Kuinka hallita resurssienhallintaa projektinhallinnassa
Resurssienhallinta vastaa oikean polttoaineen lisäämistä moottoriin. Ei polttoainetta? Ei tehoa. Piste.
Wellingtone-yhtiön projektinhallinnan ammattilaisille tekemä kysely paljasti, että ”heikko resurssienhallinta” oli yksi suurimmista projektinhallinnan haasteista. Ihmisistä koostuvien tiimien mobilisointi on vaikeaa – kaikille!
Kun tähän lisätään digitaalisen maailman monimutkaisuus, jossa teknologia, käyttäjien odotukset ja kilpailutilanne muuttuvat jatkuvasti, kokonaisuus vaikeutuu entisestään. Tiimit ovat hajautettuja, henkilöstön vaihtuvuus on suurta ja tarvitsemasi uusi teknologia saattaa olla vielä vaikeasti saatavilla.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Markkinoilla on toki erinomaisia resurssienhallintaohjelmistoja, jotka voivat auttaa sinua suunnittelemaan, kehittämään ja hallitsemaan projektiesi resursseja. Ilman oikeita näkökohtia seuraavan sukupolven ohjelmistoratkaisun ja pitkän jakolaskun tekemisen liitutaululla välinen ero jää kuitenkin mitättömäksi.
Mitä resurssipäällikkö tekee?
Projektipäälliköt joutuvat usein toimimaan resurssipäällikön roolissa, mutta tämä riippuu yrityksesi koosta.
Suuressa yrityksessä resurssipäällikkö voi olla erillinen tehtävä, jossa valvotaan resurssien kohdentamista (pääasiassa ihmisten, usein eri tasoilta ja toisinaan eri osaamisalueilta) useisiin projekteihin samanaikaisesti. Resurssipäälliköt toimivat yrityksen tai organisaation tasolla ja pyrkivät tunnistamaan kuhunkin projektiin parhaiten sopivat resurssit. He tukevat projektinhallintatiimiä ja osa-alueiden vetäjiä varmistaakseen, että projektikohtaisissa tehtäväjaoissa tehdään oikeat päätökset yksilön, laajemman tiimin, koko yrityksen ja asiakkaan eduksi.
Toisin kuin resurssipäällikkö, projektipäällikkö valvoo vain yhtä tai joskus useita projekteja kerrallaan. Lyhyesti sanottuna projektipäällikkönä projektisi on maailmasi (työaikana!).
Vastaat siitä, että projektisi valmistuu sille annetussa aikataulussa. Huomiosi kohdistuu yksityiskohtiin: projektibudjettiin, projektin aikataulutukseen, projektin yksittäisiin tehtäviin ja virstanpylväisiin. Haluat todennäköisesti myös tiimisi olevan tyytyväinen, mutta kriittisellä polulla pysyminen on ensisijaista.
Ihanteellisessa tilanteessa toimistollasi tai laajemmalla yritykselläsi olisi henkilö, joka keskittyy resurssienhallintatehtävän hoitamiseen. Jos näin ei kuitenkaan ole, joidenkin vaikuttavien resurssienhallintaan liittyvien näkökohtien huomioiminen voi auttaa sinua toteuttamaan projektisi suunnitelman mukaisesti ennakoimalla esteitä, ottamalla oikeat ihmiset mukaan silloin, kun heitä tarvitaan, ja pitämällä tiimin sitoutuneena.
Kun tämä on nyt mielessä, perehdytään projektipäälliköiden kannalta keskeisiin resurssienhallinnan näkökohtiin.
6 resurssienhallintatekniikkaa projektinhallintaan
Tässä on kuusi keskeistä resurssienhallintatekniikkaa, jotka projektipäälliköiden on hyvä tuntea.
1. Laadi (yhteistyössä) projektisuunnitelma
Projektin aikana yksi tärkeimmistä projektipäällikön vastuista on varmistaa, että projektin aikataulutus ja tiettyjen henkilöiden saatavuus tehtävien suorittamiseen ovat linjassa keskenään.
Tätä ongelmaa ei tarvitse ratkaista yksin: istu alas eri alojen yhteistyökumppaniesi kanssa keskustellaksesi arviostasi ja yleisestä projektisuunnitelmasta ennen kuin resurssien varaaminen edes alkaa.
Hyvin laadittu projektisuunnitelma auttaa varmistamaan heti alusta lähtien, millaista osaamista ja minkä tasoisia henkilöitä tarvitaan ja milloin. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun useat kilpailevat projektit tarvitsevat samojen ihmisten aikaa.
2. Vahvista kapasiteettisuunnittelua
Kapasiteettisuunnittelu on prosessi, jossa tiimin jäsenten työtunnit aikataulutetaan tietylle työmäärälle. Jatkuvana tehtävänä on tasapainottaa kollegojesi käytettävissä oleva aika projektin vaatimusten ja tietenkin budjettisi kanssa.
Et voi määrittää tarvittavaa aikaa tehokkaasti pilkkomatta projektin tehtäviä ja ymmärtämättä niitä, joten käytä projektisuunnitelmaa työn tehtäviin liittyvän viitekehyksen luomiseen ja laadi sen jälkeen resurssisuunnitelmasi.
Tiimisi odottaa sinun (ja mielellään myös heidän osaamisalueidensa vetäjien) selventävän tehtävien tarkan luonteen sekä sen, kuka niitä tekee ja milloin.
Jos esimerkiksi verkossa toteutettava mainosprojektisi edellyttää kuvien rajaamista ennen edistyneempään animaatioon siirtymistä, haluat todennäköisesti antaa ensimmäisen tehtävän suunnittelutiimin juniorimmalle jäsenelle ennen kuin se siirtyy kokeneemmalle animaattorille. Tämä kannattaa suunnitella hyvissä ajoin, jotta pystyt varaamaan työhön oikeat resurssit silloin, kun niitä tarvitaan.
Kun olet jakanut tehtävät, on tärkeää seurata edistymistä, jotta projekti pysyy aikataulussa. Siksi sopikaa tiimin kesken paras tapa viestiä ohjeistuksista, määräajoista ja tuotoksista, jotta kaikilla on samat odotukset.
On myös hyvä tiedostaa, että liiallinen valvonta (tai mikromanageeraus) voi heikentää työmotivaatiota. Pyri löytämään tasapaino projektin valvomisen ja liiallisesti hallitsevaksi esihenkilöksi muuttumisen välillä. Päivittäinen tai viikoittainen tilannepalaveri ja säännöllinen viestintä Slackissa (tai toisessa pikaviestintätyökalussa), joita tukevat erittäin kattava dokumentaatio ja kristallinkirkkaat tehtäväohjeistukset, tuottavat erinomaisia tuloksia.
3. Ymmärrä ja seuraa työkuormaa
Kapasiteetin suunnittelusta erillinen asia on työkuorma. Työkuorman hallinta tarkoittaa sopivien ajanjaksojen varaamista, jotta tiimin jäsenellä on edellytykset onnistua. Jotkin tehtävät edellyttävät pitkiä yhtäjaksoisia, keskeytyksettömiä työskentelyjaksoja. Toiset onnistuvat paremmin, kun ne hajautetaan ja niiden lomaan sijoitetaan muita erilaisia tehtäviä.
Kun esimerkiksi suunnittelet kapasiteettia, saatat huomata, että tekninen arkkitehtisi on vapaa yhden tunnin päivässä seuraavien kolmen viikon ajan.
- Jos aloitat maanantaina, näyttää paperilla siltä, että saat integraatiostrategian valmiiksi kuun loppuun mennessä.
- Jos kyseinen henkilö kuitenkin vaihtaa joka tunti projektia, jossa työskentelee, on hyvin epätodennäköistä, että hän pystyy vaihtamaan vaihdetta, perehtymään uudelleen projektisi vaatimuksiin ja olemaan oikeassa mielentilassa saadakseen kyseisen tunnin aikana aikaan merkityksellistä työtä. Hän saattaa pysyä kapasiteetin rajoissa, mutta hänen työkuormansa on liian suuri tehokkaaseen työskentelyyn.
- Toisaalta tiimissäsi saattaa olla jäsen, joka voi tehdä tietojen syöttöä yhtäjaksoisesti kahdenkymmenen päivän ajan, mutta tuon kahdenkymmenen päivän lopussa hänen sitoutumisensa ja tuottavuutensa eivät todennäköisesti ole kovin korkealla tasolla.
Ydinajatus on tämä: vaikka joku tiimisi jäsen vaikuttaisi kapasiteettinsa puolesta pystyvän suorittamaan tehtävän, se ei automaattisesti tarkoita, etteikö työkuorma voisi käydä hänelle liian raskaaksi.
4. Kehitä strategioita, joilla pidät ihmiset tehokkaassa käytössä
Alihyödyntäminen voi myös vahingoittaa tuottavuutta ja tiimin yleistä työmotivaatiota. Uupumus on ikävää, mutta niin on myös tylsistyminen. Koska työvoima on usein projektin suurin kuluerä, sinun kannattaa huolehtia siitä, että kaikille tiimin jäsenille annetaan heidän kykyjään parhaalla tavalla hyödyntäviä tehtäviä.
Osa tätä ajatusta on aikataulun mukauttaminen niin, että heillä on juuri sopiva määrä työtä. Liian suuri työmäärä aiheuttaa stressiä, ja liian vähäinen työ tarkoittaa joutilaana istumista.
Jos ihmiset saavat työnsä tehtyä nopeammin kuin resurssisuunnitelmassa arvioitiin, pidä pientä projektin tehtävälistaa, jonka avulla he voivat pysyä kiireisinä.
Jos työskentelet suuremmassa yrityksessä, selvitä johdon ja markkinointitiimien kanssa, onko yrityksen sisällä hankkeita, jotka hyödyttäisivät koko organisaatiota ja estäisivät tylsistymisen silloin, kun työtilanne hetkellisesti hiljenee.
Tuloksena on sitoutuneempi tiimi, joka ei jatkuvasti etsi ulospääsyä.
Oletko koskaan kuullut itseohjautuvista tiimeistä? Jos mietit, mitä se voisi tarkoittaa sinun kannaltasi, tutustu tähän: Projektitiimit ilman projektipäälliköitä: PM-haasteen tarkastelua (mukana Julia Ryzhkova Railswaresta)
5. Älä laiminlyö laiteresurssien tarpeitasi
Vaikka ihmiset ovat projektinhallinnan tärkein resurssi, projektissa tarvittavien laitteiden hallintaa ei myöskään voi jättää huomiotta. Mieleeni tulee erään kollegani kertoma tarina projektista, jossa he olivat lähes unohtaneet tilata palvelimet ajoissa valtavaa ERP-käyttöönottoa varten.
Kyse ei kuitenkaan tarvitse olla suurista ja ilmeisistä laitteista. Kun esimerkiksi palkkaat projektiisi uusia työntekijöitä ja alihankkijoita, sinun on ehkä tarjottava heille kannettava tietokone ja asianmukaiset käyttöoikeudet pilvipohjaisiin työkaluihisi.
Jos työkalutilauksen hyväksymiseen taloustiimiltä kuluu kolme päivää, tiimin jäsen voi joutua olemaan kolmen päivän ajan estynyt suorittamasta tehtäväänsä. Tämä on otettava huomioon resurssisuunnittelussa.
Jotta laiteasiat pysyvät järjestyksessä, vahvojen omaisuudenhallinta- ja hankintaprosessien tulisi olla osa huomioon otettavia asioita:
Arvioi käytettävissäsi olevat resurssit
Onko yrityksesi laiteluettelo ajan tasalla? On mahdollista, että varastostasi löytyy jo kaikki tarvitsemasi. Varmista, että kokoat täydellisen, täsmällisen ja ajantasaisen luettelon käytettävissäsi olevista laitteista, olivatpa ne fyysisiä tai pilvipohjaisia.
Arvioi, mitä tarvitset
Kun olet hankkinut tarvitsemasi laitteet, laiteresurssien hallintaan liittyy muitakin osa-alueita. Esimerkiksi kunnossapito on tärkeä laiteresursseihin liittyvä projektinhallintatehtävä. Jos korjaat jotain ennen sen rikkoutumista, voit välttää myöhemmin syntyviä tarpeettomia ja odottamattomia kustannuksia.
Kohdenna uudelleen tarvittaessa
Jos jokin laite on joskus käyttämättömänä yhden tehtävän vuoksi, voit siirtää sen toiseen tehtävään tuotannon jatkuvuuden varmistamiseksi. Laiteresurssien tasainen jakaminen tehtävien kesken ei ole aina järkevää.
Selvitä, miten otat laitteesi käyttöön siellä, missä projektisi niitä eniten tarvitsevat. Tilanne elää jatkuvasti, ja siitä voi olla hyötyä resurssien aikataulutustyökalusta. Ohjelmisto voi auttaa paitsi laitteiden nykyisessä kohdentamisessa myös ennustamaan, milloin niitä on ehkä tarpeen kohdentaa uudelleen myöhemmin.
6. Ota budjetinhallinta haltuun
Projektien resursseja suunniteltaessa yllättävän usein laiminlyöty resurssi on raha. Taloudelliset resurssit mahdollistavat tarvittavien ihmisten ja laitteiden hankkimisen – ne ovat polttoainetta, joka pitää projektin käynnissä.
FinancesOnlinen mukaan 28 prosenttia projekteista epäonnistuu epätarkkojen kustannusarvioiden vuoksi. Budjetin ylittäminen vahingoittaa selvästi projektin taloudellista tulosta. Budjetin alittaminen ei kuitenkaan ole aina hyödyllistä. Johto saattaa huomata poikkeaman ja ajatella, että yritys olisi voinut käyttää projektiisi osoitetut varat muualla. Budjetoinnin tärkein periaate on täsmällisyys.
Projektipäälliköille tämä korostaa kustannustenhallinnan merkitystä. Jotta kustannukset pysyvät hallinnassa, sinun on kohdennettava budjettiresurssit oikein. Budjetti määrittääkin muiden resurssiesi hallinnan rajat.
Budjettiin liittyvät resurssienhallintatehtävät
Budjettiin liittyvä resurssienhallinta koostuu neljästä päätehtävästä:
- Suunnittelu: Tunnista tarvitsemasi resurssit ennen projektin alkamista.
- Arviointi: Määritä suunnitteluvaiheessa tunnistamiesi resurssien hankkimiseen tarvittavat kustannukset.
- Budjetointi: Määritä jokaiselle tehtävälle taloudellinen arvo, sovita tehtävät aikatauluun ja aseta välitavoitteet tehokkuuden arvioimiseksi.
- Valvonta: Vertaa projektin toteutuneita kustannuksia budjettiin ja toteuta suunnitelma kustannuspoikkeamien rajoittamiseksi.
Talouden ja resurssien yhteensovittaminen luo perustan projektin onnistumiselle. Jos resurssisi eivät täytä tarvittavia vaatimuksia, aikataulusi voi viivästyä ja kustannukset voivat kasvaa. Jos resurssisi ovat ylikoulutettuja, kustannukset voivat kasvaa jyrkästi.
Resurssien kohdentamisen haasteet
Perusteellisesta resurssisuunnittelusta huolimatta projektin aikana voi ilmetä ennalta arvaamattomia tilanteita. Sairauspoissaolot, myöhästyneet toimitukset ja asiakkaiden muuttuvat vaatimukset ovat vain muutamia yllätyksiä, jotka voivat pakottaa sinut mukauttamaan resurssisuunnitelmaasi nopeasti. Kun näin tapahtuu eivätkä kohdennetut resurssit riitä projektin tarpeisiin, kyseessä on resurssien kohdentamisen haaste.
Resurssienhallinnassa näiden haasteiden ratkaisemiseen käytetään kahta päätekniikkaa: resurssien tasaamista ja resurssien tasoittamista. Resurssien tasaaminen muuttaa projektin aikataulua tai pidentää sitä resurssien saatavuuden mukaiseksi. Jos määräaikoja ei puolestaan voida muuttaa, resurssien tasoittamisessa etsitään keinoja resurssien saatavuuden mukauttamiseen.
Oletetaan esimerkiksi, että toinen projekti käyttää samoja henkilöresursseja, joita tarvitset tiettyyn tehtävään. Resurssien tasoittamisen avulla voit muuttaa aikataulua ja siirtää tehtävän siihen asti, kun työntekijät ovat kokonaan käytettävissä.
Voit myös aikaistaa muita tehtäviä, jotka työntekijät voivat suorittaa nyt. Yksi vaihtoehto on palkata lisää työntekijöitä. Joka tapauksessa saat projektin valmiiksi saman ajan kuluessa. Lyhyesti sanottuna olet ”tasoittanut” työntekijöiden kysynnän huippuja.
Jos taas käyttäisit resurssien tasaamista samassa tilanteessa, voisit yksinkertaisesti pidentää tehtävän kestoa. Tällöin työntekijät käyttävät tehtävään vähemmän tunteja päivässä. Tai tehtävän voi suorittaa pienempi määrä työntekijöitä. Tämä saattaa pidentää projektin kokonaiskestoa tai olla pidentämättä sitä.
Ohjelmistojen käyttäminen resurssienhallintaan
Muistatko, kun sanoin alussa, ettei loistavasta resurssienhallintatyökalusta ole hyötyä ilman oikeita resurssienhallintaan liittyviä näkökohtia? Kun olet ottanut nämä näkökohdat käytäntöön, oikea resurssienhallintatyökalu voi alkaa tehdä ihmeitä organisaatiosi projektiportfolion laajentamisessa.
Se voi myös tarjota merkittävän kilpailuedun. Toisessa Wellingtonen kyselyssä vain 23 prosenttia vastaajista vahvisti käyttävänsä resurssienhallintaohjelmistoa projektiportfolion hallintaan.
Miten se siis auttaa?
Resurssienhallintaohjelmisto auttaa aikatauluttamaan nopeasti ja ymmärtämään paremmin projektiryhmäsi saatavuutta ja osaamista. Sen avulla pääset kysymyksen ”kuka on käytettävissä?” tuolle puolen ja voit alkaa kysyä: ”kuka sopii tehtävään parhaiten?”.
Voit esimerkiksi yhdistää potilaiden tietosuojasta kiinnostuneen data-analyytikon terveydenhuoltoprojektiin, joka käynnistyy 10 viikon kuluttua. Tai voit päättää käyttää kahta keskitason suunnittelijaa esihenkilön valvonnassa sen sijaan, että käyttäisit pääsuunnittelijaa, joka laskuttaa kolminkertaista hintaa. Vielä parempi vaihtoehto on tutkia tiimisi osaamista ja selvittää, voitteko tarjota uuden palvelun.
Tämä on myös tapa luoda työntekijöille myönteisempi ja tuottavampi ympäristö: kun tiimisi tietää, että heidän kiinnostuksenkohteensa, kehittymisalueensa ja tavoitteensa otetaan huomioon heille osoitettavassa työssä, he osallistuvat todennäköisemmin aktiivisesti ja suhtautuvat innostuneemmin työpäiväänsä.
Teknologia auttaa myös luomaan visuaalisia esityksiä työmäärästä. Yksi hyödyllisimmistä tavoista havainnollistaa projektin tehtäviä on käyttää Gantt-kaaviota. Gantt-kaavio on pylväskaavio, joka esittää visuaalisesti koko projektin, mukaan lukien projektin koko laajuuden ja aikataulut. Jos laskutat päiväveloituksen perusteella, sen avulla on helppo havainnollistaa kustannuksia suhteessa tiimin jäsenten saatavuuteen. Se auttaa myös näkemään, miten kriittisen ketjun ulkopuolisia tehtäviä voidaan järjestellä uudelleen oikean henkilön löytämiseksi tehtävään.
Nämä visuaaliset apuvälineet auttavat projektiryhmän jäseniä myös valmistautumaan tehtäviin ja siirtymään niiden välillä helpommin. Ne luovat myös yhtenäisyyden ja henkilökohtaisen vastuun tunnetta – jokainen työntekijä näkee selkeästi, miten yksittäinen tehtävä edistää projektisuunnitelmaa.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko oppia lisää resurssienhallinnan hallitsemisesta? Tutustu The DPM Schoolin asiantuntijoiden laatimiin projektinhallintakursseihin.
