Remue-méninges silencieux : Faites participer facilement les introvertis
Selon le Computerworld Magazine, des enquêtes révèlent qu'environ 75 % des personnes se considèrent comme extraverties, mais des preuves anecdotiques indiquent que la majorité des professionnels de l'informatique sont des introvertis.
Bien qu'il s'agisse d'une généralisation, les chefs de projet numériques doivent interagir avec de multiples personnalités et préférences. Il y aura toujours ces personnes introverties que vous voudrez impliquer dans vos projets afin qu'elles puissent apporter leur expertise.
Cela peut vous obliger à utiliser une technique telle que le remue-méninges silencieux pour vous assurer qu'elles soient entendues et ne soient pas évincées par les extravertis présents. Le remue-méninges silencieux est un excellent ajout à votre boîte à outils de techniques de génération d'idées.
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Je suis Annie MacLeod, cheffe de projet et coach passionnée et expérimentée, qui s'épanouit en créant des expériences collaboratives pour les équipes à distance et leurs projets. Je suis aussi une introvertie convaincue !
Au fil des années, en comprenant mieux ce que cela signifie, j'ai pu mettre en place des pratiques de collaboration qui exploitent le savoir des introvertis et les rendent plus impliqués dans mes projets.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les introvertis, je recommande vivement le livre Quiet, The Power of Introverts In a World That Can’t Stop Talking de Susan Cain. Il offre de précieuses perspectives sur ce que signifie être introverti, ainsi que des techniques pour gérer les situations qui peuvent être accablantes.
Qu'est-ce que le remue-méninges silencieux ?
Les séances de remue-méninges sont une technique collaborative clé utilisée aujourd'hui en entreprise, en particulier pour les projets. Pour les chefs de projet numériques, il existe de nombreuses façons dont le remue-méninges de groupe aide à résoudre des problèmes, imaginer des solutions, développer du contenu, planifier, et réaliser des rétrospectives.
Les séances de remue-méninges silencieux consistent simplement à calmer la partie « tempête » pour que l'accent ne soit pas mis sur la voix la plus forte dans la pièce, permettant ainsi des contributions plus réfléchies au processus de remue-méninges.
L'avantage supplémentaire du remue-méninges silencieux est qu'il peut être réalisé de manière asynchrone, permettant à chacun de contribuer peu importe leur fuseau horaire et vous pouvez réserver un temps précieux de réunion pour approfondir les apports du remue-méninges, en particulier lorsque vous êtes limité par le temps.
Pourquoi le faire : comment le remue-méninges silencieux engage les introvertis
J’adore cette citation des personnes de mindmanager.com :
Le remue-méninges permet aux gens de penser plus librement, sans crainte d'être jugés. Le remue-méninges encourage une collaboration ouverte et continue pour résoudre les problèmes et générer des idées innovantes. Le remue-méninges aide les équipes à produire un grand nombre d'idées rapidement, qui peuvent être affinées et fusionnées afin de créer la solution idéale.
Cela met en lumière ce que nous essayons d'obtenir dans notre remue-méninges : beaucoup d’idées rapides tout en évitant la pensée de groupe.
| Remue-méninges | Introvertis épanouis | Techniques de remue-méninges silencieux |
|---|---|---|
| Penser librement | Respecter leur espace | Espace tableau blanc numérique pour donner leur contribution |
| Pas de jugement | Leur laisser le temps de se ressourcer | Temps asynchrone pour apporter leur contribution |
| Collaboration | Les impliquer dans des discussions approfondies | Contribution anonyme |
| Grand nombre d'idées | Ralentir et les laisser parler | Plus de texte, moins de discussions orales |
Comment organiser un remue-méninges silencieux
Il existe quelques bonnes pratiques de base pour mener un remue-méninges, et le meilleur point de départ consiste à cadrer la session (c'est-à-dire : sur quoi sommes-nous ici pour réfléchir ?) et à fournir le contexte du remue-méninges. Ce contexte porte avant tout sur le pourquoi—les raisons de cette démarche.
Par exemple :
| Type | Comment cadrer |
|---|---|
| Idéation | Exemple : « Nous construisons un site web qui devra vendre le produit x à des publics y. » Fournir toute autre information du client sur ce qui ferait le succès de ce site. Une question type pour cadrer le brainstorming pourrait être : « Quels seraient, selon vous, les trois à cinq éléments indispensables pour ce type de site web ? » |
| Résolution de problèmes | Exemple : « Nous rencontrons un problème de temps de réponse aux messages de chat sur notre site web. Les retours clients et prospects ont été catastrophiques. » Un énoncé de problème pour cadrer la réflexion pourrait être : « Quelles pourraient être les trois à cinq principales raisons de ce genre de problèmes ? Pensez à l’humain, à la machine, à l’utilisateur ou à tout autre facteur qui pourrait jouer un rôle. » |
| Rétrospective | Exemple : « Nous avons eu un excellent sprint—le travail d’équipe a été formidable. » Une question type pour cadrer le brainstorming pourrait être : « Quels sont les trois à cinq éléments principaux qui font une grande équipe qui sait bien travailler ensemble ? » |
L’étape suivante consiste à offrir un espace où l’équipe peut partager ses idées. Il peut s’agir d’un Google Sheet, d’un tableau blanc ou d’un Google Doc. Il faut un espace facilement accessible, partageable avec les membres du groupe et permettant de rassembler les résultats sans difficulté.
Dans Miro, je mettrais en place un espace qui ressemble à :
Comme vous pouvez le voir, j’ai commencé par une phrase de cadrage claire et montré visuellement où commencer. Ensuite, j’ai donné des instructions précises pour réaliser la session de brainstorming. Cela s’appliquerait que vous fassiez l’exercice en réunion en direct ou de manière asynchrone.
Il est important d’écrire les consignes et de les rendre visibles pour tous, afin de rappeler ce qu’il faut faire. Je constate très souvent que les gens y reviennent quand ils oublient ce qu’ils devaient faire au fil du processus !
Enfin, il est essentiel de bien préciser quelles sont les prochaines étapes—c’est primordial afin que chacun comprenne la valeur de sa contribution et ce que l’on attendra de lui par rapport aux apports réalisés.
Le brainstorming silencieux en action
Voyons quand et où vous pourriez utiliser ces techniques dans le cadre de votre projet digital :
- Rétrospectives : C’est probablement le cas d’usage numéro un : si vous souhaitez recueillir des retours francs et constructifs tout en minimisant l’accusation, le brainstorming silencieux est la méthode à privilégier lors de votre prochaine rétrospective.
- Résolution de problèmes : Lorsqu’un problème est identifié sans que l’on sache s’il s’agit d’un bug, d’un changement à gérer ou d’un problème de formation et que vous souhaitez obtenir l’avis de tout le monde sur la cause, il peut être efficace de recueillir les retours de tous ceux qui ont constaté le problème. Quand un problème possède plusieurs dimensions et que vous développez des solutions potentielles, le brainstorming aide à rassembler toutes les compétences techniques nécessaires pour bien définir le périmètre de la solution.
- Développement des normes d’équipe : Le brainstorming silencieux est une excellente pratique pour exploiter la diversité de votre équipe et générer des idées sur la façon de communiquer, la culture à laquelle vous aspirez, comment faciliter la cohésion du groupe, et comment collaborer.
Si l’on prend le tableau ci-dessus comme exemple, voyons quelles sont les étapes à suivre :
- Préparez l’espace pour votre session de brainstorming. Veillez à inclure les éléments clés suivants :
- Cadrer le brainstorming : Pourquoi faisons-nous ce brainstorming ? Pour l’exemple des normes d’équipe, vous pourriez dire : « Donnez-nous toutes les bonnes pratiques que vous connaissez en tant que membre d’équipe projet et ajoutez-les dans l’espace de réflexion. »
- Ajoutez une section de consignes : J’indique aux participants de prendre x post-its, et de formuler chaque idée avec un nom et un verbe (des points bonus pour les adjectifs).
- Mettez à disposition des piles de post-its virtuels pour qu’ils puissent se concentrer sur le contenu plutôt que de copier-coller des notes.
- Prochaines étapes : Décrivez ce qui suit la séquence de brainstorming. Cela inclura la date limite de dépôt de leurs idées et la date à laquelle le groupe se réunira pour regrouper les propositions et définir des actions.
- Invitez l’équipe qui participera au brainstorming, en leur fournissant des consignes claires sur ce qui est attendu d’eux pendant la session, ainsi que le lien vers le tableau. N’oubliez pas d’inclure, si besoin, des liens vers des tutoriels ou instructions pour les nouveaux membres pas encore familiers avec votre outil !
- Faites un suivi pour remercier les participants pour leurs contributions et confirmer la prochaine réunion. Sinon, les gens risquent de ne pas répondre la prochaine fois !
Points clés à retenir
Alors pourquoi cela fonctionne-t-il si bien pour les introvertis ? Voici les points essentiels :
- Les tableaux blancs numériques nous offrent la liberté de participer et collaborer à notre propre rythme. En réalisant l'exercice de façon asynchrone, vous permettez aux participants de prendre le temps de rassembler leurs idées et de les exprimer de manière réfléchie sans le regard insistant des autres qui observent combien ils en ont ou ce qu'ils ont écrit. Bonus supplémentaire : ces outils disposent de la correction orthographique et il n'est plus nécessaire de retranscrire toutes les notes—un plus appréciable pour nous, facilitateurs introvertis !
- Organiser la séance de remue-méninges de façon numérique permet à l'équipe de structurer ses pensées et de les formuler clairement à l'écrit au lieu de devoir s'exprimer à l'oral.
- La technique fait gagner du temps en réunion pour se concentrer sur des discussions plus approfondies concernant le regroupement et le développement d'actions à partir du brainstorming, car chacun peut consulter les contributions de tout le groupe avant la réunion. Cela les aide aussi à se ressourcer avant cette prochaine activité, et à s'y préparer.
- Comme les apports sont anonymes, cela évite la situation où la parole de la personne la plus bruyante ou au plus haut poste a plus de poids. Ce qui arrive si souvent dans les environnements où les extravertis peuvent monopoliser la conversation !
Vous pouvez retrouver plus de bonnes pratiques de collaboration ici, et si vous cherchez d’autres idées pour démarrer une séance de brainstorming lors de votre prochain projet, jetez un œil à :
- Découvrez les autres ressources auxquelles vous avez accès en tant que membre DPM—articles, podcasts et recommandations d’outils.
- Essayez mon modèle dans le Miroverse pour définir le périmètre des projets et relier les critères de réussite aux livrables.
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