Agents IA de Wrike : analyse approfondie des fonctionnalités et fonctionnement

Une nouvelle demande arrive dans Wrike, mais les informations sont incomplètes. Quelqu’un doit l’examiner et demander les éléments manquants avant que le travail puisse commencer.

Lorsque la même coordination se répète sur plusieurs projets, elle commence à détourner du temps consacré aux décisions qui nécessitent réellement un jugement humain. C’est ce qui rend les agents IA de Wrike dignes d’un examen plus approfondi. 

Peuvent-ils gérer les parties répétitives du flux de travail sans rendre le processus plus difficile à contrôler ?

Ce guide explique ce que sont les agents IA de Wrike et montre comment ils fonctionnent en pratique. Il vous accompagne ensuite dans leur configuration, avant d’examiner les fonctionnalités et les limites importantes à prendre en compte lors de la mise en œuvre d’un agent.

Présentation des agents IA de Wrike

Agents IA de Wrike sont des agents IA configurables qui surveillent ce qui se passe dans Wrike et agissent lorsque certaines conditions sont remplies. Ils peuvent examiner les demandes, mettre à jour des champs, générer des rapports, acheminer des tâches, publier des commentaires et lancer des validations sans attendre qu’une personne leur donne une instruction à chaque fois.

Wrike a présenté cette fonctionnalité comme un moyen de faire sortir l’IA de la fenêtre de discussion pour l’intégrer aux flux de travail dans lesquels les équipes passent du temps à vérifier des informations, mettre à jour des tâches, attribuer du travail et effectuer des relances.

C’est également ce qui distingue les agents IA de Wrike Copilot. Copilot répond lorsqu’une personne lui pose une question. Un agent IA reçoit des instructions à l’avance et s’exécute automatiquement lorsque la situation appropriée se présente.

À quoi cela ressemble-t-il donc dans un flux de travail réel ? Tout commence par un processus simple en deux parties.

Comment fonctionnent les agents IA de Wrike ?

Wrike explique que ses agents IA fonctionnent en deux phases : le Surveillant et l’Exécutant.

Le Surveillant observe un dossier, un projet ou une tâche sélectionné(e) à la recherche d’un déclencheur. Il peut s’agir de la création d’un nouvel élément, de la modification d’un champ ou d’un statut, ou de l’approche d’une date. Wrike prend également en charge les déclencheurs planifiés, basés sur des événements, des dates, des API et l’automatisation.

Une fois le déclencheur activé, l’Exécutant examine les informations disponibles dans son périmètre et suit les instructions définies par l’équipe. Selon sa configuration, il peut ensuite publier un commentaire, mettre à jour un champ, modifier la personne assignée ou le statut, déplacer un élément ou lancer une validation.

Par exemple, une équipe chargée des opérations marketing pourrait placer un agent de réception dans le dossier où arrivent les demandes de campagne. Wrike présente la réception et le tri initial comme l’un des principaux cas d’utilisation de la fonctionnalité.

Lorsqu’une nouvelle demande arrive, l’agent peut vérifier qu’elle contient la date limite, l’audience, le canal, la personne chargée de l’approbation et les autres informations dont l’équipe a besoin. 

Si un élément manque, il peut publier un commentaire expliquant ce qui est nécessaire et déplacer la demande vers un statut d’attente. Si tout est complet, il peut mettre à jour les champs concernés, attribuer un responsable et lancer une validation.

L’équipe décide toujours de ce que l’agent doit rechercher et de la manière dont il doit répondre. 

Ces instructions, déclencheurs, actions et règles de secours sont définis lorsque l’équipe crée et configure l’agent. Celui-ci les applique simplement chaque fois que la même situation se présente.

Ce processus élémentaire de surveillance et d’action constitue le fondement de la fonctionnalité. La section suivante examine les capacités qui la rendent utile dans des flux de travail plus complexes.

Les principaux atouts des agents IA de Wrike

Le processus élémentaire de surveillance et d’action ne représente qu’une partie de ce que les agents IA de Wrike peuvent faire. Leur principale valeur réside dans leur capacité à utiliser le contexte du projet, à combiner des actions et à fonctionner dans le cadre des contrôles définis par l’équipe.

Ils peuvent lire le contexte entourant un élément de travail

Les agents IA de Wrike ne se limitent pas à l’élément qui les a déclenchés. Dans le périmètre qui leur est attribué, ils peuvent examiner les champs personnalisés du parent, les éléments associés et les sous-tâches, les dépendances, les détails des validations et les attributs des profils utilisateurs.

Cela permet à un agent de prendre des décisions en utilisant les informations environnantes du projet. Par exemple, il peut vérifier la priorité d’un projet parent avant d’acheminer une tâche ou examiner les travaux dépendants avant de signaler un risque.

Ils peuvent relier plusieurs étapes au sein d’un même flux de travail

Avec les actions multiples, un agent peut effectuer plusieurs actions dans une séquence configurée. Il peut classer une demande, mettre à jour ses champs personnalisés, l’attribuer et publier un résumé après un seul déclencheur.

Wrike prend également en charge l’enchaînement d’agents lorsqu’une décision dépend d’une autre. Un agent de réception peut confirmer qu’une demande est complète et mettre à jour son statut, ce qui déclenche ensuite un agent de tri distinct chargé de l’acheminer.

Ils fonctionnent dans un cadre de contrôle défini

Les agents IA travaillent dans l’espace et le périmètre qui leur sont attribués, plutôt que de bénéficier d’un accès illimité à l’ensemble du compte. Les administrateurs de l’espace déterminent ce que chaque agent surveille, les instructions qu’il suit et les actions qu’il peut effectuer.

Les équipes peuvent également examiner le raisonnement de l’agent et tester son comportement avant qu’il n’affecte le travail en cours. Cela offre aux responsables de projet et des opérations un moyen plus clair de vérifier comment un agent est parvenu à une décision avant de l’étendre à davantage de flux de travail. Lors de la rédaction des instructions, les créateurs d’agents peuvent également spécifier l’inclusion d’une étape de décision humaine (par exemple, lors du triage des tâches pour l’attribution des ressources, les exigences de tâche peu claires peuvent être envoyées à un responsable pour une attribution manuelle)

Autres aspects remarquables

Créateur d’agents conversationnels

Les équipes peuvent créer un agent en décrivant ce qu’elles souhaitent en langage courant. Wrike utilise les champs, les flux de travail et les types d’éléments existants de l’espace pour suggérer la configuration.

Agents préconfigurés

Wrike propose plusieurs agents préconfigurés, notamment les agents de collecte, de triage et de gestion des risques. Les options plus récentes couvrent des flux de travail tels que le suivi des révisions et des échéances manquées.

Environnement de test

L’environnement de test permet aux équipes de prévisualiser le raisonnement et la réponse d’un agent sans modifier les éléments en cours ni consommer leur quota d’utilisation de l’IA.

Filtres d’action

Chaque action peut être limitée par type d’élément, statut, personne assignée, champ personnalisé, importance ou nom. Ces filtres au niveau des actions empêchent l’agent d’intervenir sur un travail qui ne répond pas aux conditions prévues.

Ces fonctionnalités rendent les agents IA de Wrike flexibles, mais elles doivent tout de même être configurées autour d’un flux de travail clairement défini. La section suivante explique comment en choisir un, le configurer, le tester et le déployer.

Comment utiliser les agents IA de Wrike

Une fois le flux de travail défini, la configuration d’un agent consiste à déterminer ce qu’il doit surveiller, comment il doit répondre et où il doit fonctionner.

Étape 1 : confirmer l’accès et les prérequis

Pour les nouveaux comptes, les agents IA de Wrike sont disponibles avec les offres Business, Pinnacle et Apex, mais pas avec les offres Free ou Team.

Le propriétaire de votre compte doit activer l’IA générative et votre organisation doit avoir accepté l’addendum relatif à l’IA de Wrike. Vous devez également disposer des autorisations d’administrateur de l’espace dans l’espace où l’agent sera configuré.

Étape 2 : choisir un agent préconfiguré ou créer le vôtre

Ouvrez l’espace concerné, accédez aux Paramètres de l’espace, sélectionnez Agents IA, puis cliquez sur Commencer.

Vous pouvez ensuite choisir l’un des agents préconfigurés de Wrike pour le  suivi des révisions, la coordination de projets, les échéances manquées, le triage, la collecte ou la gestion des risques, ou en créer un personnalisé à l’aide du créateur conversationnel. Un agent préconfiguré convient lorsque votre flux de travail correspond à l’un de ces cas d’utilisation courants, tandis qu’un agent personnalisé vous offre davantage de contrôle sur sa logique.

Étape 3 : définir le rôle et les instructions

Expliquez les responsabilités de l’agent, les informations qu’il doit prendre en compte et la manière dont il doit répondre.

Wrike recommande d’utiliser des instructions précises, de fournir des exemples clairs et de définir un comportement de secours pour les situations dans lesquelles l’agent ne peut pas prendre une décision en toute confiance.

Par exemple, au lieu de demander à un agent d’« acheminer les demandes de campagne », expliquez quels types de demandes appartiennent à chaque équipe et ce qu’il doit faire lorsque la destination appropriée n’est pas claire.

Étape 4 : définir le déclencheur et le périmètre

Choisissez ce qui doit activer l’agent et les éléments de travail auxquels le déclencheur doit s’appliquer.

Wrike prend en charge les déclencheurs planifiés, basés sur des événements, des dates, l’API et l’automatisation. Vous pouvez exécuter un agent lorsqu’une nouvelle demande est créée, lorsqu’un statut ou un champ change, ou plusieurs jours avant une date d’échéance.

Gardez le déclencheur et la portée centrés sur le flux de travail que l’agent est censé gérer. Cela rend son comportement plus prévisible et contribue à éviter les exécutions inutiles.

Étape 5 : Configurez les actions et leurs filtres

Ensuite, choisissez ce que l’agent doit faire après son déclenchement. 

Les actions disponibles pour les agents IA comprennent la publication de commentaires, la mise à jour de champs, la modification des responsables ou des statuts, le déplacement d’éléments de travail, l’envoi de notifications et le lancement d’approbations.

Chaque action peut avoir ses propres filtres basés sur le type d’élément, le statut, le responsable, un champ personnalisé, l’importance ou le nom. Avec les actions multiples, l’agent peut également effectuer plusieurs actions dans l’ordre que vous configurez.

Étape 6 : Testez l’agent dans le bac à sable

Avant d’utiliser l’agent sur des tâches réelles, exécutez-le sur des éléments d’exemple dans le bac à sable de test.

Le bac à sable montre comment l’agent raisonne et répond sans modifier les éléments sélectionnés. Ces tests ne sont pas non plus déduits de votre quota d’utilisation de l’IA, ce qui vous permet d’ajuster les instructions et de tester à nouveau si le résultat ne correspond pas à vos attentes.

Étape 7 : Créez, activez et affectez l’agent

Une fois que les résultats du test sont satisfaisants, créez l’agent et vérifiez qu’il est activé.

Vous devez ensuite l’affecter au dossier, au projet ou à la tâche où il doit s’exécuter, généralement en mentionnant l’agent à cet emplacement. La simple création de l’agent dans les paramètres de l’espace ne l’active pas à cet endroit.

Commencez par un seul emplacement et surveillez son activité avant de l’étendre à d’autres flux de travail. Vous aurez ainsi le temps d’affiner ses instructions, ses filtres et son comportement de secours en fonction de la manière dont il gère le travail réel.

Remarque : Wrike recommande de commencer avec un seul agent dans un seul dossier avant de l’étendre. Vous pouvez ensuite consulter ses journaux d’activité et affiner ses instructions, ses filtres et son comportement de secours en fonction de la manière dont il gère le travail réel.

Qui pourrait tirer parti des agents IA de Wrike ?

Une fois l’agent configuré, la question suivante consiste à déterminer où il apporte le plus de valeur. Les agents IA de Wrike conviennent aux équipes qui gèrent des flux de travail récurrents, mais celles-ci doivent en comprendre les limites avant de les utiliser à plus grande échelle.

Responsables des opérations et du PMO

Les responsables des opérations et du PMO peuvent utiliser les agents IA pour faire respecter les processus établis dans tous les projets sans devoir examiner eux-mêmes chaque mise à jour. Les agents peuvent vérifier les tâches entrantes, signaler les risques, décaler les dates à la fin d’un cycle de sprint et transmettre les exceptions à la bonne personne, tandis que les responsables se concentrent sur les décisions qui nécessitent un jugement humain.

Équipes marketing et opérations créatives

Ces équipes gèrent souvent un flux régulier de demandes de campagne, de révisions de contenus et d’approbations. 

Un agent peut repérer les briefs incomplets, mettre à jour les détails des demandes, suivre le nombre de révisions, affecter les ressources appropriées ou faire avancer le travail une fois que les informations requises sont disponibles.

Administrateurs d’espace et responsables des flux de travail

Les administrateurs d’espace et les responsables de flux de travail sont bien placés pour créer des agents IA, car ils comprennent déjà comment le travail circule dans l’espace. Ils peuvent traduire les exigences existantes en instructions et définir clairement les limites de ce que l’agent peut faire.

Autres publics cibles

Les équipes de développement de produits, de services professionnels et de fabrication peuvent également en tirer profit lorsque leur travail suit des étapes définies ou nécessite des transferts fréquents. Par exemple, les agents peuvent vérifier les données, s’assurer que les contrôles de conformité sont terminés et même évaluer l’importance des projets.

Cette fonctionnalité est moins utile lorsque les processus changent constamment ou que l’équipe n’a besoin que d’une gestion élémentaire des tâches, ce qui nous amène aux limites à prendre en compte avant de déployer un agent plus largement.

Limites et difficultés des agents IA de Wrike

Une configuration soigneuse est utile, mais les équipes doivent tout de même comprendre les limites d’utilisation, d’accès et de prise de décision d’un agent avant d’en étendre l’usage.

L’allocation AI Elite peut s’épuiser rapidement

Les agents IA utilisent une allocation mensuelle AI Elite déterminée par le forfait du compte. L’allocation est mise en commun à l’échelle du compte plutôt que répartie entre les utilisateurs individuels.

Dans l’exemple de Wrike pour un compte de 100 utilisateurs, Business reçoit 300 actions mensuelles, Pinnacle en reçoit 1 000 et Apex en reçoit 10 000. Un flux de travail qui exécute plusieurs actions sur de nombreux projets peut épuiser rapidement cette allocation. 

Les actions ignorées et échouées sont également comptabilisées une fois que l’agent les a évaluées, ce qui rend importants les déclencheurs et filtres ciblés.

Les agents ne peuvent pas accéder à toutes les sources d’information

Les agents IA de Wrike peuvent lire le contexte d’un projet, mais ils ne peuvent pas accéder à tout ce qu’un chef de projet pourrait prendre en considération. Leurs limites documentées en matière de données incluent les sources de données externes, les valeurs d’effort ainsi que les indicateurs de charge de travail ou de capacité.

Un agent peut compter les tâches attribuées, mais il ne peut pas voir les mêmes informations de capacité et de planification que celles disponibles dans les outils de charge de travail de Wrike. 

Les équipes peuvent devoir exposer la valeur requise par l’intermédiaire d’un champ calculé ou conserver sous supervision humaine les décisions impliquant des documents, la capacité et les systèmes externes.

Leurs décisions ne sont pas entièrement prévisibles

Les agents IA utilisent des instructions en langage naturel et le contexte du projet pour prendre des décisions ; ils peuvent donc ne pas répondre de manière identique à chaque fois. Wrike avertit également que les agents ne sont pas fiables pour l’arithmétique, le comptage et les calculs en plusieurs étapes.

Ils sont donc mieux adaptés à des tâches telles que la classification, la synthèse et l’orientation qu’aux calculs nécessitant un résultat exact. 

Les champs de formule et les règles d’automatisation standard restent des choix plus sûrs lorsque la même entrée doit toujours produire la même sortie.

Leur périmètre attribué constitue une limite stricte

Un agent ne peut surveiller et agir que dans l’emplacement et le périmètre auxquels il a été affecté. Il respecte également les autorisations existantes appliquées à cette zone.

Cette limite contribue à protéger les informations, mais elle peut compliquer la coordination des flux de travail impliquant plusieurs espaces. Les équipes peuvent avoir besoin d’agents distincts ou d’une autre méthode d’intégration au lieu de s’attendre à ce qu’un seul agent fonctionne dans l’ensemble du compte.

Aucune restauration groupée documentée n’est disponible

Wrike fournit des journaux d’activité qui indiquent ce qu’un agent a modifié et pourquoi, mais sa documentation actuelle ne décrit aucun moyen d’annuler plusieurs actions d’un agent en bloc.

Si un agent met à jour les mauvais champs ou éléments à grande échelle, la correction de ces modifications peut nécessiter un travail manuel. Les tests, les périmètres restreints, les filtres d’action, les étapes d’approbation et les vérifications régulières des journaux sont donc importants avant de donner à un agent le contrôle de flux de travail aux conséquences importantes.

En dehors de ces éléments, plusieurs limites plus spécifiques doivent également être prises en compte. 

Les agents IA ne sont pas disponibles avec les forfaits Free et Team, un seul agent de chaque type peut fonctionner au même emplacement et une action peut cibler au maximum 1 000 sous-éléments par exécution. 

Les agents ne peuvent pas non plus supprimer d’éléments, écrire dans des champs de formule ou miroir, ni mettre à jour des champs de date comportant une composante horaire. 

Les actions liées aux e-mails, à Slack et à Microsoft Teams sont soumises à des restrictions supplémentaires concernant les destinataires, les canaux, les pièces jointes, les mentions et les messages dans les fils de discussion.

Conclusion

Les agents IA sont particulièrement utiles lorsque la configuration Wrike environnante leur fournit déjà un processus structuré à suivre. Si vos formulaires de demande, vos flux de travail et vos approbations sont encore en cours de développement, il peut être préférable d’établir ces bases avant d’introduire un agent.

Pour une évaluation plus large de la plateforme, consultez notre analyse approfondie de Wrike ou inscrivez-vous pour créer un compte afin de voir par vous-même comment ils fonctionnent.

Lorsque vous serez prêt à tester les agents IA, commencez par un agent prédéfini dans un seul dossier, surveillez son activité et son utilisation, puis élargissez son déploiement uniquement lorsqu’il se comporte comme prévu. Pour en savoir plus, consultez le centre d’aide de Wrike afin d’obtenir tous les détails.

Bonne chance pour le déploiement.

FAQ

De quel forfait ai-je besoin pour utiliser les agents IA ?

Les agents IA de Wrike nécessitent les forfaits Business, Pinnacle ou Apex et ne sont pas disponibles avec les forfaits Free et Teams. AI Essentials est inclus dans les forfaits gratuits et payants selon des restrictions d’utilisation raisonnable. Son utilisation est suivie, mais elle n’est pas déduite du quota AI Elite.

Qu’est-ce qui est exactement considéré comme une action IA ?

Une action IA est une opération IA indépendante. Les réponses de Copilot et les actions individuelles des agents utilisent le quota AI Elite, tandis que les fonctionnalités AI Essentials, telles que les résumés et les réécritures, sont suivies séparément et ne réduisent pas ce quota.

Comment les autorisations des agents et l’accès aux données sont-ils gérés ?

Les agents fonctionnent dans l’emplacement qui leur est attribué et selon la portée configurée, tout en respectant les autorisations existantes. Dans ces limites, ils peuvent utiliser le contexte pertinent, notamment les champs parents, les sous-tâches, les dépendances, les approbations et les attributs du profil utilisateur.

Faut-il donner des instructions aux agents comme à un chatbot ?

Non. Les agents répondent généralement à des déclencheurs configurés, mais les utilisateurs peuvent ensuite discuter avec un agent pour comprendre ses décisions ; Copilot est l’assistant conversationnel à la demande de Wrike.

Les actions des agents peuvent-elles être auditées ou annulées ?

Wrike consigne l’activité des agents, tandis que sa page d’utilisation de l’IA, réservée aux administrateurs, fournit des rapports d’utilisation plus détaillés avec exportation CSV. Sa documentation ne décrit pas d’option d’annulation groupée.

En quoi les agents IA dans la gestion de projet diffèrent-ils des règles d’automatisation ?

Les règles d’automatisation suivent des conditions et des actions fixes, tandis que les agents IA analysent le contexte environnant et prennent une décision avant d’agir. Les règles sont plus adaptées à une logique prévisible ; les agents sont plus utiles lorsqu’une décision nécessite d’interpréter des informations.

Les outils d’IA externes peuvent-ils fonctionner avec les données Wrike ?

Oui. Le serveur MCP de Wrike permet à des assistants compatibles tels que Microsoft Copilot, ChatGPT, Claude, Gemini et Perplexity de lire et de mettre à jour les données Wrike en temps réel via OAuth, dans le respect des autorisations existantes de l’utilisateur.