Prenez vos repères sur un nouveau projet (avec Joanna Leigh Simon)

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Ben Aston :

Merci de nous écouter. Je suis Ben Aston, et voici le Podcast du Chef de Projet Digital. Aujourd'hui, je suis rejoint par la formidable Joanna Leigh Simon, célèbre... mondialement célèbre même, pour la grande distribution de stylos de 2017. Restez avec nous. J'espère probablement que Joanna aura quelque chose à offrir aujourd'hui. Et elle a toujours quelque chose d'intéressant à partager avec nous. Donc, bienvenue Joanna.

Joanna :

Salut Ben. Merci beaucoup de m'accueillir à nouveau.

Ben Aston :

Super. Aujourd'hui, nous allons parler de ce qui se passe lorsqu'on est parachuté sur un nouveau projet. Parfois, quand on rejoint un nouveau projet, c'est une bonne chose, mais souvent cela peut être assez délicat. Nous allons donc aborder quelques-unes des choses à faire pour trouver nos repères et remettre les projets en ordre afin que nous puissions réellement commencer à les gérer.

Je pense que reprendre des projets d'autres personnes, parfois même juste démarrer des projets, peut être assez stressant. On va donc parler de manières de s'organiser et de rendre l'ensemble du processus moins stressant. Mais avant de plonger là-dedans, Joanna, peux-tu nous dire un peu qui tu es, pour ceux qui ne te connaissent pas encore, que fais-tu et qu'est-ce qui t'anime ?

Joanna :

Bien sûr. Je suis productrice, cheffe de projet actuellement basée à Philadelphie, et je travaille depuis environ huit ans dans de petites agences. D'abord, dans des agences de relations publiques et de publicité globales, puis dans la production vidéo, et plus récemment dans une agence de design graphique et d'image de marque. Chacune de ces expériences, évidemment, a eu une forte composante numérique — nous sommes au 21ème siècle après tout. Actuellement, j'attends de voir quel sera mon prochain poste. J'envisage potentiellement de quitter la ville de Philadelphie.

Ben Aston :

Des moments excitants. Si vous avez un emploi pour Joanna et que vous écoutez ceci en pensant "Oh, j'aimerais embaucher cette fille", contactez-la ! Joanna est disponible. Dis-nous, pendant cette période d'attente, comment occupes-tu ton temps ? Je sais que dans ta bio, tu as parlé de certaines choses que tu aimes faire pendant ton temps libre et je suis curieux : comment arrives-tu à rester occupée et engagée, alors qu'il serait si facile de juste te détendre ?

Joanna :

Vraiment, vu que c'était les vacances et que tout le monde était en congé, je me suis vraiment accordée beaucoup de temps pour me détendre, ce qui était super, et je le recommande vivement à ceux qui ont la chance de le faire. Mais j'ai aussi, étonnamment, réussi à rester très occupée.

J'ai fait pas mal de travail en freelance, ce qui est vraiment excitant. Principalement en stratégie de marque, ce que j'adore faire. J'ai donc travaillé avec des gens localement, mais aussi avec des clients en Californie et ailleurs, c'est génial. Et j'ai essayé de faire toutes ces petites choses difficiles à gérer avec un boulot à temps plein : aller chez le médecin, faire du sport, des courses, réparer des trucs dans mon appartement. Ça fait vraiment du bien de pouvoir enfin s'occuper de tout ça, toute cette administrivia.

Ben Aston :

C'est drôle, n'est-ce pas ? Juste vivre sa vie peut être un emploi à plein temps.

Joanna :

Ça l'est vraiment.

Ben Aston :

Faire des choses comme aller chez le dentiste, aller chez le médecin, se préparer pour le prochain grand challenge. Cela m'intéresse, car dans notre équipe Slack cela revient souvent, je le vois dans le canal PM Remote. J'aimerais avoir ton avis. Les gens demandent : je pense à devenir freelance ou chef de projet en contrat, mais comment trouves-tu du travail ? On dirait que ceux qui savent comment s’y prendre trouvent des missions et c’est super que tu aies pu décrocher des contrats. Comment trouves-tu ce travail ?

Joanna :

Pour être tout à fait honnête, je n'ai pas forcément cherché ces missions, je pense qu'elles sont venues à moi. J'adore travailler, c’est quelque chose que j'ai pleinement accepté ces dernières années.

Je préfère parler de carrière plutôt que de « workaholique », mais appelez cela comme vous voudrez. J'aime juste vraiment ce que je fais. Je suppose qu’en discutant avec des amis et des connaissances, en expliquant que j'allais avoir un peu de temps libre en cherchant un nouveau CDI, les gens me disaient « Ah, je connais quelqu'un qui a lancé son business, elle aurait besoin d’aide pour s’organiser ou prendre du recul sur telle ou telle chose. Tu veux la rencontrer ? » Et je réponds toujours oui, car je trouve ce travail fascinant.

J’ai aussi tendance à contacter des personnes qui, selon moi, pourraient bénéficier de mes services, en leur disant simplement que j'ai du temps et que j'aimerais travailler avec elles. Pas forcément par appât du gain, mais parce que j'aime vraiment ce genre de boulot, et ça me manque quand je n'en fais pas à temps complet.

Ben Aston :

C'est cool. La clé, c’est de connaître des gens et d’espérer qu’ils aient du boulot pour vous. J’ai l’impression que c’est pareil pour la plupart des gens. Ton réseau personnel est hyper important pour trouver du travail — il n’y a pas de réserve secrète de postes de chef de projet freelance qui attendent d’être attribués. Le réseautage individuel semble vraiment clé.

Joanna :

Absolument. C'est cliché mais tellement vrai. Ces choses arrivent la plupart du temps de façon organique, quand on ne les cherche même pas activement. Honnêtement, l’idée d’être freelance à temps plein me terrifie, parce que je n’aime pas cette démarche commerciale permanente pour trouver des missions. Ce n’est pas mon truc, j’ai du mal à me vendre, mais souvent, en étant honnête avec les gens sur ce que je recherche et ce que je peux offrir, les choses se font naturellement.

Ben Aston :

C’est intéressant. Aujourd’hui, on va parler de plusieurs sujets. D’abord, l’article que tu as écrit récemment : les questions à poser quand on commence un nouveau projet. Si vous ne l’avez pas encore lu, surtout si vous débutez un nouveau projet et que vous vous sentez perdu, cet article est fait pour vous.

Je pense que démarrer un projet peut être extrêmement intimidant, particulièrement si on travaille avec un nouveau client, ou dans une nouvelle agence. Cette impression d’atterrir sur un projet et qu’on vous dit « voilà, c’est ton projet maintenant, tu es responsable ». C’est angoissant, surtout parce que, neuf fois sur dix d’après mon expérience, la personne qui transmet le projet n’en a plus rien à faire. Tout ce qu’on entend c’est « mais c’est très simple, il n'y a pas besoin de transmission, tout le monde sait ce qu’il fait, il n’y a pas besoin de notes ».

C’est mon expérience des passations. Personne ne sait vraiment ce qu’il se passe, il n’y a aucune note, pas de passation, donc que faire ? C’est ce dont nous allons parler aujourd'hui. Les questions à poser quand on démarre un projet. Joanna, dis-moi : quelles sont tes expériences quand il s’agit de prendre en charge un projet comme cela ? Est-ce similaire à la mienne — te sens-tu jetée à l'eau en mode « nage ou coule », ou as-tu eu des meilleures expériences ?

Joanna :

Je n’ai pas d’histoire d’horreur, mais c’est une situation à laquelle j’ai déjà été confrontée plusieurs fois. Le souvenir le plus marquant, c’est quand j’ai commencé mon dernier job. Je suis arrivée dans une agence où il n’y avait plus vraiment de chef de projet depuis un moment, donc ce sont les directeurs artistiques qui géraient tout, avec une vingtaine de projets en simultané. Quand je suis arrivée, j’ai exigé de m’asseoir et de passer en revue chaque projet un par un en posant toutes les questions dont je parle dans l’article ; ça a été fastidieux, mais aussi formidable d'obtenir toutes ces infos d’un coup.

Ça va sans doute sembler très nerd, mais je pense que quand on aime vraiment la gestion de projet — comme j’imagine la plupart de vos auditeurs — se lancer dans ce défi de reprendre un projet à mi-chemin est passionnant et motive beaucoup de gens, je crois. Personnellement, j’y trouve un plaisir coupable.

Ben Aston :

Je trouve ça excitant aussi. Mais ce qui est important, comme tu le dis dans l’article, c’est d’avoir un plan pour prendre en main un projet. Dans l’euphorie de débuter, on veut se jeter dans le travail, mais tu expliques, et je résume en 4 axes, qu’il faut : comprendre le plan de gestion de projet, saisir qui est l’équipe, connaître le client, puis regarder le travail à fournir.

Tu expliques qu’il faut d’abord bien clarifier le cahier des charges : qu’est-ce qu’on livre ? Et, encore plus important, qu’est-ce qu’on ne livre pas. Joanna, tu veux développer un peu sur ce point ?

Joanna :

Absolument. Dans l’article, je rentre un peu plus dans le détail sur les questions à poser au départ, et à qui les poser, mais je pense que les chefs de projet ont mauvaise réputation en tant que « rabat-joie » surtout dans des contextes créatifs. Ce sont ceux qui débarquent en mode « attention, on ne s’emballe pas ». Je n’aime pas être celle qui freine, mais c’est essentiel dans notre rôle. Et donc, cette question sur ce qu’on ne doit PAS livrer est capitale. Quand je la pose, elle déclenche bien souvent des regards exaspérés ou de l’agacement, genre « ah, encore la chef de projet qui vient brider l’équipe ».

Parfois il faut juste être la « méchante ». Mais la question est cruciale, car c’est comme ça qu’on évite toute confusion, et qu’on économise du temps, de l'énergie et de l’argent. Je me suis retrouvée bien des fois où le client, ou le créa, ou l’account, veut voir très grand – « pourquoi se limiter, faisons tout ». Or, en tant que chef de projet, malheureusement, obtenir des réponses sincères sur ce qui ne doit PAS être livré est vital, parce qu’au bout du compte, on protège les gens d’eux-mêmes. Donc celle-là, même si elle n’est pas populaire, ils nous remercieront plus tard.

Ben Aston :

C’est intéressant, n’est-ce pas ? Surtout quand on commence un projet déjà en cours, si tu ne poses pas la question, tu te laisses emporter par l’enthousiasme, parfois toute l’équipe est prête à mettre les moyens parce que c’est LE projet qui peut gagner un prix ou amener de nouveaux business. Mais si on ne s’arrête pas pour se demander ce qu’on NE livre pas, et aussi — comme tu l’indiques — quels sont les jalons et les deadlines, eh bien cela pose souci.

Si on laisse l’équipe en roue libre, elle va créer un truc incroyable mais ça prendra une éternité… et coûtera très cher, même si ça aurait pu décrocher des prix !

Joanna :

Exactement. Et je ne veux jamais être celle qui empêche l’équipe de faire de grandes choses. Tout est question de bien gérer les attentes pour être la voix de la raison. On peut encourager l’équipe à se dépasser si c’est bénéfique, mais si on voit que tout le monde s’emballe et grille toutes les ressources, on doit intervenir pour rappeler : « ce n’est pas prévu, faites une pause ».

Ben Aston :

Un autre point que tu abordes à propos du plan, c’est « est-ce qu’on a déjà fait cela avant ? » Je trouve la question essentielle pour demander à l'équipe ou à d’autres chefs de projet si on peut réutiliser des choses. Parce que par nature, les gens veulent souvent réinventer la roue.

Demander « qu’est-ce qu’on peut réutiliser » est vraiment important.

Joanna :

Absolument. Cette question rejoint aussi la logique du chef de projet qui doit gérer les attentes et, parfois, qui doit jouer le « bad cop » et dire « on doit finir, ce n’est pas le moment d’expérimenter ».

Mais regarder ce qui existe déjà peut aussi faciliter l’innovation ! Donc, oui, ce n’est pas seulement éviter la redite, c’est aussi identifier où investir le temps pour être innovant. Si ça a déjà été fait, qu’on ne refasse pas la même chose : profitons-en pour innover ailleurs, en s’inspirant de l’existant.

Ben Aston :

C’est vrai. Ça peut éviter pas mal de soucis plus tard. Puisqu’on parle de problèmes, un de tes axes est d’analyser ce qui pourrait faire échouer le projet. À chaque projet, si ça doit planter, pourquoi cela planterait-il ? Quels pourraient être les obstacles ? Comment suis-tu les réponses à cette question ? Comment arrives-tu à préparer l’équipe à ces risques ?

Joanna :

Toute ma méthode de gestion de projet repose sur l’honnêteté. Toutes ces questions qu’il faut poser lorsqu’on est parachuté sur un projet en cours nécessitent que ton équipe, tes clients et tous les partenaires soient sincères, ainsi que toi-même. Demander quels obstacles pourraient survenir n’est utile que si on obtient des réponses honnêtes. Mais si c'est le cas, ça ouvre beaucoup de portes au chef de projet, qui peut prévoir des solutions avant même l’apparition du problème, et, au moment venu, les mettre directement en place.

Souvent on oublie ça. Moi la première ! L’expérience nous rend plus sage, et ce n’est pas parce que je donne des conseils aujourd'hui que je fais tout parfaitement à chaque fois. Mais il faut s’en souvenir : c’est notre job, parfois, d’anticiper et d’étudier les risques — même si ça ne se produit pas tout de suite. Ces recherches ne sont jamais perdues, elles serviront peut-être sur d’autres projets, ou même à aider des collègues, ce qui est aussi très précieux.

Ben Aston :

On a parlé des questions à poser : autour du plan, du cahier des charges, du calendrier… Passons à l’équipe. C’est parfois délicat, surtout si on débarque dans une agence. Comme tu l’indiques, une question importante est : qui va faire le boulot, et le plan de ressources est-il adapté ? Mais comment sais-tu si ce plan ou cette équipe sont réellement adéquats ? Souvent, quand on débarque, on hérite des « restes » humains. Comment tu gères ça ?

Joanna :

Très bon point. Poser cette question sert autant à prévoir de mauvaises nouvelles qu’à vérifier que tout va bien. C’est important de savoir où on en est. Outre l’honnêteté, un autre pilier de ma vision du management est l’instinct. Je pense qu’être capable d’user de son instinct est essentiel pour un bon chef de projet, surtout quand il s’agit de « ressources humaines ».

Donc, même après avoir posé toutes les questions, il faut aussi, par instinct, sentir le niveau de chaque personne, solliciter les membres de l’équipe pour comprendre si ce sont les bonnes personnes pour la tâche, et même si on n’a pas la main sur le staffing, essayer de comprendre vite les points forts et faibles pour s’assurer que l’équipe a ce qu’il lui faut, ou combler les manques éventuels.

Ben Aston :

Très bon conseil. Et je pense qu’on peut « scanner » vite une équipe en lui posant des questions très directes, même si ça semble basique : sur quoi travailles-tu en ce moment, quand auras-tu fini, as-tu déjà fait ça, sais-tu ce que tu dois faire ?

Ces questions-là, même si elles semblent naïves, révèlent parfois que certaines personnes n’ont aucune idée de ce qu’elles doivent faire ou n’ont pas du tout le bon profil. Ce n’est pas parce qu’on hérite d’un plan ou d’une équipe que c’est le bon choix. Poser ces questions évite des brûlages de budget ! Surtout ne pas rester passif sous prétexte d’être nouveau — foncez, allez voir l’équipe tout de suite.

Joanna :

Oui, absolument. En y réfléchissant, être un bon chef de projet repose autant sur les compétences humaines que sur la technique ou la planification. C’est être capable de remettre en question ce qui peut paraître évident. C’est aussi beaucoup de bon sens, de psychologie et de compréhension des personnalités, au-delà des budgets et des timelines. C’est pour cela que j’aime ce métier : il faut être organisé, aimer la documentation, mais aussi cultiver les soft skills et relever le défi humain de reprendre un projet à la volée.

Ben Aston :

Ensuite, passons au client. Tu fais justement remarquer qu’il faut toujours demander : qui est le client, qui a la décision finale, et bien cerner la couche de décision. Tu développes ?

Joanna :

Oui, cette question vient du vécu. Cela m’est arrivé de multiples fois : on me dit qui est le client référent, puis… on découvre que ce n’est pas si simple. Ce n’est pas qu’il y ait de la mauvaise volonté, mais parfois, sur le papier, le client est une personne, mais en réalité c’est tout un groupe, ou la décision revient à quelqu’un d’autre en dernière instance. Le mieux, c’est d’inciter les clients à être transparent sur ce point. Et leur dire que c’est normal !

J’assure toujours au client que ce n’est pas grave s’il y a d’autres parties prenantes cachées. Je sais comment marche le business. S’ils m’informent à l’avance, je peux m’organiser.

Ben Aston :

C’est tellement vrai. Ça paraît évident, mais c’est compliqué quand on hérite d’un projet client. Il y a souvent des décideurs cachés qui changent toute la donne. Les juniors veulent se mettre en avant et oublient d’obtenir l’aval du N+1… Il faut vite poser la question « qui doit valider ? », pour planifier les jalons, éviter de gaspiller du budget sur des travaux refusés, etc. Très important.

Passons au quatrième axe : le travail. Tu soulignes à juste titre l’importance de demander le critère de succès. Il faut comprendre pourquoi ce projet est mené : plus de notoriété, lancement réussi, plus d’utilisateurs, etc. Comprendre les objectifs, connaître la cible et s’assurer que notre livrable va répondre à ces objectifs. Comment fais-tu pour bien cerner le but stratégique et t’assurer que le travail correspond bien à l’attente ?

Joanna :

Cette question est super importante à plusieurs niveaux. Déjà, quand on arrive sur un projet, la poser permet de savoir, dans les mots du client, de l’équipe et de tous les partenaires, pourquoi ce projet existe. Car avoir un « pourquoi » c’est capital en mode projet. Cela permet de garder l’équipe concentrée. Mais c’est aussi une occasion (et c’est l’avantage quand on débarque sur un projet en cours !) de refocaliser le client.

Parfois, et ce n’est la faute de personne, les clients sont happés par plein d’autres choses. Profitez de ce moment pour les ramener sur leurs objectifs et vérifier si on va dans la bonne direction. C’est aussi l’occasion d’entendre ce qu’ils attendent de ce projet et d’utiliser leur propre réponse pour les guider et les motiver tout au long du projet. Cela permet de réunir toute l’équipe (client et agence) autour d’un objectif commun.

Ben Aston :

Tu as raison, c’est l’occasion de poser les questions de fond auxquelles on n’aurait pas osé revenir si on gérait le projet depuis le départ (car… on est censé déjà tout savoir !). Soyez celui qui recadre sur la vraie stratégie du client !

Pour conclure, j’aimerais ajouter : quand on prend un projet, il ne faut pas se sentir illégitime ou perdu — c’est normal ! Mais il faut rapidement poser toutes ces questions pour se faire une idée précise. N’hésitez pas non plus à ne pas trop vous engager au début. Souvent, on a envie de dire oui à tout, d’être positif, de foncer… Mais au départ, évitez la surpromesse : vous ne savez pas tout. Sinon, vous vous créez des problèmes plus tard.

Enfin, on a évoqué les mauvaises passations... Joanna, avant de conclure, des conseils pour faire une bonne passation si toi, tu transmets ?

Joanna :

Très bonne question ! Il y a mille façons et on peut toujours s’améliorer. Mais pour moi, encore une fois, le thème reste l’honnêteté. Que ce soit pour transmettre ou recevoir un projet, la meilleure chose est d’être très ouvert et honnête. Et comme tu le disais : ne faites pas semblant d’être plus à l’aise que vous ne l’êtes, osez montrer une part de vulnérabilité, posez des questions, même plusieurs fois. Si vos collègues sont pro, ils seront compréhensifs et vous aideront.

Posez autant de questions que nécessaire, à autant de personnes que nécessaire, sans crainte de paraître ignorant. Même si ça peut sembler un aveu de faiblesse sur le coup, ou que vous ramez à prendre le train en marche, à terme tout le monde y gagne.

Ben Aston :

Parfait ! Je rajouterais : si vous posez toutes ces questions-clés et que PERSONNE n'a la réponse, c’est sûrement parce qu’il n’y a pas de plan…! Quand c’est le cas, le chef de projet doit se sentir légitime pour établir un NOUVEAU plan, co-construit avec l’équipe, pour viser la réussite et les objectifs stratégiques.

Joanna :

Absolument. Je suis 100% d'accord.

Ben Aston :

Joanna, merci beaucoup d’avoir été avec nous, c’était un plaisir !

Joanna :

Merci à toi, c’était top ! Désolée si j’ai l’air enrhumée.

Ben Aston :

Avant de partir, as-tu quelque chose à offrir aujourd'hui ? La dernière fois, c’étaient des stylos, est-ce que quelqu’un t'en a redemandé ?

Joanna :

Je suis un peu déçue… personne ne m’a rien demandé ! Si vous ne voulez pas mes stylos, vous n’aurez rien cette fois ! Quoique… comme je suis enrhumée, j’ai justement une boîte neuve de Sudafed devant moi. Pour la saison des rhumes, voilà mon giveaway : une boîte de pseudoéphédrine ! Si vous en avez besoin, contactez-moi !

Ben Aston :

C’est une très belle offre ! Si vous voulez du Sudafed ou contribuer à la conversation, laissez un commentaire et rendez-vous dans la communauté du Digital Project Manager pour rejoindre notre équipe Slack, vous y trouverez plein de discussions intéressantes. Merci de votre écoute et à la prochaine !