10 parasta pilvipohjaista asiakirjahallintajärjestelmää arvioituna vuonna 2026

Doxis on yrityksille tarkoitettu pilvipohjainen asiakirjahallinta-alusta, joka hyödyntää tekoälypohjaista asiakirjojen kaappausta, automaattista luokittelua, älykästä arkistointia, asiakirjojen hallintaa sekä vaatimustenmukaisuuteen liittyvien työnkulkujen automaatiota.

Kenelle Doxis sopii parhaiten?

Doxis sopii keskisuurille ja suurille säännellyillä toimialoilla toimiville yrityksille, jotka tarvitsevat asiakirjahallintaa, vaatimustenmukaisuuden automaatiota ja asiakirjojen hallintaa laajassa mittakaavassa.

Miksi valitsin Doxisin

Valitsin Doxisin yhdeksi parhaista vaihtoehdoista asiakirjojen automaattiseen luokitteluun, koska sen tekoäly käsittelee koko asiakirjojen kaappauksesta luokitteluun ulottuvan prosessin ilman manuaalista määritystä. Sähköposteista, skannereista ja portaaleista saapuvat asiakirjat tunnistetaan, luokitellaan ja reititetään automaattisesti myös silloin, kun tiimin jäsen on poissa. Erityisen hyödyllisenä pidän älykästä poimintaominaisuutta, joka poimii jäsentämätöntä sisältöä, kuten sähköposteja, ja jäsentää niistä olennaiset tiedot ilman ennalta määritettyjä kenttiä. Voit jopa vetää ja pudottaa asiakirjaeriä, jolloin Doxis luokittelee ja tallentaa jokaisen asiakirjan automaattisesti oikeaan työtilaan tai asiakirjarekisteriin.

Doxisin tärkeimmät ominaisuudet

• Versiohallinta: Doxis seuraa asiakirjaan tehtyjä muutoksia, joten voit aina käyttää uusinta versiota tai hakea minkä tahansa vanhemman version tarvittaessa.
• Sähköiset tiedostot (eFiles): Ryhmittele kaikki toisiinsa liittyvät asiakirjat, sähköpostit, sopimukset ja prosessit yhden liiketoimintakontekstin, kuten asiakkaan tai toimittajan, ympärille yhteen jäsenneltyyn tiedostoon.
• Yrityshaku: Tee kokotekstihakuja asiakirjoista, metatiedoista sekä yhdistettyjen ERP- ja CRM-järjestelmien tiedoista GDPR:n mukaisten käyttörajoitusten puitteissa.
• Kooditon työnkulkujen rakennustyökalu (Doxis Business Studio): Luo ja mukauta asiakirjatyönkulkuja ja sisältösovelluksia verkkopohjaisella, koodittomalla alustalla ilman ohjelmointia.

Doxisin integraatiot

Doxis tarjoaa natiiviset integraatiot SAP:n, Salesforcen ja Microsoftin tuotteiden, kuten Microsoft 365:n, Teamsin, Outlookin, SharePointin ja Dynamics 365:n, kanssa. YouTube-demo näyttää, kuinka Doxis yhdistetään SAP SuccessFactorsiin ja Google Workspaceen. Doxis tukee CMIS-yhteensopivia yhteyksiä sekä toimittajariippumattomia liittimiä ERP-, CRM-, HR- ja CAD-järjestelmiin. Ohjelmointirajapinta mahdollistaa mukautetut integraatiot.

MacroView parantaa tiimisi asiakirjojen ja sähköpostien hallintaa integroimalla pilvipalveluihin, kuten SharePointiin, Microsoft Teamsiin ja OneDriveen. Se on suunniteltu esimerkiksi laki-, rakennus- ja rahoitusalalle, ja tarjoaa räätälöityjä ratkaisuja työnkulkujen optimointiin ja yhteistyön tehostamiseen.

Miksi valitsin MacroView'n

Valitsin MacroView'n sen vuoksi, että se mahdollistaa asiakirjahallinnan integroinnin suoraan Microsoft 365:een, mikä tekee siitä erinomaisen vaihtoehdon tätä ohjelmistopakettia jo käyttäville tiimeille. Sen SharePointin dynaamisen asiakirjojen hallintajärjestelmän (DMS) avulla voit järjestää ja hakea asiakirjoja vaivattomasti. Lisäksi MacroView'n tehokas sähköpostien hallinta varmistaa, että sähköpostiviestisi tallennetaan ja hallitaan yhtä tehokkaasti kuin asiakirjasi, mikä tarjoaa yhtenäisen ratkaisun pilvipohjaisen asiakirjahallinnan tarpeisiisi.

MacroView'n tärkeimmät ominaisuudet

Keskeisten asiakirjahallintaominaisuuksiensa lisäksi MacroView tarjoaa useita lisäominaisuuksia, jotka lisäävät sen hyödyllisyyttä:

• SharePoint-siirtotyökalut: Helpottavat asiakirjojen saumatonta siirtämistä SharePointiin ja varmistavat jatkuvuuden sekä tietojen eheyden.
• Laadukas asiakirjojen koostaminen: Automatisoi monimutkaisten asiakirjojen luomisen, säästää aikaa ja vähentää virheitä.
• Tietueiden hallinta: Ylläpitää vaatimustenmukaisuutta ja järjestystä hallitsemalla tietueita tehokkaasti pilviympäristössä.
• Julkisten kansioiden siirto: Auttaa siirtämään julkiset kansiot nykyaikaisempiin järjestelmiin ja tehostaa asiakirjahallintaprosessejasi.

MacroView'n integraatiot

Integraatioihin kuuluvat Microsoft 365, SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive ja Adobe Acrobat.

Fluix on pilvipohjainen asiakirjahallintaratkaisu, joka on suunniteltu kenttätyötä vaativille toimialoille, kuten rakennus- ja energia-aloille. Se auttaa tehostamaan asiakirjatyönkulkuja, automatisoimaan tehtäviä ja parantamaan tiimien yhteistyötä.

Miksi valitsin Fluixin: Fluix tarjoaa ominaisuuksia, jotka on suunniteltu automatisoimaan ja yksinkertaistamaan työmaiden prosesseja. Mobiiliystävällisen käyttöliittymän ansiosta tiimisi voi täyttää ja lähettää digitaalisia lomakkeita suoraan kentältä, mikä vähentää paperityötä ja manuaalista tietojen syöttämistä. Alustan työnkulkujen automatisointi varmistaa myös, että täytetyt asiakirjat ohjataan automaattisesti oikeille henkilöille tarkistettaviksi tai hyväksyttäviksi, mikä nopeuttaa päätöksentekoa. 

Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:

Ominaisuuksia ovat digitaaliset lomakkeet, jotka tiimisi voi täyttää mobiililaitteilla myös offline-tilassa. Kun yhteys muodostetaan uudelleen, tiedot synkronoituvat automaattisesti, joten mitään tietoja ei häviä. Voit myös käyttää sähköisiä allekirjoituksia asiakirjojen nopeaan hyväksymiseen. Lisäksi alustan analytiikkaominaisuus auttaa seuraamaan asiakirjojen kulkua ja parantamaan työnkulun tehokkuutta.

Integraatioihin kuuluvat Salesforce, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, SharePoint, Procore, Egnyte, Slack ja Zapier.

LogicalDOC on keskisuurille ja suurille organisaatioille suunniteltu asiakirjojen hallintajärjestelmä. Se tukee asiakirjojen järjestämistä, vaatimustenmukaisuutta ja yhteistyötä eri alustoilla sekä tarjoaa pilvipohjaisen käyttömahdollisuuden etätyöhön.

Miksi valitsin LogicalDOC:n: LogicalDOC tarjoaa intuitiivisen käyttöliittymän, joka tukee useita kieliä ja varmistaa sujuvan yhteistyön monimuotoisten tiimien välillä. Automaattinen asiakirjojen luokittelu ja tietueiden säilytysaikataulut auttavat pitämään tiedostot järjestyksessä ja säädösten mukaisina. Lisäksi verkkopohjaisen käytön ansiosta tiimisi voi työskennellä mistä tahansa ilman laajaa koulutusta. 

Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:

Ominaisuuksiin kuuluvat asiakirjojen järjestäminen, vaatimustenmukaisuuden hallinta ja automaatiota tukeva työnkulkukoneisto. Voit hyödyntää myös yhteistyötyökaluja, jotka tukevat versionhallintaa ja tapahtumailmoituksia. LogicalDOC tarjoaa lisäksi erilaisia vaihtoehtoja asiakirjojen lataamiseen, järjestämiseen ja jakamiseen.

Integraatioihin kuuluvat Microsoft Office, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, SharePoint, Outlook, Thunderbird ja Salesforce.

DocuWare on pilvipohjainen asiakirjahallintaratkaisu yrityksille, jotka tarvitsevat asiakirjojen turvallista tallennusta ja hakua. Se palvelee esimerkiksi terveydenhuollon ja rahoitusalan toimialoja tarjoamalla työkaluja digitaaliseen arkistointiin ja työnkulkujen automatisointiin.

Miksi valitsin DocuWaren: DocuWare tarjoaa salatun tiedonsiirron ja helposti hallittavat käyttöoikeudet arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi. Näin varmistetaan, että vain valtuutetut henkilöt voivat käyttää tiettyjä asiakirjoja, mikä parantaa tietoturvaa. Lisäksi DocuWare tarjoaa keskitetyn tallennustilan, jonka ansiosta tiimisi voi tallentaa, jakaa, tarkistaa, hyväksyä, arkistoida ja poistaa asiakirjoja tehokkaasti. Keskittäminen varmistaa, että kaikki tärkeät tiedostosi tallennetaan turvallisesti ja että ne voidaan tarvittaessa hakea nopeasti.

Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:

Ominaisuuksiin kuuluu automaattinen tiedonkeruu, joka poimii asiakirjoistasi keskeiset tiedot ja tallentaa ne jäsennellyssä muodossa. Automatisointi vähentää tietojen manuaalista syöttämistä ja minimoi virheet. DocuWare tarjoaa myös työnkulkujen automatisointia, jonka avulla tiimisi voi määrittää asiakirjojen hyväksyntä- ja tarkistusprosesseja, jotta tehtävät suoritetaan tehokkaasti.

Integraatioihin kuuluvat Microsoft Office, Microsoft Outlook, SAP, Sage, QuickBooks, Oracle, Salesforce, Google Workspace, Dropbox ja Box.

Nextcloud on itse isännöity alusta yrityksille ja yksityishenkilöille, jotka haluavat hallita tietojaan. Se tarjoaa tiedostojen tallennus-, jakamis- ja yhteistyötyökaluja tiimeille, jotka asettavat tietosuojan ja -turvan etusijalle.

Miksi valitsin Nextcloudin: Nextcloud tarjoaa itse isännöintivaihtoehtoja, joiden avulla voit ottaa alustan käyttöön omilla palvelimillasi. Tämä lähestymistapa varmistaa, että arkaluonteiset tietosi pysyvät omassa infrastruktuurissasi, mikä parantaa tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta. Nextcloudin avoimen lähdekoodin luonne mahdollistaa lisäksi laajan mukauttamisen, joten voit räätälöidä järjestelmän organisaatiosi erityistarpeisiin sopivaksi.

Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:

Ominaisuuksiin kuuluvat tiedostojen käyttö ja jakaminen, joiden avulla voit hallita asiakirjojasi helposti. Voit myös käyttää yhteismuokkaustyökaluja asiakirjojen työstämiseen tiimisi kanssa. Lisäksi Nextcloud tarjoaa päästä päähän -salauksen, joka varmistaa tietojesi suojauksen sekä siirron aikana että levossa.

Integraatioihin kuuluvat Collabora Online, OnlyOffice, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Slack, Google Calendar, GitHub, Jira, Twitter ja Dropbox.

Adobe Acrobat on pilvipohjainen asiakirjojen hallintajärjestelmä, jonka avulla voit luoda, muokata, järjestää, tallentaa ja käsitellä yhteistyössä PDF-tiedostoja ja digitaalisia asiakirjoja suojatussa verkkotyötilassa.

Kenelle Adobe Acrobat sopii parhaiten?

Adobe Acrobat sopii hyvin keskisuurten ja suurten organisaatioiden IT-tiimeille ja liiketoimintaosastoille, jotka tarvitsevat suojattua pilvipohjaista asiakirjojen hallintaa ja yhteistyötä.

Miksi valitsin Adobe Acrobatin

Valitsin Adobe Acrobatin yhdeksi parhaista vaihtoehdoista, koska sen tekoälypohjaiset asiakirjoihin perustuvat oivallukset auttavat tiimiäni etsimään, tiivistämään ja poimimaan nopeasti tärkeitä tietoja suurista PDF-tiedostokokoelmista. Käytän tekoälyavustajaa tiivistelmien luomiseen ja asiakirjojen sisältöä koskeviin kysymyksiin vastaamiseen, mikä säästää aikaa sopimuksia tai vaatimustenmukaisuusasiakirjoja tarkasteltaessa. Älykkään haun ja tunnisteiden avulla voimme järjestää ja hakea asiakirjoja niiden asiayhteyden, ei vain avainsanojen, perusteella.

Adobe Acrobatin tärkeimmät ominaisuudet

• PDF-muokkaustyökalut: Muokkaa tekstiä, kuvia ja muotoiluja suoraan PDF-asiakirjoissa.
• Sähköisten allekirjoitusten työnkulut: Kerää oikeudellisesti sitovia allekirjoituksia ja seuraa asiakirjojen tilaa reaaliajassa.
• Versionhallinta: Säilytä asiakirjojen aiemmat versiot ja käytä niitä tarkastus- ja vaatimustenmukaisuustarpeita varten.
• Roolipohjaiset käyttöoikeuksien hallintatoiminnot: Määritä organisaatiosi asiakirjojen katselu-, muokkaus- ja jakamisoikeudet.

Adobe Acrobat -integraatiot

Adobe Acrobat tarjoaa natiiviset integraatiot OneDriveen, Google Driveen, Boxiin ja Dropboxiin. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla ohjelmointirajapinta.

ONLYOFFICE on pilvipohjainen toimisto-ohjelmistopaketti, joka on suunniteltu kaikenkokoisille yrityksille. Se tarjoaa asiakirjojen hallinta-, yhteistyö- ja viestintätyökaluja tiimien tuottavuuden parantamiseen.

Miksi valitsin ONLYOFFICEn: ONLYOFFICE loistaa tiimityöskentelyssä yhteismuokkausominaisuuksiensa ansiosta, sillä niiden avulla useat käyttäjät voivat muokata samaa tiedostoa samanaikaisesti. Voit seurata muutoksia, jättää kommentteja ja viestiä sisäänrakennetun chatin kautta, mikä tekee yhteistyöstä sujuvaa. Alusta tukee myös monenlaisia tiedostomuotoja, joten sinun ei tarvitse huolehtia yhteensopivuusongelmista asiakirjoja jakaessasi. 

Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:

Ominaisuuksiin kuuluvat asiakirja-, taulukkolaskenta- ja esityseditorit, jotka kaikki tukevat yhteismuokkausta. ONLYOFFICE tarjoaa myös edistyneitä muotoilutyökaluja, joiden avulla voit luoda ammattimaisen näköisiä asiakirjoja vaivattomasti. Voit myös käyttää versiohistoriaa muutosten seuraamiseen ja tarvittaessa aiempiin versioihin palaamiseen.

Integraatioihin kuuluvat Google Drive, Dropbox, Nextcloud, OneDrive, SharePoint, Box, ownCloud, Alfresco, Confluence ja WordPress.

Egnyte on yrityksille suunniteltu pilvipohjainen asiakirjahallintajärjestelmä, joka on tarkoitettu sekä pilvipohjaista että paikallista tiedostotallennusta tarvitseville yrityksille. Se palvelee esimerkiksi rakennus-, media- ja rahoitusaloja tarjoten turvallisia tiedostojen jakamis- ja yhteistyötyökaluja.

Miksi valitsin Egnyten: Egnyte tarjoaa hybridipilviratkaisun, jossa yhdistyvät pilvipohjainen ja paikallinen tallennus, mikä antaa tiimillesi joustavuutta tietojen hallintaan. Sen alusta sisältää tarkat käyttöoikeuksien hallintatoiminnot, joiden avulla voit määrittää, kuka näkee ja muokkaa tiettyjä asiakirjoja, mikä parantaa tietoturvaa. Egnyte tarjoaa myös tekoälypohjaista sisällön luokittelua, jonka avulla tiimisi voi nopeasti tunnistaa ja järjestää arkaluonteiset tiedot.

Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:

Ominaisuuksiin kuuluu kiristysohjelmien tunnistus ja palautus, jotka suojaavat tietojasi kyberuhilta. Egnyten sisällön elinkaaren hallinta auttaa myös tiimiäsi automatisoimaan asiakirjojen säilytys- ja poistokäytännöt. Lisäksi alusta tarjoaa suurten tiedostojen yhteiskäytön, jonka ansiosta voit työskennellä tehokkaasti suurikokoisten asiakirjojen parissa myös rajallisen kaistanleveyden yhteydessä.

Integraatioihin kuuluvat Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, Slack, DocuSign, Adobe Sign, Smartsheet, Autodesk, Okta ja Box.

Alfresco on organisaatioille tarkoitettu sisällönhallinta-alusta, joka tarjoaa asiakirjojen hallinnan ja yhteistyöominaisuudet. Se palvelee esimerkiksi julkishallinnon, terveydenhuollon ja rahoitusalan toimialoja avoimen lähdekoodin ratkaisuilla sisällönhallinnan ja liiketoimintaprosessien tehostamiseksi.

Miksi valitsin Alfrescon: Alfresco tarjoaa avoimen lähdekoodin joustavuutta, jonka ansiosta tiimisi voi mukauttaa ja laajentaa alustaa tarpeidensa mukaan. Tämä mukautuvuus tekee siitä sopivan ainutlaatuisiin liiketoimintavaatimuksiin ja integraatioihin. Voit myös hallita asiakirjoja tehokkaasti sen edistyneiden haku- ja nouto-ominaisuuksien avulla. Alfresco tukee lisäksi toimialan säädösten noudattamista ja varmistaa, että asiakirjasi täyttävät tarvittavat standardit.

Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:

Ominaisuuksiin kuuluu tekoälypohjainen sisällön tunnistus, jonka avulla tiimisi voi luokitella ja merkitä asiakirjoja automaattisesti niiden sisällön perusteella. Lisäksi yhdistetyn haun toiminnolla voit etsiä ja noutaa asiakirjoja useista tietovarastoista, mikä vähentää tiedostojen etsimiseen kuluvaa aikaa.

Integraatioihin kuuluvat Microsoft Office, Google Workspace, Salesforce, SAP, Amazon Web Services, IBM, Oracle, Microsoft Dynamics, Box ja Dropbox.