Le point de vue d’un expert : comment obtenir un véritable retour sur investissement avec l’IA

Pourquoi les chefs de projet doivent définir leur valeur au-delà de la coordination

Avec l'IA, le rôle de chef de projet évolue vers l'amont... ou disparaît.

Je ne passe plus de temps à coordonner des tâches, courir après les gens ou surveiller des tableaux de suivi. L'IA gère les mises à jour de statuts, les comptes rendus de réunion, les suivis, la planification, la mise en forme et les premiers brouillons de rapports — plus vite et mieux, sans râler. Ce travail ne définit plus la valeur.

Voilà l'avertissement que la plupart des chefs de projet ratent : si votre valeur repose là-dessus, vous êtes en danger.

Voici l’avertissement que la plupart des chefs de projet ratent : si votre valeur réside dans l’exécution des tâches, vous êtes en difficulté.

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Justin Bateh

PhD (Operations Management), PMP

Ce qui attire mon attention aujourd'hui, ce sont les éléments qui font avancer les choses :

• Définir le vrai problème
• Désigner un unique responsable
• Identifier un risque avant qu'il n'explose
• Imposer des décisions avec des options et des conséquences claires

J'utilise l'IA pour éliminer le bruit et faire remonter les signaux importants rapidement, afin d'intervenir plus tôt, d'aligner les bonnes personnes, de trancher les arbitrages et de donner une direction. Ma valeur n'est pas dans l'exécution. Elle est dans la prise de décisions qui permettent de faire avancer le travail.

Où se situe l'impact pour les chefs de projet assistés par l'IA

À mesure que la coordination et l'exécution s'automatisent, elles comptent moins. Mais le jugement reste humain :

• Prendre des décisions
• Gérer les dynamiques de pouvoir
• Savoir quels risques sont importants et lesquels ne le sont pas
• Poser les arbitrages
• Lire les incitations
• Savoir quand pousser, quand attendre, et quand tout remettre en question.

L'automatisation ne peut pas traiter cette partie du travail. C'est là que se joue l'impact réel. Si vous n'agissez pas sur cette dimension, vous n'êtes pas indispensable. Vous serez simplement le prochain sur la liste.

Pourquoi les chefs de projet devraient arrêter de mener les projets de la « bonne » façon

J'avais l'habitude de mener les projets de la « bonne » façon. Grandes plateformes. Plans interminables. Magnifiques modèles de statuts. Tout cela demandait énormément de travail pour très peu d'avancées. Je passais l'essentiel de mon temps à nourrir le système pour faire croire que tout était sous contrôle. C'était l'erreur.

J'ai tout arrêté. Je n'ai gardé que ce qui avait encore du sens et j'ai tout reconstruit avec une approche plus légère, plus incisive. Notion garde le contexte et les priorités. Excel pilote l'activité — décisions, responsables, risques, engagements. Zapier gère les relais pour que tout avance. ChatGPT fait le sale boulot comme les synthèses de réunions, les listes d'actions et les premiers comptes rendus. Plus de relances.

J'ai utilisé NotebookLM pour scanner le passé et ne pas perdre les vraies décisions, mais je n'ai pas gardé les anciennes habitudes. Si cela n'avait plus d'importance, cela disparaissait.

Le plus grand défi de cette transition a été surprenant : c'était l'ego. J'étais habitué à des systèmes qui semblaient impressionnants et rassurants, même lorsqu'ils ralentissaient tout. En simplifiant les choses, il n'y avait plus rien pour se cacher. Plus de plans gonflés. Plus de tableaux de bord laissant croire que nous maîtrisions la situation. Cela a mis les gens mal à l'aise — très rapidement.

Le problème suivant était la résistance. Certains assimilaient moins d'outils à un manque de rigueur. J'ai géré cela en étant impitoyable sur la clarté. Un responsable. Une décision. Une prochaine étape. Pas de débat.

Le dernier défi a été de lâcher prise moi-même. Quand l’IA a pris en charge la coordination, j’ai dû arrêter de surveiller. J’ai mis en place des points de contrôle simples, fait confiance au signal, puis je suis passé à autre chose.

Le résultat : moins de réunions, des mises à jour plus courtes, moins de frais de gestion, et les problèmes ressortent plus tôt, permettant une résolution rapide. Personne n’a demandé le retour de l’ancien système.

Comment l’IA redéfinit les rituels essentiels de la gestion de projet

Je définis le périmètre sur une page, en langage clair, en le liant à une décision et à un responsable. Si cela ne peut pas s’expliquer sans jargon, ce n’est pas cadré. L’IA simplifie la formulation, mais c’est moi qui tranche.

Pour l’alignement, je ne mets pas en scène de lancement de projet. J’identifie d’emblée les responsables, les droits de décision et les enjeux, puis j’utilise l’IA pour détecter les conflits avant le démarrage. Si l’alignement dépend de "communications continues", il est déjà rompu.

Pour la validation, j'élimine les longs cycles de relecture. Je fixe des critères d'acceptation clairs, utilise l’IA pour des premières vérifications, et n’implique les humains que si un jugement est nécessaire.

L’exécution se base sur des règles simples. L’IA résume l’avancement, signale les blocages et remonte les risques. J’interviens uniquement quand une décision, une escalade ou un réajustement est nécessaire.

Le schéma est constant. L’IA fait le travail répétitif. Je fais la réflexion. Et tout ce qui ne conduit pas à une décision, ne réduit pas le risque ou ne fait pas avancer le projet, ne survit pas.

Les conseils de Justin

Définissez le périmètre sur une seule page, en langage clair, en le liant à une décision et un responsable. L’IA peut simplifier la formulation, mais c’est vous qui tranchez.

Un exemple concret : comment l’IA simplifie la gestion de projet

Voici un exemple d’IA simplifiant la gestion d’un projet. Nous avions une équipe noyée sous l’information. Des mises à jour interminables. Des priorités conflictuelles. Les risques étaient identifiés tardivement, et tout le monde faisait semblant d’être surpris.

Le système était le problème. Alors nous l’avons démantelé.

Notre première action fut la consolidation. Nous avons rassemblé tout le contenu du projet en un seul endroit : NotebookLM. Documents, notes, courriels, décisions. Pas de débat. Cela a demandé quelques heures et éliminé aussitôt l’excuse « je ne savais pas ».

Ensuite, nous avons utilisé ChatGPT pour instaurer la discipline. Les mises à jour hebdomadaires, les récapitulatifs de risques et les briefings pour les parties prenantes suivaient tous la même structure. Pas de rédaction créative. Pas de détour. Temps de préparation réduit de plusieurs heures à quelques minutes.

Puis nous avons remis Excel à sa vraie place : gérer le business. Décisions, responsables, risques et engagements, avec des règles simples pour signaler les blocages et les décisions à venir. Rien de sophistiqué.

Le résultat n’était pas magique. C’était du contrôle. Les risques sont remontés plus tôt. Les réunions sont devenues plus courtes. Les dirigeants ont cessé de réclamer des mises à jour ponctuelles. L’équipe a arrêté de réagir pour commencer à décider. Cela a stabilisé la livraison et restauré la confiance.

Pourquoi les outils ne sont pas responsables de vos problèmes d'intégration de l'IA

En adoptant l’IA dans nos flux de travail, nous avons été surpris de découvrir que les problèmes n’étaient pas du tout techniques. Les outils fonctionnaient. Les workflows aussi. Notre manière de penser, non.

L’IA l’a rapidement mis en lumière. Des décisions floues produisaient des résultats médiocres. Si personne n’était véritablement responsable, cela apparaissait tout de suite. Il n’y avait plus de refuge.

Une fois que nous avons clarifié les objectifs, les responsabilités et les compromis, tout s’est mis en place. Le véritable changement, ce n’était pas la rapidité. C’était la discipline. Nous avons cessé de réagir tardivement et commencé à prendre des décisions nettes dès le départ. Cela a changé la dynamique du travail.

Une fois que nous avons clarifié les objectifs, les responsabilités et les compromis, tout s’est mis en place. Le véritable changement, ce n’était pas la rapidité. C’était la discipline. Nous avons cessé de réagir tardivement et commencé à prendre des décisions nettes dès le départ. Cela a changé la dynamique du travail.

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Justin Bateh

PhD (Operations Management), PMP

Pourquoi les chefs de projet doivent supprimer les outils qui créent du mouvement sans progrès

Au cours de l’année écoulée, le vrai progrès n’a pas été apporté par plus d’outils. Au contraire, c’est leur réduction qui a compté. J’ai éliminé tout ce qui générait du mouvement sans progrès réel.

J’ai aussi complètement abandonné les plateformes de gestion de projet héritées, y compris celles qui ajoutent de l’IA au-dessus et appellent cela de l’innovation.

Voici ma pile d'outils d'IA :

• ChatGPT est l’outil que j’utilise en premier. Pas pour rédiger ; pour réfléchir. Je lui envoie des entrées désordonnées, j’oblige à exposer les décisions, et je teste la solidité des plans avant qu’ils ne quittent mon bureau.
• Claude intervient lorsque les enjeux sont plus élevés. Documents longs. Langage sensible. Situations où le ton compte et où des formulations maladroites créent un risque.
• NotebookLM, c’est la mémoire du projet. L’arme silencieuse. Je charge les vrais documents pour qu’on arrête de débattre de ce que l’on pense avoir décidé et qu’on s’en tienne à ce qui a réellement été décidé. Rien que ça a éliminé énormément de reprise de travail. Le bénéfice : moins de réunions d’alignement, des discussions plus difficiles mais plus rapides, et beaucoup moins d’erreurs sur qui compte et qui ne compte pas.
• Gamma, c’est pour aller vite. Quand il faut produire un rendu visuel et l’envoyer rapidement.
• Zapier assure la fluidité en arrière-plan pour que les mises à jour ne soient jamais bloquées.
• Notion, c’est juste la base d’opérations. Sans formalité.

Pourquoi NotebookLM est un atout majeur pour la gestion de projet

Je veux souligner l’importance de NotebookLM dans la gestion de projet.

Nous avions un projet qui “avait sans cesse besoin d’alignement”. C’était un leurre.

Le vrai problème, c’est que personne ne savait qui décidait quoi. Chaque réunion recyclait les mêmes opinions. Les validations prenaient des semaines.

J’ai mis un terme au débat. J’ai rassemblé les vrais artefacts : emails, présentations, notes, anciens accords. J’ai tout chargé dans NotebookLM. Puis j’ai posé des questions directes :

• Quelles décisions ont été prises ?
• Qui était présent ?
• Qui a approuvé, qui s’est contenté de parler ?
• Où les choses se sont-elles bloquées ?

Le résultat était inconfortable. Deux soi-disant décideurs n’avaient jamais rien validé. Une personne réellement influente était sortie discrètement du processus.

Nous avons réorganisé la cartographie des parties prenantes en fonction de la réalité, non des titres. Nous avons éliminé deux étapes d’approbation. Et nous avons rendu les décisions à la personne responsable du résultat.

Le résultat ? Les réunions ont disparu. Les décisions sont tombées en quelques jours au lieu de semaines. Le projet a avancé car nous avons cessé de deviner et commencé à traiter les faits.

Quand les chefs de projet devraient éviter les workflows agentiques

Je commence à expérimenter les workflows agentiques, mais je procède avec précaution. En fait, je viens de m’inscrire à une formation sur les workflows agentiques et les plateformes d’orchestration pour approfondir le sujet avant un déploiement à grande échelle.

Pour l’instant, je me concentre sur les parties du delivery les plus sûres à automatiser d’abord : la coordination, les transmissions, les synthèses et la détection de signaux. Les tâches qui freinent mais ne nécessitent pas de jugement.

Je ne cherche pas à automatiser les décisions ni le leadership. Ce serait une erreur.

J’ai déjà constaté l’utilité de bien comprendre où les agents peuvent réduire les frictions sans compliquer davantage. C’est encore tôt, mais la direction est claire. Utiliser les agents pour limiter le bruit et faire ressortir les signaux, pas pour remplacer la responsabilité.

Pourquoi l’IA va scinder la gestion de projet en deux

Je pense que la gestion de projet va se diviser en deux — et il n’y aura pas de terrain d’entente. Un côté sera automatisé. L’autre sera valorisé. La plupart n’aimeront pas là où ils finiront.

Cette règle gouverne secrètement la gestion de projet à l’ère de l’IA. Plus mon travail se rapproche des décisions, plus il est difficile de me remplacer. Plus il est proche des tâches, plus il est facile à automatiser. Cela n’a rien à voir avec l’effort, les diplômes ou l’expérience. Tout dépend de la proximité.

La majorité des chefs de projet se concentre aujourd’hui sur la coordination des tâches. Je l’ai fait pendant des années. Coordonner, relancer, suivre les plannings, s’assurer qu’aucun détail n’échappe. C’est un travail essentiel. Et quasiment tout cela peut maintenant être automatisé. L’IA gère déjà l’exécution. Le jeu de la coordination est terminé.

La pire réaction que j’observe, c’est de s’obstiner sur l’exécution. Meilleurs tableaux de bord. Rapports plus clairs. Processus plus rigoureux. Ce n’est pas de la stratégie. C’est du déni. Vous vous battez là où l’IA gagne chaque fois.

Le travail d’exécution applique ce qui a déjà été décidé. Le travail de décision façonne ce qui va l’être. L’un se passe en aval. L’autre définit le cours de l’eau. Un seul a une valeur durable.

Le travail d’exécution applique ce qui a déjà été décidé. Le travail de décision façonne ce qui va l’être. L’un se passe en aval. L’autre définit le cours de l’eau. Un seul a une valeur durable.

Façonner les décisions signifie identifier celles que personne ne veut prendre. Relier les enjeux entre les différents volets de travail. Traduire les problèmes techniques en conséquences business. Mettre en lumière les risques que la direction n’a pas encore identifiés. Présenter les compromis avant l’exécution pour éviter qu’ils ne deviennent définitifs en tant que partenaire de réflexion stratégique.

C’est la ligne directrice qui détermine tout pour moi. Si ma valeur intervient après que les décisions sont prises, je suis en aval et exposé. Si j’influence ce qui est décidé, je suis en amont et pérenne.

L’IA concentre la valeur sur le travail décisionnel, que cela plaise ou non.

Pourquoi les responsables de la livraison doivent adopter le changement piloté par l’IA

Voici mon conseil :

• Cessez de protéger le travail que l’IA automatise. Si votre fierté repose principalement sur votre organisation, votre réactivité ou le fait d’« avoir tout sous contrôle », vous défendez une mauvaise position. L’IA le fait déjà mieux et moins cher. Lâchez prise.
• Montez volontairement en amont. Faites-vous remarquer là où les décisions sont cadrées, pas seulement là où elles sont exécutées. N’attendez pas d’être invité. Apportez aux dirigeants la décision qu’ils évitent, le risque qu’ils négligent ou le compromis qu’ils rechignent à nommer.
• Éliminez tout ce qui n’oblige pas à clarifier. Si une réunion, un rapport ou un rituel ne débouche pas sur une décision, un responsable ou une conséquence, c’est du théâtre. Coupez court.
• Utilisez l’IA de manière offensive, mais non aveugle. Laissez-la gérer la coordination, les résumés et la détection de signaux. Réservez votre temps pour le jugement, l’influence et la responsabilité. C’est ce travail qui produit des effets cumulatifs.
• Enfin, soyez honnête avec vous-même. Si votre valeur apparaît après les prises de décision, vous êtes vulnérable. Si vous contribuez à façonner ce qui se décide, vous devenez pérenne. Faites le bon choix.

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