5 ajanseurannan vinkkiä parempien budjettien laatimiseen
”Työaika” vaikuttaa aina yksinkertaiselta asialta, kunnes istun täyttämään työaikakirjaustani. Käytinkö todella 45 minuuttia tuon sähköpostin luonnostelemiseen vai vaivuin ajatuksiini laulaen Taylor Swiftin mukana? (Älä tuomitse.)
Ajankäytön seuranta voi tuntua työläältä, mutta se on myös kiistatta hyödyllistä. Sen avulla voit ymmärtää, miten projektiryhmä käyttää aikansa, selvittää, kuinka kauan jonkin asian valmistuminen kestää, ja jopa varmistaa maksun saamisen (hei, laskutettavat tunnit!). Projektinhallinnassa aika ja raha liittyvät toisiinsa yhtä läheisesti kuin Taylor Swift ja mahtavat laulunsanat. (Oikeasti, lopeta tuomitseminen.)
Miten projektiin käytettyä työaikaa seurataan?
Seuraan projekteihin käytettyä työntekijöiden aikaa muutamalla eri tavalla. Käyttämäni menetelmä riippuu siitä, miten sopimus tai työn laajuus on laadittu ja mitä tarvitsemme voidaksemme laskuttaa työstä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Suuntaa-antava arvio: Käytän tätä menetelmää sisäisissä projekteissa tai silloin, kun sopimus on kiinteähintainen. Haluan ymmärtää, kuinka monta tuntia kukin henkilö käytti tehtäviinsä ja kuinka kauan projektin valmistuminen kesti. Koska en raportoi tunneista, en käytä ajanseurantaa enkä pyydä tiimiä kirjaamaan työaikaansa.
- Henkilökohtainen ajanseuranta: Käytän tätä menetelmää, kun laskutus perustuu tuntiveloitukseen. Tiimin on seurattava kaikkea projektiin käyttämäänsä aikaa ajanseurantatyökalulla, jotta voin laatia raportteja tarpeen mukaan laskutusta varten. Voit käyttää tähän ajanseurantaohjelmistoa sekä resurssienhallintaohjelmistoa, joka sisältää laskutusominaisuudet.
- Tehtäväkohtainen ajanseuranta: Joissakin tapauksissa, kuten ketterässä projektissa, jossa useat tiimin jäsenet työskentelevät eri alojen parissa tiettyjen ominaisuuksien parissa, voin pyytää tiimiä seuraamaan tiettyyn ominaisuuteen käyttämäänsä aikaa. Tämä voi auttaa määrittämään, onko tulevien sprinttien budjetteja tarpeen mukauttaa.
Mikä on hyvä sovellus työtuntien seurantaan?
Projektityöhön käytetyn ajan seuraamiseen voidaan käyttää monia sovelluksia. Jos etsit erillistä ajanseurantaohjelmistoa, suosittelemme useita vaihtoehtoja. Usein on hyödyllistä etsiä ajanseurantajärjestelmä, joka voi synkronoitua kalenterisi kanssa ja luoda ajankirjauksia automaattisesti puolestasi.
Voit myös harkita sellaisten projektinhallintatyökalujen käyttöä, joissa on sisäänrakennettu ajanseuranta. Näiden ominaisuuksien avulla voit verrata projektin aika-arvioita reaaliaikaisiin tietoihin. Tehtävä- ja ajanseurantatietojen säilyttäminen yhdessä paikassa voi auttaa raportoinnissa, reaaliaikaiseen dataan perustuvassa ennustamisessa ja budjetoinnissa.
5 tapaa hyödyntää ajanseurantaa budjetoinnissa
1. Laadi vertailuun perustuvia arvioita
Projekteista ja tehtävistä saadut tiedot voivat auttaa sinua laatimaan arvioita tulevia projekteja varten. Jos esimerkiksi tiedät, että suunnittelijalta kuluu verkkosivuston uudistamisen alussa keskimäärin 10 tuntia tutkimukseen sekä tunnelmataulun ja kuviokirjaston luomiseen, voit arvioida pienemmän sivuston vaativan 8 tuntia ja suuremman, monimutkaisemman sivuston 12 tuntia laatiessasi alustavaa tarjousta uudesta työstä.
2. Määritä, miten resurssit kohdennetaan
Ajanseurantatiedot voivat auttaa projektin suunnittelussa (ja projektibudjetin laatimisessa) auttamalla sinua määrittämään, miten resurssit kohdennetaan. Jos aikataulu on tiukempi ja budjetti suurempi, saatat haluta määrätä tehtävään kokeneemman kehittäjän.
Vaikka tämä henkilö saattaa laskuttaa korkeampaa tuntihintaa kuin vähemmän kokenut resurssi, hän pystyy saamaan työn valmiiksi tehokkaammin. Tällainen resurssienhallinta on mahdollista vain hyvien ajanseurantatietojen avulla.
3. Aseta vertailuarvot
Ajanseuranta voi auttaa sinua asettamaan projektityölle vertailuarvoja, mikä voi johtaa tarkempaan budjetointiin. Kullekin toiminnolle määritetty aikabudjetti auttaa sinua arvioimaan paremmin projektin valmistumiseen tarvittavan ajan.
Nämä vertailuarvot voivat liittyä myös rooleihin. Jos tiimissäsi on esimerkiksi juniorisuunnittelijoita ja kokeneempia suunnittelijoita, voit asettaa kullekin roolille erilaiset vertailuarvot. Voisi olla perusteltua sanoa, että juniorisuunnittelijoilta kuluu yleensä kolme päivää laskeutumissivun suunnitteluun, mutta kokeneemman suunnittelijan pitäisi pystyä tekemään se puolessatoista päivässä. Lue lisää siitä, miten parempi ajanseuranta parantaa tulevien projektien suunnittelua.
Kun laadit projektin arviota, muista lisätä siihen hieman pelivaraa, jotta projektin erityispiirteet, kuten korjauksiin ja asiakkaan palautteeseen kuluva aika sekä muut vaatimukset, jotka saattavat tulla esiin vasta projektin käynnistymisen jälkeen, tulevat huomioiduiksi! Näin kannattavuus ei kärsi, jos uusi projekti ylittää tekemäsi vertailuarvion.
4. Projektien ajanhallinta
Vaikka aiempi suoriutuminen ei aina ole hyvä tulevan suoriutumisen mittari, se voi antaa melko hyvän käsityksen siitä, mitä on odotettavissa. Kun seuraat ajankäyttöä säännöllisesti, saat hyvää tietoa tulevaisuuden suunnittelua varten. Jos tiedät, ettei tiimisi ole koskaan pystynyt suorittamaan tiettyä tehtävää alle kolmessa päivässä, varaa vähintään kolme päivää (mieluiten neljä tai viisi), kun kyseinen tehtävä tulee vastaan uudessa projektissa.
Kun tiimit työskentelevät useiden projektien parissa, ajanhallinta on ratkaisevan tärkeää. Se on kuin Tetriksen pelaamista. Jotta kaikki työt valmistuvat ajoissa, varmista, että jokaisella tiimin jäsenellä on riittävästi aikaa tehtäviensä suorittamiseen ilman kiirettä tai jatkuvaa ylitöiden tekemistä.
Ensin mainittu voi johtaa huolimattomaan työhön, ja jälkimmäinen puolestaan todennäköisesti vakavaan työuupumukseen. Aiemmista ajanseurantatiedoista voi olla apua nykyisten projektien ajanhallinnassa ja tämän estämisessä – tämä on tärkeä ajanseurantaohjelmiston hyöty.
5. Tee ajanseurannasta vaivatonta saadaksesi tarkat tuntikirjaukset
Kun puhutaan ajanseurannasta, kukaan ei halua käyttää työpäivästään aikaa siihen, että “leimaa kellokortin” aina vaihtaessaan tehtävää tai projektia. Jotta saat mahdollisimman tarkat tiedot ja tiimisi jäsenet voivat luoda työaikakirjauksensa reaaliajassa, kokeile automaatioita.
Kuten olemme jo tarkastelleet, joillakin työajan seurantasovelluksilla on integraatioita suosittuihin projektinhallintaohjelmistoihin ja projektibudjetointiohjelmistoihin, tai ne voidaan integroida suoraan verkkoselaimeesi. Mitä helpommaksi teet ajanseurannan tiimillesi, sitä paremmin he noudattavat sitä ja sitä tarkemmat tiedot sinulla on käytettävissäsi, etenkin jos heidän näkemyksensä on, että ajanseuranta on huono asia.
Tämä on tärkeää, koska mitä useammin ihmiset vaihtavat sovellusta tai siirtyvät ikkunasta toiseen päivän aikana, sitä enemmän aikaa he tarvitsevat työn tekemiseen.
Harvard Business Reviewn artikkelissa aiheesta todetaan: “Huomasimme, että siirtymän kustannus on keskimäärin hieman yli kaksi sekuntia ja aineiston keskivertokäyttäjä vaihtoi eri sovellusten ja verkkosivustojen välillä lähes 1 200 kertaa päivässä. Tämä tarkoittaa, että näissä tehtävissä työskentelevät ihmiset käyttivät hieman alle neljä tuntia viikossa orientoituakseen uudelleen siirtyessään uuteen sovellukseen. Vuoden aikana tästä kertyy viisi työviikkoa eli 9 % heidän vuotuisesta työajastaan.”
Löydät parhaat ajanseurannan käytännöt täältä.
Mitä seuraavaksi?
Miten varmistat, että tiimit seuraavat ajankäyttöään, jotta voit budjetoida ja tehdä arviot tarkasti? Liity keskusteluun Slackissa yhdessä satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa DPM-jäsenyydessä!
