Kuinka luoda työnkulku: 7 helppoa vaihetta
Projektikaaoksen ehkäiseminen: Yhdenmukaiset työnkulut auttavat ehkäisemään projektien viivästyksiä, virheitä ja budjetin ylityksiä. Ne auttavat myös sinua projektipäällikkönä varmistamaan, että projektit saavuttavat niille asetetut tavoitteet ilman odottamattomia ongelmia.
Vaihe vaiheelta: Työnkulun luominen on itsessään työnkulku: määrität tavoitteen, tunnistat mukana olevat henkilöt, luettelet vaiheet, luot työnkulkukaavion, testaat ja kehität sitä sekä otat sen lopuksi käyttöön.
Ohjelmisto pelastaa tilanteen: Työnkulkujen hallintaohjelmisto on helpoin tapa luoda ja ylläpitää järjestelmällisiä työnkulkuja, ja se tarjoaa jäsennellyn lähestymistavan monimutkaisten projektiprosessien hallintaan.
Ilman määritettyjä työnkulkuja, jotka kuvaavat, miten sinä ja tiimisi suoritatte työn projektin aikana, voit odottaa viivästyksiä, virheitä ja laatuongelmia, laajuuden kasvamista sekä budjetin ylityksiä.
Tiimisi tarvitsee johdonmukaisia ja toistettavia työnkulkuja (jotka yleensä luodaan ja joita hallitaan työnkulkujen hallintaohjelmistossa), jotta projektityö tuottaa sille asetetun lopputuloksen. Tässä artikkelissa käsittelen työnkulun luomista ja annan parhaat käytännöt sen onnistuneeseen toteuttamiseen.
Mikä on työnkulku?
Työnkulku on toistettava vaiheiden tai toimintojen sarja, joka on suoritettava laajemman lopputuloksen saavuttamiseksi. Esimerkiksi uutta verkkosivustoa luotaessa työnkulkuun kuuluu ulkoasun suunnittelu, koodin kirjoittaminen, sivuston testaaminen ja sen julkaiseminen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Digitaalisia työnkulkuja käyttämällä projektipäälliköt voivat pitää projektit aikataulussa ja varmistaa, että tehtävät suoritetaan mahdollisimman tehokkaasti. Visuaalisissa työnkuluissa hyödynnetään vuokaavioita tai kaavioita, jotka näyttävät prosessin vaiheet, joiden läpi jokainen työtehtävä etenee ennen kuin se voidaan katsoa valmiiksi.
Työnkulut eroavat liiketoimintaprosesseista siinä, että ne edustavat laajempien prosessien sisällä olevia erityisiä, peräkkäisiä tehtäviä, joiden avulla saavutetaan organisaation tavoitteita.
Työnkulun luominen
Seuraavat asiat kannattaa pitää mielessä, kun suunnittelet työnkulkua.
1. Määritä, mitä sinun on saavutettava
Kun suunnittelet työnkulkuasi, määritä hyvin tarkasti, mitä sen tulee saada aikaan. Tiimin jäsenten ja sidosryhmien on erittäin helppoa tehdä oletuksia siitä, mitä työnkulkuun kuuluu tai ei kuulu, jos et ilmaise asioita erittäin täsmällisesti ja selkeästi.
Jos esimerkiksi luot työnkulkua blogikirjoitusten kirjoittamista varten, määritä ja viesti selkeästi, onko työnkulku tarkoitettu vain sisällön luonnosteluun vai sisältääkö se myös grafiikoiden laatimisen sekä blogikirjoituksen lataamisen ja jakamisen sosiaalisessa mediassa.
Voit käsitellä kaikki nämä vaiheet yhdessä työnkulussa tai sinulla voi olla erilliset työnkulut prosessin jokaista osaa varten – tärkeintä on, että asia on tiimille selkeä.
2. Tunnista, keiden on osallistuttava
Tunnista kaikki henkilöt, joiden on osallistuttava. Sisällytä mukaan työn suorittajat sekä tarkastajat ja hyväksyjät.
Hyväksymisprosessin määrittäminen on myös keskeinen osa työnkulun luomista. Ilman sitä prosessiin syntyy pullonkauloja tai muita ongelmia, jotka voivat rikkoa sen.
Helppo tapa tunnistaa kaikki osallistujat on luoda ja täyttää RACI-kaavio. Et ehkä pysty tekemään tätä ennen kuin olet luetellut kaikki prosessin vaiheet (katso vaihe kolme alta), mutta kaavio kannattaa ottaa käyttöön ennen työnkulun käynnistämistä.
3. Luettele prosessin vaiheet ja tehtävät
Luettele prosessin vaiheet ja suoritettavat tehtävät. Tämä on vaiheittainen luettelo kaikesta, mitä työnkulun alusta loppuun pitäisi tapahtua.
Käytetään jälleen blogiesimerkkiämme. Jos työnkulkumme koskee blogikirjoituksen julkaisemista ja markkinointia, työnkulun vaiheet (ja siihen osallistuvat markkinoinnin resurssit) voisivat näyttää tältä:
- Valitse blogikirjoitukselle aihe
- Hanki markkinointijohtajan hyväksyntä aiheen käsittelylle
- Laadi sisältöohje ja sisällön rakenne
- Anna tarvittavia kuvia tai kuvituksia koskevat luovat ohjeet ja mitat
- Nimeä blogikirjoitukselle kirjoittaja
- Nimeä blogikirjoitukselle graafinen suunnittelija
- Kirjoittaja laatii blogikirjoituksen ensimmäisen luonnoksen
- Graafinen suunnittelija toimittaa tarvittavat kuvat
- Toimittaja tarkistaa blogikirjoituksen luonnoksen ja kuvat
- Kirjoittaja tekee tekstimuokkaukset
- Graafinen suunnittelija muokkaa kuvia
- Toimittaja hyväksyy tekstin ja kuvat
- Markkinointikoordinaattori lataa sisällön verkkosivuston CMS-järjestelmään
- Toimittaja tarkistaa ja hyväksyy kirjoituksen esikatselusivustolla
- Markkinointikoordinaattori julkaisee kirjoituksen
- Tekstisuunnittelija laatii kuvatekstin sosiaaliseen mediaan
- Toimittaja tarkistaa ja hyväksyy kuvatekstin
- Markkinointikoordinaattori julkaisee kuvatekstin ja blogikirjoituksen linkin LinkedInissä ja Facebookissa.
4. Luo työnkulkukaavio
Työnkulun esittäminen visuaalisesti työnkulkukaavion avulla voi olla hyödyllistä. Voit käyttää aikajananäkymää, Gantt-kaaviota tai työnkulkukaavio-ohjelmistoa (kuten ProcessMakeria tai jotakin sen vaihtoehdoista) näyttääksesi jokaisen vaiheen, sen suorittajan ja siihen kuluvan ajan.
Työnkulkujen kartoittaminen visuaalisesti on myös hyvä tapa tehostaa viestintää siitä, kuka tekee mitä ja milloin.
5. Testaa ja kehitä työnkulkua iteratiivisesti
Työnkulkusi saattaa näyttää paperilla hyvältä, mutta se voi epäonnistua käytäntöön vietäessä. Iteratiivisen työnkulkuprosessin kehittäminen ei ole kertaluonteinen tehtävä. Kun alat käyttää sitä, saatat huomata toistuvia tehtäviä tai päällekkäisyyksiä tai huomata, että jokin kriittinen vaihe on jäänyt välistä.
Testaa uusi työnkulku ja pyydä tiimiltä palautetta siitä, mikä toimii ja mikä ei. Jos prosessi katkeaa, kestää liian kauan tai on epäselvä, testi auttaa selvittämään ongelmat ja tekemään tarvittavat muutokset sen parantamiseksi.
Vaikka ensimmäinen toteutuksesi onnistuisi, voit aina jatkaa työnkulun optimointia, kun tiimin jäsenet käyttävät työnkulkua ja työskentelevät yhdessä.
6. Ota työnkulku käyttöön koko tiimissä
Kun olet testannut työnkulkusi ja saanut sen toimimaan sujuvasti, ota se käyttöön koko tiimissä. Tämä voi tarkoittaa uusien sidosryhmien ottamista mukaan työnkulun tehokkaampaa suorittamista varten tai uusien tiimin jäsenten perehdyttämistä projektinhallinnan työnkulun käyttöön.
Jos käytät useita erilaisia työnkulunhallinnan tyyppejä tai työnkulku on uusi prosessi, harkitse vuokaavion tai lyhyen opastuksen käyttöä, jotta ihmiset muistavat, mitä tapahtuu ja missä järjestyksessä.
Vinkkejä työnkulkujen luomiseen
Tässä on vinkkejä tiimisi työnkulkujen luomiseen:
1. Määrittele selkeästi, mitä työnkulkuusi kuuluu
Määrittele erittäin selkeästi, mitä työnkulku sisältää ja mitä siihen ei kuulu.
Jos tarvitset toisen esimerkin, harkitse sähköpostimarkkinointia. Sinulla voi olla yksi työnkulku sähköpostitekstin luomista varten, toinen sähköpostin ulkoasun suunnittelua varten ja kolmas sähköpostin lähettämistä ja analytiikan seurantaa varten. Kaikkia näitä työnkulkuja saatetaan tarvita aina, kun lähetät sähköpostin.
Älä unohda ottaa huomioon tarvitsemiasi resursseja – markkinoinnin resurssienhallinnan prosessi voi olla hankala. Onneksi markkinoinnin resurssienhallintaohjelmisto voi auttaa.
2. Määritä tarkat roolit ja vastuut
Varmista, että kukin rooli tai tehtävä on yhden henkilön vastuulla. On täysin hyväksyttävää pyytää jotakuta tarkistamaan työ tai esittämään ideoita, mutta yhden henkilön on omistettava tehtävä. Jos tehtävään osallistuu liian monta henkilöä, työ ei koskaan valmistu, koska tiimin jäsenet olettavat jonkun muun hoitavan sen.
Jos markkinointijohtajasi ja toimituspäällikkösi vastaavat sisältökalenterin laatimisesta ja kirjoittajien tehtävien jakamisesta, jaa tämä tehtävä kahdeksi erilliseksi osa-alueeksi.
Markkinointijohtajan tulisi laatia sisältökalenteri, ja toimituspäällikön tulisi tarkistaa se ja antaa palautetta ennen kirjoittajien tehtävien jakamista.
3. Luo malleja työnkuluillesi
Kun alat kerryttää säännöllisesti käyttämiäsi työnkulkuja, säästä aikaa luomalla malleja. Useimmissa suosituissa projektinhallintaohjelmistoissa voit rakentaa kokonaisia projekteja, joissa on useita työnkulkuja.
Mitä yksityiskohtaisempia malleja luot, sitä helpompaa uusien projektien määrittäminen ja ihmisten työn aloittaminen on.
Joitakin työnkulkuja on muokattava tiettyjä projekteja varten. Ehkä aikataulua lyhennetään, koska asiakas maksoi kiirelisän tai sidosryhmä asetti tietyn toimitettavan tuotoksen etusijalle – pidä mallisi muokattavana, jotta voit mukautua näihin muutoksiin ilman uuden työnkulun luomista joka kerta.
4. Älä tee työnkuluistasi liian monimutkaisia
Työnkulku on hyvä vain niin kauan kuin ihmiset käyttävät sitä! Jos luot monimutkaisen työnkulun, jota kukaan ei osaa käyttää, et myöskään tiedä, milloin se ei toimi. Voit ehkäistä tämän aloittamalla opettelemalla, miten vuokaavio luodaan.
Monimutkaisia työnkulkuja voi syntyä, jos käytät paljon integraatioita ja automaatioita työnkulkusi suorittamiseen. Nämä ominaisuudet voivat auttaa hallitsemaan monimutkaista työnkulkua ja säästämään aikaa, mutta tärkeintä on, että kaikki siihen osallistuvat ymmärtävät sen. Siksi sinun kannattaa opetella vuokaavioiden luomisen parhaat käytännöt.
5. Vältä liian monia vaiheita
Liian monta vaihetta sisältäviä työnkulkuja on hankala hallita. Harkitse erillisten mutta toisiinsa liittyvien työnkulkujen luomista. Hyvä esimerkki tästä on uuden työntekijän perehdyttäminen. Tämä on melko tavanomainen liiketoimintaprosessi tai työnkulku, johon liittyy paljon ihmisiä ja vaiheita.
Sinulla voi olla yksi työnkulku henkilöstöhallinnolle kaikkien paperitöiden hoitamista varten ja toinen sisäiselle IT-henkilölle käyttäjätilien luomista varten kaikkiin järjestelmiisi ja työkaluihisi, kuten Slackiin, sähköpostiin, projektinhallintatyökaluusi sekä suunnittelu-, kehitys- ja luovaan työhön tarkoitettuihin ohjelmistoihin.
Tarvitsisit myös erillisen työnkulun tiimiin tutustumista ja sisäisten prosessien koulutusta varten. Tähän voisi kuulua ensimmäisen päivän ja ensimmäisen viikon aikataulujen laatiminen.
Löydät täältä lisää esimerkkejä työnkuluista.
6. Pyydä palautetta
Testaaminen ja kehittäminen koskevat sekä uusia että olemassa olevia työnkulkuja. Tarkista tiimeiltäsi säännöllisesti, vastaako työnkulku edelleen heidän tarpeitaan. Kun prosessit muuttuvat, tarkastele työnkulkujesi määrityksiä ja tee muutoksia, jotta ne tukevat paremmin kaikkien tarpeita.
Liity seuraamme saadaksesi lisää tietoa työnkulkujen hallinnasta
Jos haluat lisää tietoa työnkulkujen hallinnan parhaista käytännöistä, liity aktiiviseen projektipäälliköiden yhteisöömme, jossa voit keskustella työnkuluista muiden kaltaistesi projektipäälliköiden kanssa.
