Les meilleures stratégies de résumé et de prise de notes

Commençons par aborder le grand problème de la prise de notes.

Pourquoi la prise de notes est-elle si difficile ?

Il est important de commencer par préciser le contexte que je rencontre le plus lors de la prise de notes : prendre des notes en tant que chef de projet lors d'une réunion de groupe, que ce soit durant un appel impliquant de nombreux intervenants ou lors d'une séance de planification avec votre équipe principale.

Souvent, ce contexte exige du chef de projet qu'il dirige la réunion et prenne des notes en même temps. Ces responsabilités font appel à des compétences et des parties du cerveau différentes : l’un des rôles est de présenter et de gérer la dynamique de la réunion (ce qui implique généralement de partager des informations et des connaissances), tandis que l’autre nécessite d’écouter activement, de traiter, de documenter et de réagir.

Passer d’un rôle à l’autre tout en menant l’ordre du jour prévu (et en le faisant bien) peut représenter un défi redoutable. Le plus important des deux est sans doute de mener la réunion, d’où la nécessité de développer des stratégies de prise de notes compatibles avec des changements de contexte permanents.

Un cadre pour hiérarchiser vos notes

Les notes les plus détaillées et approfondies deviennent souvent presque inutiles une fois replacées dans leur contexte. Vous n’êtes pas un greffier chargé de retranscrire mot à mot ce qui a été dit. En fait, il ne vaut mieux pas ; le discours oral est souvent peu cohérent une fois mis par écrit et vous oblige à lire énormément d’informations pour retrouver les éléments pertinents.

En matière de compte-rendu de réunion, les notes ne sont vraiment utiles que si l’on peut facilement les parcourir ou les rechercher par la suite pour trouver les informations importantes. La clé, c’est la hiérarchisation.

Raisons les plus courantes pour lesquelles on relit d’anciennes notes

1. Déterminer qui doit faire quoi
2. Revenir ou clarifier les décisions prises
3. Rechercher un contexte plus large sur les besoins
4. Résoudre des désaccords/conflits (et dans une certaine mesure, se couvrir)

La clé est donc d’adopter des méthodes de prise de notes adaptées à vos besoins.

Que faut-il écrire dans vos notes ?

À ne surtout pas oublier

• Actions à réaliser : Si vous ne retenez qu’une chose, consignez les actions à entreprendre (aussi appelées tâches, demandes d’action ou sous d’autres noms selon l’organisation). Elles sont la base pour garder tout le monde aligné et avancer. Je préfère un format simple : « [Nom de la personne] doit [détails de la tâche] avant le [date limite]. »
• Décisions : De nombreuses réunions tournent autour de débats très pointus sur les fonctionnalités et les solutions. Une grande partie de ces discussions ne sera plus jamais relue, mais il est essentiel de bien définir le résultat et la décision validée par le groupe.
• Besoins/Spécifications : Il faut développer un certain « sixième sens » pour repérer les besoins lors des discussions. Parfois, ils apparaissent de manière inattendue. Mais bien sûr, il est important de les documenter (et de les centraliser plutôt que de les laisser uniquement dans vos notes) pour éviter d’y revenir à répétition par la suite.

À consigner selon votre discernement

• Points divers abordés : Fiez-vous à votre intuition concernant les éléments de discussion à saisir. Si vous pensez qu’il pourrait être utile d’y revenir, autant prendre des notes ! Si le sujet est déjà bien documenté ailleurs ou d’importance mineure pour l’équipe, optez pour la concision.
• Opinions et débats : Comme mentionné plus haut, si une décision est prise, la consigner est capital ; la discussion qui l’a précédée ? Pas forcément. Mais si le point reste en suspens, il peut valoir la peine de noter rapidement les pistes envisagées.
• Brainstorming : Là encore, ce sont principalement les issues et décisions découlant d’un brainstorming qu’il faut retenir, même s’il peut parfois y avoir un intérêt à garder les détails. Si vous utilisez un tableau blanc, prenez simplement des photos et ajoutez, si besoin, des notes de contexte plus tard !
• Conversation générale : Très souvent, consigner toute la conversation n’aura que peu d’intérêt pour l’avenir. Soyez plutôt attentif aux actions, décisions et besoins exprimés au fil de l’échange.

À ne pas consigner

• Points de vue ambigus : Parfois, les parties prenantes finissent par se contredire ou par hésiter sur leur point de vue lorsqu'elles examinent un problème. Je vous conseille de ne pas consigner ces hésitations afin d'éviter de brouiller le résultat (mais il faut absolument noter l'issue finale).
• Plaisanteries : Il est toujours amusant de comparer qui a la meilleure météo du moment, mais pour la prise de notes ? Ce n'est clairement pas nécessaire !

Affûter vos stratégies de prise de notes

Maintenant que nous avons vu les détails de la prise de notes proprement dite, il est important d'aborder le processus global qui mène à des notes réussies. Il y a plusieurs points clés que j'applique (et que je regrette souvent de ne pas faire) lorsque je prends des notes de réunion, notamment :

• Créer un ordre du jour : C'est la base de la gestion de projet, mais même les animateurs de réunion les plus expérimentés arrivent parfois mal préparés. Si vous prenez le temps de préparer un ordre du jour à l'avance, vous pourrez mieux contrôler le rythme de la réunion et anticiper les moments clés à noter.
• Prendre des notes à l'avance : L'avantage d'avoir un ordre du jour, c'est que vous pouvez commencer à prendre des notes même avant la réunion. Rédigez à l'avance les points de discussion importants à présenter. Ce serait absurde d'essayer de prendre note de ce que vous dites pendant que vous parlez !
• Préparer son/ses outil(s) de prise de notes : Préparer à l'avance votre outil de notes, déjà formaté avec l'ordre du jour et les sujets contextuels avant le début de la réunion, vous permettra de gagner du temps pendant la réunion.
• Bloquer 10 minutes avant la réunion (surtout pour des appels) : Je pourrais écrire un article entier sur les outils d'appels vocaux et visio, mais il va sans dire qu'être prêt à l'avance et tester ses équipements AV évitera de nombreux problèmes et vous garantira de commencer à l'heure. Disposer de tout le temps prévu et pouvoir entendre tout le monde permettra une réunion moins précipitée, donc des prises de notes de meilleure qualité.
• Bloquer 10 minutes après la réunion : Le contexte de la discussion n'aura jamais été aussi frais dans votre mémoire qu'immédiatement après la réunion. Profitez-en pour relire vos notes, les réorganiser si besoin, ajouter des détails là où il en manque, et supprimer les éléments qui n'avaient en fin de compte pas beaucoup de valeur. Astuce : profitez-en pour repérer dans vos notes les besoins à centraliser dans une documentation partagée. Vous en avez bien une, n'est-ce pas ?

La clé pour prendre des notes mémorables est de le faire 10 minutes avant et après les réunions.

Astuces et conseils pour votre boîte à outils de prise de notes

Ce qui précède présente ma stratégie générale de prise de notes et mon approche de la priorisation, mais j'utilise aussi plusieurs autres astuces pour encore plus d'efficacité et moins de casse-tête :

• Prendre des notes partielles : Oubliez certains mots, utilisez des mots-clés, écrivez des phrases incomplètes. Puis, complétez-les tout de suite, tant que le contexte est encore frais, pour les rendre plus lisibles.
• Prendre des notes dans le contexte : Ne vous reposez pas trop sur vos méthodes habituelles. Si la réunion est une revue de conception avec un client sur Invision, saisissez vos remarques sous forme de commentaires dans Invision. Si vous suivez l'avancement de tickets JIRA, prenez vos notes directement dans les commentaires des tickets correspondants. Si vous relisez un document de besoins sur Google Docs, prenez vos notes directement sous forme de commentaires dans le Google Doc. Quel que soit le logiciel de gestion de projet que vous utilisez. Vous voyez l'idée !
• Enregistrer les réunions vraiment importantes : Si vous devez animer un atelier ou une grande réunion trop complexe pour espérer prendre suffisamment de bonnes notes, enregistrez l'audio (et/ou la vidéo). Vous serez probablement le/la seul(e) à réécouter l'enregistrement, mais au moins vous aurez de quoi reconstituer ultérieurement tous les détails dans la documentation appropriée.
• Google est votre ami : Lorsque vous gérez un projet sur une nouvelle plateforme que vous ne connaissez pas, il est inévitable que des termes et acronymes soient prononcés sans que vous les compreniez. Notez (de façon phonétique) ce que vous avez cru comprendre (à moins de demander la clarification pendant la réunion) et lancez la recherche sur Google avec le contexte disponible, souvent vous trouverez la réponse ! Sinon, si votre équipe n'a pas eu la même expression d'incompréhension à ce moment, il y a sûrement un collègue qui pourra vous expliquer ce qui vous a échappé.

Moins, c'est mieux

S'il n'y a qu'une chose à retenir de cet article, c'est que "moins, c'est mieux" pour la prise de notes de réunion ! Plus les années passent, plus mes notes sont concises. Attention, avoir des notes est essentiel, et bien prendre note fait partie intégrante de la bonne gestion d’un projet. Mais ma définition actuelle d’une « bonne » prise de notes repose sur une approche très minimaliste.

Soyons honnêtes : une réunion d'une heure contient souvent dix sujets ou moins qui méritent vraiment d’être consignés. Les réunions peuvent être désorganisées (même avec un ordre du jour), mais vos notes ne doivent pas l’être : trouvez le signal dans le bruit !