4 façons d’améliorer votre processus d’estimation de projet
Parlons d'estimation.
Le processus d'estimation de projet est le cauchemar de nombreux chefs de projet. Ce n'est pas seulement parce que c'est une étape sous pression, urgente et souvent réalisée en parallèle d'autres tâches. C'est aussi parce que nos efforts finissent généralement par être réduits à un compromis qui n’est presque jamais précis ni idéal.
Mais ce que j’aime dans le processus d’estimation, c’est l’opportunité qu’il offre de faire émerger des discussions vraiment importantes.
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Au fil de ces discussions, on imagine le meilleur et on craint le pire. On élabore des plans dont on sait qu'ils changeront, et on hésite à prendre des engagements sur des aspects encore flous. On regarde les projets passés et la vision que l’on a pour l’avenir de l’entreprise.
En fait, je pense que chaque conversation autour de l’estimation est l’occasion de parler de processus, de qualité, de vision et de valeurs.
Si vous trouvez que réunir et réviser les estimations est énergivore et chronophage, testez ces conseils pour rendre le processus plus gratifiant, moins mécanique, et peut-être même un peu amusant.
1. Passez moins de temps à estimer seul, plus de temps à en discuter
L'estimation des coûts nécessite un travail approfondi, mais il ne sert à rien de construire une estimation parfaite si elle ne cadre pas avec le reste du contexte. Apprenez à votre équipe projet à poser des bases qu'elle pourra affiner à travers la discussion. Cela aidera chacun à voir le tableau d'ensemble et à mieux comprendre les compétences spécifiques de leurs collègues.
Vous pouvez aussi utiliser l'IA pour l'estimation des coûts de projet afin de créer un point de départ pour les discussions.
2. Rendez le processus créatif et évitez toute pression inutile
Faire face à l’ambiguïté est l'obstacle le plus fréquent pour ceux à qui l’on demande d’estimer le coût d’un projet. Le second obstacle le plus courant est la peur de présenter une estimation inexacte. Utilisez votre rôle de chef de projet pour maintenir la discussion entre des bases minimums et des projections idéales, en documentant les hypothèses, en réitérant les contraintes et en posant des questions stimulantes.
3. Éduquez vos clients et parties prenantes
Que ce soit à l'aide de faits concrets ou de métaphores utilisant la construction d’une maison ou la préparation d’un café, veillez à ne pas survendre ce qu’est une estimation de projet. Établissez clairement qu’elle devra être affinée à mesure que le projet avance, qu’elle est évolutive, et que le budget du projet devra être géré de façon proactive, ensemble.
Découvrez cet exemple concret d’une cheffe de projet de notre communauté qui a réussi à mener à bien un projet médiatisé avec un budget presque nul, en accompagnant ses parties prenantes jusqu’à la réussite.
4. Ne supposez pas que vos données historiques sont un raccourci fiable
Vous pourriez consulter toutes les feuilles de temps des 5 derniers projets similaires, mais cela ne vous sera utile que si vous comptez suivre exactement le même déroulé qu’un projet précédent et si vous comprenez précisément les variables qui pourront réduire ou augmenter l’effort à fournir. Vous pouvez certainement accroître la précision et réduire le temps dédié à l’estimation, mais seulement si vous faites le travail préparatoire en amont !
Conclusion
Ce dernier point est sans doute le plus important, car beaucoup d’entre vous pourraient se demander : « À quoi bon rendre le processus d’estimation agréable si nos estimations sont de toute façon toujours erronées ? »
Eh bien, j’estime que les discussions autour de l’estimation mènent à des discussions sur les processus, qui elles-mêmes ouvrent la voie à des discussions sur la donnée. Et c’est ce qui pose les fondations pour des estimations plus cohérentes et précises à l’avenir.
En fait, c’est ce dont nous avons parlé dans un épisode de podcast avec un expert reconnu en estimation pilotée par la donnée, Marcel Petitpas. Les membres DPM peuvent aussi regarder sur demande une session "Ask Me Anything" avec Marcel ici.
