Fonctionnalités d’IA de Projectworks : des flux de travail intégrés à l’affectation agentique des ressources
De bout en bout: L’IA de Projectworks relie les propositions, la réalisation, l’affectation des ressources, les finances et la facturation, réduisant les tâches en double dans les activités de conseil.
Contrôle humain: Kea recommande des changements d’affectation et signale les conflits, tandis que les responsables approuvent les actions avant toute modification des données opérationnelles.
Planification accélérée: La planification des ressources devient plus réactive grâce à l’utilisation d’instructions permettant d’identifier les suraffectations, les absences et les changements de planning.
Garde-fous intégrés: Les autorisations existantes sont conservées dans les outils d’IA connectés, ce qui limite l’accès aux données sensibles et exige une approbation pour la plupart des mises à jour.
Croissance mesurable: Les données historiques et l’expertise en conseil fournissent immédiatement à l’IA un contexte utile, tandis qu’une meilleure affectation des ressources peut améliorer le taux d’utilisation et la croissance.
Découvrez comment Projectworks utilise l’IA dans les propositions, la gestion des ressources et les feuilles de temps pour réduire les tâches administratives non facturables des sociétés de conseil, tout en gardant les humains aux commandes de chaque décision.
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Les sociétés de conseil sont conçues pour servir leurs clients, pas pour gérer leur propre fonctionnement. L’IA de Projectworks est conçue pour combler cette lacune en prenant en charge le travail administratif que les cadres expérimentés n’ont soit pas le temps d’effectuer, soit qu’ils négligent discrètement.
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Projectworks se présente comme une plateforme de croissance pour les sociétés de conseil : un système unique couvrant les propositions, les contrats, les projets, les données financières, la planification des ressources, les feuilles de temps, les dépenses et la facturation. C’est cette structure de bout en bout qui rend son IA utile. Plutôt que d’ajouter un agent conversationnel à des outils déconnectés, Projectworks applique l’IA à une plateforme qui contient déjà une vue commerciale, opérationnelle et financière complète de l’entreprise.
Je pense que la plupart des sociétés de services sont vraiment mauvaises pour gérer leur propre entreprise. Elles consacrent tout leur temps au travail facturable, et personne n’a le temps de s’occuper des tâches administratives. Et pourtant, il le faut.
Mark Orttung, qui a passé trois décennies à créer des plateformes technologiques et à diriger des sociétés de conseil, a présenté les capacités d’IA de la plateforme lors de la présentation « L’avenir de l’IA dans la gestion de projet ». Il a structuré l’approche de Projectworks autour de trois modes : une IA intégrée à un flux de travail, une interface agentique à laquelle vous pouvez donner des instructions, et un connecteur vers la plateforme d’IA que votre équipe utilise déjà. Voici un aperçu de ce que l’IA de Projectworks peut faire.
Analyse approfondie des fonctionnalités d’IA de Projectworks
1. Propositions : l’IA intégrée au flux de travail
Le premier mode est une IA que vous remarquez à peine. L’outil de création de propositions de Projectworks, façonné par une bêta privée réunissant quelques centaines d’entreprises, s’intègre à un CRM axé sur le conseil avec un pipeline de ventes, un suivi des étapes et un tableau de bord récapitulant l’état de chaque opportunité.
Au cœur de chaque opportunité se trouve la proposition elle-même. L’IA extrait du document les variables clés afin qu’elles puissent être modifiées une seule fois et propagées dans toute la proposition. Des blocs intelligents, tels que les tableaux de prix et les signatures numériques, ajoutent des informations structurées qui sont conservées lors des étapes ultérieures. Les équipes peuvent également importer des propositions qu’elles ont déjà remportées, puis le système utilise l’IA pour les décomposer en blocs de contenu réutilisables.
Une fois la proposition signée, un projet peut être créé directement à partir de l’opportunité. Le projet est créé avec son budget prérempli à partir de la proposition, de sorte que les données passent de la vente à la réalisation sans nouvelle saisie.
La supervision humaine est un principe fondamental de cette conception. Les blocs de contenu peuvent être modifiés et verrouillés par des autorisations — les conditions générales, par exemple —, les entreprises peuvent partir de modèles standard, et chaque proposition est vérifiée par une personne avant d’être partagée.
Les propositions seront probablement l’une des dernières choses que vous ferez sans intervention humaine. Elles doivent être parfaites et exactes. Vous prenez un engagement financier envers ce client.
Comment tirer le meilleur parti des propositions assistées par l’IA :
- Alimentez la bibliothèque de contenu avec les propositions remportées : Importer des propositions déjà conclues fournit au système des contenus éprouvés à réutiliser.
- Verrouillez ce qui ne doit pas changer : Ajoutez des autorisations aux mentions légales et aux autres contenus standard afin que l’équipe ne puisse pas les modifier sans approbation.
- Créez un modèle pour l’entreprise : Si trois de vos dix sections sont presque toujours identiques, intégrez-les au modèle.
- Transformez directement les propositions remportées en projets : Créer le projet à partir de la proposition signée garantit la cohérence des budgets entre la vente et la réalisation.
2. Kea : une interface agentique pour la planification des ressources
Le deuxième mode est Kea, l’agent IA de Projectworks, qui intervient actuellement principalement dans la planification des ressources.
L’écran d’affectation des ressources donne une vue d’ensemble de l’entreprise : un graphique récapitulatif comparant les missions facturables à l’objectif facturable de l’entreprise, ainsi qu’une carte thermique indiquant qui est à capacité, qui est sous-affecté et qui est surchargé. Kea ajoute une interface de requête à ces mêmes données.
Lors de la démonstration, une simple question sur les personnes surchargées au cours d’une semaine donnée a renvoyé non seulement les dépassements de capacité, mais aussi des cas particuliers, comme celui d’un consultant dont des heures étaient planifiées pendant des congés prévus. Une requête plus complexe demandait à Kea de gérer l’indisponibilité d’un membre de l’équipe pendant deux semaines ; Kea a proposé de redistribuer ses heures entre trois collègues et a attendu une approbation avant d’effectuer les modifications. Dans un autre exemple, la demande d’un client souhaitant commencer deux semaines plus tard a été traitée en demandant à Kea de décaler l’ensemble du projet, plutôt que de déplacer chaque personne ligne par ligne.
« Nous essayons de vous rejoindre là où vous en êtes. Si vous souhaitez travailler dans l’interface visuelle, nous le ferons. Si vous souhaitez travailler dans l’interface de requête, nous le ferons également. »
— Mark Orttung, PDG, Projectworks
Au-delà des chiffres, Orttung a souligné que les modèles de langage sont également bien adaptés aux signaux qualitatifs, comme le ton des communications entre les personnes, sur lesquels les responsables des ressources s’appuient souvent en complément des données de capacité.
Comment commencer avec Kea :
- Posez les questions que vous chercheriez normalement à approfondir : Les suraffectations, les périodes creuses et les conflits peuvent être mis en évidence au moyen d’une seule requête, au lieu de parcourir la carte thermique.
- Utilisez-le pour replanifier : Les absences et les changements de dates des clients sont exactement le type d’ajustements impliquant plusieurs personnes que Kea peut proposer en une seule fois.
- Maintenez les approbations activées pendant que vous établissez la confiance : Kea peut être configuré pour agir sans approbation, mais demander une validation au préalable vous permet de vérifier chaque modification.
3. Connecteur MCP : travailler avec Projectworks depuis Claude
Le troisième mode intègre Projectworks aux outils d’IA que les équipes utilisent déjà. Grâce à son connecteur MCP, les utilisateurs peuvent consulter les données de Projectworks et agir dessus depuis Claude.
Lors de la démonstration, Claude a lu le récapitulatif d’une réunion de suivi d’équipe (le type de résultat que la plupart des outils de prise de notes par IA génèrent déjà) et l’a utilisé pour préparer les saisies de feuilles de temps de deux consultants, à partir de ce qu’ils avaient dit au sujet de leur semaine. Lorsque deux codes horaires portaient le même nom, Claude a demandé lequel devait être utilisé. Comme l’a fait remarquer Orttung, les participants ne font pas référence aux codes de projet pendant les réunions ; ils décrivent le travail effectué. L’IA a donc parfois besoin d’aide pour faire correspondre les deux.
Après actualisation de Projectworks, les feuilles de temps étaient remplies et prêtes à être vérifiées par chaque consultant.
Tirer le meilleur parti du connecteur MCP :
- Intégrez les outils que vous utilisez déjà : Plutôt que de créer son propre outil de prise de notes, Projectworks vous permet d’intégrer celui que votre équipe préfère.
- Définissez les autorisations de manière réfléchie : Décidez séparément de la liberté dont le LLM dispose pour lire les données et pour les modifier.
- Attendez-vous à des questions de clarification : L’ambiguïté entre les descriptions orales et les enregistrements du système est normale, et la résoudre rapidement permet de conserver des saisies exactes.
4. Gouvernance et contrôle des accès
À mesure que l’IA prend en charge davantage de tâches opérationnelles, le contrôle devient naturellement une préoccupation majeure. La réponse de Projectworks est que l’IA ne voit jamais plus que l’utilisateur.
Lorsqu’une personne se connecte via MCP, elle s’identifie avec son propre compte et toutes les autorisations existantes s’appliquent. Un chef de projet qui peut consulter les feuilles de temps de son équipe peut demander à Claude de les mettre à jour ; un consultant individuel qui procède de la même manière ne verrait généralement que ses propres données. Les informations sensibles, comme les taux de coût, qui figurent souvent parmi les données les plus restreintes d’une entreprise, restent masquées pour toute personne qui n’y a pas accès.
Les administrateurs gèrent cela au moyen d’un système granulaire de contrôle des accès, allant de paramètres généraux d’activation ou de désactivation à des contrôles avancés détaillés. Ces paramètres s’appliquent à l’IA de la même manière qu’à l’interface web. Les écritures nécessitent presque toujours une approbation explicite, et une suggestion refusée peut être réexaminée ultérieurement en relançant la requête.
Garder le contrôle à mesure que l’IA en prend davantage en charge :
- S'appuyer sur les autorisations existantes : les règles d'accès configurées dans Projectworks sont automatiquement appliquées à Kea et aux LLM connectés.
- Protéger les données de coûts : réserver les informations sensibles pour les marges aux personnes qui en ont besoin.
- Mettre en pause en cas de doute : annuler une modification proposée, vérifier les données sous-jacentes, puis revenir l'approuver lorsque vous êtes certain de votre décision.
5. La méthode Projectworks : le savoir-faire en conseil à la demande
Ce qui distingue Kea d'un assistant générique connecté à un amas de feuilles de calcul, c'est la méthode Projectworks, une base de connaissances constituée de plus de 150 années d'expérience cumulée en conseil au sein de l'équipe. Orttung, dont le premier emploi consistait à travailler sur la méthodologie d'Accenture, la décrit comme un guide pratique que Kea a assimilé et peut mettre à profit au moment où il est nécessaire.
6. Migration des données historiques : utile dès le premier jour
Avec les outils d'IA, une question revient souvent : de quelle quantité de données ont-ils besoin avant que leurs recommandations soient suffisamment fiables ? Projectworks répond à cette question dès l'intégration en important l'historique d'une entreprise : projets passés, clients, feuilles de temps et factures, souvent depuis des feuilles de calcul plutôt que depuis une plateforme existante. Kea dispose ainsi d'un contexte pertinent dès le départ, au lieu de devoir apprendre à partir de zéro.
Pourquoi c'est important : des opérations qui stimulent la croissance
Orttung constate que les difficultés opérationnelles apparaissent selon des étapes prévisibles. Lorsque le chiffre d'affaires atteint environ 5 à 8 millions de dollars, les fondateurs deviennent le goulot d'étranglement et doivent partager les informations avec une équipe plus large. Entre 25 et 35 millions de dollars environ, la direction elle-même doit être décentralisée. Les données financières des projets sont généralement les premières à poser problème, suivies par la gestion des ressources lorsque la personne qui connaît les compétences de chacun n'arrive plus à suivre.
Les propres données de Projectworks montrent ce que valent de meilleures opérations. Les clients qui planifient leurs ressources deux mois à l'avance obtiennent un taux d'utilisation supérieur d'environ 8 %, un chiffre d'affaires par employé supérieur d'un peu moins de 25 % et une croissance environ 20 à 25 % plus rapide que ceux qui ne le font pas. Une grande partie de ces résultats vient de l'alignement des dates de début sur les affectations : une équipe de huit personnes inactive pendant trois semaines avec une marge de 33 % doit générer neuf semaines facturables simplement pour atteindre l'équilibre.
Pour les entreprises qui mesurent le ROI de l'IA, Orttung conseille de commencer par le temps économisé, notamment sur les propositions, pour lesquelles les cadres expérimentés passent des heures à rechercher d'anciens contenus, puis de suivre le taux de réussite comme bénéfice de second ordre.
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Les fonctionnalités d'IA de Projectworks par rapport aux autres outils
L'approche de Projectworks consiste à connecter l'ensemble du cycle de vie client plutôt qu'à optimiser une seule de ses étapes.
- Les entreprises utilisent souvent un CRM et un système de gestion des ressources distincts qui sont mal intégrés ; les hypothèses du pipeline et les plans de livraison finissent donc par diverger.
- Les LLM généralistes peuvent analyser des feuilles de calcul exportées, mais ils ne disposent ni d'une méthodologie de conseil intégrée ni des contrôles d'accès en temps réel de l'entreprise.
- Projectworks relie les propositions, les contrats, les données financières des projets, la gestion des ressources et la facturation au sein d'un même système, puis applique l'IA à l'ensemble de ce contexte.
Le résultat est une IA capable de transformer une proposition signée en projet budgétisé, puis d'aider à lui affecter du personnel, à en suivre l'avancement et à le facturer, sans avoir à rapprocher les données entre plusieurs outils.
Quel avenir pour l'IA de Projectworks ?
Kea a commencé par la planification des ressources et les feuilles de temps et s'étend désormais à l'ensemble du produit, plus rapidement que l'équipe ne l'avait prévu, notamment parce que Projectworks utilise l'IA pour le développer.
Orttung décrit cette orientation comme la combinaison d'un système de référence et d'un système d'action : Projectworks reste la source de vérité concernant le travail effectué et sa rentabilité, tandis que Kea réalise de plus en plus le travail lui-même, de la saisie des feuilles de temps à la préparation des factures, en passant par l'aide à la préparation des propositions.
Nous sommes l’endroit qui peut servir de source de vérité. Et maintenant, nous avons ce que nous appelons un système d’action, grâce auquel nous allons essayer de faire le travail à votre place.
À plus long terme, Orttung s'attend à ce que les feuilles de temps fassent partie des premières tâches que les employés cesseront d'effectuer manuellement, l'IA préparant des saisies à partir des tickets, des calendriers et des réunions de suivi que les consultants pourront vérifier. Les tâches fastidieuses liées aux propositions, comme retrouver qui a créé quoi deux semaines auparavant, devraient suivre, permettant aux équipes de se concentrer sur l'élaboration d'un récit convaincant.
Il compare le moment présent à l'arrivée de l'électricité dans les usines. La première étape a été celle des ampoules électriques ; la suivante, celle des moteurs partagés ; ce n'est que plus tard que la chaîne d'assemblage a repensé l'ensemble du processus. Selon lui, la plupart des entreprises en sont encore au stade des ampoules avec l'IA, et Projectworks vise à les aider à repenser de bout en bout la manière dont elles décrochent, réalisent et facturent leurs missions.
Pour en savoir plus sur la manière dont Projectworks utilise l'IA pour dynamiser les cabinets de conseil, consultez cette page.
