2 tapaa, joilla ajanseuranta parantaa tulevien projektien suunnittelua
Asiakastyön hallinnassa ajanseurannasta on tullut vakiotyökalu budjetinhallintaan. Hyödyt ulottuvat kuitenkin paljon tätä pidemmälle: ajanseuranta tarjoaa tietoa projektin aikataulusta ja resurssienhallinnan riskeistä sekä auttaa suunnittelemaan projekteja paremmin.
Ajanseurannan käyttöönotto organisaatiossa voi tuntua haastavalta ja herättää henkilöstössä monenlaisia tunteita. Kun kuitenkin pysähdymme tarkastelemaan, miksi se on tarpeen ja mitä hyötyjä siitä on sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä, pystymme näkemään sen arvon suhteessa siihen käytettyyn vaivaan ja energiaan.
Tarkastellaan, miksi ajan seuraaminen kannattaa ja miten parempi seuranta voi tarjota merkityksellisempää tietoa tulevien projektien suunnitteluun.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Miksi aikaa kannattaa seurata?
Ajanseuranta voi tukea nykyisten projektien ja työntekijöiden hallintaa. Projektin edetessä vertaat ennustettasi (projektin arviota) todellisuuteen (seurattuun aikaan) nähdäksesi, etenetkö alkuperäisen ennusteesi mukaisesti.
Seuraamalla aikaa koko projektin ajan ajanseurantaohjelmiston avulla saat tietoa, jonka avulla voit seurata projektin edistymistä ja arvioida, oletko etenemässä kohti tavoitteitasi ja välitavoitteitasi vai onko olemassa riski budjetin tai työmäärän ylittymisestä. Jos ylitys tapahtuu, se vaikuttaa projektin budjetin ja kustannusten lisäksi myös käsillä olevaan aikatauluun, koska työn suorittaminen vaatii suunniteltua enemmän työaikaa.
Tällä voi olla ketjuvaikutuksia myös muihin projekteihin, jos resurssi on jaettu usean projektin kesken ja ylitys viivästyttää toisen projektin työtä (ja sitä seuraavan projektin, ja sitä seuraavan…). Kun kehityssuunta nähdään ajoissa, riskienhallinta voidaan aloittaa aikaisemmin, mikä voi pienentää vaikutuksia laajempaan työprojektien kokonaisuuteen.
Näiden lyhyen aikavälin hyötyjen lisäksi projektien ajanseuranta voi tarjota arvokasta tietoa tulevien projektisuunnitelmien laatimiseen.
Miten ajanseuranta hyödyttää tulevien projektien suunnittelua
1. Se mahdollistaa todellisten projektitietojen hyödyntämisen ennusteissa tarkempia aika-arvioita ja budjettisuunnittelua varten
Projektit rajataan ja arvioidaan monien oletusten perusteella, ja ajanseurannan avulla näitä projektioletuksia voidaan testata ja mukauttaa tulevaa työtä varten. Tämä on erinomainen esimerkki siitä, miten ajanseuranta toimii riskienhallinnassa käytännössä: se antaa sinulle näkyvyyden, jonka avulla voit puuttua tilanteeseen ennen kuin ylityksistä tulee vakavia ongelmia. Saatamme ajatella, että tuotoksen valmistuminen vie x tuntia, mutta pitääkö se todella paikkansa?
Seuranta tarjoaa meille todellista ja hyödynnettävää ajanseurantatietoa, jonka avulla voimme varmistaa, ettei projekteja arvioida alakanttiin, kun laaditaan resurssikalentereita, arvioidaan kustannuksia ja varmistetaan, että resurssien kohdentaminen on tehokasta (eli henkilöitä ei kohdenneta liian moneen tehtävään).
2. Se antaa tarkempaa tietoa tiimin käytettävissä olevasta kapasiteetista tulevaa työtä varten
Arvioimme usein yli sen, kuinka paljon projektityötä resurssi pystyy tekemään, koska arvioimme sisäisen työn ja viestinnän määrän alakanttiin. Johto saattaa olettaa, että käyttöaste (projektityöhön käytetyn työajan prosenttiosuus) olisi lähellä 100 prosenttia. Tämä ei kuitenkaan huomioi esimerkiksi viikoittaista tiimikokousta, etuuksiin liittyviä sisäisiä sähköposteja, sisäistä viestintää ja muuta vastaavaa, ja sillä voi todellisuudessa olla kielteisiä vaikutuksia työntekijöiden tuottavuuteen.
Seuraamalla aikaa ajanseurantasovelluksessa (tai jollakin muulla tavalla) saamme tarkempaa tietoa kunkin henkilön käyttöasteesta ja voimme siten tehdä parempia oletuksia tulevan työn ennustetusta käyttöasteesta.
Yleensä projektityön käyttöasteeksi kannattaa tavoitella 70–80 prosenttia. Tämä voi vaihdella roolista toiseen tai sen mukaan, työskenteleekö henkilö myös sisäisten projektien parissa, mutta 80 prosentin enimmäisraja on hyvä lähtökohta resurssien ennustamiseen. Se tarjoaa myös hieman puskuria odottamattomia riskejä varten, kuten tilanteeseen, jossa kriittinen projektitiimin jäsen on yllättäen poissa.
Tässä kohtaa voit muuttaa tiimisi asenteita ja näkemyksiä, etenkin jos sen jäsenet ajattelevat, että ajanseuranta on huono asia: Näytä heille, miten hyödynnät ajanseurantaa ja miten se todella hyödyttää heitä. Kun otat huomioon kaikki heidän tekemänsä asiat, voit auttaa varmistamaan, että heidän työmääränsä pysyy kohtuullisena.
Näin seuraat projekteihin käytettyä aikaa
Ajanseuranta voi tuntua ensimmäisellä kerralla haastavalta, kun sitä edellytetään. Kuinka tarkasti käytetty aika pitäisi kirjata? Kuinka tarkasti pitäisi määritellä, mihin työhön käytettyä aikaa seurataan?
Kaikki projektin eteen tekemäsi työ tulisi kirjata. Hyvä kysymys itsellesi on: ”olisiko tämä pitänyt tehdä, jos tätä projektia ei olisi ollut olemassa?” Jos ei, työ tulisi kirjata projektille.
Tämä tarkoittaa muutakin kuin pelkästään suoritettuun työhön käytetyn ajan kirjaamista toimitusten aikaansaamiseksi. Tähän kuuluvat myös projektin strategiointiin liittyvät sisäiset kokoukset, sisäinen viestintä ja katselmoinnit, asiakaskokoukset ja niin edelleen.
Jos et kirjaa näitä epäselvempiä osa-alueita, saatat arvioida projektin toteuttamiseen tarvittavan ajan liian pieneksi. Tämä ei vaaranna ainoastaan kyseistä projektia, vaan sillä voi olla myös laajempi ketjureaktio koko työportfoliosi kannalta.
Se, kuinka yksityiskohtaisesti aikaa seurataan, voi osittain riippua organisaation tai asiakkaan ajankäyttöraportoinnin tarpeista.
Hyvä nyrkkisääntö on seurata aikaa yksittäisen tehtävän tai työpanoksen tasolla. Joskus tämä voi tarkoittaa koko toimitusta, joskus taas toimituksen yhtä kierrosta. Näin yksityiskohtainen seuranta voi tuntua työläältä, mutta se antaa myös uskomattoman hyvän käsityksen siitä, mihin tiimin aika kuluu – tätä tietoa voit myöhemmin hyödyntää ajankäytön tarkastukseen ja prosessiesi mukauttamiseen sen mukaisesti.
Jos esimerkiksi seuraat aikaa toimitustasolla ja huomaat kirjaavasi jatkuvasti enemmän laskutettavia tunteja kuin alun perin arvioitiin, et saa riittävästi tietoa siitä, miksi näin tapahtuu. Kun seuraat aikaa yhtä tasoa tarkemmin, voit nähdä, että viimeiseen palautekierrokseen kuluu liikaa työtunteja. Syynä voivat olla työn alussa epäselvät vaatimukset tai se, että asiakas ottaa liian myöhään mukaan liian monta sidosryhmää.
Aivan kuten arviot eivät koskaan ole 100-prosenttisen tarkkoja, myöskään seurattu aika ei ole minuutin tarkkuudella täsmällinen. Ajanseurantasovelluksissa näkee tyypillisesti pyöristettyjä kirjauksia, esimerkiksi 15 minuutin tarkkuudella, jotta seurannan vaatima aika ja epätäydellisten ihmisten muodostamat käytännöt voidaan sovittaa yhteen.
Joku saattaa suunnitella käyttävänsä iltapäivän tietyn toimituksen työstämiseen, mutta kollega lähettääkin hänelle kysymyksen toisesta projektista, joten hän käyttää muutaman minuutin siihen vastaamiseen. Sitten toinen asiakas lähettää kiireellisen pyynnön, jolloin hän siirtyy sen pariin tunniksi, ja niin edelleen.
Siksi päivittäinen seuranta (tai kirjausten lisääminen työaikataulukoihin tai taulukkolaskentaan tärkeiden työjaksojen päätteeksi) on niin hyödyllistä. Viikon lopussa on lähes mahdotonta muistaa, kuinka paljon aikaa kuhunkin yksittäiseen tehtävään käytettiin, ja aikakirjausten tarkkuus heikkenee nopeasti.
Mitä seuraavaksi?
Kun otat ajan seurannan osaksi työtäsi ja vahvistat ajan seurannan parhaat käytännöt, hyödyt ulottuvat paljon nykyisiä projekteja pidemmälle.
Paremmista budjettiarvioista realistisempaan kapasiteettisuunnitteluun saakka nykyisten projektien tiedot muodostavat jatkuvan palautesilmukan, joka ohjaa tulevien projektien suunnittelua. Näin henkilöstö voi hallita työkuormaansa realistisemmin ja projektit voidaan valmistella onnistumista varten.
Tutustu luetteloomme: parhaat projektisuunnittelutyökalut.
