10 meilleures pratiques de collaboration pour améliorer la performance de l’équipe
Le Forum économique mondial affirme que le monde passe de la concurrence à la collaboration afin d’innover et de croître.
Le rythme du changement s’accélère, et la collaboration est la clé pour les équipes de projets digitaux qui veulent suivre, innover et apporter de la valeur à l’expérience client. Savoir collaborer efficacement sera essentiel pour les organisations numériques — c’est littéralement une question de vie ou de mort !
10 meilleures pratiques pour une collaboration efficace en équipe
Lorsque j’ai interrogé l’IA de Miro au sujet des meilleures pratiques en collaboration, voici ce que j’ai obtenu. Explorons-les de manière plus concrète.
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1. Établissez des normes d’équipe
Élaborer une charte d’équipe ou des normes ne doit pas être une tâche compliquée.
Par exemple, j’ai travaillé récemment avec une équipe IT sur la planification stratégique. Nous avons trouvé un modèle pour un exercice de normes d’équipe qui comprenait des aspects aussi bien personnels que professionnels. Nous avons consacré 15 minutes à chaque atelier simplement à remplir cet espace d’équipe.
Nous avons pu utiliser cette activité en tant qu’exercice d’introduction lors de chacune de nos sessions, et à la fin de notre planification stratégique, nous disposions également d’une charte d’équipe — quelle belle façon de créer de la cohésion entre les membres !
2. Investissez dans des outils de collaboration efficaces
Les équipes distantes nécessitent un ensemble complexe d’exigences pour collaborer efficacement — qu’elles travaillent ou non ensemble en temps réel. Si l’équipe projet distante et/ou le client collaborent à travers différents fuseaux horaires, cela peut signifier qu’ils doivent pouvoir fonctionner de façon asynchrone, ce qui ajoute une autre couche de complexité à la collaboration à distance.
Nous devons prendre en compte les outils de communication et outils de collaboration que nous utilisons — qu’il s’agisse de Slack, messagerie, Microsoft Teams, Zoom, Asana et Confluence, ou encore des considérations synchrones et asynchrones comme les fuseaux horaires, le partage de fichiers, les appels vidéo ou visioconférences, et les réunions en présentiel.
La réalité, c’est qu’il n’existe pas une technologie parfaite qui conviendra à toutes les équipes ou toutes les interactions. Les équipes doivent expérimenter différents outils de collaboration ou logiciels de collaboration pour projet, puis itérer. Si votre équipe utilise Slack, pensez alors à un logiciel de gestion de projet qui s’intègre avec Slack.
3. Faites preuve de respect
Pour moi, la plus grande façon de montrer cela est d’organiser des réunions qui respectent le temps de chacun. Commencez à l'heure, préparez un ordre du jour, et terminez à l'heure ! Même si cela semble évident, je ne compte plus le nombre de réunions où ces principes ne sont pas appliqués.
J’ai eu un jour un professeur de méditation qui affirmait que le retard ou le dépassement de temps est du vol ! Après tout, qu’avons-nous réellement, sinon notre ressource la plus limitée : le temps.
4. Écoutez et posez des questions
Combien de fois assistons-nous à des réunions dominées par une ou deux personnalités, soit à cause de leur titre, soit de leur tempérament ? Dans un environnement collaboratif, nous devons adopter des techniques garantissant à chacun d'être entendu. Après tout, s’ils sont présents à la réunion, c’est que leur expertise et/ou leur point de vue ont été sollicités !
Cela peut être aussi simple que d’appliquer des normes d’équipe comme maintenir une seule conversation à la fois, ou organiser des séances de remue-méninges silencieux.
5. Soyez ouvert à des perspectives différentes
Cela englobe tout, de la représentation de différents départements et équipes à la prise en compte de styles de pensée variés et de compétences diversifiées. Cet aspect est crucial dans la collaboration si vous souhaitez obtenir des retours, partager des connaissances, ou mobiliser le groupe pour atteindre leurs objectifs communs.
Par exemple, une réunion visant à développer des solutions pour un nouveau projet ou à résoudre un problème doit intégrer différentes perspectives, afin d’assurer que les solutions proposées répondent réellement aux problèmes et soient applicables.
Pour cela, vous pouvez veiller à inviter une personne de chaque domaine concerné ou à former de petits sous-groupes lors de la réunion, qui travailleront ensemble pour résoudre le problème puis présenteront le résultat au groupe.
6. Fournir des retours constructifs
Lorsqu’on collabore—qu’il s’agisse de remue-méninges, de co-création, de prise de décisions ou d’autres activités—la passion des gens peut soit faciliter, soit entraver la communication ! Les bonnes pratiques dans ce domaine vont des règles de réunion (ex. lors des séances de remue-méninges, il n’y a pas de mauvaises idées) aux normes d’équipe, comme répondre aux suggestions par « oui mais » plutôt que par « non ».
7. Fixer des délais réalistes
La clé pour un travail d’équipe productif est de mettre en place un plan d’action (déléguer des responsabilités) qui définit clairement les objectifs de l’équipe et, surtout, fixe une date limite pour leur réalisation.
Il est important d’éviter le piège de définir une grande vision avec une date floue (ex. élaborer une stratégie d’ici le quatrième trimestre). Rendre l’objectif spécifique et concret dans un délai déterminé est une stratégie éprouvée pour respecter les délais (ex. l’ébauche de la stratégie sera disponible pour révision par l’équipe lors de notre prochaine réunion de projet dans deux semaines).
8. Prioriser les tâches
Dans nos organisations en constante évolution, les choses changent tout le temps—tant à l’intérieur qu’autour de nos projets. Les équipes performantes ne se contentent pas de prioriser les tâches dans leur flux de travail, elles réévaluent régulièrement les priorités actuelles pour s’assurer qu’elles sont toujours dans le périmètre et qu’elles apportent de la valeur. Dans le travail collaboratif, il est aussi important de supprimer certaines activités que d’en ajouter. Rappelez-vous : quand tout est prioritaire, rien ne l’est vraiment.
9. Programmer des réunions régulières
Les réunions d’équipe peuvent réellement aider l’équipe projet à instaurer un rythme. Un ordre du jour apporte l’avantage de rendre les réunions plus efficaces, puisque toute l’équipe s’habitue à un rendez-vous régulier. Je recommande aux chefs de projets de définir un ordre du jour standard pour un point d’équipe hebdomadaire. Voici l’ordre du jour que je préconise :
Modèle d’ordre du jour pour la réunion d’équipe hebdomadaire
- Y a-t-il des problèmes concernant nos dates clés ?
- Y a-t-il des soucis concernant nos intrants—retards ou qualité reçue ?
- Y a-t-il des problèmes concernant nos livrables—retards ou qualité ?
- Comment pouvons-nous résoudre ces problèmes ?
- Analyse de la cause première
- Évaluation des solutions
- Plan d’action
- Plan de communication
- Qu’a-t-on livré cette semaine—célébrons nos réussites !
Disposer d’un ordre du jour standard favorisera la régularité et la préparation de votre équipe.
De plus, à mesure que vous instaurerez ce rythme, vous pourrez soit raccourcir les réunions, soit les recentrer sur la résolution de problèmes—dans les deux cas, on respecte le temps de chacun !
10. Déléguer les responsabilités
Ne perdez pas un temps précieux en réunion à développer des solutions à un problème précis si l’ensemble du groupe n’a pas besoin d’y participer. Je ne recommande pas de cloisonner les équipes, mais tout le monde n’a pas à être impliqué dans chaque aspect.
Par exemple, si vous collaborez sur des initiatives de déploiement d’un logiciel ou d’un site web, assurez-vous que les groupes responsables de chaque aspect préparent leur partie du plan et la présentent ensuite au groupe.
Ce sont les experts de leur domaine—profitez de leur expertise et faites en sorte que l’équipe collabore pour intégrer tous les aspects du plan.
4 obstacles courants à la collaboration
Maintenant que nous savons comment favoriser la collaboration au sein de votre équipe, quels sont les pièges à éviter qui pourraient la compromettre ? Voici à mon avis les quatre principaux :
- Égos : Vous vous souvenez de notre conversation sur la concurrence plus tôt ? Si les égos ou l'esprit de compétition de certaines personnes gênent le bon déroulement du travail, essayez de mettre en place des règles de réunion et des chartes d'équipe.
- Surcharge de réunions : Il est vraiment difficile d'être créatif et de collaborer efficacement quand on enchaîne réunion sur réunion ! Prévoyez du temps pour faire des pauses entre les réunions et proposez quelques brise-glaces afin de stimuler la créativité avant l'activité clé de collaboration.
- Manque de confiance : Certaines cultures d'entreprise restent marquées par un environnement compétitif avec une hiérarchie ou des niveaux d'autorité stricts. Cela peut nuire à la collaboration et à la créativité au travail. Dans ce cas, encouragez une culture collaborative à l'aide d'activités non menaçantes et développez-les au sein de votre équipe projet. Essayez quelques activités de team-building ludiques et des rétrospectives, puis capitalisez là-dessus !
- Mauvaise communication : En travail d'équipe collaboratif, mieux vaut toujours privilégier plus de communication que pas assez. Les compétences en communication peuvent varier au sein des équipes pluridisciplinaires, donc il est préférable de définir ensemble les normes et processus de ce à quoi ressemble une communication d'équipe efficace. Certaines équipes bénéficient de s'inscrire à des formations à la collaboration qui proposent des cadres pratiques pour améliorer la communication, résoudre les conflits et travailler efficacement dans des groupes diversifiés.
Et maintenant ?
J'espère que ces bonnes pratiques pour la collaboration interfonctionnelle vous aideront à tirer le meilleur parti des efforts de votre équipe ! Si vous faites face à une surcharge de réunions, à des réunions où les égos s'affrontent ou à un manque général de confiance au sein de votre projet, essayez l'une de ces techniques pour lancer une collaboration plus fructueuse.
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