Työnkulkukaaviot: käyttötarkoitukset, mallipohjat & esimerkit

Löydät lisää esimerkkejä työnkuluista täältä.

Mihin työnkulkukaavioita käytetään?

Työnkulkukaavioita käytetään havainnollistamaan projektin loppuun saattamiseen tarvittavien vaiheiden, etappien tai toimintojen järjestystä. Ne voivat kuvata sekä vesiputous- että ketteriä työnkulkuja.

Ne osoittavat prosessin kulun ja vaiheet sekä eri henkilöt tai osastot, jotka vastaavat kustakin vaiheesta. Voit käyttää kaaviotasi yhdessä RACI-kaavion kanssa tähän tarkoitukseen.

Jos olet laatinut vuokaaviot kaikista prosesseistasi mutta jättänyt RACI-matriisin tekemättä, sinulla on vain erittäin yksityiskohtaiset ohjeet siitä, mitä pitää tehdä, eikä lainkaan tietoa siitä, kuka sen tekee. Et ole oikeastaan ratkaissut ongelmaasi. Sinun täytyy muuttaa vuokaaviosi ihmisten näkökulmasta ymmärrettävään muotoon. RACI tarkoittaa asioiden esittämistä ihmisten näkökulmasta.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Cassie SolomonOpens new window RACI Solutionsin perustajaOpens new window

Voit käyttää työnkulkukaavioita työnkulun optimointiin liittyvissä hankkeissa työkaluna, joka auttaa tunnistamaan mahdollisuuksia myönteiseen muutokseen, tai työntekijöiden kouluttamiseen. Työnkulkukaavioita voidaan käyttää perehdytyksessä, ja ne voivat näyttää uusille työntekijöille vaiheittaisen prosessin sekä sen, miten se tulisi suorittaa.

Työnkulkukaavioita voidaan käyttää myös monenlaisissa alakohtaisissa prosesseissa, kuten luovissa työnkuluissa, sekä eri toimialoilla, kuten ohjelmistokehityksessä, terveydenhuollossa ja verkkokaupassa.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Työnkulkukaavioiden tyypit

Tässä on muutamia vakiomuotoisia työnkulkukaavioita, joihin saatat törmätä: 

• Yhdysvaltain kansallinen standardointiinstituutti (ANSI): ANSI-tyyli oli ensimmäinen työnkulkujen kaavioiden standardeihin kehitetty tyyli, ja se on yleisesti käytetty kieli. Lue lisää ANSI:sta
• Yhtenäinen mallinnuskieli (UML): UML-aktiviteettikaavioita käytetään prosessin vaiheiden järjestyksen ja ohjauksen kulun esittämiseen. UML:ää käytetään usein ohjelmistosuunnittelussa ja järjestelmien suunnittelussa. Lue lisää UML:stä
• Liiketoimintaprosessien mallintamismerkintätapa (BPMN): BPMN muistuttaa UML:ää ja käyttää vuokaaviota luodakseen visuaalisia työnkulkuja kyseistä prosessia tai projektia varten. BPMN ei ole erityisesti ohjelmistosuunnitteluun tarkoitettu, vaan siinä keskitytään enemmän liiketoimintaprosesseihin kuin ohjelmistoihin tai teknologiajärjestelmiin. Lue lisää BPMN:stä ja liiketoimintaprosessien mallinnusohjelmistoista
• Toimittaja–syöte–prosessi–tuotos–asiakas (SIPOC): SIPOC-kaavioiden avulla voit seurata, miten toimittajat, materiaalit ja resurssit (esimerkiksi projektiryhmäsi) toimivat liiketoimintaprosessissasi.

Asiantuntijan vinkki

Olen huomannut, että paras muoto on sellainen, jonka tiimi ja sidosryhmät ymmärtävät. ANSI:n, UML:n tai BPMN:n asiantuntijana ei tarvitse olla voidakseen luoda työnkulkukaavion! Kirjaa se vain paperille, tallenna se ja palaa siihen myöhemmin kehittääksesi sitä edelleen.

Näiden muodollisten projektinhallinnan työnkulkukaavioiden lisäksi voit törmätä muutamiin muihin niihin liittyviin kaavioihin.

• Vuokaavio esittää prosessin vaiheet ja niiden suorittamisjärjestyksen. Kyse ei kuitenkaan ole vain muotojen ja nuolten yhdistämisestä, vaan on tärkeää opetella, miten vuokaavio luodaan. Nuolet osoittavat prosessin kulkusuunnan, ja käytettävät symbolit vaihtelevat sen mukaan, mitä haluat esittää. Vuokaavioita voidaan luoda ja seurata vuokaavio-ohjelmistolla.
• Tietovuokaavio esittää, miten tiedot kulkevat järjestelmän läpi. Se sisältää prosessin eri vaiheet ja kussakin vaiheessa käsiteltävien tietojen tyypin.
• Prosessikartta esittää prosessin fyysisen rakenteen. Se sisältää prosessiin osallistuvat eri koneet tai osastot sekä materiaalien ja tuotteiden kulun.

Työnkulkukaavioiden hyödyt

Työnkulkukaavion käyttämisen hyötyjä projektinhallinnassa ovat muun muassa seuraavat:

1. Projektin kunkin tehtävän valmistumiseen johtavan polun parempi hahmottaminen ja pullonkaulojen ja tehottomuuksien minimointi
2. Mahdollisten ongelmien helpompi tunnistaminen ja korjaaminen varhaisessa vaiheessa, erityisesti silloin, kun työ jää jumiin
3. Projektin etenemisen parempi seuranta erityisesti suurempien virstanpylväiden välillä
4. Tehtävien tehokkaampi jakaminen tiimin jäsenille, etenkin silloin, kun resurssit ovat rajalliset tai yksi tiimi odottaa toisen saavan oman osuutensa tehtävästä valmiiksi

Työnkulkukaavion luominen

Työnkulkukaavion luominen edellyttää seuraavien vaiheiden suorittamista (samat vaiheet koskevat myös työnkulkujen luomista yleisesti):

1. Määritä projektin vaiheet
2. Tunnista kunkin vaiheen yksittäiset tehtävät
3. Määritä jokaisen tehtävän syötteet ja tuotokset
4. Selvitä, kuka on vastuussa kunkin tehtävän suorittamisesta, ja määritä, tarvitsetko uimaratoja
5. Tunnista tehtävien väliset riippuvuudet
6. Arvioi, kuinka kauan kunkin tehtävän pitäisi kestää
7. Määritä työnkulun analysoinnin avulla prosessin mahdolliset esteet tai pullonkaulat
8. Tunnista tämän prosessin lopputulokset

Pidä joustavuus mukana, jotta voit lisätä tai poistaa tehtäviä tai vaiheita projektin edetessä. Etsi mahdollisuuksia sujuvoittaa prosesseja. Tämä tarkoittaa yleensä sellaisten tehtävien tai prosessien poistamista, jotka eivät tuota arvoa, työnkulkujen automatisointia tai toistuvien tehtävien automatisointia sekä osallistujien kouluttamista työskentelemään tarkasti ja tehokkaasti.

Lue lisää työnkulkujen suunnittelusta ja luomisesta täältä.

Yleiset symbolit ja muodot

Erilaisissa työnkulkukaavioissa käytetään todennäköisesti muutamia standardoituja symboleita ja muotoja, kuten: 

• Alku- ja lopetussymboli: Työnkulun alku tai loppu, joka esitetään usein soikiona tai ympyränä
• Yhdysviiva: Vaiheiden, toimintojen, prosessien, päätösten tai alku- ja loppupisteiden välillä kulkeva yhdistäjä. Huomioi, mihin suuntaan yhdysviivat osoittavat! 
• Vaihe, toiminto tai prosessi: Kukin kohta, vaihe, toiminto tai prosessi voidaan esittää neliönä tai suorakulmiona. 
• Päätökset: Päätökset merkitään yleensä vinoneliöllä. Voit nähdä myös kyllä/ei-, hyväksytty/hylätty- ja muita nuolia osoittamassa, mitä tehdyn päätöksen perusteella tapahtuu (vinkki: hyväksyntätyönkulkuohjelmisto voi olla hyödyllinen prosesseissa, jotka edellyttävät tietyn henkilön tai roolin hyväksyntää)

Symboleita tulee käyttää johdonmukaisesti tai organisaation tai tiimin edellyttämän standardin mukaisesti.

Työnkulkukaavioiden mallivaihtoehdot

Tässä on joitakin työnkulkukaaviomalleja, jotka voit ladata ja mukauttaa omiin tarpeisiisi.

• Miro-mallit: Ihanteellisia reaaliaikaiseen ja yhteistoiminnalliseen työnkulkujen kartoittamiseen etätiimeissä (lue lisää tiimien työnkuluista täältä).
• Microsoft-mallit (Excel ja Visio): Nämä mallit sopivat parhaiten Microsoftin työkaluihin perehtyneille, joten he voivat integroida ne olemassa oleviin työnkulkuihin.
• SmartDraw: SmartDraw sopii täydellisesti budjettitietoisille johtajille, jotka tarvitsevat erilaisia intuitiivisia ja maksuttomia malleja nopeaan työnkulkujen kartoittamiseen.
• Microsoft PowerPoint: PowerPoint on optimaalinen työnkulkukaavioiden integroimiseen esityksiin sekä visuaaliseen viestintään ja raportointiin.
• Lucidchart-mallit: Lucidchart tarjoaa edistyneitä ja joustavia malleja monimutkaisten työnkulkujen visualisointiin, kuten uimaratakaavioihin ja tietovirtoihin.

Työnkulkukaavioiden luomiseen tarkoitetut työkalut

Markkinoilla on useita työkaluja, jotka on suunniteltu erityisesti työnkulkukaavioiden luomiseen. Kokeile muutamaa työkalua ennen lopullisen päätöksen tekemistä – useimmat työkalut sisältävät malleja, joita voit käyttää lähtökohtana ja mukauttaa työskentelyn edetessä.

Tässä ovat parhaat valintani työnkulkukaavio-ohjelmistoiksi:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Lucidchart — Sopii parhaiten yhteistyöhön perustuviin kaavioihin
2. 2. Miro — Paras toimialakohtaisiin työnkulkumalleihin
3. 3. Qntrl — Paras liiketoimintaprosessien automatisointiin
4. 4. FigJam — Paras yli 300 valmiiseen malliin
5. 5. Process Street — Paras vedä ja pudota -työnkulkukaavioihin
6. 6. Visio — Sopii parhaiten organisaatioiden visualisointiin
7. 7. Camunda Platform — Sopii parhaiten ihmisten ja järjestelmien prosesseihin
8. 8. SmartDraw — Paras automaattiseen kaavioiden muotoiluun
9. 9. Pneumatic Workflow — Sopii parhaiten työnkulkumallien rakentamiseen
10. 10. ClickCharts — Parhaiten monipuoliseen kaavioiden piirtämiseen

Tutustu näihin resursseihin löytääksesi lisää työnkulkuohjelmistotyökaluja:

• Maksuton työnkulkuohjelmisto, jos työskentelet pienemmässä organisaatiossa, jonka budjetti on rajallinen, tai jos haluat vain päästä nopeasti alkuun
• Työnkulkujen hallintaohjelmisto työnkulkujen hallintaan sen jälkeen, kun olet määrittänyt ne ja ottanut ne käyttöön
• Työnkulkujen automatisointiohjelmisto työnkulkujen manuaalisten ja toistuvien osien automatisointiin
• Camundan vaihtoehdot, jos käytät tällä hetkellä Camundaa mutta huomaat, ettei se vastaa tarpeitasi parhaalla mahdollisella tavalla

Mitä seuraavaksi?

Haluatko lisää vinkkejä työnkulkukaavioidesi parantamiseen? Liity keskusteluun Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa DPM-jäsenyys!