Migrer de Smartsheet à Wrike : guide complet

Vous avez peut-être atteint un stade où Smartsheet fonctionne toujours, mais où son organisation demande plus d'efforts qu'auparavant.

Les projets peuvent être répartis sur différentes feuilles, tandis que les données liées et les formules nécessitent une attention régulière. Certaines des logiques les plus importantes peuvent n'avoir de sens que pour les personnes qui les ont créées à l'origine.

Cela peut rendre le passage à Wrike à la fois nécessaire et risqué.

Vous voulez une structure plus facile à suivre pour l'équipe, mais vous devez également protéger le travail en cours et son historique. La véritable question n'est pas simplement de savoir comment exporter les données. Il s'agit de tout déplacer sans remplacer des problèmes familiers par de nouveaux.

Ce guide vous aidera à effectuer cette transition de manière réfléchie.

Vous découvrirez ce qui peut être importé et ce qui doit être recréé. Il vous montrera également comment confirmer que Wrike est prêt avant que Smartsheet ne devienne une archive.

Utiliser Wrike pour la gestion du travail après Smartsheet

Le passage à Wrike implique deux types de travail : transférer les données prises en charge et recréer les processus qui les entourent.

Les données des tâches et les champs personnalisés peuvent être transférés via l'importation Excel de Wrike, tandis que les feuilles fortement axées sur la planification peuvent suivre une seconde voie grâce à l'importation MS Project de Wrike. Les formulaires, automatisations, tableaux de bord et configurations d'applications premium doivent être recréés dans Wrike.

L'objectif n'est donc pas de reproduire Smartsheet feuille par feuille. Il s'agit de préserver le travail dont votre équipe a besoin tout en reconstruisant sa structure autour du fonctionnement de Wrike.

Ce périmètre étant clairement défini, la question suivante est de savoir pourquoi ce changement peut en valoir la peine.

Pourquoi passer de Smartsheet à Wrike ?

Si vous hésitez encore à quitter un système que votre équipe connaît déjà, c'est compréhensible.

Les avantages suivants peuvent vous aider à confirmer si la poursuite du projet est la bonne décision pour résoudre les problèmes auxquels vous êtes confronté.

Garder un même élément de travail visible par plusieurs équipes

Le marquage transversal permet au même élément de travail d'apparaître dans différents dossiers ou projets tout en restant le même élément sous-jacent, plutôt qu'une copie. Les équipes peuvent organiser le travail en fonction de leurs propres besoins sans gérer plusieurs copies ni rapprocher les mises à jour ultérieurement.

Faciliter la gestion de la logique des processus

Certaines logiques de feuilles de calcul peuvent être recréées au moyen de champs personnalisés, de flux de travail et de règles d'automatisation. Les administrateurs disposent ainsi d'une configuration plus visible à examiner et à gérer, tandis que les calculs complexes peuvent rester dans un système connecté lorsque cela est nécessaire.

Voir quelles modifications du calendrier sont importantes

Avec les forfaits Business et supérieurs, le diagramme de Gantt de Wrike affiche le chemin critique avec les marges totale et libre. Les colonnes de marge totale et de marge libre sont disponibles dans le nouveau diagramme de Gantt, et non dans la vue classique. Vérifiez donc la version utilisée par votre compte. Ensemble, elles aident les équipes à voir la flexibilité dont dispose une tâche et à identifier les retards susceptibles d'affecter le calendrier global de livraison.

Si ces améliorations correspondent aux attentes de votre équipe, la section suivante explique comment passer de Smartsheet à Wrike sans perdre le contrôle du travail en cours de route.

Comment migrer de Smartsheet à Wrike

La séquence de migration dépend de la quantité de données actives dont vous disposez, de la part de logique présente dans les formules ou les applications premium de Smartsheet, ainsi que du nombre d'équipes qui effectueront la migration simultanément.

Les étapes ci-dessous sont présentées selon leurs dépendances plutôt que selon un calendrier fixe.

1. Confirmer votre contrat et votre fenêtre de migration

Avant de commencer le travail technique, confirmez la durée de votre abonnement Smartsheet, sa date de renouvellement et le délai de préavis de résiliation requis.

Les conditions d'abonnement standard de Smartsheet prévoient un renouvellement automatique, tandis que ses consignes de résiliation indiquent qu'une demande de résiliation doit être envoyée au moins 30 jours avant le renouvellement.

Votre bon de commande ou votre accord négocié peut contenir des conditions différentes. Utilisez donc votre propre contrat comme référence définitive.

Une fois la fenêtre disponible connue, remontez le calendrier à partir de la date de basculement prévue. Tenez compte de la période de fonctionnement en parallèle, du travail de configuration, du transfert des données, des tests et de l'inventaire.

2. Dresser l'inventaire de votre déploiement Smartsheet

Répertoriez chaque feuille, rapport, tableau de bord, formulaire, automatisation, espace de travail et application premium impliqués dans le travail actif.

Indiquez pour chaque élément s'il est actif, occasionnel ou devenu inutile, afin de ne pas recréer du contenu que votre équipe n'utilise plus.

Pour chaque feuille active, consignez les éléments suivants :

• Son nombre de lignes
• Les formules et références interfeuilles qu’elle utilise
• Ses types de colonnes
• Ses pièces jointes et commentaires
• Les rapports, tableaux de bord, formulaires ou automatisations qui en dépendent
• Les personnes et collaborateurs externes qui peuvent y accéder

Cet inventaire transforme la migration en un ensemble défini d’exigences en matière de données, de configuration et d’accès. Il vous aidera également à déterminer quel travail peut être transféré par le biais d’une importation et quelles parties doivent être recréées.

3. Concevoir la structure cible dans Wrike

Décidez comment le contenu Smartsheet sera représenté dans Wrike avant d’importer quoi que ce soit.

Élément Smartsheet	Destination Wrike possible	Méthode de mappage
Espace de travail	Espace	Créer et configurer manuellement
Feuille	Projet ou dossier	Décider en fonction de l’utilisation de la feuille
Ligne	Tâche	Pris en charge par l’importation Excel
Colonne typée	Champ personnalisé	Pris en charge par Excel avec préparation des champs
Planning Gantt	Dates et dépendances des tâches	Pris en charge par l’importation MS Project
Formulaire	Formulaire de demande	Recréer avec l’offre Business ou une offre supérieure
Automatisation	Règle d’automatisation	Recréer à l’aide des déclencheurs, conditions et actions de Wrike
Rapport	Rapport Wrike	Recréer à l’aide des sources de données et des filtres de Wrike
Tableau de bord	Tableau de bord Wrike	Recréer à l’aide des widgets Wrike
Plan directeur de Control Center	Plan directeur Wrike	Remplacement conceptuel qui doit être recréé
Formule de cellule	Champ personnalisé de formule, règle d’automatisation ou calcul externe	Pas d’équivalent direct
Lien de cellule ou référence interfeuille	Configuration de balisage croisé, de regroupement ou de création de rapports	Pas d’équivalent direct

Une feuille représentant un travail délimité avec un début et une fin définis peut correspondre à un projet Wrike.

Un outil de suivi continu ou une collection de référence peut correspondre à un dossier. Considérez cela comme une décision de modélisation plutôt que comme une règle de conversion automatique.

Wrike vous permet de stocker des informations structurées dans des champs personnalisés, d’effectuer des calculs pris en charge par le biais de champs personnalisés de formule, de recueillir des informations structurées au moyen de formulaires de demande et de standardiser les tâches répétitives grâce aux plans directeurs.

Ces fonctionnalités peuvent remplacer l’objectif de certaines configurations Smartsheet, mais elles ne reproduisent pas automatiquement ces configurations.

4. Préparer vos champs personnalisés

Créez les champs personnalisés Wrike qui contiendront les valeurs de vos colonnes importées. Faites correspondre autant que possible les noms et les types de champs aux données Smartsheet nettoyées.

Wrike peut importer des champs personnalisés et leurs valeurs via Excel. Toutefois, les champs nouvellement créés sont importés par défaut en tant que champs de texte au niveau du compte. Certains types de champs devront peut-être être créés au préalable ou convertis manuellement après l’importation.

Les noms des champs personnalisés sont sensibles à la casse.

Si une colonne importée ne correspond pas exactement au nom d’un champ existant, Wrike peut créer un autre champ au lieu de renseigner celui qui était prévu. Les champs de base de données liée et de miroir ne sont actuellement pas pris en charge par l’importation Excel.

Préparer les champs en amont réduit le risque de créer des champs en double, d’utiliser des types de champs incorrects et d’effectuer des réimportations inutiles. Cette étape est particulièrement importante, car l’importation Excel de Wrike crée de nouveaux éléments et ne peut pas mettre à jour les éléments existants.

5. Exporter vos données Smartsheet

Smartsheet vous permet d’exporter des feuilles et des rapports vers Microsoft Excel, Google Sheets et PDF. Deux autres formats sont spécifiques : PNG, disponible uniquement pour la vue de diagramme de Gantt, et MS Project XML, disponible pour les feuilles mais pas pour les rapports. L’exportation MS Project XML est importante ici, car il s’agit du type de fichier utilisé par le deuxième mode d’importation de Wrike.

Les fichiers exportés ne conservent pas toutes les fonctionnalités de Smartsheet :

• Les formules, y compris les références entre feuilles, ne sont pas conservées en tant que formules fonctionnelles, car Smartsheet et Excel utilisent des syntaxes de formule différentes.
• Les exportations de diagrammes de Gantt vers Excel et Google Sheets contiennent la liste des tâches sous-jacente plutôt que la représentation visuelle du diagramme de Gantt.
• Les pièces jointes sont exclues des exportations standard et nécessitent une sauvegarde ou un téléchargement distinct.
• Les commentaires et les récapitulatifs des feuilles apparaissent dans des onglets séparés du classeur plutôt qu'à côté de leurs lignes d'origine.
• Les colonnes de listes déroulantes, de contacts, de cases à cocher et de symboles deviennent des valeurs textuelles.
• Les valeurs des cases à cocher sont exportées sous la forme Vrai ou Faux.
• Les exportations de rapports vers Excel sont limitées à 20,000 lignes, et un nombre inférieur de lignes est exporté lorsqu'un tri est appliqué au rapport.
• Smartsheet suggère de diviser un rapport qui dépasse la limite en rapports plus petits, ce qui constitue une option pour extraire l'ensemble des données.
• Les regroupements et les lignes de synthèse sont exclus des exportations standard.
• Les configurations des formulaires, des automatisations, des tableaux de bord et des applications premium doivent être documentées séparément.

Ces limitations sont documentées dans les instructions d'exportation de Smartsheet pour les feuilles, les rapports, les espaces de travail et les dossiers. La documentation de Smartsheet sur les sauvegardes précise davantage les éléments qui ne figurent pas dans une extraction de données, en indiquant que les sauvegardes n'incluent pas les rapports, les tableaux de bord, les formules, les flux de travail ni les références entre feuilles.

Les liens entre cellules, les références entre feuilles, les formulaires, les automatisations, les tableaux de bord et les configurations des applications premium ne deviennent donc pas des configurations Wrike portables au moyen de ces exportations de fichiers.

Documentez-les séparément avant que l'accès à Smartsheet ne soit restreint ou que l'abonnement ne prenne fin.

Exportez le contenu actif destiné à la migration et conservez le contenu exclu dans une archive contrôlée.

6. Nettoyer et mettre en forme l'exportation

Préparez chaque fichier exporté pour l'importation Excel dans Wrike.

Avant l'importation :

• Vérifiez que le fichier ne contient aucune formule.
• Convertissez les types de colonnes Smartsheet non pris en charge en valeurs correspondant aux champs Wrike cibles.
• Vérifiez que les noms des champs personnalisés correspondent exactement aux champs Wrike existants.
• Vérifiez les noms des personnes responsables afin qu'ils puissent être associés aux utilisateurs Wrike, et incluez l'adresse e-mail principale de chaque personne, méthode recommandée par Wrike pour associer les personnes responsables.
• Séparez les pièces jointes et les commentaires pour les traiter manuellement.
• Mettez en forme les dossiers et les projets dans la colonne Titre à l'aide de chemins séparés par des barres obliques.

Par exemple : /Operations/Intégration client

Wrike exige notamment que les fichiers d'importation Excel ne contiennent aucune formule. Il utilise également des chemins séparés par des barres obliques dans la colonne Titre pour créer des hiérarchies de dossiers et de projets.

Lors de la préparation des colonnes de champs personnalisés, suivez les exigences de Wrike relatives aux noms, aux types et à la mise en forme des champs afin d'éviter les champs en double ou dont le type est incorrect.

7. Sélectionner le chemin d'importation Wrike approprié

Wrike ne fournit pas d'importateur Smartsheet natif. Les données Smartsheet sont donc transmises à Wrike au moyen de fichiers préparés. Deux méthodes sont disponibles, et les migrations importantes utilisent souvent les deux : une importation Excel pour les données et les champs de tâches structurés, et une importation MS Project pour les calendriers.

Notez que l'importation Wrike n'accepte pas les fichiers CSV. Convertissez toute exportation CSV en XLS ou XLSX avant l'importation.

Importation Excel

L'importation Excel transfère les données structurées des tâches, les dossiers, les projets et les valeurs des champs personnalisés.

L'importation Excel de Wrike :

• Prend en charge les fichiers XLS et XLSX
• Crée des tâches, des dossiers, des projets et des modèles
• Crée de nouveaux éléments au lieu de mettre à jour les éléments existants
• Prend en charge jusqu'à 5,000 tâches par importation
• Est prise en compte dans la limite glissante de création en masse de Wrike

La limite de création en masse est de 3,000 éléments sur sept jours avec l'offre Team, et de 12,000 éléments sur sept jours avec l'offre Business et les offres supérieures. Divisez les migrations plus importantes en lots contrôlés.

Excel peut également importer des champs personnalisés et leurs valeurs. Les flux de travail et les statuts des projets peuvent être attribués lorsque le fichier contient les colonnes de flux de travail et de statut requises.

L'importation Excel ne transfère pas les dépendances entre tâches, les durées ni les délais d'avance et de retard.

Importation MS Project

Wrike importe également les fichiers Microsoft Project, et Smartsheet exporte le diagramme de Gantt d'une feuille au format XML MS Project. Cette association offre aux feuilles centrées sur les calendriers une seconde méthode, conçue pour transférer les dates et la structure des dépendances plutôt que des lignes simples.

Considérez ce cas où le calendrier lui-même constitue l’élément de valeur : une feuille dont la valeur réside dans son séquençage, ses prédécesseurs et ses durées, plutôt que dans ses colonnes personnalisées. La méthode Excel reste mieux adaptée aux feuilles dont la valeur réside dans des colonnes typées et des données de champs personnalisés.

Vérifiez le résultat plutôt que de supposer que le transfert s’est déroulé correctement. Confirmez la manière dont les dépendances, les durées et les contraintes ont été importées dans Wrike, puis rapprochez-les de l’inventaire établi à l’étape 2.

Lorsque vous utilisez la méthode Excel pour une feuille contenant un calendrier, prévoyez de recréer le calendrier dans Wrike une fois les éléments créés. Reconstituez les dépendances lorsque l’ensemble des tâches d’un projet a été importé. Les définir sur la base d’une importation partielle vous obligerait à les retravailler à l’arrivée des lots restants.

La documentation de Wrike concernant l’importation Excel ne mentionne pas les pièces jointes ni les commentaires de Smartsheet parmi les données prises en charge. Smartsheet exclut également les pièces jointes des exportations standard et place les commentaires dans des onglets distincts du classeur. Prévoyez donc de traiter ce contenu séparément lorsque l’historique reste important.

8. Recréer les formulaires, les automatisations et les plans

Recréez les formulaires Smartsheet actifs sous forme de formulaires de demande Wrike. Wrike vous permet d’associer les réponses aux formulaires à des champs de tâches ou de projets, d’utiliser des questions de suivi conditionnelles et de lancer des validations en fonction des réponses sélectionnées.

Recréez les automatisations Smartsheet à l’aide de la structure de déclencheurs, de conditions et d’actions de Wrike. Chaque règle d’automatisation Wrike peut contenir un déclencheur et jusqu’à dix actions.

Ne supposez pas qu’une règle d’automatisation puisse en déclencher une autre. Wrike indique que les modifications apportées par une règle d’automatisation n’activent généralement pas les autres règles, à l’exception de quelques cas documentés.

Un flux de travail comportant plus de dix actions peut donc nécessiter plusieurs règles dotées de déclencheurs indépendants, ou une série d’étapes de flux de travail repensée.

Recréez les travaux provisionnés de manière récurrente à l’aide des plans Wrike.

Si vous utilisiez auparavant Smartsheet Control Center, considérez le plan Wrike correspondant comme une nouvelle configuration plutôt que comme un élément transféré.

9. Recréer les formules et la logique entre feuilles

Examinez chaque formule Smartsheet en fonction du résultat qu’elle produit, plutôt que d’essayer de reproduire directement sa syntaxe.

Certaines valeurs calculées peuvent devenir des champs personnalisés de formule Wrike.

Les modifications conditionnelles de dates ou autres mises à jour de champs prises en charge peuvent être recréées au moyen de formules dans l’automatisation Wrike. Les totaux et les moyennes peuvent être gérés au moyen d’agrégations de champs personnalisés ou de rapports, les agrégations étant disponibles pour les types de champs Nombre, Pourcentage, Devise et Durée.

Les champs personnalisés de formule Wrike fonctionnent avec des types de champs système et personnalisés définis, et diffèrent des cellules d’un tableur d’une manière qui détermine ce que vous pouvez recréer. Un champ Formule contient une formule qui s’applique à chaque élément qui l’utilise, plutôt qu’une expression différente par ligne. Ses opérateurs sont l’addition, la soustraction, la multiplication, la division et TODAY(), sans fonctions de texte ni de recherche, et chaque formule est soumise à une limite de 1 000 opérations.

Comparez chaque formule Smartsheet à ces contraintes avant de prévoir de la recréer dans un champ Formule. Les calculs qui reposent sur une logique propre à chaque ligne, sur le traitement de texte ou sur des recherches entre feuilles devront peut-être rester dans un tableur connecté, une plateforme de création de rapports ou un autre système conçu pour effectuer ce type de calcul.

De même, le balisage croisé ne reproduit pas directement un lien entre cellules Smartsheet.

Le système de balisage de Wrike permet au même projet d’apparaître à plusieurs emplacements tout en restant le même élément sous-jacent. Déterminez si le balisage croisé, les agrégations, les rapports ou une connexion de données externe permet de reproduire au mieux le besoin métier d’origine.

10. Recréer les rapports et les tableaux de bord

Recréez chaque rapport et tableau de bord Smartsheet actif à l’aide des éléments et des champs Wrike importés.

Wrike vous permet de créer des rapports à partir de sources de données et de filtres sélectionnés, tandis que les tableaux de bord Wrike utilisent des widgets configurables pour afficher et surveiller le travail.

Utilisez la recréation des rapports pour confirmer que :

• Les champs requis sont renseignés de manière cohérente
• Les travaux balisés de manière croisée apparaissent aux emplacements prévus
• Les filtres renvoient les éléments attendus
• Les agrégations des projets et des dossiers sont calculées correctement
• Les utilisateurs peuvent accéder aux champs et aux emplacements associés à chaque rapport

Les rapports et les tableaux de bord doivent être validés par rapport à leurs équivalents Smartsheet, plutôt que considérés comme équivalents simplement parce qu’ils portent des noms similaires.

11. Valider la migration avant la bascule

Ne considérez pas une importation terminée comme la preuve que la migration est prête.

Testez un échantillon représentatif et vérifiez :

• Le nombre d’éléments importés est décompté du nombre de lignes sources
• Hiérarchie des dossiers, projets, tâches et sous-tâches
• Noms, valeurs et types des champs personnalisés
• Correspondance des responsables
• Dates de début, dates d’échéance, durées et dépendances
• Attributions des processus et des statuts
• Routage des formulaires de demande
• Comportement des règles d’automatisation
• Résultats des rapports et des tableaux de bord
• Accès pour les utilisateurs internes et externes

La nécessité de vérifier les champs personnalisés est étayée par l’avertissement de Wrike selon lequel les nouveaux champs peuvent être importés sous forme de texte et les noms de champs en double peuvent entraîner des problèmes de correspondance. La validation des responsables est également nécessaire, car Wrike demande à la personne qui exécute l’importation de faire correspondre les noms du fichier avec les utilisateurs de la liste de contacts Wrike. Tout type d’utilisateur, à l’exception des Collaborateurs, des Contributeurs et des Lecteurs, peut effectuer une importation : il ne s’agit donc pas uniquement d’une tâche d’administrateur.

Notez tout ce qui n’a pas été transféré et décidez s’il faut le recréer, le conserver dans les archives ou l’exclure officiellement.

12. Former les utilisateurs, fonctionner en parallèle et effectuer la bascule

Mettez en place une période contrôlée de fonctionnement en parallèle à l’aide d’un ensemble représentatif de travaux actifs.

Pendant cette période, vérifiez que les utilisateurs peuvent créer, mettre à jour, établir des rapports sur les travaux et les terminer dans Wrike sans dépendre de l’ancien processus Smartsheet.

Fixez une date ferme à partir de laquelle tout nouveau travail devra être enregistré dans Wrike.

Limitez les modifications dans Smartsheet lorsque votre modèle d’accès le permet, mais conservez l’ancien contenu comme archive au lieu de le supprimer immédiatement.

Des plateformes tierces peuvent être en mesure de synchroniser certaines lignes Smartsheet et tâches Wrike pendant la transition.

Par exemple, Unito propose une synchronisation bidirectionnelle en temps réel, tandis que Zapier offre des automatisations Smartsheet et Wrike basées sur des déclencheurs.

Ces connexions peuvent aider à gérer certains travaux en cours, mais elles ne remplacent pas la nécessité de recréer les formules, rapports, tableaux de bord, formulaires, automatisations et logiques des applications premium.

Après la bascule, surveillez les données manquantes, les éléments en double, les autorisations incorrectes et les processus qui ne correspondent pas à la nouvelle structure Wrike.

La mise en place d’une période en parallèle, la conservation d’une archive et la définition d’une date de bascule stricte sont des recommandations visant à réduire les risques de migration plutôt que des exigences documentées par Wrike.

Elles sont justifiées par les aspects de la migration qui nécessitent une reconstruction manuelle et par le fait que l’importation Excel de Wrike ne peut pas mettre à jour les éléments existants.

Liste de contrôle de la migration vers Wrike

Maintenant que vous avez parcouru la feuille de route de migration, utilisez cette liste de contrôle pour vous assurer qu’aucun élément important n’a été oublié avant de terminer la transition.

Planification

Assurez-vous que le périmètre, le calendrier et les responsabilités de la migration sont clairement définis.

• Modalités d’abonnement Smartsheet et exigences de résiliation confirmées
• Date de bascule et période en parallèle définies
• Responsable de la migration désigné pour chaque domaine
• Ressources Smartsheet inventoriées
• Ressources actives et inutiles séparées
• Formules, références, pièces jointes et commentaires documentés
• Forfait Wrike requis confirmé

Structure et accès

Vérifiez que Wrike est prêt à recevoir les données et que les bonnes personnes y auront accès.

• Espaces Wrike créés
• Feuilles associées à des projets ou à des dossiers
• Hiérarchie des tâches et des sous-tâches définie
• Processus et statuts configurés
• Champs personnalisés créés avec des noms et des types correspondants
• Utilisateurs internes provisionnés
• Exigences relatives aux accès externes examinées

Exportation et préparation

Confirmez que les données Smartsheet ont été exportées, nettoyées et mises en forme pour le chemin d’importation sélectionné.

• Feuilles actives exportées
• Plannings Gantt exportés si nécessaire, au format XML de MS Project lorsque le planning doit être importé
• Pièces jointes téléchargées ou sauvegardées
• Commentaires et résumés pertinents conservés
• Fichiers exportés vérifiés afin de détecter les données aplaties
• Formules restantes supprimées
• Types de colonnes non pris en charge convertis
• Hiérarchie mise en forme sous forme de chemins séparés par des barres obliques
• Contenu Smartsheet d’origine archivé

Importation et reconstitution

Assurez-vous que les données ont été transférées par le moyen approprié et que les configurations non prises en charge ont été reconstituées.

• Importation Excel utilisée pour les champs structurés lorsque cela est approprié
• Importation MS Project utilisée pour les feuilles comportant de nombreux éléments de planning lorsque cela est approprié
• Exports CSV convertis en XLS ou XLSX avant l’importation
• Dépendances et durées des tâches recréées ou vérifiées dans Wrike après l’importation
• Importations Excel limitées à 5 000 tâches
• Limite de création massive progressive prise en compte
• Formulaires de demande reconstitués et testés
• Règles d’automatisation reconstituées et vérifiées
• Plans directeurs créés
• Logique des formules reconstituée ou transférée vers un autre système
• Rapports et tableaux de bord recréés

Tests et basculement

Avant la mise en service, vérifiez que le travail migré fonctionne comme prévu pour les personnes qui l’utilisent.

• Nombre d’éléments rapproché
• Hiérarchie des projets, dossiers, tâches et sous-tâches vérifiée
• Noms, valeurs et types des champs personnalisés vérifiés
• Responsables correctement associés
• Dates, durées et dépendances vérifiées
• Flux de travail et statuts confirmés
• Routage des formulaires de demande testé
• Scénarios d’automatisation testés
• Rapports et tableaux de bord comparés
• Accès internes et externes testés
• Contenu manquant ou exclu documenté
• Équipe formée au modèle des éléments de travail de Wrike
• Période parallèle terminée
• Basculement final communiqué

Après le lancement

Une fois Wrike mis en service, comblez les lacunes restantes et ne conservez l’ancien système disponible que lorsque cela est nécessaire.

• Modification de Smartsheet restreinte
• Archive Smartsheet conservée
• Validation de la migration consignée
• Données manquantes, doublons et problèmes d’accès surveillés
• Solutions de contournement inutiles de type tableur examinées
• Résiliation de Smartsheet effectuée lorsque cela est approprié

À quoi ressemble une migration réussie de Smartsheet vers Wrike

Une fois la feuille de route et la liste de contrôle terminées, la migration est réussie si votre équipe peut gérer son travail quotidien dans Wrike sans revenir à Smartsheet.

Les projets sont faciles à trouver et les demandes créent du travail au bon endroit. Les champs importés permettent d’établir des rapports fiables, tandis que les utilisateurs peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin. Les plannings reflètent les dates et dépendances correctes, et les automatisations et plans directeurs reconstitués fonctionnent comme prévu.

Smartsheet peut rester disponible en tant qu’archive, mais tout nouveau travail commence et est terminé dans Wrike. Si votre équipe peut effectuer son travail habituel et produire des mises à jour précises sans gérer deux systèmes, vous êtes sur la bonne voie.

Bonnes pratiques et principaux défis

Même lorsque les données sont prêtes, quelques décisions peuvent déterminer la stabilité de la migration après son lancement. Gardez ces pratiques et ces risques à l’esprit tout au long de la feuille de route.

Migrer le travail actif et archiver le reste

Déplacer chaque élément Smartsheet entraîne davantage de reconstruction et de tests que nécessaire. Donnez la priorité au travail actif, puis conservez les contenus plus anciens ou rarement utilisés dans une archive contrôlée afin qu'ils restent disponibles sans ajouter de complexité à Wrike.

Finaliser la structure avant l'importation

Décidez comment les feuilles correspondent aux projets ou aux dossiers et préparez vos champs personnalisés avant de déplacer les données. Cette étape est importante, car l'importation Excel de Wrike crée de nouveaux éléments au lieu de mettre à jour ceux qui existent déjà, ce qui rend les erreurs structurelles plus difficiles à corriger au moyen d'une nouvelle importation.

Préparer soigneusement l'importation Excel

L'importation Excel de Wrike transfère les données structurées et les champs personnalisés, mais pas les dépendances ni les durées. Planifiez les lots en fonction de la limite de 5 000 tâches et prévoyez du temps pour reconstruire le planning dans Wrike une fois les tâches en place.

Planifier ce qui doit être reconstruit

Les formules Smartsheet ne restent pas fonctionnelles après l'exportation, tandis que les pièces jointes et les commentaires nécessitent une gestion distincte. Les formulaires, les automatisations, les tableaux de bord et la logique des applications premium doivent également être définis comme des travaux de reconstruction, plutôt que considérés comme des éléments censés être transférés avec les données.

Attribuer un responsable clair et une date de fin à la bascule

Désignez un responsable chargé d'approuver chaque domaine migré et fixez une date ferme à partir de laquelle tout nouveau travail devra commencer uniquement dans Wrike. Formez les utilisateurs au modèle des éléments de travail et du marquage croisé de Wrike afin que l'équipe adopte la nouvelle structure au lieu de recréer Smartsheet dans celle-ci.

Réflexions finales

La migration depuis Smartsheet ne constitue qu'une partie de la compréhension de la manière dont Wrike pourrait s'intégrer au travail plus large de votre équipe.

Pour une évaluation plus globale de ses fonctionnalités, de sa facilité d'utilisation, de ses tarifs et de ses performances selon les différents cas d'utilisation, consultez notre analyse approfondie de Wrike ou commencez votre importation en sélectionnant le meilleur forfait Wrike pour vos besoins dès aujourd'hui.

Avant de vous engager dans une bascule complète, testez la feuille de route sur une feuille représentative et vérifiez dans quelle mesure la structure convient à votre équipe.

Bonne chance pour la migration.

Foire aux questions

Que devient le travail déjà en cours ?

Les options d’importation standard de Wrike sont des transferts ponctuels et non une synchronisation continue. Terminez le travail dans Smartsheet ou déplacez-le pendant la bascule, puis réinitialisez son planning dans Wrike.

Allons-nous perdre notre historique Smartsheet ?

En partie. Smartsheet exporte séparément les commentaires et les récapitulatifs tout en excluant les pièces jointes. Conservez donc une archive et déplacez manuellement l’historique dont vous avez encore besoin.

Nos collaborateurs externes conserveront-ils leur accès ?

Non, les autorisations Smartsheet ne sont pas transférées automatiquement. Attribuez un type d’utilisateur Wrike approprié et utilisez les réviseurs invités uniquement pour les personnes qui doivent examiner des fichiers sans accéder à l’espace de travail.

Combien de temps prend une migration de Smartsheet vers Wrike ?

Aucun des deux fournisseurs ne publie de délai standard. Évaluez-le à partir de votre inventaire, en accordant une attention particulière au volume de contenu actif et à la logique qui doit être reconstruite.

Existe-t-il un importateur Smartsheet direct dans Wrike ?

Non. Les données Smartsheet doivent d’abord être exportées et préparées dans un fichier accepté par Wrike. Il s’agit donc d’un fichier Excel conforme aux exigences d’importation de Wrike ou, pour les plannings, d’un diagramme de Gantt exporté depuis Smartsheet au format XML de MS Project. L’importation de Wrike n’accepte pas les fichiers CSV.

Que deviennent nos formules Smartsheet ?

Les exportations Smartsheet ne préservent pas les formules fonctionnelles et l’importation Excel de Wrike n’accepte pas les formules. Reconstruisez la logique sous-jacente sous la forme d’un champ de formule Wrike ou conservez le calcul en dehors de la plateforme.