
5. Une icône de cloche d'alarme apparaîtra sur le message.
6. Pour modifier le rappel, faites un clic droit sur le message, sélectionnez Ajouter un rappel, puis modifiez.

Avec les drapeaux mis en place, vous pourrez désormais trier les e-mails marqués, recevoir vos rappels, et même appliquer des règles (abordées plus loin dans l’article).

Catégories

Par défaut, les catégories sont colorées. Vous pouvez les modifier afin qu'elles représentent différents besoins, tels que critique, personnel, réunion programmée, action à entreprendre, pour information, à classer, etc.

Comment modifier les noms de catégories :

1. Pour rendre les catégories facilement identifiables, ajoutez des noms et des couleurs en sélectionnant Accueil > Groupe Balises > Catégoriser > Toutes les catégories.
2. Pour modifier la couleur d'une catégorie, sélectionnez la catégorie, puis choisissez une couleur dans la liste déroulante à droite. 
3. Pour la renommer, sélectionnez une catégorie, puis cliquez sur Renommer. Saisissez le nom de votre choix dans la zone de nom, sélectionnez une couleur et une touche de raccourci, puis appuyez sur Entrée.
4. Pour créer une nouvelle catégorie de couleur, sélectionnez Nouveau, tapez un nom, choisissez une couleur, puis sélectionnez OK.
   1. Remarque : Vous pouvez réutiliser les couleurs, mais vous ne pouvez pas réutiliser les noms.

5. Lorsque vous avez terminé d’ajouter le nom et la couleur, sélectionnez OK.

Comment attribuer une catégorie :

1. Faites un clic droit sur un message électronique.
2. Sélectionnez Catégoriser, puis choisissez une catégorie de couleur appropriée pour le message.

Maintenant que vos e-mails sont catégorisés, vous pouvez appliquer des règles pour les trier de façon logique. À l’aide des règles (abordées plus loin dans cet article), vous pouvez par exemple créer une règle qui trie chaque e-mail catégorisé comme Action à entreprendre dans un dossier portant le même nom. Vous pouvez alors gérer ces e-mails en créant les tâches à effectuer et les marquer comme terminées à mesure que vous rayer les éléments de votre liste de choses à faire.

Étape 2 : Identification

Dossiers de recherche

L’un des moyens les plus simples de commencer à automatiser votre boîte de réception est d’utiliser les dossiers de recherche. Les dossiers de recherche sont des emplacements virtuels qui compilent une liste de courriels répondant aux critères définis.

Par exemple, vous pouvez avoir un dossier qui contient tous les e-mails d’un expéditeur particulier ou avec un indicateur spécifique. Il rassemble les messages afin que vous puissiez naviguer rapidement parmi les courriels présents dans le dossier.

Comment créer et utiliser des dossiers de recherche prédéfinis :

1. Sélectionnez le menu Dossier.
2. Dans le groupe Nouveau, sélectionnez Nouveau dossier de recherche.
3. Dans la liste Sélectionner un dossier de recherche, cliquez sur le dossier de recherche à ajouter.
4. Si le dossier de recherche prédéfini propose des options de personnalisation, elles apparaissent sous Personnaliser le dossier de recherche. Si vous sélectionnez Courriers contenant des mots spécifiques, sous Personnaliser le dossier de recherche, spécifiez les mots à utiliser.

Comment créer un dossier de recherche personnalisé :

1. Sélectionnez le menu Dossier.
2. Dans le groupe Nouveau, sélectionnez Nouveau dossier de recherche.
3. Dans la liste Sélectionner un dossier de recherche, faites défiler vers le bas puis cliquez sur Créer un dossier de recherche personnalisé.

4. Sous Personnaliser le dossier de recherche, cliquez sur Choisir.
5. Saisissez un nom pour votre dossier de recherche personnalisé.

6. Cliquez sur Critères, puis sélectionnez les options souhaitées.

7. Appliquez des modifications via les onglets :
   1. L’onglet Messages contient des critères concernant le contenu ou les propriétés du message, tels que l’expéditeur, les mots-clés ou les destinataires.
   2. L’onglet Autres choix contient des critères sur d’autres conditions du message, telles que l’importance, les indicateurs, les pièces jointes ou la catégorisation.
   3. L’onglet Avancé vous permet d’établir des critères détaillés. Sous Définir plus de critères, cliquez sur Champ, cliquez sur le type de critère souhaité, puis cliquez sur le critère spécifique dans la liste. Ensuite, dans la case Condition et la case Valeur, sélectionnez les options voulues, puis cliquez sur Ajouter à la liste. 
   4. Répétez pour chaque critère que vous souhaitez ajouter à ce dossier de recherche, puis cliquez sur OK.
8. Cliquez sur Parcourir puis sélectionnez les dossiers à inclure dans la recherche.
9. Cliquez sur OK pour fermer chaque boîte de dialogue ouverte.

Étape 3 : Automatisation

Mise en forme conditionnelle : alias la règle du patron

Beaucoup de gens connaissent la mise en forme conditionnelle dans Excel. Lorsqu’une certaine condition est remplie, la mise en forme s’applique automatiquement. Saviez-vous que vous pouvez faire la même chose dans Outlook ? La meilleure façon de l’illustrer est ce que j’appelle la règle du patron.

1. D’abord, ouvrez Outlook. Sélectionnez Affichage > Section Vue actuelle > Paramètres d’affichage.

2. À présent, sélectionnez le bouton intitulé Mise en forme conditionnelle. 

3. Entrez un nom pour la règle (par exemple, Patron), puis sélectionnez Condition.

4. Entrez le nom de votre patron à droite du champ De, puis cliquez sur OK. Remarque : il peut être nécessaire d’utiliser un annuaire actif pour trouver l’adresse e-mail. Dans ce cas, cliquez sur De et saisissez vos critères de recherche comme si vous adressiez un e-mail. 

5. De retour dans la boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle, cliquez sur le bouton Police.

6. Ici, vous pouvez choisir la police, le style, la taille et tous les effets. Si vous recevez beaucoup d'e-mails, n'en faites pas trop. J’ai simplement choisi la police par défaut, l’ai agrandie légèrement et l’ai mise en vert. Cliquez ensuite sur OK.

7. De retour sur la boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle, vous verrez la mise en forme dans la boîte comme indiqué par la flèche ci-dessous :

8. Cliquez sur OK et vous verrez maintenant votre boîte de réception avec votre mise en forme conditionnelle.

Désormais, les e-mails de votre supérieur seront mis en évidence pour être facilement repérés. 

Macros

Dans Outlook, les macros sont utilisées comme des automatisations programmées pour remplacer les tâches répétitives ou fastidieuses pour les utilisateurs. Les macros sont stockées dans des modules, qui sont en quelque sorte des « réservoirs de code ». Nous utilisons les modules pour trier et stocker les macros afin de séparer les fonctions. 

Vous pouvez avoir plusieurs modules pour organiser vos automatisations en groupes comme la mise en forme, la gestion des e-mails, la gestion du calendrier, etc. C’est un peu comme un gestionnaire de fichiers pour votre code.

Pour créer une nouvelle macro :

1. Allez dans Développeur > Visual Basic. La fenêtre du projet Visual Basic va s'ouvrir.
   1. Si l’onglet Développeur n'est pas affiché, cliquez sur Fichier > Options > Personnaliser le ruban. 
   2. Cochez la case à côté de Développeur dans la colonne Onglets principaux de la boîte de dialogue.
   3. L'onglet Développeur s'affichera désormais dans la fenêtre principale
2. Par défaut, les macros peuvent être collées dans le module Microsoft Outlook Objects, mais vous pouvez ajouter des modules en allant dans le menu Insertion et en choisissant Insérer un module.
3. Dans la fenêtre du projet, double-cliquez sur le module que vous souhaitez utiliser pour stocker votre code.
4. Dans le menu Insertion, cliquez sur Procédure.
5. Dans la case Nom, donnez un nom à votre macro. Ce nom ne peut pas contenir d'espaces, on utilise donc généralement un underscore.
6. Cliquez sur OK. La section dans la fenêtre du projet est créée et est prête à ce que vous créiez ou colliez votre code :

7. Tapez le code que vous voulez exécuter dans le corps de la sous-routine.

Les raisons d'utiliser des macros dans l'application sont nombreuses. Beaucoup sont prévues pour une seule tâche, comme archiver des e-mails, tandis que d'autres sont plus générales, comme répondre automatiquement à des e-mails. L'une de mes premières sources d'idées et d’outils utiles est Github. En raison de l’espace important requis pour les scripts de macros, voici un lien vers de nombreux excellents exemples.

Actions rapides

Outlook dispose d’une fonction d’activité prédéfinie que beaucoup ignorent, mais c’est l’une des meilleures fonctions pour automatiser votre journée. Celle-ci est intégrée et peut être personnalisée. Regardons d'abord les fonctionnalités intégrées :

Vous verrez l'une des deux options sur votre écran d'accueil selon la taille de la fenêtre (Remarque : les actions rapides affichées ci-dessous peuvent différer sur votre écran, voir la capture ci-dessous).

Dans la capture d’écran ci-dessus, vous pouvez voir plusieurs exemples. Par exemple, l’étape rapide Ajouter au calendrier ajoutera les courriels à votre calendrier et créera des rappels, tandis que l’étape rapide Courriel d’équipe vous permettra de générer rapidement un message à une liste de distribution que vous aurez définie. Utilisez l’élément Créer un nouvel objet pour suivre les étapes décrites ci-dessous. 

Comment créer une étape rapide :

1. Sélectionnez l’onglet Accueil > groupe Étapes rapides > Créer une nouvelle étape rapide.
2. Dans la zone Nom, créez un nom court pour la nouvelle étape rapide. Les noms courts sont mieux affichés dans le groupe.
3. Sélectionnez le bouton en forme d’éclair à côté de la zone Nom, choisissez une icône, puis cliquez sur OK.
4. Sous Actions, sélectionnez une action à effectuer pour l’étape rapide. Si vous sélectionnez Ajouter une action, vous ajoutez des étapes supplémentaires selon vos besoins. Par exemple, un élément comprenant plusieurs étapes peut être : marquer comme terminé puis déplacer vers un dossier spécifique.

5. Pour créer un raccourci clavier, dans la zone Touche de raccourci, sélectionnez le raccourci clavier que vous souhaitez attribuer.

Voici quelques excellents exemples d’étapes rapides :

• Automatiser les courriels : Si vous réalisez un rapport hebdomadaire, vous pouvez créer une étape rapide qui ouvre un courriel vierge, saisit une liste de distribution, ajoute un objet et du texte dans le corps du message. Vous pouvez ensuite ajouter des pièces jointes ou un texte supplémentaire personnalisé, puis envoyer le tout.
• Catégoriser les courriels : Une méthode pour mieux gérer votre boîte de réception consiste à utiliser des catégories. J’en ai plusieurs, mais pour moi, les principales sont aujourd’hui, cette semaine, la semaine prochaine. J’ai trois étapes rapides qui me permettent de faire cela, et j’ajoute les courriels à un dossier de recherche correspondant afin que je puisse les consulter selon ce calendrier.
• Déplacer vers des dossiers spécifiques : Vous pouvez trier votre boîte de réception, sélectionner quelques courriels, puis choisir cette étape rapide pour déplacer les messages dans un dossier désigné, comme À lire plus tard ou Ne pas archiver.
• Définir différents indicateurs et statuts : Les actions comme ajouter un indicateur, supprimer un indicateur ou les marquer comme incomplets peuvent être réalisées sur plusieurs courriels en même temps. Cela est très utile lorsque vous faites le ménage dans votre liste de tâches du jour. Triez par échéance aujourd’hui et, au fur et à mesure que vous les terminez, marquez-les comme tels.

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Règles

Il existe deux façons d’utiliser les règles avec Outlook :

• Power Automate : Power Automate permet de créer des règles avancées qui ne nécessitent pas que vous soyez connecté pour fonctionner. Vous pouvez envoyer des courriels, planifier des réunions, ajouter des contacts et réaliser de nombreuses autres fonctions, mais cela nécessite quelques opérations avec peu ou pas de code, ainsi que la disponibilité de votre administrateur système pour les utiliser.
• Client : Les règles côté client vous permettent de déplacer, signaler et répondre automatiquement aux messages électroniques, ainsi que d’effectuer certains autres traitements côté client (en local), mais la limite est que vous devez être connecté.

Puisque tous les lecteurs de cet article n’auront pas accès à Power Automate (voir les tarifs de Microsoft Power Automate ici), nous allons nous concentrer sur les règles côté client.

Comment créer une règle de base :

1. Vous pouvez commencer par faire un clic droit sur le courriel que vous souhaitez gérer, sélectionner Règles, puis Créer une règle :

a. Vous pouvez aussi, à partir de l’onglet Accueil, sélectionner le groupe Déplacer, puis le menu déroulant Règles, et enfin Créer une règle.

2. Dans la boîte de dialogue Créer une règle, sélectionnez les critères, puis l’action à exécuter.

3. Il existe de nombreuses autres options à appliquer à l'email dans les Options avancées :

4. Après avoir défini tous les critères requis, cliquez sur Suivant.

5. Sélectionnez les actions à appliquer au courrier, puis cliquez sur Suivant ou Terminer. Terminer enregistrera la règle et fermera l'assistant de règles. Suivant vous permettra de saisir quelques exceptions.

6. Sélectionnez les exceptions à appliquer à la règle, puis cliquez sur Suivant ou Terminer. Terminer enregistrera la règle et fermera l'assistant de règles. Cliquer à nouveau sur Suivant vous permettra de faire des ajustements finaux et d'apercevoir la règle. 

7. Ici, vous pouvez lui donner un nom, modifier certaines options de la règle, puis sélectionner Terminer.

Les types de règles sont :

• Organisation : déplacer, supprimer, classer, répondre, etc.
• Notifications : Celles-ci vous avertiront lorsque vous recevrez un message correspondant aux critères de la règle
• Personnalisée : Avec une grande variété d'options, celles-ci appliqueront différents types de critères et d'exceptions pour exécuter automatiquement un certain nombre d'actions pour vous.

Démêlez cette boîte de réception !

Avec ces astuces, vous pouvez démêler presque n'importe quelle boîte de réception. Rappelez-vous simplement les bases : trier, identifier et automatiser. Ces outils sont conçus pour être utilisés en combinaison les uns avec les autres : catégoriser et trier, identifier et classer, automatiser et catégoriser.

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