Yritystyönkulkujen automaatio: mitä se on & parhaat työkalut

Miksi yrityksen työnkulkujen automatisointi on tärkeää?

Yrityksen työnkulkujen automatisointi on tärkeää, koska se auttaa yritysorganisaatioita hallitsemaan esimerkiksi työvoimakustannuksia, hyväksyntöjä ja sitä, miten tiimin jäsenet käyttävät aikaansa.

Automaatioiden avulla yksi henkilö saattaa pystyä hoitamaan työn, jonka aiemmin tekivät kaksi tai kolme henkilöä. Se voi myös auttaa vähentämään manuaalisten tehtävien virhemarginaalia, poistamaan toistuvien tehtävien yksitoikkoisuutta sekä auttaa organisaatioita kasvamaan ja hallitsemaan työnkulkujaan lisäämällä pienen tiimin vaikutusmahdollisuuksia.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Esimerkkejä yrityksen työnkulkujen automatisoinnista

Tässä on muutamia esimerkkejä yrityksen työnkulkujen automatisoinnista käytännössä.

Työvuorolistojen laatiminen

Toimipaikkojen johtajat käyttivät ennen tuntikausia työntekijöiden työvuorolistojen ja toimipaikkojen henkilöstösuunnitelmien kokoamiseen. Aikataulun laatiminen saattoi vaatia edistyneitä päätöksentekotaitoja ja monimutkaista logiikkaa, jossa otettiin huomioon liiketoiminnan tarpeet, työntekijöiden saatavuus ja työvoimabudjetit. 

Nykyään organisaatiot voivat syöttää nämä tiedot automaatiotyökaluun ja antaa tekoälyä hyödyntävän työnkulkujen automatisointiohjelmiston tai aikataulutussovelluksen hoitaa tämän manuaalisen työn. Näin voit keskittyä enemmän toimipaikan johtamiseen ja tiimin valmentamiseen. Sinun on edelleen tarkistettava tulos ja tehtävä muutoksia, mutta siihen kuluu huomattavasti vähemmän aikaa kuin kaiken rakentamiseen alusta alkaen.

Uusien asiakkaiden perehdyttäminen

Uusien asiakkaiden perehdyttämisessä prosessi on yleensä joka kerta sama:

• Asiakas allekirjoittaa sopimuksen
• Asiakkuustiimille ilmoitetaan asiasta
• Perehdytyksestä vastaava henkilö laatii tervetuloviestin ja aikatauluttaa aloituskokouksen
• Perehdytyksestä vastaava henkilö laatii ja jakaa työsuunnitelman
• Palvelun toimitustiimi ja asiakas käyvät perehdytykseen liittyvät tehtävät läpi
• Tiimi kokoontuu säännöllisesti tarkistamaan tilanteen
• Perehdytys saatetaan päätökseen ja asiakkuus siirretään asiakkuuspäällikölle

Prosessissa on monia kohtia, joissa pullonkaulat ja tehottomuudet voivat pysäyttää etenemisen. Esimerkiksi aloituskokouksen aikatauluttaminen voi vaatia 3–4 sähköpostiviestiä edestakaisin, ja uuden työsuunnitelman laatiminen projektinhallinta-alustallasi voi kestää tunnin tai kaksi.

Automaation avulla koko prosessi voi toimia itsenäisesti. Sopimustenhallintaohjelmistosi voi lähettää tervetuloviestin automaattisesti, kun sopimus on allekirjoitettu. Aikataulutusohjelmisto voi auttaa aloituspuhelun aikataulujen yhteensovittamisessa. Työsuunnitelma voidaan luoda mallin pohjalta, mikä vähentää vaiheiden puuttumisen ja muiden inhimillisistä virheistä johtuvien ongelmien riskiä.

Projektityön ja toistuvien tehtävien hallinta

Tiimeille, jotka työskentelevät standardoitujen projektien tai toistuvien tehtävien parissa, työnkulkujen automatisointi voi auttaa saamaan enemmän aikaan nopeammin.

Esimerkkejä käyttötapauksista ovat:

1. Ohjelmiston määrittäminen uusille käyttäjille, kun työnkulku ja vaiheet ovat joka kerta samat
2. Taloushallinnon tiimit, jotka tekevät päivittäisiä, viikoittaisia tai kuukausittaisia raportteja
3. Salesforce-ylläpitäjät, jotka määrittävät CRM:n lähettämään asianmukaisia seurantatehtäviä
4. Asiakaskokemustiimit, jotka lähettävät käyttäjille seurantaviestejä tietyin väliajoin, kuten 30, 60 ja 90 päivän merkkipaalujen yhteydessä, sekä julkaisutiedotteita ja sopimusten uusimista koskevia viestejä
5. Autokorjaamotiimit, joiden on suoritettava sama vaiheiden sarja työn valmistumisen jälkeen, kuten ilmoitettava asiakkaalle auton olevan valmis tai lähetettävä lasku (autoteollisuuden projektinhallintaohjelmisto voi myös auttaa tässä)

Yritystason työnkulkujen automatisointi voi tehdä näiden monimutkaisten projektityönkulkujen määrittämisestä ja toteuttamisesta saumatonta ja automaattista, mikä säästää tiimin jäsenten aikaa ja vähentää manuaalista työtä. Tähän pääseminen saattaa vaatia keskittynyttä työtä ja digitaalista muutosta, mutta työnkulkujen automatisointi on vaivan arvoista, sillä se säästää arvokasta aikaa ja budjettia sekä estää työntekijöitä käyttämästä tunteja toistuvaan tietojen syöttämiseen.

Yritystason työnkulkujen automatisoinnin hyödyt

Työnkulkujen automatisoinnin tärkeimpiin hyötyihin kuuluvat:

• Enemmän aikaa muuhun ammattitaitoa vaativaan työhön: Projektipäälliköt voivat käyttää automaation ansiosta vapautuvat 6 tuntia viikossa esimerkiksi tiimin valmentamiseen ja laadun sekä riskien hallintaan sen sijaan, että he käyttäisivät ajan manuaalisiin tehtäviin, kuten projektinhallintatyökalujen tai tilannelomakkeiden päivittämiseen.
• Vähemmän virheriskiä: Markkinointiviestien kirjoitusvirheet voivat jäädä historiaan — tarkista teksti kerran ja anna automaation hoitaa työ puolestasi. Voit vähentää riskiä, että sama sähköposti lähetetään 10,000 ihmiselle, kun viestiä ei tarvitse kirjoittaa ja mukauttaa uudelleen joka kerta, kun se lähetetään. (Jos viestissä kuitenkin on kirjoitusvirhe, se toki moninkertaistuu, mutta kun sisältö on asetettu, riski pienenee).
• Parempi skaalautuvuus: Automaation käyttäminen liiketoiminnan toiminnoissa antaa yrityksille mahdollisuuden tavoittaa laajemman yleisön kuin manuaalisilla prosesseilla. Haluatko ilmoittaa uusista hankkeista 105,000 työntekijälle tai 1.2M asiakkaalle? Se onnistuu napin painalluksella.
• Pienemmät kustannukset: Jos projektipäälliköidesi tuntihinta on $35 ja jokainen projektipäällikkö säästää automaation ansiosta 6 tuntia viikossa, yrityksesi säästää työvoimakustannuksissa $210 viikossa eli noin $10,500 vuodessa projektipäällikköä kohden! Kun tämä kerrotaan koko yritysorganisaation laajuudelle, kustannussäästöt ovat moninkertaiset automaatio-ohjelmistotyökaluihin tehtyyn investointiin verrattuna. 

Yritystason työnkulkujen automatisoinnin haasteet

Vaikka yritystason työnkulkujen automatisoinnilla on selkeitä hyötyjä, siihen liittyy myös haasteita. Näitä voivat olla:

• Budjettirajoitteet: Automaatiohankkeisiin investoiminen voi olla kallista. Vaikka yhden käyttöoikeuden hinta olisi vain $10, kustannukset kasvavat nopeasti, jos tarvitset tuhansia tai satojatuhansia käyttöoikeuksia. Kun tämä kerrotaan useiden työkalujen määrällä, kokonaiskulut voivat olla melko suuret. Lisäksi on varmistettava, että jokaisen työntekijän laitteisto on yhteensopiva automaatiotyökalujen kanssa. Tämä voi tarkoittaa kannettavien tietokoneiden, tablettien, matkapuhelinten tai muiden laitteiden päivittämistä, jotta automaatiot toimivat koko organisaatiossa.
• Koulutus ja muutoksenhallinta: Kun käyttöoikeudet ovat kunnossa ja työnkulut rakennettu (mukaan lukien kaikki mukautetut työnkulut), tiimisi on koulutettava niiden käyttöön. Tämä on erityisen haastavaa, jos organisaatiossa on tuhansia tai satojatuhansia ihmisiä eri sijainneissa, etenkin jos kansainväliset tiimit työskentelevät muilla kielillä.
• Käyttöönotto ja palautekierrot: Varmista, että automaatiot otetaan käyttöön ja että palautekierrot toimivat. Mitä tapahtuu, jos automaatio lakkaa toimimasta? Entä jos sitä on hienosäädettävä? Mitä jos työntekijöillä on ideoita parannuksista tai uusista automaatioista? Luo hallintorakenne — jos työntekijät saavat hylätä työkalun tai toimia omavaltaisesti, menetät yritystason työnkulkujen automatisoinnin hyödyt.

Yritystason työnkulkujen automatisoinnin työkalut

Markkinoinnin automaatiosta projektinhallintaan ja jopa kirjanpitoon markkinoilla on monia työnkulkujen hallintatyökaluja ja yritystason työnkulkuohjelmistoja, joiden avulla yrityksesi voi automatisoida työnkulkujaan ja säästää aikaa ja rahaa. Tässä ovat tällä hetkellä saatavilla olevat parhaat vaihtoehdot:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Paras tekoälypohjaiseen projektisuunnitteluun
2. 2. Moxo — Paras turvalliseen asiakasyhteistyöhön
3. 3. Screendragon — Paras koodittomaan, tekoälyä hyödyntävään työnkulkujen automatisointiin
4. 4. Creatio AI Studio — Paras yritysten työnkulkujen muokkaamiseen
5. 5. Celigo — Paras vankkoja API-hallintaominaisuuksia tarvitseville
6. 6. altaFlow — Paras Salesforce-asiakirja-automaation kanssa
7. 7. Productive — Paras toimistokeskeisiin operatiivisiin näkymiin
8. 8. Wrike — Sopii parhaiten kasvaville organisaatioille
9. 9. Qntrl — Paras eri toimintojen välisiin prosesseihin
10. 10. TrailHQ — Sopii parhaiten mukautetuille LLM-malleille

Kuinka valita yrityksen työnkulkujen automatisointiohjelmisto

Voit aloittaa sopivan yrityksen työnkulkujen automatisointityökalun valinnan seuraavien viiden yksinkertaisen vaiheen avulla:

1. Tunnista tarpeesi: Pohdi ohjelmistotyökalua koskevia vaatimuksiasi. Keskustele mahdollisimman monien sidosryhmien kanssa varmistaaksesi, että lopulta valitsemasi ratkaisu vastaa mahdollisimman moniin tarpeisiin. Vaikka ratkaisu ei olisikaan sataprosenttisen täydellinen, et halua joutua hankalaan tilanteeseen siksi, että unohdit ottaa huomioon jonkin keskeisen käyttäjäryhmän tarpeet.
2. Määritä tarvitsemasi ominaisuudet: Kun tarpeesi ovat selvät, yhdistä ne ohjelmiston ominaisuuksiin. Tavoitteena on mitoittaa luettelo oikein, jotta et maksa ominaisuuksista, joita et voi tai aio käyttää, etkä toisaalta jätä pois tärkeitä ominaisuuksia, joita työkalun käyttäminen tarpeidesi mukaisesti edellyttää.
3. Rajaa työkalujen joukkoa: Tee vaatimiesi ominaisuuksien luettelon perusteella suppea luettelo työkaluista, jotka soveltuvat tarpeisiisi. Kun luettelo on valmis, perehdy kuhunkin työkaluun tarkemmin ja vertaile niitä toiminnallisuuden, käytön ja käyttöönoton helppouden, hinnan, sopimuksen keston sekä muiden parhaan vaihtoehdon määrittämiseen vaikuttavien tekijöiden perusteella.
4. Arvioi turvallisuus, yhteensopivuus ja skaalautuvuus: Koska etsit yritystason ratkaisua, turvallisuus, yhteensopivuus ja skaalautuvuus ovat huomattavasti tärkeämpiä kuin pienemmässä organisaatiossa. Varmista, että valitsemasi työkalu on turvallinen ja yhteensopiva sekä pystyy skaalautumaan tarpeidesi muuttuessa. Työkalua käyttää todennäköisesti suuri joukko käyttäjiä eri järjestelmissä ja eri maissa, mikä tarkoittaa, että työkalun vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi on otettava huomioon myös teknisiä ja oikeudellisia seikkoja.
5. Suunnittele käyttöönotto: Et voi vain kertoa kaikille organisaatiossa uudesta työnkulusta ja odottaa heidän noudattavan sitä johdonmukaisesti. Tarvitset hyvän käyttöönottosuunnitelman, joka sujuvoittaa työntekijöiden työn aloittamista ja pitää liiketoiminnan häiriöt mahdollisimman vähäisinä. Suunnitelmaan voi sisältyä aloitusesittely, käytännönläheistä koulutusta ja käyttöönoton tukea. Seuraa, kuinka usein automaatiota käytetään, selvitä ongelmat ja kannusta tiimiä sen mukautuessa prosessien automatisointiin.

Parhaat käytännöt yrityksen työnkulkujen automatisoinnin käyttöönottoon

Seuraavassa on joitakin parhaita käytäntöjä työnkulkujen automatisoinnin käyttöönottoon yrityksessä.

• Toteuta pilotti ennen laajentamista: Kuten mainitsin, yrityksen työnkulkujen automatisointi voi aiheuttaa huomattavia kustannuksia. Ennen kuin investoit siihen laajassa mittakaavassa, aloita pilottihankkeella. Testaatpa ratkaisua yhden tiimin tai pienen organisaationlaajuisen ryhmän kanssa, saat selville ennen investointia, toimiiko automaatio. Vaikka tämä ei ole tae onnistumisesta, saat sen avulla arvokasta tietoa ennen kuin käytät automaatioon liikaa aikaa tai vaivaa.
• Huomioi muutosjohtamissuunnitelmasi: Tiedät jo, että uuden ohjelmiston ja työnkulkujen antaminen käyttäjille ilman koulutusta tai muutosjohtamista johtaa todennäköisesti epäonnistumiseen (kyllä, vaikka työkalussa olisi vedä ja pudota -toiminto tai helppokäyttöinen käyttöliittymä). Hyvään muutosjohtamiseen kuuluu tietoisuuden lisääminen. Anna tietoa siitä, mitä muuttuu ja miten, sekä tarjoa lisätukea matkan varrella. Ota käyttöön seurattavia mittareita, kuten päivittäisten kirjautumisten määrä tai suoritettujen työnkulkujen lukumäärä.
• Hallitse riskejä ennakoivasti: Aina kun otat käyttöön kallista uutta teknologiaa, siihen liittyy riski. Kun otat käyttöön uusia työnkulkuja, toimi erityisen ennakoivasti riskienhallinnan suhteen. Tämä voi tarkoittaa IT-palveluasiamiesten määrän lisäämistä, auditointipolkujen varmistamista, lisäilmoitusten käyttöönottoa työnkulkujen automatisointityökalun toiminnan varmistamiseksi tai liiketoimintasääntöjen lisävalidointia. Mitä paremmin ennakoit mahdolliset ongelmat, sitä todennäköisemmin onnistut.

Mitä seuraavaksi?

Jos liiketoimintaprosessien hallinta ja työnkulkujen automatisointi ovat sinun juttusi, The Digital Project Managerin aktiivinen yhteisö, johon kuuluu kokeneita projektipäälliköitä, saattaa olla sinulle sopiva paikka. Syvenny kanssamme prosessien automatisointiin, työnkulkujen hallintaan ja muihin aiheeseen liittyviin teemoihin!