7 tâches quotidiennes du chef de projet : Que font les PM au quotidien
Être chef de projet peut parfois être accablant, mais dans cet article pratique, nous vous guidons à travers la routine quotidienne du chef de projet – découvrez ce à quoi vous devez penser et ce que vous devez faire chaque jour pour devenir un chef de projet exceptionnel et tirer le meilleur parti de votre journée.
J’aimerais commencer cet article en expliquant à quel point il est bénéfique d’avoir une routine quotidienne qui favorise la réussite. Le genre de routine où on se réveille tôt (au moins deux heures avant de quitter la maison) et où on garde le contrôle de tout. Je veux dire, vraiment tout contrôler, boire du thé vert, faire un peu de yoga, peut-être même aller courir rapidement... ce genre de routine.
Mais ce n’est vraiment pas quelque chose que je fais suffisamment pour m’en vanter.
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À la place, je vais aborder la routine quotidienne réussie qui débute après 9h00 du matin.
7 choses pour votre routine quotidienne de gestion de projet
Voici un aperçu de ce que vous ferez toute la journée en tant que chef de projet. Découvrez-en plus sur comment devenir chef de projet, surtout si vous n’avez aucune expérience préalable.
1. Vérifiez l’état de votre projet : Pour optimiser les chemins critiques de votre projet
Comme dirait Beyoncé, il est important de vérifier avant d’agir.
Bien qu’il soit peu probable que vous ayez une équipe composée de héros de la saisie d’heures (qui entrent leurs heures quotidiennement), il est judicieux d’avoir une vision quotidienne de vos projets et d’évaluer leur état de santé, surtout si l’équipe travaille activement sur plusieurs livrables.
Les choses ont tendance à s’accumuler et à surgir du jour au lendemain, donc afin d’éviter les surprises, il est préférable de commencer votre journée en surveillant l’avancement. Cela vous aidera également à gérer les questions inévitables qui surgiront tout au long de la journée.
2. Revue de Slack / Messagerie d’outils : Pour être à l’écoute des besoins de votre équipe et éviter de devenir un obstacle
Vous pensiez sûrement que j’allais dire de vérifier vos emails maintenant. Eh non ! Vous êtes là pour votre équipe, et ce sont ses besoins qui auront un impact immédiat sur votre journée. Quel que soit l’outil que vous utilisez pour faciliter la communication interne, il doit être votre priorité le matin. Vous risquez d’entraver l’avancée du projet si vous ne vérifiez pas où l’on sollicite votre aide au sein de l’équipe.
Selon l’organisation de votre bureau, la vérification de votre outil de communication peut aussi se résumer à ce qu’un collègue vienne directement à votre bureau pour exprimer ce qu’il a en tête.
3. Préparez vos réunions : Pour être proactif et garder vos réunions productives et ponctuelles
Aussi vrai que le manifeste du chef de projet pourrait être « Chaque journée est différente » – parfois, ce n’est pas si différent que ça. Il existe des piliers assez constants dans nos calendriers, ce sont notamment les réunions d’équipe (scrum) et les entretiens réguliers avec les clients. Chaque réunion doit faire l’objet d’une préparation de votre part, en tant que chef de projet.
Il est de votre responsabilité d’être le détenteur du savoir et de tout maîtriser. Prenez donc le temps le matin de préparer et partager les ordres du jour de ces réunions avec vos clients et votre équipe interne.
4. Consultez vos emails : Pour voir quelles questions et demandes attendent vos clients
Contrairement à ce que beaucoup pensent, consulter ses emails ne devrait pas être la première chose à faire dans la journée. Astuce gestion de projet 101 : *Les emails frénétiques peuvent complètement submerger vos tâches du jour et chambouler vos priorités. *Ou bien, vous pouvez vérifier vos emails dès le matin, mais il ne faut pas qu’ils soient les seuls à décider de vos priorités.
5. Allez en réunion : Pour finaliser les plans d’action et prendre des décisions sur vos projets
Inévitable – vous faites le lien entre l’équipe cliente et l’équipe de votre agence. Les réunions de routine ont généralement pour seul but de faire le point et d’apporter de la visibilité sur les projets en cours. Mais elles remplissent également l’objectif fondamental de construire la relation, la confiance et la communication lors de chaque échange avec le client.
Si vous avez la possibilité d’organiser le moment des réunions avec vos clients, la plupart des chefs de projet numériques recommandent de les placer le matin. Plusieurs raisons à cela :
- Fuseaux horaires :
- Sur la côte ouest (PST), il peut arriver que vous travailliez avec un client basé à l’est, avec trois heures d’avance (EST). Nos matinées correspondent aux après-midis des clients de l’est. Ainsi, la limite pour une réunion avec un client de l’est se termine souvent à 13h30 (PST) au plus tard.
- Moins de problèmes se sont accumulés dans la journée du client avant la réunion — ce qui signifie moins de sujets auxquels vous devrez réagir ! (On ne peut dire « C’est une demande de changement » qu’un certain nombre de fois avant que cela ne devienne lassant).
- Plus de temps pour vous l’après-midi afin d’agir sur ce qui a été discuté avec le client, avant qu’il ne pose inévitablement la question urgente : « Pourquoi cela n’a-t-il pas encore été fait ? On en a parlé hier… »
6. Passez à l'action : Pour obtenir ce dont vous avez besoin pour maintenir l'élan sur vos projets
Les matinées sont généralement plus programmées et orientent en général vos activités ainsi que les prochaines étapes jusqu'à la fin de la journée de travail. Les après-midis sont plus dédiés à vous assurer que vous maîtrisez bien ce qui s'est passé dans la journée.
C’est le moment de la journée qui vous est réservé à vous-même ce qui signifie que vous allez essentiellement vous occuper de :
- Préparation pour demain / le reste de la semaine
- Revue des travaux entrants et des tâches
- Répondre aux e-mails des clients
- Communiquer avec l'équipe interne pour que les choses avancent !
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7. Lisez plus : Pour être le plus informé de la pièce
C’est probablement l’une des choses les plus difficiles, mais aussi l’une des plus impactantes à faire, l’après-midi ou à un autre moment de la journée : prendre dix minutes pour vous renseigner sur le monde et le secteur qui vous entoure.
En tant qu’acteurs de la sphère numérique, il est avantageux pour vous de rester au courant du jargon de votre secteur et des termes de la gestion de projet. Cela peut vous aider à apporter des idées à l’équipe et à vos clients. Voici quelques ressources à consulter :
- First Round Review : Pour des analyses sur les produits, les personnes, la culture et des astuces de management
- Uxdesign.cc : Pour l'expérience utilisateur, l’utilisabilité et la conception produit.
- Google Design : Découvrez qui sont les pionniers repérés par Google dans le design
- Vancouver Tech Journal : Un e-mail envoyé chaque dimanche (vous pouvez le lire l’après-midi au travail) qui raconte ce qui se passe dans la région de Vancouver, BC – spécial tech.
- Fastcodesign.com : Toujours une référence.
- ET BIEN SÛR THE DIGITAL PROJECT MANAGER !
Et une fois tout cela traité, il est soudain passé 17h et oh, êtes-vous encore la dernière personne dans le bureau, encore une fois ?
Eh bien, au moins cela signifie que vous êtes moins susceptible d’emporter du travail chez vous !
…Non ?
Une dernière remarque : cette routine pourrait être très différente si vous êtes nouveau dans une organisation, alors ne paniquez pas si vous n’avez pas encore commencé certains points de cette liste. Si c’est votre cas, nous vous recommandons de travailler avec votre responsable pour créer un plan sur 30-60-90 jours qui reflète mieux vos responsabilités.
Et maintenant ?
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