Digitaaliset työnkulut: täydellinen 10-vaiheinen opas tähän päivään
Mitä digitaaliset työnkulut ovat?: Digitaaliset työnkulut automatisoivat liiketoimintaprosesseja korvaamalla manuaaliset tehtävät sujuvilla ja tehokkailla järjestelmillä. Digitaalisten työnkulkujen käyttöönotto parantaa tehokkuutta, suojaa tietoja ja lisää työntekijöiden ja asiakkaiden tyytyväisyyttä.
Digitaalisten työnkulkujen luomisen vaiheet: Aloita työnkulkujen tarkastuksella, kartoita nykyiset prosessit, aseta muutokset tärkeysjärjestykseen ja määritä keskeiset mittarit. Valitse oikeat työkalut, integroi ne tehokkaasti ja kehitä toimintaa jatkuvasti optimaalisten tulosten saavuttamiseksi.
Yleiset sudenkuopat, joita kannattaa välttää: Älä automatisoi liikaa kerralla, laiminlyö ihmisten osallistumista tai unohda koulutusta. Asianmukainen suunnittelu ja tuki varmistavat sujuvammat siirtymät ja digitaalisten työnkulkujen onnistuneen käyttöönoton.
Tuntuuko siltä, että päiväsi hautautuu manuaalisten tehtävien alle? Loputtomista ilmoituksista työlääseen tietojen syöttämiseen – nämä toistuvat prosessit voivat kuormittaa tiimiäsi ja vaikeuttaa keskittymistä työhön, jolla on todella merkitystä. Olipa kyse koontinäyttöjen päivittämisestä, allekirjoitusten perään kyselystä tai paperipinojen läpikäymisestä, stressi ja tehottomuus kasvavat nopeasti.
Tässä digitaaliset työnkulut astuvat kuvaan. Automatisoimalla nämä tehtävät oikean työnkulunhallintaohjelmiston avulla voit ottaa aikasi takaisin ja luoda tiimillesi sujuvampia ja tuottavampia prosesseja. Perehdytään siihen, mitä digitaaliset työnkulut ovat, miksi niillä on merkitystä ja miten pääset alkuun.
Mikä tekee työnkulusta digitaalisen?
Digitaalinen työnkulku on jäsennelty tapa käsitellä organisaation tehtäviä ja hallita liiketoimintaprosesseja. Se poistaa toistuvia tehtäviä ja tallentaa toimintojen järjestyksen digitaaliseen muotoon, jolloin kaikkien ei tarvitse muistaa kaikkia vaiheita ja manuaalisia osuuksia.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Siihen kuuluu prosessien ja tehtävien automatisointi, oikeiden digitaalisten työkalujen käyttö sekä strateginen suunnitelma liiketoiminnan osien tai kaikkien toimintojen muuttamiseksi digitaalisiksi. Olet luonut digitaalisen työnkulun, kun nämä vaiheet on digitalisoitu ja yhdistetty toisiinsa.
Digitaaliset työnkulut ovat usein osa digitaalista transformaatiota, joka vauhdittaa ja edistää liiketoiminnan kasvua sekä hyödyntää digitaaliteknologioita toimintojen, asiakaspalvelun ja liikevaihdon kehittämiseen.
”Digitaalisuuteen siirtyminen” tehostaa tehokkuutta, tuottavuutta ja voittoja samalla, kun se laajentaa tavoittavuutta uusien asiakkaiden ja markkinoiden pariin.
Digitaalisten työnkulkujen hyödyt
Harvard Business Review Analytic Servicesin maailmanlaajuisessa kyselyssä kesäkuussa 2023 havaittiin, että 94 % vastaajista korosti digitaalisen työnkulkuautomaation merkitystä organisaatiolleen. Digitaalinen työnkulku automatisoi yrityksen sisäiset toiminnot ja liiketoimintaprosessit, jotka ovat liiketoiminnan harjoittamisen kannalta välttämättömiä.
Tässä ovat digitaalisen työnkulkuautomaation hyödyt:
- Työntekijöiden tuottavuuden kasvu: Digitaaliset työnkulut parantavat tuottavuutta sujuvoittamalla työnkulkuja, poistamalla aikaa vievää paperityötä ja mahdollistamalla etätyön, mikä säästää lopulta aikaa ja resursseja.
- Yleiskustannusten pieneneminen: Digitaaliset työnkulut vähentävät merkittävästi yleiskustannuksia ja helpottavat etätyötä, mikä tuottaa konkreettisia taloudellisia hyötyjä. Ei fyysistä toimistoa tai materiaalikuluja = kustannussäästöjä.
- Parempi tietoturva: Digitaaliset työnkulut tarjoavat vankan sisäänrakennetun suojan, joka varmistaa tietojen turvallisuuden ja helpottaa epäilyttävän toiminnan havaitsemista sekä parantaa tietoturvaa.
- Parantunut asiakaskokemus: Digitaaliset työnkulut sujuvoittavat prosesseja ja vähentävät virheitä, mikä parantaa asiakaskokemusta.
- Parantunut tietojen näkyvyys: Digitaaliset työnkulut parantavat tietojen näkyvyyttä automatisoimalla raportointiprosesseja, mikä vähentää virheitä ja säästää aikaa. Monet digitaaliset työnkulkualustat tarjoavat myös mukautettavia koontinäyttöjä, joiden avulla sidosryhmät voivat arvioida keskeisiä mittareita ja tunnistaa trendejä nopeasti. Integrointi tietojen analysointityökaluihin mahdollistaa merkityksellisten oivallusten poimimisen ja tukee tietoon perustuvaa päätöksentekoa.
Näin luot digitaalisen työnkulkuratkaisun
1. Suorita työnkulkuanalyysi
Organisaation digitaalisen transformaation ensimmäinen vaihe on nykyisten manuaalisten järjestelmien arviointi ja niiden kehittämismahdollisuuksien selvittäminen. Tätä arviointia, jota kutsutaan usein työnkulun auditoinniksi, voidaan pitää digitaalisen transformaation ytimenä.
Aloita esittämällä kohdennettuja kysymyksiä tunnistaaksesi automatisoitavat työnkulkujärjestelmät ja liiketoimintaprosessit:
- Mitkä ovat työnkulkuprosessin kriittiset tehtävät ja mitkä niistä ovat tukitoimintoja?
- Kuinka paljon aikaa kunkin tehtävän suorittamiseen yleensä tarvitaan, ja hoitavatko tiimisi ne tehokkaasti?
- Toistuuko työnkulkuprosessi, mikä edellyttää johdonmukaisuutta eri tiimien ja osastojen välillä?
- Onko prosessissa usein projektien pullonkauloja tai inhimillisiä virheitä, jotka lisäävät työtä?
- Tarvitsevatko prosessien omistajat ja testaajat parempaa läpinäkyvyyttä ja näkyvyyttä toistensa työhön yhteistyön sujuvoittamiseksi?
Seuraavassa on esimerkkejä projektinhallinnan työnkuluista, jotka voivat hyötyä digitaalisen työnkulun automatisoinnista:
- Asiakirjojen hyväksynnät
- Uuden työntekijän perehdytys
- Asiakkaan perehdytys
- Tuotteen ja projektin elinkaaret
- Lomapyynnöt
- Talouden seuranta ja raportointi (myynti, liikevaihto, voitto)
- Markkinointikampanjat
- Sosiaalisen median sisältö
2. Nykyisten työnkulkujen kartoittaminen
Kokemukseni mukaan yrityksen työnkulkujen kartoittaminen on digitaalisen transformaation tärkeä vaihe. Se auttaa tunnistamaan puutteet ja työnkulun manuaaliset osa-alueet.
Tee tiivistä yhteistyötä sen työntekijän tai asiakkaan kanssa, joka käyttää liiketoimintaprosessia tai työnkulkua useimmin. Hän voi antaa arvokasta tietoa prosessin vaiheista ja auttaa paikantamaan kipukohdat, jotka johtuvat prosessin manuaalisista työnkuluista tai yhteensopimattomista osista.
Tämä auttaa saamaan tukea, sillä digitaalinen transformaatio edellyttää muutoksia organisaatiokulttuuriin, ja mukana olevien sidosryhmien on vietävä muutosta eteenpäin koko yrityksessä.
3. Työnkulkujen muutosten priorisointi
Priorisointisääntöni on, että työnkulkua tulee muuttaa, jos se vaikuttaa kielteisesti yritykseen, työntekijöihin tai asiakkaisiin tai aiheuttaa merkittäviä ongelmia tai tehottomuutta.
Näin asetat prioriteetit:
- Yhdistä strategisiin tavoitteisiin: Aseta etusijalle työnkulkujen muutokset, jotka ovat organisaation strategisten tavoitteiden ja pitkän aikavälin vision mukaisia.
- Huomioi kiireellisyys: Tunnista muutokset, jotka vaativat välitöntä huomiota, jotta kielteiset vaikutukset eivät pahene.
- Ota sidosryhmät mukaan: Heidän näkemyksensä ovat arvokkaita ja olennainen osa prosessin onnistumista. Selvitä heidän näkökulmansa ja tarpeensa varmistaaksesi yhteensopivuuden ja vahvistaaksesi omistajuuden tunnetta digitaalisen transformaation aikana.
- Arvioi säännöllisesti: Priorisointiprosessi ei ole kiveen hakattu. Se on suunniteltu joustavaksi, jotta voit arvioida sitä jatkuvasti uudelleen ja mukauttaa sitä liiketoiminnan muuttuvien tarpeiden ja sidosryhmien palautteen perusteella.
4. Aseta selkeät KPI:t ja mittarit
Määritä keskeiset suorituskykymittarit eli KPI:t digitaalisen työnkulkuratkaisun tehokkuuden arvioimiseksi. Näitä voivat olla esimerkiksi suorittamiseen kuluva aika, virheprosentit, kustannussäästöt ja tuottavuustaso.
5. Valitse digitaalisen työnkulun työkalu
Valintaprosessissa navigointi voi tuntua haastavalta, sillä saatavilla on lukuisia automatisointiohjelmistoratkaisuja. Suosittuja digitaalisen työnkulun automatisointityökaluja ovat Miro, MS Visio ja Decisions.
Tarkastellaan, miten valita sopivin projektin työnkulkuohjelmisto, joka helpottaa organisaatiosi tarpeisiin räätälöityjen digitaalisten työnkulkujen luomista.
- Yhdistä yrityksen tarpeisiin ja tavoitteisiin:
- Tunnista organisaatiosi erityiset työnkulkuvaatimukset ja tavoitteet.
- Määritä tavoitteiden saavuttamisen kannalta olennaiset ominaisuudet ja toiminnallisuudet.
- Ota huomioon työnkulkujesi ainutlaatuiset piirteet, kuten hyväksyntäprosessit, asiakirjojen käsittely ja yhteistyötarpeet.
- Varmista skaalautuvuus:
- Arvioi ohjelmiston skaalautuvuus, jotta se pystyy mukautumaan organisaatiosi kasvuun ja muuttuviin tarpeisiin. Skaalautuminen ei saisi heikentää suorituskykyä tai edellyttää merkittäviä muutoksia järjestelmään.
- Ota huomioon esimerkiksi käyttäjien määrä, tapahtumien määrä ja työnkulun monimutkaisuus.
- Arvioi mukautettavuuden ja joustavuuden taso:
- Määritä, kuinka paljon mukautettavuutta ja joustavuutta prosessiautomaatio-ohjelmisto (kuten Camunda tai jokin sen vaihtoehdoista) tarjoaa, jotta se vastaa yksilöllisiä digitaalisen työnkulun prosessiautomaation tarpeitasi.
- Etsi mukautettavia malleja, työnkulkujen automatisointivaihtoehtoja, tekoälytyönkulkuja ja integrointimahdollisuuksia muiden järjestelmien kanssa.
- Arvioi tietoturvaa, luotettavuutta ja toimittajan tukea:
- Aseta etusijalle ohjelmistoratkaisut, jotka tarjoavat esimerkiksi salauksen, käyttöoikeuksien hallinnan ja vaatimustenmukaisuussertifioinnit.
- Arvioi ohjelmiston luotettavuutta selvittämällä sen käyttöaika, suorituskykyhistoria ja käyttäjäarvostelut.
- Ota huomioon saatavilla olevan toimittajan tuen taso, mukaan lukien tekninen apu, koulutusmateriaalit sekä jatkuvat päivitykset ja ylläpito. Koulutustyön ulkoistaminen toimittajalle tai sen jakaminen toimittajan kanssa keventää sisäisen henkilöstön taakkaa.
- Tee kustannus-hyötyanalyysi:
- Ota huomioon käyttöönoton alkuperäiset kustannukset, tilausmaksut ja lisäkulut, kuten mukauttamisesta ja koulutuksesta aiheutuvat kustannukset.
- Esittele ROI-analyysi sidosryhmille perustellaksesi budjetin kohdentamisen valitulle ohjelmistoratkaisulle.
6. Kartoita päivitetty työnkulkusi
Olet laatinut nykyiset työnkulkukaaviot, tunnistanut kehityskohteet, laskenut mahdollisen ROI:n ja valinnut työnkulkusovelluksen työnkulkujen luomista ja päivittämistä varten. Mitä seuraavaksi?
Aloita vaiheiden lisääminen digitaaliseen työnkulkuusi. Varmista, että lisäät työnkulun suunnitteluun seuraavat asiat:
- Prosessin vaiheet alusta loppuun
- Syötteet ja tuotokset
- Päätöksentekopisteet
- Kussakin vaiheessa mukana olevat tai siitä vastaavat työkalut, resurssit ja toimittajat.
7. Päivitä automaatiosäännöt tai integraatiot
Sinun tarvitsee lisätä tämä vaihe vain, jos otat käyttöön uusia integraatio- tai automaatiotyökaluja siirtyäksesi manuaalisesta toiminnasta digitaaliseen.
- Integroi uudet työkalut olemassa oleviin työkaluihin.
- Luo automaatiosäännöt manuaalisen työn vähentämiseksi
- Päivitä vakiotoimintamenettelyt ja kouluta niiden käyttöön
8. Digitaalisten työnkulkujen testaaminen
Testaa digitaalinen työnkulku työkalun sisällä perusteellisesti varmistaaksesi, että se toimii tarkoitetulla tavalla ja saavuttaa halutut tulokset.
- Testaa ohjelmistotyökalusi ja järjestelmäsi, kuten projektinhallintaohjelmistot ja CRM-järjestelmät, varmistaaksesi, että ne tukevat uusia työnkulkuja.
- Ota aikaa! Pyydä ihmisiä suorittamaan työnkulku ja vertaa tuloksia alkuperäisiin mittareihin varmistaaksesi, että muutoksilla tai uudella prosessiautomaatiolla on myönteinen vaikutus.
9. Seuranta ja iterointi
Uusien digitaalisten työnkulkujen jatkuva seuranta ja iterointi ovat olennaisia, jotta voidaan varmistaa työnkulun tehokkuus ja vaikuttavuus.
- Arvioi suorituskykyä ennalta määritettyjen mittareiden perusteella. Arvioi, ovatko parannukset mahdollisia, ja seuraa kustannussäästöjen ja tuottavuuden kasvun kehitystä.
- Tarkastele tietojen syöttämistä seurannan ja palautteen perusteella löytääksesi työnkulkujen suuntauksia, malleja ja tehottomuutta.
- Tunnista mahdollisuudet työnkulkujen optimointiin, automatisointiin tai sujuvoittamiseen tehokkuuden ja vaikuttavuuden parantamiseksi.
- Ota käyttöön iteratiivisia muutoksia työnkulkuihin tai päivityksiä ja hyödynnä sidosryhmien palautetta ja näkemyksiä parannusten aikaansaamiseksi.
10. Dokumentoi ja kouluta
Dokumentoi digitaalisen työnkulun suunnittelu, mukaan lukien prosessikaaviot, automaatiosäännöt ja käyttäjäohjeet, tulevaa käyttöä ja koulutusta varten.
Digitaalisten työnkulkujen luomisessa vältettävät virheet
Useimmat organisaatiot pitäytyvät manuaalisissa prosesseissa, koska ne tarvitsevat digitaalista käyttöönottoa varten läpinäkyvän vaiheittaisen etenemisen. Keskeinen virhe on olettaa, että digitalisointi edellyttää täydellistä uudistamista heti alusta alkaen. Tässä on virheitä, joita kannattaa välttää digitaalisen muutoksen aikana.
1. Väärien automaatiotyökalujen valitseminen
Alustan valitseminen ilman muutosjohtamisen valmiuksia voi aiheuttaa ongelmia. Prosessit kehittyvät liiketoiminnan luonteen, asiakkaiden tarpeiden ja yrityksen kasvun vuoksi, joten tarvitaan työkalu, joka mahdollistaa joustavan hallinnan.
2. Liian monen asian automatisointi liian nopeasti
Työnkulkujen muutosten priorisointi on tärkeää ja antaa toiminnalle suuntaa. Sen avulla voit estää resurssien hajautumisen liian laajalle, säilyttää keskittymisen ja välttää resurssien ylikuormittumisen.
Työnkulkujen ymmärtäminen ja hallinta voi ehkäistä integrointihaasteita olemassa olevien järjestelmien kanssa ja tehdä digitaalisesta työnkulkujen hallinnasta sujuvampaa ja tehokkaampaa.
3. Prosessiin osallistuvien ihmisten unohtaminen
Automaation tulisi aina täydentää ihmisten työtä eikä korvata sitä kokonaan.
Kun digitaalisten työnkulkujen inhimillinen näkökulma otetaan huomioon, et ainoastaan ehkäise työntekijöiden uupumusta ja vastarintaa, vaan osoitat myös, että heidän hyvinvoinnillaan ja sitoutumisellaan on merkitystä.
Kerro tiimisi jäsenille, että heidän osallistumisensa muutosprosessiin on ratkaisevan tärkeää digitaalisten työnkulkujen hallinnan onnistumisen kannalta.
4. Koulutuksen laiminlyöminen
Tiimisi asianmukainen koulutus on olennaista, jotta uusista työkaluista saadaan mahdollisimman paljon hyötyä ja niiden käyttöönottoa sekä innostusta voidaan lisätä.
Varaa aikaa työntekijöiden opastamiseen työkalujen tehokkaassa käytössä ja niiden hyötyjen viestimiseen. Ole oppimisprosessin aikana kärsivällinen ja tue työntekijöitä, sillä oppimiseen liittyy yleensä sopeutumisaika.
Aika on nyt!
Yrityksille, jotka ovat "jumiutuneet vanhoihin toimintatapoihin", laajamittaisen digitalisointiprojektin aloittaminen voi vaikuttaa pelottavalta. Tehokkaan digitalisointistrategian avulla digitaalisten työnkulkujen automatisointi voi kuitenkin olla hallittavissa odotettua pienemmillä yleiskustannuksilla.
Työnkulkujen digitalisointiin ja automatisointiin investoiminen säästää rahaa. Se parantaa ketteryyttä ja valmiutta vastata muuttuviin markkinaolosuhteisiin ja muihin haasteisiin. Yhteenvetona voidaan todeta, että tämän investoinnin hyödyt ovat huomattavasti suuremmat kuin sen edellyttämä alkuponnistus.
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme, saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
